SOP

SOP

DAFTAR ISI
Muatan Aplikasi ............................................................................................................................................ 4

Tujuan dan Manfaat ...................................................................................................................................... 4

Prosedur Pelaksanaan Video Conference sebagai Peserta (Laptop/PC) ....................................................... 5

Prosedur Pelaksanaan Video Conference sebagai Peserta (Smartphone) ................................................... 13

1
 SOP
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. 1 Tampilan Awal SEAMOLEC ....................................................................................................... 5

Gambar 1. 2 Tampilan Join Room Meeting .................................................................................................. 6

Gambar 1.3 Tampilan Join Room Meeting................................................................................................... 6

Gambar 1.4 Tampilan Join Meeting Room ................................................................................................... 7

Gambar 1.5 Tampilan Audio and Video Connection.................................................................................... 7

Gambar 1.6 Tampilan Awal Room Meeting ................................................................................................. 8

Gambar 1.7 Tampilan Awal Room Meeting ................................................................................................. 8

Gambar 1.8 Tampilan Chat ........................................................................................................................... 9

Gambar 1.9 Tampilan Fitur Share Screen ................................................................................................... 10

Gambar 1.10 Tampilan Fitur Share File ..................................................................................................... 10

Gambar 1.11 Tampilan Proses Share Content ............................................................................................ 11

Gambar 1.12 Tampilan Share Screen ......................................................................................................... 12

Gambar 1.13 Tampilan Sharing Whiteboard .............................................................................................. 12

Gambar 1.14 Tampilan Icon Play Store ...................................................................................................... 13

Gambar 1.15 Tampilan Play Store .............................................................................................................. 13

Gambar 1.16 Tampilan Agreement Cisco WebEx Meetings ...................................................................... 14

Gambar 1.17 Tampilan Awal Aplikasi Cisco WebEx Meetings ................................................................ 14

Gambar 1.18 Tampilan Join Meeting ......................................................................................................... 15

Gambar 1.19 Tampilan Join Meeting ......................................................................................................... 15

Gambar 1.20 Tampilan Connecting ............................................................................................................ 16

Gambar 1.21 Tampilan Awal Room Meeting ............................................................................................. 16

Gambar 1.22 Tampilan Connecting to Audio ............................................................................................. 17

Gambar 1.23 Tampilan Audio dan Camera Aktif ....................................................................................... 17

2
 SOP
Gambar 1.24 Tampilan Microphone dan Camera Nonaktif........................................................................ 18

Gambar 1.25 Tampilan Participants............................................................................................................ 18

Gambar 1.26 Tampilan Chat ....................................................................................................................... 19

Gambar 1.27 Tampilan Pilihan Setting ....................................................................................................... 19

Gambar 1.28 Tampilan Fitur Settings ......................................................................................................... 20

Gambar 1.29 Tampilan Course Image dan Course Video .......................................................................... 20

3
 SOP
SOP Video Conference Menggunakan Cisco WebEx

Muatan Aplikasi
WebEx merupakan sebuah aplikasi online yang dikembangkan oleh Cisco yang membuat para
pengguna saling berkolaborasi lewat gambar, video, dan suara dari manapun secara lebih mudah.
WebEx mengkombinasikan komunikasi lewat telepon dengan tampilan di layar komputer atau
smartphone. Cisco WebEx merupakan system berbasis cloud dimana pengguna tidak perlu
membangun infrastruktur system seperti server, gateway, dan backbone jaringan karena seluruh
infrastruktur tersebut sudah disediakan oleh Cisco yang berlaku sebagai WebEx Service
Provider. WebEx dikemas dalam 3 bentuk layanan yaitu berlangganan bulanan (monthly
subscription), berlangganan tahunan (yearly subscription), dan layanan berdasarkan permintaan
sewaktu-waktu (temporary on-demand services)

Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan Manfaat penggunaan Cisco WebEx adalah sebagai berikut.
1. Untuk keperluan meeting antara kantor pusat dan kantor cabang di dalam ruang lingkup
satu organisasi untuk mengefektifkan koordinasi antar lokasi kantor.
2. Untuk keperluan pembelajaran jarak jauh. Sudah banyak program S2 & S3 yang
menggunakan fasilitas Web Conference seperti WebEx untuk mengadakan perkuliahan
jarak jauh. Hal ini disebabkan karena biasanya para pelajar S2 & S3 adalah karyawan
yang sibuk bekerja dan seringkali berada diluar kota sehingga kesulitan untuk secara rutin
dapat mengikuti jadwal perkuliahan.
3. Untuk keperluan meeting dengan partner bisnis diluar organisasi. Sebagai contoh
misalnya, sebuah kantor lawfirm ingin memfasilitasi para pengacaranya menggunakan
WebEx agar dapat lebih sering dan dapat sewaktu-waktu mengadakan meeting dengan
para kliennya tanpa harus datang ke lokasi

