Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap
Sistem Penggajian Konseptual
Proses penggajian sebenarnya adalah sistem pembelian kasus khusus di mana
organisasi membeli tenaga kerja daripada bahan baku atau barang jadi untuk dijual
kembali. Sifat pemrosesan penggajian, bagaimanapun, menciptakan kebutuhan
akan prosedur khusus untuk alasan-alasan berikut:
1. Perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pencairan umum yang
berlaku untuk semua vendor dan item inventaris. Prosedur penggajian,
bagaimanapun, sangat berbeda di antara kelas karyawan.
2. Kegiatan pengeluaran umum merupakan aliran transaksi pembelian dan
pengeluaran yang relatif stabil. Kegiatan penggajian, di sisi lain, adalah peristiwa
terpisah di mana pencairan kepada karyawan terjadi setiap minggu, dua mingguan,
atau bulanan.
3. Menulis cek kepada karyawan memerlukan kontrol khusus. Menggabungkan
penggajian dan transaksi perdagangan dapat mendorong penipuan penggajian.

Departemen Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan personil ke
fungsi persiapan penggajian. Dokumen-dokumen ini mengidentifikasi karyawan yang
diberi wewenang untuk menerima gaji dan digunakan untuk mencerminkan
perubahan dalam tarif upah per jam, pengurangan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.

Departemen produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: tiket kerja dan kartu waktu.
Tiket pekerjaan menangkap waktu yang dihabiskan setiap pekerja untuk setiap
pekerjaan produksi. Kartu waktu menangkap waktu karyawan bekerja. Pada akhir
minggu, supervisor meninjau, menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu ke
departemen penggajian.

Perbarui Akun WIP

Setelah biaya akuntansi biaya tenaga kerja ke akun WIP, biaya dirangkum dalam
ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke fungsi buku besar umum.

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Siapkan Penggajian
Petugas di departemen penggajian melakukan tugas-tugas berikut:
1. Mempersiapkan daftar penggajian yang menunjukkan pembayaran kotor,
pengurangan, upah lembur, dan gaji bersih
2. Masukkan informasi ini ke dalam catatan penggajian karyawan
3. Mempersiapkan gaji karyawan
4. Mengirim gaji ke fungsi pembayaran gaji
5. Mengarsipkan kartu waktu, formulir tindakan personil, dan salinan daftar gaji

Bagikan Gaji
Banyak perusahaan menggunakan paymaster untuk mendistribusikan gaji kepada
karyawan. Individu ini independen dari proses penggajian, tidak terlibat dalam tugas
pengesahan atau persiapan penggajian. Jika karyawan yang valid tidak mengklaim
cek gaji, paymaster mengembalikan cek ke daftar gaji. Alasan cek tidak diklaim
kemudian dapat diselidiki.

Siapkan Utang Hutang

Pegawai yang harus dibayar meninjau daftar penggajian untuk kebenaran dan
menyiapkan salinan voucher pencairan uang tunai untuk jumlah penggajian.
Petugas mencatat voucher di register voucher dan mengirimkan paket voucher
(voucher dan daftar gaji) ke pembayaran tunai. Salinan voucher pengeluaran dikirim
ke fungsi buku besar.

Mempersiapkan Pencairan Uang Tunai

Setelah menerima paket voucher, fungsi pencairan uang tunai mempersiapkan cek
tunggal untuk seluruh jumlah gaji dan menyimpannya dalam rekening imprest gaji.
Gaji karyawan ditarik pada akun ini, yang hanya digunakan untuk penggajian. Dana
harus ditransfer dari akun tunai umum ke akun imprest ini sebelum gaji dapat
diuangkan. Petugas mengirim salinan cek bersama dengan voucher pengeluaran
dan daftar gaji ke departemen hutang akun, di mana mereka diajukan. Akhirnya,
voucher jurnal disiapkan dan dikirim ke fungsi buku besar.
LEDDER UMUM UMUM

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Fungsi buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari akuntansi biaya,
voucher pengeluaran dari hutang, dan voucher jurnal dari pengeluaran tunai. Debit
dan kredit dari entri ini harus sama. Jika tidak sama, ada kesalahan dalam
perhitungan biaya distribusi tenaga kerja atau gaji. Ketika kesetaraan telah
diverifikasi, petugas mencatat voucher dan ringkasan distribusi tenaga kerja.

