Merancang sebuah dokumen itu sangat penting, untuk bisnis maupun dalam dunia kerja.

Tujuan
perancangan ini adalah untuk menyampaikan pesan maupun informasi penting, mencoba menyusun
dan menuangkan gagasan-gagasan seseorang secara terbuka untuk dikomunikasikan pada orang lain
dalam bisnis atau organisasi.

Mengapa merancang dokumen penting?

 Menghemat waktu dan uang

 Mengurangi masalah hukum
 Membangun Iktikad Baik
 Terlihat menarik, ramah dan mudah dibaca
 Ide/gagasan pengelompokkan menunjukkan struktur

Desain: Bagian dari Penulisan

 Saat membuat desain dokumen, pikirkan tentang audiens yang akan menerima dokumen
tersebut

Apakah terampil atau sibuk/repot?

Membaca langsung atau lewati?

 Saat Menulis, gunakan daftar, tujuan/judul

 Gunakan visual untuk menyampaikan data numeric yang jelas
 Mendapatkan feedback dari pendengar
 Saat merevisi, periksa kembali pedoman desain yang kita ikuti

Desain dan Konvensi (kesepakatan)

 Bervariasi secara luas bagi pendengar, geografis area, industri atau departemen
 Berubah seiring waktu
 Tidak menyajikan interpretasi yang salah atas dokumen

Dalam berkomunikasi, antara yang berbicara dengan yang mendengarkan dibutuhkan konvensi.
Sebenarnya sederhananya komunikasi adalah konvensi, kesepakatan. Berbicara melalui bahasa yang
sama.

Sayangnya (atau justru bagusnya?) manusia memiliki emosi. Emosi tak selamanya selalu bisa tersalurkan
melalui media komunikasi. Misal tulisan. Begitupun dengan suara, misal melalui telepon.

Lantas bagaimana bila memang kondisi geografis terpisahkan? Mau tak mau harus menggunakan alat
komunikasi. Lantas bagaimana lagi bila ada perbedaan waktu? Misal beda zone waktu, beda yang satu
baru bangun yang satu sudah sibuk, yang satu sudah tidur yang satu baru mulai serius. Lantas lagi-lagi,
bagaimana bila konvensi dalam komunikasi tak disepakati?

Oleh sebab itu, pembicaraan dengan langsung tatap muka sangat dibutuhkan dalam komunikasi agar
terhindar dari kesalahan informasi.