NOTULENSI RAPAT MINGGU 6 APRIL 2020

1. Pencairan data masing2 awardee di keep dulu

Myco: masalah laporan dana awardee BU. dimana awardee di haruskan
melakukan pengajuan berkas data untuk pihak/staf BU. Permasalahan yang
muncul yaitu mengenai pencairan, dimana pada akun email awardee yg meng-
upload lebih dulu akan di proses lebih dahulu begitupula sebaliknya. jadi intinya
kita sebagai pengurus BU Jember solusinya bagaimana.
Amal: Jika kita menampung aspirasi dari teman-teman, bagaimana agar aspirasi
tersebut bisa sampai ke pihak yang berwenang?
Myco: Jadi untuk aspirasi agar sampai ke pihak yg berwenang itu apa kata
forum dari BU Jatim. disini kita hanya diminta mengumpulkan data validnya
awardee yang sudah cair dan yang belum.
a. Data masing2 awardee
b. Permasalahan:
Mbak aul dan bella sering mengalami kondisi upload duluan namun cair
belakangan
c. Solusi :
Amal:
 Untuk pendataan dan lain sebagainya kalo menurutku bagus, karena
sewajarnya kita mengayomi suara teman teman se forum. Dan mungkin
ada perlu beberapa perubahan redaksi di Gform yang harus disesuaikan.
Shofi:
 Pada dasarnya kita kembali pada kontrak yang telah disepakati bersama
antara awardee dan pihak BU. Sejauh mana hak dan kewajiban kita serta
bagaimana mekanisme pencairan dana. Karena kontrak tsb dapat
dikatakan sbg dasar hukum antara kita dan pemberi beasiswa.
 Yang perlu digarisbawahi ialah transparansi, seperti status proses ketika
kita mengupload berkas dan menerima dana. Harus ada pelaporan status,
seperti: apa berkas kita sudah diterima dan tepat, sudah sampai mana
proses pencairan dana, dsb. Mungkin itu sih yang perlu kita 'tuntut'
kepada pemberi beasiswa
 Gform bagus kok, bisa menjaring suara kita, lanjutkan
Myco:
 untuk di Gfrom di tambahin sudah cair/belum cair + tanggal cair nya.
Mbak Aul:
 Hal penting yg perlu kita stabilo adalah kita harus mengkaji apakah
memang ada masalah terkait benar tidaknya data yg masuk karena
 apabila salah disitu, maka pencairan sendiri tidak scr chronological order
(runtut), dan juga terkendala KHS dan UKT masing2 kampus yg
berbeda. Solusinya menurutku adalah menyepakati tanggal
pengupload'an minimum dan maksimal supaya meminimalisir komplain
dari para awardee yg sudah mengupload lebih awal.

Arbi:
 G-form sangat bagus apabila ada data yang jelas, sesuai dan akurat namun
harus dikaji dahulu apakah pihak BU JATIM sudah koor dengan Pak
yoseph tentang konsep/teknis pecairan dana
o Apakah teknis pencairannya ada waktunya atau pihak Bu
mengurusinya bebas siapapun yang udah upload bakalan diurus
(perlu ditanyakan)
o Transparasi teknis/jadwal pengurusan pencairan BU dari pihak
panitia
o Jika ada tanggal khusus untuk pihak BU mengurusi pelaporan misal
tgl 21 januari dilakukan pengurusan ketika awardee yg upload
setelah 21 jan akan diurusin tapi yg upload sebelum 21 januari
gaakan diurusin karna gamasuk jadwal screening pelaporan. Jika
seperti itu maka benar BU punya jadwal khusus ketika jadwal itu
dimulai baru awardee bisa mengupload atau apakah ada relevansinya
dengan wabah COVID-19