Sistem Penggajian Fisik

SISTEM PAYROLL TEKNOLOGI DASAR
1. Tindakan personil dan waktu serta informasi kehadiran dari masing-masing
personel dan departemen produksi, memulai proses penggajian
2. Departemen penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung penggajian, dan
mengirimkan cek gaji kepada paymaster untuk dibagikan kepada karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan untuk
setiap pekerjaan dari produksi.
4. Hutang akun menerima informasi ringkasan penggajian dari departemen
penggajian dan memberikan wewenang kepada departemen pencairan kas untuk
menyetor cek tunggal, dalam jumlah total penggajian, dalam rekening bank imprest
di mana penggajian diambil.
5. Departemen buku besar merekonsiliasi informasi ringkasan dari akuntansi biaya
dan hutang akun. Akun buku besar diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.
SISTEM PAYROLL TEKNOLOGI CANGGIH
Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, proses penggajian seringkali
terintegrasi dalam sistem manajemen sumber daya manusia (SDM). Sistem SDM
menangkap dan memproses berbagai data terkait personil.
Sumber daya manusia. Petugas sumber daya manusia memasukkan data ke dalam
file catatan karyawan secara langsung dari terminal. Ini termasuk penambahan
karyawan baru, penghapusan karyawan yang diberhentikan, perubahan tanggungan
kerja, perubahan pemotongan, dan perubahan status pekerjaan seperti jabatan dan
tingkat upah.
Akuntansi biaya. Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan
secara real time untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

Ketepatan Waktu Pegawai

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Beberapa teknologi yang dikembangkan untuk tugas ini diuraikan di bawah ini:
- Jam waktu biometrik memverifikasi identitas karyawan dengan menggunakan
teknologi pemindaian sidik jari atau tangan.
- Kartu ID menggesek Magnetik bekerja seperti kartu kredit. Setiap karyawan
mengeluarkan kartu ID yang memiliki strip magnetik yang berisi informasi karyawan.
Karyawan menggesek kartu melalui jam waktu untuk mencatat waktu mulai dan
berakhir di pekerjaan. Untuk verifikasi tambahan, karyawan mungkin diminta
memasukkan kata sandi atau PIN.
- Kartu proximity mirip dengan kartu gesek tetapi tidak mengharuskan pengguna
untuk menggeser kartu melalui pembaca. Sebaliknya, karyawan meletakkan kartu di
depan pembaca untuk mencatat waktu kehadiran.
- Perangkat seluler jarak jauh memungkinkan karyawan untuk menggunakan
perangkat genggam atau browser web dari komputer laptop.

Pengolahan data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun WIP, overhead, dan
pengeluaran.
2. File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file dapat diakses dari
terminal di bagian akuntansi biaya dan buku besar.
3. Penggajian dihitung, dan daftar penggajian online dibuat dari waktu dan file
kehadiran dan file catatan karyawan. File daftar gaji dapat diakses dari departemen
hutang dan pembayaran kas.
4. File catatan karyawan diperbarui
5. Gaji disiapkan, ditandatangani, dan didistribusikan kepada karyawan.
6. Dana yang cukup untuk menutupi jumlah penuh dari pembayaran gaji ditransfer
ke rekening pembayaran gaji, dan transfer dicatat dalam daftar periksa.
7. Voucher jurnal digital dimasukkan ke dalam file voucher jurnal. Sistem secara
otomatis memperbarui buku besar umum dari voucher jurnal dan file ringkasan
distribusi tenaga kerja.
RISIKO SISTEM PAYROLL DAN PENGENDALIAN INTERNAL
1. Risiko Pencatatan Transaksi yang Tidak Benar. Pencatatan yang tidak akurat
dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Berikut ini menguraikan beberapa

