5.1.6.

KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tgl. Terbit : 31 Oktober 2016

Halaman : 1/2/3

PUSKESMAS drg. Lidya Triayuni

DOLOK NIP.19730429 200502 2 001
MERAWAN
 Komunikasi adalah proses pertukaran informasi
1. Pengertian
 Koordinasi adalah penyelarasan dalam penyusunan kegiatan-kegiatan
yang saling berkaitan dimulai dari perencanaan sampai pada
pergerakan pelaksanaan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif
dan efisien.
 Media komunikasi adalah alat yang digunakan untuk melakukan
komunikasi dan koordinasi diantaranya kotak saran, survei, informasi
langsung (telepon, media sosial), pertemuan, dan radio

2. Tujuan 1. Untuk mendapatkan informasi atau masukan tentang harapan,

kebutuhan serta keluhan, saran, kritik dan umpan balik dari pihak
terkait (lintas program, lintas sektor dan sasaran/ masyarakat)

2. Untuk melakukan integrasi, membuat kesepakatan, menyamakan

persepsi dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai hasil
maksimal

3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Dolok Merawan No. 061/ 060 Tahun 2016
tentang Komunikasi dan Koordinasi di Puskesmas Dolok Merawan

4. Referensi Peraturan menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas

5. Langkah Pelaksanaan komunikasi dan koordinasi dengan pihak terkait (lintas

sektor, lintas program, dan masyarakat) di Puskesmas Dolok Merawan
diantaranya sebagai berikut:
=
a. Kotak Saran
1) Penanggung jawab menyediakan kotak saran, sarana dan
prasarananya di Puskesmas Dolok Merawan yang terletak di
depan pendaftaran
2) Penanggung jawab kegiatan melakukan pengecekan dan
pengambilan hasil kotak saran setiap hari
3) Penanggung jawab menyerahkan hasil kotak saran kepada tim
admen Puskesmas Dolok Merawan
 4) Penanggung jawab Admen melakukan pencatatan di log book
5) Penanggung jawab Admen melaporkan hasil kotak saran tersebut
kepada Kepala Puskesmas melalui breefing pagi, rapat atau
secara langsung
b. Survei
Komunikasi dan koordinasi dengan metode survei yang dilakukan
meliputi Survei Mawas Diri, dan Survei Indeks Kepuasan Masyarakat,
Survei upaya/ program dengan cara:
1) Penanggung jawab memastikan waktu, tempat, sarana dan
prasarana (instrumen) survei
2) Pelaksana membagikan instrumen survei berupa kuesioner
3) Pelaksana mengumpulkan hasil kuesioner dan melaporkannya
kepada penanggung jawab
4) Penanggung jawab merekap hasil kuesioner dan menganalisis
hasil kuesioner tersebut untuk selanjutnya dibahas bersama
Kepala Puskesmas dan karyawan Puskesmas
c. Informasi Langsung (tatap muka dengan pihak terkait, telepon, media
sosial)
Komunikasi dan koordinasi dengan media informasi langsung (tatap
muka dengan pihak terkait, telepon, media sosial) yaitu dengan
tahapan sebagai berikut:
1) Memberikan informasi:
a) Penanggung jawab menyiapkan bahan yang akan
dikomunikasikan
b) Penanggung jawab/ pelaksana memastikan nomor dan pihak
yang akan dihubungi
c) Pelaksana memberikan informasi kepada pihak terkait
d) Pelaksana melakukan evaluasi kepada pihak terkait tentang
pemahamannya
e) Pelaksana melaporkan informasi penanggung jawab mencatat
pemberian informasi tersebut ke dalam log book
f) Penanggung jawab melaporkan pada Kepala Puskesmas bahwa
informasi tersebut sudah disampaikan kepada pihak terkait
melalui breefing pagi, rapat, atau secara langsung
2) Menerima informasi/ keluhan/ saran/ kritik/ umpan balik:
a) Penanggung jawab/ pelaksana menerima informasi/ keluhan/
saran/ kritik/ umpan balik secara langsung (tatap muka dengan
pihak terkait atau via telepon atau media sosial lainnya)

2/3
 b) Penanggung jawab/ pelaksana mencatat hasil informasi tersebut
ke dalam log book
c) Penanggung jawab/pelaksana melaporkan hasil informasi
tersebut kepada Kepala Puskesmas melalui breefing pagi, rapat,
atau secara langsung
d. Pertemuan
Mekanisme komunikasi dan koordinasi dengan pertemuan meliputi
pertemuan internal puskesmas, lintas sektor, lintas program, sasaran/
masyarakat adalah sebagai berikut:
1) Penanggung jawab memastikan waktu, tempat, sarana dan
prasarana
2) Penanggung jawab membuat jadwal kegiatan pertemuan dengan
pihak terkait dan mendistribusikan undangan
3) Pelaksana bersama penanggung jawab/ Kepala Puskesmas
melaksanakan pertemuan dan membahas suatu kegiatan/ masalah
bersama serta melakukan tanya jawab pada pihak terkait tersebut.
4) Penanggungjawab melakukan evaluasi kegiatan
5) Penanggung jawab mendokumentasikan kegiatan komunikasi dan
koordinasi tersebut dalam notulen pertemuan
6) Penanggung jawab melaporkan hasil pertemuan kepada Kepala
Puskesmas dan seluruh karyawan Puskesmas melalui breefing
pagi, rapat, atau secara langsung
e. Siaran Radio
1) Penanggung jawab memastikan waktu siaran di radio paworo
2) Penanggung jawab/ pelaksana mempersiapkan materi yang akan
diinformasikan
3) Pelaksana dengan media siaran radio menyampaikan informasi dan
menerima saran, kritik, pertanyaan dari pendengar (masyarakat)
4) Pelaksana mencatat segala komunikasi yang sudah dilakukan
kemudian melaporkannya kepada penanggung jawab
upaya/kegiatan selanjutnya dibahas bersama Kepala Puskesmas
dan karyawan Puskesmas melalui breefing pagi, rapat, atau secara
langsung

1. Penanggung Jawab Upaya/ kegiatan (Admen, UKM, UKP)

6. Unit terkait
2. Pelaksana Kegiatan
3. Lintas Sektor
4. Lintas Program
5. Masyarakat

3/3
4/3