ELEMEN - 7

AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMK3LL

ELEMEN - 7
AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMK3LL

1. AUDIT

LEMBAR PENGESAHAN

No. Dokumen 07-SMHSE/AJG-L/V/2018 ALASAN PENERBITAN

Revisi 00 - Untuk Prakualifikasi CSMS

Tanggal Pengesahan 10.05.2018 - Untuk di Implementasikan

STATUS NAMA JABATAN TANDA TANGAN

Disiapkan oleh H. ANWAR LATIF, ST HSE Coordinator

Disahkan oleh SOFYAN HASAN Direktur Utama

 No. Dok : 07-SMHSE/AJG-L/V/2018
ELEMEN - 7
Revisi : 00
AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMK3LL
Tanggal :
1. AUDIT Page : 1 off 3

1. SYSTEM PROSEDUR AUDIT HSE

PT. ALHAS JAYA GROUP
1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit di PT. ALHAS JAYA GROUP untuk
memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk
mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan
terencana.

2. LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit,penetapan
auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjuthasil temuan audit.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Audit Internal SMK3.

4. DEFINISI

4.1. Audit Internal

Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian
penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan,prosedur dan persyaratan-persyaratan
yang telah ditetapkan.

4.2. Program Audit Internal

Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.

4.3. Rencana Audit

Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit.

4.4. Auditor
Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan
Audit Internal.

4.5. Auditee
Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.

4.6. Temuan Audit

Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta
saran untuk peningkatan/ perbaikan.

4.7. Ketidaksesuaian
Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan persyaratan/ prosedur yang
berlaku.
 No. Dok : 07-SMHSE/AJG-L/V/2018
ELEMEN - 7
Revisi : 00
AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMK3LL
Tanggal :
1. AUDIT Page : 2 off 3

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

5.1.Pembuatan Program Audit Internal

5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program
Audit Internal, disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Pimpinan Perusahaan.
5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan,
tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya,
dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta
hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.
5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan PT. ALHAS JAYA GROUP diaudit
minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor
dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.
5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam
penerapan Sistem Manajemen Terpadu.

5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal yang disampaikan
ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.
5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal
dan peralatan audit lain yang diperlukan.
5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk
personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang
akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit.
5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan
kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana Pelaksanaan
Audit Internal.

5.3.Pelaksanaan Audit Internal

5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri
oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal audit.
5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee,
meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee
atau pekerja dan observasi di lapangan.
5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat pelaksanaan audit
dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan.
5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan audit yang
ditemukan kepada auditee.

5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal

5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3 (tiga) hari
setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal dan salinan dari
Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada
Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian.
 No. Dok : 07-SMHSE/AJG-L/V/2018
ELEMEN - 7
Revisi : 00
AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMK3LL
Tanggal :
1. AUDIT Page : 3 off 3

5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan
untuk Tinjauan Manajemen.

5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dibuat oleh auditor disimpan dan
dipelihara oleh Sekretariat Perusahaan.

5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan

5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang
ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen.
5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan
perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan
telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/
tertutup oleh auditor.
5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang relevan dan pada
Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidak- sesuaian dinyatakan
tertutup/ selesai selanjutnya.
5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kerja yang
bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan
perbaikan dan pencegahan yang baru dan disampaikan kepada Auditor.

5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan
Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian.

Lhokseumawe, 10 Mei 2018

PT. ALHAS JAYA GROUP

SOFYAN HASAN
Direktur Utama