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

kemungkinan kesalahan sistem penggajian: waktu dan data kehadiran salah

dihitung, upah dibayar tidak tercatat atau dicatat pada periode yang salah,
pendapatan karyawan dan pembayaran tunai secara tidak akurat diposting ke
catatan karyawan atau diposting ke karyawan yang salah, dan penggajian jumlah
register, hutang usaha, dan pengeluaran kas secara salah diposting ke akun buku
besar masing-masing.
Kontrol Fisik:
Catatan Akuntansi. Tujuan pengendalian dari catatan akuntansi adalah untuk
mempertahankan jejak audit yang memadai untuk melacak transaksi dari dokumen
sumbernya ke laporan keuangan.
Verifikasi Independen, seperti memverifikasi waktu dan kehadiran, hutang dagang,
dan buku besar.
Kontrol IT:
Pengeditan Input Data. Kontrol input memverifikasi integritas data transaksi yang
dimasukkan ke dalam aplikasi.
Pesan Kesalahan. Ketidakcocokan saat mem-posting kartu waktu atau data tindakan
personil ke catatan karyawan harus menghasilkan pesan kesalahan ke operator
komputer.
File Cadangan. Prosedur pencadangan harus ada untuk mengurangi risiko
kehilangan data karena kerusakan file atau korupsi.
Posting Otomatis Ke Akun. Menghilangkan elemen manusia mengurangi potensi
kesalahan dan secara signifikan meningkatkan efisiensi operasi.
Risiko Penyalahgunaan Uang Tunai Melalui Penipuan Penggajian
Kontrol Fisik:
- Otorisasi Transaksi. Formulir tindakan personel membantu penggajian menjaga
catatan karyawan terkini.
- Pemisahan tugas
- Pengawasan. Pengawasan harus mengamati proses ketepatan waktu dan
merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual.
- Kontrol akses. Mempertahankan kontrol atas akses ke semua jurnal, buku besar,
data karyawan, dan dokumen sumber dalam sistem penggajian adalah penting,
seperti halnya di semua sistem pemrosesan transaksi.

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Kontrol IT:
- Batasi tes untuk mendeteksi jam berlebihan yang dilaporkan per periode
- Pemindai biometrik, kartu gesek, dan PIN mengurangi risiko penipuan penggajian
dengan memastikan bahwa individu yang masuk ke sistem adalah karyawan yang
valid.
- Tes otomatis untuk memvalidasi kartu waktu karyawan terhadap file karyawan
yang terkini dan terkini
- Opsi setoran gaji langsung untuk karyawan

Risiko Akses yang Tidak Dimata-matai ke Catatan Penggajian dan Data Karyawan
Rahasia
Motif untuk mengakses informasi akuntansi mencakup tindakan jahat seperti
merusak atau menghapus data penggajian, pencurian informasi rahasia karyawan
seperti Nomor Jaminan Sosial, tarif pembayaran, dan data pribadi lainnya, dan
upaya untuk melakukan penipuan penggajian.
Kontrol IT:
- Kata sandi. Kata sandi harus diterapkan pada komputer departemen untuk
mengurangi risiko akses tidak sah ke file penggajian.
- Keamanan Bertingkat. Melalui teknik ini, Sumber Daya Manusia, hutang, pencairan
uang tunai, akuntansi biaya, dan personel buku besar dibatasi dalam akses mereka
berdasarkan pada hak istimewa yang dimiliki mereka.
Mengalihdayakan Fungsi Penggajian
Banyak organisasi mengalihdayakan fungsi penggajian mereka dengan mentransfer
semua tugas pemrosesan penggajian ke penyedia pihak ketiga. Penyedia layanan
mengumpulkan data waktu dan tindakan personil, menghitung penggajian,
memotong pajak, menyetor dana ke akun karyawan, dan menyediakan formulir W-2
pada akhir tahun. Keuntungan utama dari outsourcing penggajian adalah
penghematan biaya. Pelatihan semacam itu mengganggu, mahal, dan dapat
dihindari dengan outsourcing fungsi penggajian. Risiko yang terkait dengan
outsourcing adalah bahwa organisasi luar akan memiliki akses ke data karyawan
yang sangat rahasia dan sumber daya keuangan perusahaan klien. Risiko lain
adalah bahwa penyedia layanan banyak memiliki kontrol internal yang buruk dan

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

bertindak tidak kompeten dengan cara yang memungkinkan kesalahan materi atau
penipuan.
Sistem Aset Tetap Konseptual
Tujuan spesifik dari sistem aset tetap adalah untuk memproses perolehan aset tetap
sesuai kebutuhan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal,
memelihara catatan akuntansi yang memadai tentang perolehan aset, biaya,
deskripsi, dan lokasi fisik dalam organisasi, memelihara catatan depresiasi yang
akurat untuk aset yang dapat didepresiasi sesuai dengan metode yang dapat
diterima, berikan informasi kepada manajemen untuk membantu merencanakan
investasi aset tetap di masa depan, dan mencatat dengan baik pensiun dan
pelepasan aset tetap.