4
 SOP

Prosedur Pelaksanaan Video Conference sebagai Peserta (Laptop/PC)

Peserta dapat bergabung di Video Conference melalui meeting number dan meeting password
ataupun meeting link yang telah diinformasikan oleh Host. Apabila menggunakan meeting
number dan meeting password, peserta terlebih dahulu mengetikkan alamat website
seameoseamolec.WebEx.com pada web browser. Sedangkan apabila menggunakan meeting link,
peserta bisa langsung klik pada urlnya dan langsung direct ke halaman awal WebEx.

1. Setelah masuk pada tampilan awal WebEx seperti berikut. Kemudian klik pada Classic
View. Karena tampilannya lebih mudah untuk digunakan, fiturnya juga lebih banyak dan
variatif.

Gambar 1. 1 Tampilan Awal SEAMOLEC

2. Berikut adalah tampilan untuk join ke dalam room meeting. Peserta diminta untuk
memasukkan meeting number. Jika sudah langsung klik tombol join.

5
 SOP

Gambar 1. 2 Tampilan Join Room Meeting

3. Setelah memasukkan meeting number, peserta diminta untuk memasukkan meeting

password. Apabila sudah kemudian klik tombol Ok.

Gambar 1.3 Tampilan Join Room Meeting

4. Setelah itu peserta diminta untuk menuliskan nama dan juga alamat email pada kolom
yang sudah disediakan. Setelah itu klik Join.

6
 SOP

Gambar 1.4 Tampilan Join Meeting Room

5. Setelah join maka akan muncul tampilan berikut ini. Klik pada Connect Audio and
Video untuk mengaktifkan Camera, Speaker dan Microphone yang ada pada laptop/PC.

Gambar 1.5 Tampilan Audio and Video Connection

6. Setelah audio dan camera sudah tersambung, maka tampilannya akan seperti berikut.
Icon audio berwarna merah menandakan bahwa microphone sedang di mute.

7
 SOP

Gambar 1.6 Tampilan Awal Room Meeting

7. Untuk mengaktifkan microphone, klik pada icon audio sampai warnanya berubah
menjadi abu-abu seperti berikut ini.

Gambar 1.7 Tampilan Awal Room Meeting

8
 SOP
8. Untuk berkomunikasi melalui chat, silakan klik icon chat pada bagian bawah. Kemudian
akan muncul kolom chat pada pojok sebelah kanan. Selain kolom untuk menuliskan chat,
terdapat juga pilihan kepada siapa chat tersebut akan dikirimkan.

Gambar 1.8 Tampilan Chat

9. Selain host atau narasumber, peserta juga dapat menggunakan fitur Share Content.
Namun peserta harus mendapatkan hak akses sebagai presenter terlebih dahulu dari Host.
Terdapat 3 macam fitur Share Content;
• Share Screen. Apabila memilih Share Screen, maka yang ditampilkan adalah
apapun yang aktif pada layar laptop presenter.
• Share Application, presenter diharuskan untuk membuka terlebih dahulu
dokumen atau aplikasi yang akan ditampilkan. Akan muncul beberapa pilihan
aplikasi yang sedang terbuka, presenter bisa memilih pada salah satu aplikasi.
• Share File, peserta akan diminta mencari dokumen yang ada di direktori
penyimpanan laptop kemudian baru ditampilkan dan file ini dapat di unduh oleh
peserta.
• Other Applications, fitur ini merupakan kebalikan dari Share Application. Jadi
presenter bisa Share Content tanpa harus membuka dulu dokumen atau
aplikasinya.

9
 SOP
• New Whiteboard, digunakan untuk sharing whiteboard yang bisa dibuat untuk
menuliskan sesuatu atau coret-coretan oleh Presenter. Seperti guru yang sedang
mengajar di kelas dan disaksikan langsung oleh peserta.

Gambar 1.9 Tampilan Fitur Share Screen

10. Berikut adalah tampilan dari fitur Share File. Jadi pengguna diminta untuk mencari
filenya terlebih dahulu, kemudian baru file tersebut akan ditampilkan.

Gambar 1.10 Tampilan Fitur Share File

10
 SOP
11. Setelah dokumen atau filenya dipilih, maka proses dari Share Content adalah seperti
berikut ini. Silakan tunggu hingga dokumen atau file terbuka dengan sempurna.

Gambar 1.11 Tampilan Proses Share Content

12. Berikut ini adalah tampilan dari Share Content. Apapun yang muncul di layar presenter
akan sama dengan layar di peserta.

