I.

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas

manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa,
berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab,
mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani.

Berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah

yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu pendidikan. Dalam rangka
mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional, oleh karena itu kegiatan-kegiatan
administrasi sekolah dilakukan dengan teratur, terarah, dan terencana.

Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan sebuah negara. Apabila
pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi, bila
pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga sulit untuk maju. Dengan pendidikan
yang bagus, diharapkan penduduk suatu negara memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki
moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi
suatu masalah ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya.

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah

organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah,
mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di
atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga
menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah

subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya.
Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan
sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil
keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses
administrasi, dengan data yang diperlukan.

1
 Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut
pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan
staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.

Penyusun menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini jauh dari kesempurnaan oleh
karena itu apabila ada kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat penyusun harapkan
untuk pembutan makalah selanjutnya agar lebih baik lagi

B. Rumusan Masalah

Untuk membatasi bahasan yang akan diuraikan dalam pembahasan maka dirumuskan
masalah sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ketatausahaan pendidikan ?

2. Bagaimana administrasi ketatausahaan pendidikan?
3. Bagaimana tata letak kantor ?
4. Bagaimana Peran guru dalam Administrasi Ketatausahaan?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah :

1. Menjelaskan defenisi administrasi ketatausahaan pendidikan .

2. Menjelaskan administrasi ketatausahaan pendidikan .
3. Menjelaskan tata letak kantor .
4. Menjelakan Peran guru dalam Administrasi Ketatausahaan

2
II. PEMBAHASAN

A. Pengertian
Pengertian Administrasi secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad
yang berarti “intensif” dan ministrare yang artinya “melayani, membantu, mengarahkan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi secara etimologis berarti melayani
dengan intensif.

Juga berasal dari serapan kosakata Belanda “administratie” yang merupakan aktivitas
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat. 1988:2)
Berdasarkan asal kata tersebut diatas maka yang berkembang di masyarakat Indonesia
dewasa ini pengertian administrasi dapat ditinjau secara luas dan secara sempit.

Dalam arti sempit, diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, yang berhubungan
dengan persuratan secara tertulis dan pengarsipan dokumen yang dapat dipergunakan
kembali pada saat dibutuhkan.

Dalam arti luas, administrasi diartikan segala sesuatu yang menyangkut dengan
manajemen dan pengelolaan keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan
tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi.

Pengertian Tata Usaha

Secara etimologis , Tata berarti aturan yang harus ditaati dan usaha adalah kegiatan
mengerahkan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud. Sehingga
bermakna aturan pada proses penyelenggaraan kerja.

Menurut The Liang Gie segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat,

mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranganyang diperlukan
dalam setiap organisasi. Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:

3
 1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap
dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah
tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas
untuk dipakai.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak lain.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan, yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifuntuk mencapai tujuan

organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan
3. Membantu kelancaran perkembangan

B. Proses administrasi ketatausahaan

1. Persuratan/penataan surat

Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di

atur dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud) republic
Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan dan
kearsipan dan kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan kebudayaan. Menurut

4
kepmen dikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.

Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-jenis surat, yaitu:

a. Surat Dinas adalah surat berisi hal penting berkenaan denan administrasi
pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah
b. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan
c. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada
bawahan tentang pokok persoalan kedinasan
d. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang
dikirimkan
e. Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata
biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui
telegraf
f. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang
ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu
g. Surat Edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan
peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada
h. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri
acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan
i. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan
j. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak
atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
k. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal
disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
l. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut

5
 m. Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan
n. Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan
dengan kejadian/peristiwa tersebut
2. Kearsipan/penataan arsip

Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:

a. Azas penataan arsip. Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan.
Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit.
Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan
gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.
b. Sistem penataan arsip
 Berdasarkan masalah
 Berdasarkan abjad
 Berdasarkan tanggal
 Berdasarkan nomor
 Berdasarkan wilayah
c. Prosedur penataan arsip
 Meneliti arsip yang akan disimpan
 Mengelompokkan arsip
 Meneliti kesesuaian lampiran
 Mengklasifikasikan arsip
 Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip
 Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola

C. Tata Ruang Kantor /Sekolah

1. Pedoman letak

6
 Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya
terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor
berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang
dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan.

2. Asas Tata Ruang Kantor

a. Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu

pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang
dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai
dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.

b. Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal

mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak
terpakai.

c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya

perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya,
waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat
fleksibel dan tidak bersifat permanen.

d. Lingkungan Fisik
Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam
kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran
dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak
langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan
inovasi baru untuk kemajuan lembaga.

7
D. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan

Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan
dengan tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:

1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-
murid
4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5. Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip
pada proses surat menyurat.

8
III. PENUTUP

A. KESIMPULAN

Administrasi ketatausahaan memiliki peranan penting dalam melancarkan

kehidupan dan perkembangan setiap organisasi. Melalui kegiatan ketatausahaan tersebut
dilakukan kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan
menyimpan segala informasi organisasi. Ciri kegiatan ketatausahaan adalah sebagai kegiatan
yang bersifat pelayanan untuk menunjang kelanacaran operasional kegiatan organisasi
dengan melibatkan semua organisasi dari tingkat manager hingga pelaksana operasional baik
yang dilaksanakan di dalam kantor maupun luar kantor.
Kegiatan ketatausahaan sekolah mencakup juga kegiatan persuratan dan
kearsipan. Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang di gunakan untuk menyampaikan
informasi tertulus oleh suatu pihak kepada pihak lain. Disampimg itu, arsip merupakan
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan lembaga tersebut.

B. SARAN

Diharapkan agar pembaca dapat memahami maksud dari makalah ini dan bisa menambah
pengetahuan dan wawasan tentang administrasi layanan khusus dan ketatausahaan sekolah.

9
 DAFTAR KEPUSTAKAAN

Sukirman, Hartati dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press

Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004

Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986

Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2000

10