041811333177
RESUME
Siklus penggajian dan personalia ( payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan
dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting
dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri
lainnya. Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah
saji laba bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber
daya perusahaan dapatterbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan
personalia juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengen
dalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis,
serta pengujianatas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian
dan personalia serta siklus lainnya meliputi :
Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus
lainnyamemasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan
dan penagihanmemasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali
melibatkanretur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya
memiliki satukelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut
melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun
akunyang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan
pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama
tahun bersangkutan.
Pengendalianinternal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusah
aan,bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah
Negara bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan
dan pembayaran pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat
mengemukakan jika karyawantidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.Karena
ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
prosedur analitis.Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian
besar akun yang berhubungan dengan penggajian.
Kartu waktu,adalah dokumen yang mengidikasikan waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan
Tiket waktu pekerjaan,adalah formulir yang menunjukan pekerjaan mana yang
dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.
File transaksi penggajian,mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses
oleh sistem akuntansi selama satu periode,seperti setiap satu hari,minggu atau bulan.
File ini berisi semua informasi yang dimasukan ke dalam sistem dan informasi
tentang setiap transaksi,seperti nama karyawan dan nomor
identifikasi,tanggal,pembayaran kotor dan bersih berbagi jumlah pemotongan pajak
dan klasifikasi akun.
Jurnal atau daftar penggajian,laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian
umumnya mencantumkan nama karyawan,tanggal,jumlah penggajian kotor dan
bersih dan jumlah pemotongan.
File induk penggajian, adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat
transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan
yang dibayar selama setahun tersebut hingga saat ini.
3. Fungsi Bisnis Pembayaran Gaji
Cek gaji, ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran
atas jasa yang dilaksanakanya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor
dikurangi pajak penghasilan dan potongan lainnya.
Rekonsiliasi rekening bank penggajian, merupakan hal yang penting bagi semua
akun kas,termasuk penggajian untuk menemukan kesalahan ataupun kecurangan.
Akun penggajian imprest adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai
kecil dipertahankan.
4. Fungsi Bisnis Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak
Formulir W-2,adalah formulir yang dikirim setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran
kotor,pemotongan pajak penghasilan dan pemotongan jaminan social.
SPT Pajak Penghasilan,adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local
untuk menunjukan pembayaran pajak yang dipotong pajak perusahaan.
Mengevaluasi biaya
manfaat atas
pengujian
pengendalain
Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari
deskripsinya pada tabel berikut :
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif atas
yang Berkaitan Kunci Umum Transaksi Umum
dengan
Transaksi
Pembayaran -Kartu waktu disetujui oleh -Memeriksa kartu untuk -Meriview jurnal penggajian,
penggajian yang personalia. indikasi persetujuan. buku besar umum, dan
tercatat adalah -Jam waktu digunakan -Memeriksa kartu waktu catatan gaji yang diperoleh
untuk pekerjaan untuk mencatat waktu. -Mereview kebijakan menyangkut jumlah yang
yang dilaksanakan -Mempertahankan file personalia. besar atau tidak biasa.
oleh karyawan personil yang memadai. -Memeriksa file personalia. -Membandingkan cek yang
yang benar-benar -Perekrutan tenaga kerja -Mereview bagan dibatalkan dengan jurnal
ada (keterjadian). diotorisasi. organisasi, membahasnya penggajian menyangkut
-Ada pemisahan tugas di dengan karyawan, dan nama, jumlah, dan tanggal.
antara personalia, pencatat mengamati tugas yang -Memeriksa cek yang
waktu, dan pengeluaran sedang dilaksanakan. dibatalkan dengan catatan
gaji. -Memeriksa printout personalia.
-Hanya karyawan yang ada transaksi yang ditolak oleh
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
dalam file data komputer komputer karena memiliki
yang diterima ketika nomor karyawan yang tidak
mereka dimasukkan. ada.
-Cek diotorisasi sebelum -Memeriksa catatan
dikeluarkan. penggajian menyangkut
indikasi persetujuan.
Transaksi -Cek gaji telah dipranomori -Memperhitungkan urutan -Merekonsiliasi pengeluaran
penggajian yang dan diperhitungkan. cek gaji. dalam jumlah penggajian
adal telah dicatat -Akun bank telah -Membahas dengan dengan pengeluaran pada
(kelengkapan) direkonsiliasi secara karyawan dan mengamati rekening bank penggajian.
independen. rekonsiliasi. -membuktikan rekonsiliasi
bank.
Transaksi -Perhitungan dan jumlah -Memeriksa indikasi -Menghitung ulang jam yang
penggajian yang telah diverifikasi secara verifikasi internal. digunakan dari kartu waktu.
dicatat adalah internal. -Memeriksa file total batch -Membandingkan tingkat
untuk jumlah -Total batch dibandingkan untuk melihat tanda tangan upah dengan kontrak serikat
waktu yang benar- dengan laporan ikhtisar klerk pengendali data; pekerja, persetujuan oleh
benar dikerjakan komputer. membandingkan totalnya dewan direksi, atau sumber
dan pada tingkat -Tingkat upah, gaji, atau dengan laporan ikhtisar. lainnya.
upah yang sesuai; tingkat komisi diotorisasi -Memeriksa catatan -Menghitung ulang
pemotongan pajak secara layak. penggajian menyangkut pembayaran kotor.
telah dihitung -Pemotongan, termasuk indikasi otorisasi. -Mengecek pemotongan
dengan benar jumlah untuk asuransi dan -Memeriksa otorisasi dalam dengan mengacu pada tabel
(keakuratan). tabungan penggajian, telah file personalia. pajak dan formulir otorisasi
diotorisasi secara layak. dalam file personalia.
-Menghitung ulang
pembayaran bersih.
-Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal
penggajian menyangkut
jumlahnya.