2. Pengurus baru
Myco: tentang kepengurusan BU Jember kedepanya bagaimana.
 penempatan divisi untuk yg baru2
1. Mahesi (HUMAS)
2. Rahma (Infokom)
3. Trinita w (Infokom)
4. Ana Farida (PSDM)
5. Ahmad (Infokom)
6. Azizah (HUMAS)
7. Namira (HUMAS)
8. Dian (PSDM)
 perintah myco kepada kadiv untuk membuat grup WA di masing2 divisi
 SOP kepengurusan BU Jember
a. Penempatan divisinya
b. Pembuatan grup WA masing2 divisi, tugas masing2 divisi
 c. Pertanyaan:
Arbi: Perbedaan humas dan infokom ini apa ?
Myco: HUMAS : langsung ke masyrakatnya/ keluarnya, dalam arti kita terjun
langsung//Infokom : melaporkan dan mendasain jalanya kegiatan2 via
sosmed dll
Arbi: jiks arahnya ke masyarakat (kegiatan2 dengan masyarakat) mending
namanya Sosma aja atau sosial masyarakat. Selain itu jga infokom kan
informasi dan komunikasi, aku takutnya mengambil tupoksi komunikasi ini
untuk humasnya. Tapi itu aku kembali kan lagi ke forumnya, kalau emang
udah fix humas aja gpp, yg penting nanti tugas pokok dan fungsi
(tupoksinya) diperjelas aja
Mbak Aul: Berdasarkan rapat ofline sm Citra & Sagita, tupoksi humas ini
lebih ke menghubungkan BU dengan pihak luar dalam rangka memperluas
koneksi dan partnershipnya BU Jember, makanya divisinya namanya lebih
ke Public Relation karena lebih luas. Nah, kalau infokom ini tupoksinya
bagaimana agar informasi dari pihak luar ke dalam atau sebaliknya
tersampaikan melalui media yang ada, terutama online paling sering IG and
email
d. Saran:
Bagas:
 Humas disini bisa ditambahkan jadi Humas dan Relasi jadi
tupoksinya hubungan ke luar dan menjalin relasi sebagai
partnership BU Jember
 Infokom bisa diganti dengan Pemediaan jika memang tupoksi yang
dikehendaki sebagai media informasi melalui sosmed
 Untuk PSDM bisa masuk ke masyarakat juga sebagai upaya
pengembangan SumberDaya, nanti jika diperlukan adanya hubungan
dengan pihak lain terkait pengembangan bisa dibantu bidang HR
(Humas dan Relasi) buat jalinan hubungannya
Mbak aul: Nyusun AD-RT biar sistem2 oprec dlsb jelas

3. Proker
Arbi: Baru tau prokernya kalo bner2 tau tupoksinya
a. Pembagian proker ke kadiv2
b. Pengelompokan proker kecil sampai besar
c. SOP per divisi
d. Laporan 1 bulan sekali kinerja divisi
4. Kas rutin
5. Kas rutin
a. Opsi
Myco: untuk kas rutin yang jelas kedepanya untuk kegiatan2 kita (expo, talkshow,
gathering, bukber, dll)
Bella:
 Jadi gini.. kas ini kan tujuan nya tentu untk acara2 dr BU jember yaitu
beberapa yg udh disebutin myco. Dan kita tahu disini anggota nya mencar2,
jadi aku pun gakbisa nagih ke masing2 anak. aku sarannya kas nya cukup 2
minggu/1 bulan sekali langsung akumulasi keseluruhan. bisa setor lgsg /
transfer. Nanti nya untuk transfer itu ke atm ku diluar atm ku sehari2. Jd bnr2
terpisah dan bs dipantau. Untuk opsi jumlahnya ini sekedar saran aja,
2 minggu sekali : 10k
1 bulan sekali : 30k
 Terus kalau untuk pembayaran, aku juga ada saran untuk ambil uangnya itu
nanti ada PJ masing2 univ nya atau jurusann yg terdekat, jd ga smua org
ktmu aku gitulo
 Nanti kalo anggarannya ga kepake itu dikembalikan aja gimana, untk next
nya kan diurus bendahara selanjutnya
 Yang gamau trf bis langsung kasih ke bella

Mbak Aul:

