57

F. RENCANA TINDAK LANJUT

Rencana Tindak Lanjut dari prioritas masalah yang kelompok

angkat adalah sebagai berikut :

Tabel 3.7
RencanaTindakLanjut

No MASALAH RENCANA TINDAK LANJUT

1 A. Man (Manusia) A. Man (Manusia)
1) Kurang aktifnya petugas 1) Memberikan motivasi kepada
dalam merapikan dan petugas.
membersihkan arsip. 2) Meningkatkan rasa tanggung
2) Petugas kurang teliti dalam jawab terhadap pekerjaan
penyimpanan arsip. petugas.
3) Kurangnya pengetahuan 3) Meningkatkan pengetahuan
petugas terhadap petugas tentang pengelolaan
pengelolaan arsip. arsip dengan cara
memberikan pelatihan.

2 B. Material B. Material
1) Lemari penyimpanan arsip 1) Menambah sarana dan
kurang memadai. prasarana penyimpanan arsip.
2) Ruang penyimpanan 2) Membuat kartu kendali naskah
terbatas. dinas masuk dan naskah dinas
3) Tidak memiliki kartu kendali keluar.
naskah dinas masuk dan
naskah dinas keluar
3 C. Money C. Money
1) Pemanfaatan dana kurang 1) Memperhatikan kebutuhan
tepat. pengelolaan arsip.
4 D. Metode D.Metode
1) Tidak ada pengelompokan 1) Mengelompokan surat
surat penting & surat biasa. penting & surat biasa dengan
2) Tidak ada pemisahan rak arsip cara membedakan map surat
lama dengan arsip baru. penting dengan surat biasa.
3) Tidak adanya jadwal untuk 2) Memisahkan rak arsip lama
merapikan & membersihkan dengan rak arsip baru.
arsip. 3) Membuat jadwal untuk
4) Peminjaman arsip tidak disertai merapikan & membersihkan
dengan bukti peminjaman dan arsip dengan melibatkan
bukti pencatatan arsip. petugas.
4) Membuat kartu bukti
peminjaman dan buku
pencatatan peminjaman.
 58

G. KEGIATAN INTERVENSI

1. Membuat model pengelolaan arsip serta mencetaknya untuk diletakkan di

ruangan Umum dan Kepegawaian dan juga diaplikasikan.

MODEL PENGELOLAAN ARSIP DIBAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

SuratMasuk
\ Administrasi pencatatan & kartu kendali Surat Keluar
Umum fotocopy surat&kartu kendali

Cap Penerimaan
Surat

Dicatat didaftar Surat Masuk &diberi Lembar Disposisi

Surat

Disposisi Surat Oleh Kepala Dinas

Diperbanyak (Foto Copy)

Distribusi Ketujuan Surat

Disimpan Dalam Ruang
Penyimpanan Arsip

Pengelompokan Surat Berdasarkan Jenisnya

Surat Penting (Biru) Surat biasa (Kuning)

Pengkodean

Pencatatan Peminjaman
Pemeliharaan Pengelompokan Berdasarkan
Arsip Bulan & tahun Kartu Peminjaman Arsip
 59

a. Surat masuk diterima oleh petugas administrasi umum.

b. Surat diterima dengan tanda bukti cap kepada pengirim surat.

c. Surat dicatat dibuku daftar surat masuk dan didisposisikan.

d. Surat yang sudah di beri lembar disposisi diantar keruangan Kepala Dinas

untuk diperiksa sesuai dengan tujuan surat disposisi.

e. Surat diperbanyak (difotocy) untuk arsip.

f. Petugas administrasi memberikan surat sesuai disposisi Kepala Dinas

g. Surat yang diperbanyak tadi diarsipakan dan disimpan diruang

penyimpanan arsip.

h. Arsip dikelompokan berdasarkan arsip penting dan arsip biasa, ditandai

dengan warna dan kode. Arsip penting ditandai dengan warna biru dan

Arsip biasa ditandai dengan warna kuning dan diurutkan berdasarkan

kode.

i. Arsip yang sudah dikelompokan diletakan berdasarkan tahun dan

berdasarkan bulan dibuatnya arsip tersebut.

j. Peminjaman arsip dicatat dibuku peminjaman dan disertai dengan kartu

peminjaman.

k. Melakukan pemeliharaan arsip dengan cara rutin membersihkan

penyimpanan arsip dan membuat jadwal untuk membersihkan dan

merapikan arsip.

l. Surat keluar dicatat dan dikasih kartu kendali sebagai bukti peminjaman.
 60

2. Membuat kartu kendali surat keluar dan mencetakanya serta

meneterapkannya.

KARTU KENDALI SURAT KELUAR

kPencatatan Peminjaman
NO URUT :

ISI RINGKAS :

KEPADA :

PENGOLAH : TGL SURAT :

3. Membuat Kartu Peminjaman Arsip dan mencetaknya serta menerapkanya.

KARTU PEMINJAMAN ARSIP

NAMA :

NAMA ARSIP :

TUJUAN :

TGL PEMINJAMAN :

TGL PENGEMBALIAN :

4. Membuat buku peminjaman arsip serta menerapkanya.