11
 SOP

Gambar 1.12 Tampilan Share Screen

13. Berikut adalah tampilan dari Sharing Whiteboard. Berupa kanvas berwarna putih yang
bisa diisi oleh tulisan atau coretan seperti guru sedang mengajar menggunakan papan
tulis. Peserta pun bisa melihat secara langsung ketika Presenter menulis di Whiteboard

Gambar 1.13 Tampilan Sharing Whiteboard

12
 SOP
Prosedur Pelaksanaan Video Conference sebagai Peserta (Smartphone)

1. Buka Play Store yang ada di Smartphone.

Gambar 1.14 Tampilan Icon Play Store

2. Pada Play Store ketikkan Cisco WebEx Meetings, kemudian pilih Instal

Gambar 1.15 Tampilan Play Store

13
 SOP
3. Setelah berhasil di Instal, kemudian buka aplikasi Cisco WebEx Meetings. Untuk
pengguna baru akan diminta persetujuan seperti berikut. Pilih Accept untuk lanjut ke
tahapan selanjutnya.

Gambar 1.16 Tampilan Agreement Cisco WebEx Meetings

4. Setelah semua persetujuan diselesaikan, kemudian masuk ke dalam halaman awal

aplikasi. Untuk dapat mengikuti atau join ke dalam video conference, klik tombol join
meeting.

Gambar 1.17 Tampilan Awal Aplikasi Cisco WebEx Meetings

14
 SOP
5. Pada halaman Join Meeting, peserta diminta untuk mengisi meeting number, nama,
beserta alamat email. Setelah semua kolom terisi maka klik tombol Join.

Gambar 1.18 Tampilan Join Meeting

6. Selanjutnya peserta diminta mengetikkan password video conference yang akan diikuti.

Gambar 1.19 Tampilan Join Meeting

15
 SOP
7. Setelah semuanya terisi dengan benar, maka akan muncul proses connecting seperti
berikut ini.

Gambar 1.20 Tampilan Connecting

8. Berikut adalah tampilan awal dari room meeting. Peserta diminta untuk mengaktifkan
audio dengan cara klik pada Call Over Internet.

Gambar 1.21 Tampilan Awal Room Meeting

16
 SOP
9. Setelah mengaktifkan audio, tunggu hingga beberapa saat. Karena system masih dalam
proses menyambungkan audio.

Gambar 1.22 Tampilan Connecting to Audio

10. Tanda bahwa audio sudah berhasil diaktifkan adalah terdapat icon microphone berwarna
biru. Untuk mengaktifkan kamera, klik pada icon kamera hingga berwarna biru seperti
contoh dibawah ini.

Gambar 1.23 Tampilan Audio dan Camera Aktif

17
 SOP
11. Untuk mute microphone agar tidak membuat bising atau noise, peserta dapat klik pada
icon microphone hingga menjadi warna merah seperti itu. Sedangkan untuk
menonaktifkan kamera, peserta klik pada icon camera hingga menjadi warna abu-abu.

Gambar 1.24 Tampilan Microphone dan Camera Nonaktif

12. Untuk cek seluruh peserta yang hadir di dalam video conference, klik pada icon
participants dan akan muncul seluruh list peserta. Apabila ingin berkomunikasi bisa juga
menggunakan fitur chat. Klik pada icon di bawah list nama peserta.

Gambar 1.25 Tampilan Participants

18
 SOP
13. Berikut adalah tampilan fitur chat pada Cisco WebEx di smartphone. Peserta bisa
menuliskan chat pada kolom yang sudah disediakan, kemudian pilih kirim. Chat langsung
dikirimkan ke everyone.

Gambar 1.26 Tampilan Chat

14. Pada Cisco WebEx Smartphone juga terdapat fitur setting. Klik pada icon titik tiga untuk
masuk ke dalam fitur setting.

Gambar 1.27 Tampilan Pilihan Setting

19
 SOP
15. Berikut adalah isi dari fitur settings yang ada di versi smartphone. Ada beberapa pilihan
didalam fitur setting, salah satunya yaitu fitur Share Screen. Untuk versi smartphone ada
beberapa perbedaan. Klik pada icon Share Screen untuk mengaktifkannya.

Gambar 1.28 Tampilan Fitur Settings

16. Berikut adalah tampilan untuk memulai fitur Share Screen. Klik pada tombol Share
Screen dan secara otomatis seluruh peserta yang ada didalam room vicon dapat
menyaksikan aktivitas apapun yang dilakukan di smartphone presenter.

Gambar 1.29 Tampilan Course Image dan Course Video

20