LOGIK SISTEM ASET TETAP

Akuisisi Aset. Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen mengenali
kebutuhan untuk mendapatkan aset baru atau mengganti yang sudah ada. Setelah
permintaan disetujui dan pemasok dipilih, tugas akuisisi aset tetap mirip dengan
prosedur siklus pengeluaran, dengan dua perbedaan. Pertama, departemen
penerima menyerahkan aset ke dalam tahanan pengguna / manajer alih-alih toko
atau gudang pusat. Kedua, departemen aset tetap, bukan kontrol inventaris,
melakukan fungsi pencatatan.
Pemeliharaan Aset. Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun anak
perusahaan aset tetap sebagai aset (tidak termasuk tanah) yang terdepresiasi dari
waktu ke waktu atau dengan penggunaan. Metode penyusutan yang umum
digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo dua kali lipat, dan unit
produksi. Pemeliharaan aset juga melibatkan penyesuaian akun aset untuk
mencerminkan biaya perbaikan fisik yang meningkatkan nilai aset atau
memperpanjang masa manfaatnya. Akhirnya, sistem aset tetap harus
mempromosikan akuntabilitas dengan melacak lokasi fisik setiap aset.
Pembuangan Aset. Ketika suatu aset telah mencapai akhir masa manfaatnya atau
ketika manajemen memutuskan untuk membuangnya, aset tersebut harus
dikeluarkan dari buku besar pembantu aset tetap. Seperti halnya transaksi lainnya,
pelepasan aset membutuhkan persetujuan yang tepat. Opsi pembuangan yang
terbuka untuk perusahaan adalah menjual, memo, menyumbangkan, atau pensiun

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

aset yang ada. Laporan pembuangan yang menjelaskan disposisi akhir aset dikirim
ke departemen akuntansi aset tetap untuk mengesahkan penghapusannya dari buku
besar.
SISTEM ASET FISIK TETAP
Prosedur Akuisisi. Proses dimulai ketika petugas akuntansi aset tetap menerima
laporan penerimaan dan voucher pengeluaran tunai. Dari terminal komputer,
seorang pegawai membuat catatan aset dalam buku besar pembantu aset tetap.
Sistem aset tetap secara otomatis memperbarui akun kontrol aset tetap dalam buku
besar umum dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar sebagai
bukti entri. Berdasarkan parameter penyusutan yang terkandung dalam catatan aset
tetap, sistem memproses jadwal penyusutan untuk setiap aset saat akuisisi awalnya
dicatat. Jadwal disimpan di disk komputer untuk memungkinkan perhitungan
depresiasi di masa depan.
Pemeliharaan Aset. Sistem aset tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk
mencatat transaksi penyusutan akhir periode secara otomatis. Tugas spesifik
meliputi (1) menghitung penyusutan periode berjalan, (2) memperbarui akumulasi
penyusutan dan bidang nilai buku dalam catatan anak perusahaan, (3) memposting
jumlah total penyusutan ke akun ledgr umum yang dicantumkan, dan (4) merekam
transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke file voucher jurnal.
Akhirnya, laporan penyusutan aset tetap dikirim ke departemen aset tetap untuk
ditinjau.

Prosedur Pembuangan. Laporan pembuangan secara resmi memberi wewenang

kepada departemen aset tetap untuk menghapus dari buku besar aset yang dibuang
oleh departemen pengguna. Ketika petugas menghapus catatan dari buku besar
subdiary aset tetap, sistem secara otomatis (1) memposting entri penyesuaian ke
akun kontrol aset tetap di buku besar, (2) mencatat kehilangan atau keuntungan
yang terkait dengan pembuangan, dan (3) menyiapkan voucher jurnal. Laporan
status aset tetap yang berisi perincian tentang penghapusan dikirim ke departemen
aset tetap untuk ditinjau.
RISIKO DAN KONTROL SISTEM ASET TETAP

Berliana Para’pak
A031181018
 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Karena kesamaan dengan sistem pembelian / pencairan kas, sistem aset tetap
memiliki banyak risiko dan masalah kontrol yang sama, yang telah dibahas. Masalah
kontrol berikut adalah spesifik untuk risiko ini.
- Kontrol Otorisasi. Dalam hal item bernilai tinggi, proses otorisasi harus mencakup
proses persetujuan independen yang mengevaluasi manfaat permintaan.
- Kontrol Pengawasan. Pengawasan manajemen merupakan elemen penting dalam
keamanan fisik aset tetap. Pengawasan harus memastikan bahwa aset tetap
digunakan sesuai dengan kebijakan organisasi dan praktik bisnis.
- Kontrol Verifikasi Independen. Secara berkala, auditor internal harus meninjau
prosedur perolehan dan persetujuan aset untuk menentukan kewajaran faktor yang
digunakan dalam keputusan tersebut. Auditor internal harus memverifikasi lokasi,
kondisi, dan nilai wajar aset tetap organisasi terhadap catatan aset tetap dalam buku
besar pembantu.

Berliana Para’pak
A031181018