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
Transaksi -Isi file induk penggajian -Memeriksa indikasi -Menguji keakuratan klerikal
penggajian telah telah diverifikasi secara verifikasi internal. dengan menfooting jurnal
dimasukkan internal. -Memeriksa laporan total penggajian dan menelusuri
dengan benar -Total file induk penggajian ikhtisar awal yang posting ke buku besar umum
dalam file induk telah di bandingkan dengan menunjukkan bahwa serta file induk penggajian.
penggajian dan total buku besar umum. perbandingan telah
diikhtisarkan dilakukan.
dengan benar
(posting dan
pengikhtisaran).
Transaksi -Bagan akun yang memadai -Mereview bagian akun. -Membandingkan klasifikasi
penggajian telah telah digunakan. -Memeriksa indikasi dengan bagian akun atau
diklasifikasikan -Klasifikasi akun telah verifikasi internal. prosedur manual.
dengan benar diverifikasi secara internal. -Mereview kartu waktu
(klasifikasi). karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
1. Pengendalian Kunci
Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:
Pemisahan tugas yang memadai. Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk
mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada
atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen dari bagian SDM yang
mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan karyawan atau
menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah
ditandatangani.
Otorisasi yang tepat. Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk
menambah atau menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat
upah serta potongan. Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam
kerja, terutama lembur harus diotorisasi oleh penyelia kamar.Persetujuan dapat
dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.
Dokumen dan catatan yang memadai. Dokumen dan catatan yang memadai
tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan cocok
digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang dibayar per jam, namun tidak
untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar menurut tingkat potongan atau
sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan
tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan
untuk sistem penggajian.
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan. Akses ke cek gaji yang belum
ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang
bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang
independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak
dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditandatangani oleh mesin, maka
akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
Pengecekan yang independen terhadap kinerja. Verifikasi terhadap penghitungan
penggajian harus independen. Seorang dari manajer atau karyawan lain harus
mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi persediaan, atau jika akumulasi biaya
dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian memadai untuk
menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.
Metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian
dan personalia
transaksi untuk siklus penggajian
pengujian substansif atas
pengujian pengendalian serta Tahap II
Merancang dan melaksanakan
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren (tahap I)
Kebanyakan perusahaan memiliki sejumlah besar transaksi yang melibatkan
penggajian,sering kali dengan total nilai yang besar. Akan tetapi,akun-akun neraca biasanya
tidak berjumlah signifikan, kecuali tenaga kerja yang dibebankan ke persediaan.
Menilai risiko pengendalian dan melaksanakan pengujian terkait (tahap I dan II)
Penilaian resiko pengendalian dan pengujian serta pengujian substansif atas transaksi
yang berhubungan.
Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan
beban (tahap III)
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian,yang sering kali disebut
sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses),biasanya bersifat langsung jika
pengendalian internal telah beroperasi secara efektif. Jika auditor merasa puas bahwa
transaksi penggajian telah dicatat dengan benar dalm jurnal penggajian dan formulir pajak
penggajian terkait telah disiapkan secara akurat serta pajak dibayar tepat waktu,pengujian
atas rincian saldo tidak akan menghabiskan banyak waktu.
Dua tujuan audit tang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang
benar (pisah batas).
Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian slado untuk akun-akun dalm siklus
penggajian dan personalia.
Jumlah potongan dari gaji karyawan. Pajak penggajian yang dipotong tetapi
belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya
dengan jurnal penggajian,formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode
selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya.
Gaji dan upah akrual. Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk
mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun
sebelumnya,prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan
adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap
signifikan saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang
telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
Komisi akrual. Konsep yang sama yang digunakan dalam menverifikasi gaji dan
upah akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual,meskipun akrual ini
umumnya lebih sulit diverifikasikan karena perusahaan sering kali memiliki
beberapa jenis perjanjian yang berbeda denagn wiraniaga dan karyawan dengan
komisi lainnya. Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan
komisi dengan tahun-tahun sebelumnya demi tujuan konsistensi.
Bonus akrual. Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan
membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan
direksi.
Pembayaran cuti libur,cuti skait,atau tunjangan akrual lainnya. Kewajiban
perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali,baru
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177
kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini
harus sesuai dengan SFAS 43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
Pajak penggajian akrual. FICA dan pajak pengganguran negara bagian serta
federal,dapat diverifikasikan dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan
pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat
sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban. Auditor hanya perlu
melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun-akun laporan
laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis,pengujian
pengendalian,pengujian substansif atau transaksi,dan pengujian atas akun
kewajiban terkait yang telah dibahas.
Kompensasi pejabat. Auditor harus memverifikasikan apakah total kompensasi
pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi,karena gaji dan
bonusnya harus dimasukan dalam laporan 10K SEC dan SPT pajak penghasilan
pederal.
Komisi. Auditor dapat memverifikasikan beban komisi dengan relatif mudah jika
tingkat komisi sama untuk setiap jenis penjualan dan informasi penjualan yang
diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.
Beban pajak penggajian. Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat
diuji dengan mula-mula merekonsiliasi total penggajian disetiap formulir pajak
penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun.
Total penggajian. Tujuan dari total penggajian adalah untuk menentukan apakah
transaksi penggajian dibebankan keakun non penggajian atau sama sekali tidak
dicatat dijurnal penggajian. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas
transaksi merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis
salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
Tenaga kerja kontrak. Banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi
luar untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji
dengan membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani
antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.
Tujuan penyajian dan pengungkapan. Pengungkapan diperlukan untuk
transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam. Auditor
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan
penyajian dan pengungkapan denagn pengujian atas rincian saldo untuk akun
kewajiban dan beban.
MUHAMMAD FAQIH FADHILLAH
041811333177