 Kalo 30k dan sisa lumayan rek bisa dialokasikan ke periode selanjutnya, atau
yaa sebagian dibuat sertif sm jalan2 diakhir kepengurusan

Arbi:

 saran atm BNI

Myco: disisi lain kita kalo ada uang kas kita juga bisa ngadakan family gathering
setiap saat dan pakai uang kas sebagian. jadi mikirnya anak2 gk keberatan gtu,
nahh seumpama kita bikin acara kek gtu. kita nanti per anak bayar tiket masuk
misal tiketnya berupa sticker/sovenir jd biar temen2 pada semangat untuk di ajak
kumpul

Arbi: Pengurus aja dah, takutnya yg gk masuk pengurus kaget, dan gk tau apa2
tiba2 iuran
 Bella:

 saranku kalo untuk anggota jangan rutin wes ya, tunggu ada proker baru
mereka urunan. gimana? jd untuk kas nya di setiap proker itu ngga lgsg
dipake semua, tapi dipake bbrp persen, sisanya untuk disimpan dan
operasional kita. jd ga lgsg abis gitu guys
 Setiap ada proker besar yg butuh dana banyak kita hrs urunan lagi diluar
kas rutin.. krn gakmungkin kas rutin bs nutupin semuanya, apalagi kl misal
ada yg ga bayar
 2 minggu sekali rapat sekaligus bayar kas nya ya, wkwk

b. Masalah
Amal dan Bagas merasa kamahalan 30k/bulan jadi diubah 10k/bulan

c. Pertanyaan

Mbak Aul:Ini prokernya2 kan blm tau anggarannya kecil, sedang atau besar, How
can you conclude kalo itu cukup? Masukan aja sih

Bella: Iyaaa mbak makanya trgantung nanti prokernya gimana, tp kalo 10k
sebulan apa setuju? dibayarkannya tiap awal bulab? Kalo misal ga cukup nanti di
kaji ulang, kenapa bs ga ckup, kalo memang harus ada urunan lagi ya urunan lagi

Bagas: Nanti kalau besar anggarannya urunan lagi untuk itu, mungkin nanti ada
awardee lain yang mau ikut kegiatan dan ikut urunan

6. Rapat brp kali (2 minggu sekali, evaluasi 1 bulan)

2 minggu sekali untuk rapat rutin dan rapat evaluasi 1 bulan
di mulai bulan mei
di tetapkan minggu pertama dan dan otomatis akhir bulan rapat eavaluasi
 KESIMPULAN RAPAT ONLINE BPH-KADIV-DPO BU JEMBER

Minggu 6 April 2020// 19.08-22.09 WIB

poin 1: semua aspirasi ditampung dahulu dan akan dikomunikasikan antara ketum BU
jember (myco) kepada ketum BU jatim
poin 2:
a. Pengubahan nama Humas menjadi HR diperbolehkan dan hal yang harus
digarisbawahi ialah tupoksi harus jelas untuk semua divisi.
b. perintah myco kepada kadiv untuk membuat grup WA di masing2 divisi
o Mahesi (HUMAS)
o Rahma (Infokom)
o Trinita w (Infokom)
o Ana Farida (PSDM)
o Ahmad (Infokom)
o Azizah (HUMAS)
o Namira (HUMAS)
o Dian (PSDM)

poin 3:

 kas rutin dialokasikan untuk kegiatan expo, talkshow, gathering, bukber, dibuat
sertif sm jalan2 diakhir kepengurusan dll
 uang kas 10k/bulan untuk pengurus saja bayar sekalian saat rapat langsung ke
bella atau trf melalui atm (saran bni)
 jika anggarannya tidak terpakai akan dikembalikan atau selanjutnya akan diurus
bendahara periode berikutnya
 Jika ada proker dengan anggaran besar maka akan dilakukan urunan kembali,
dan nanti ada awardee lain yang mau ikut kegiatan maka ikut urunan

Poin 4: rapat rutin 2 minggu sekali untuk di mulai di bulan mei minggu pertama dan
setiap akhir bulan rapat eavaluasi