Siklus Pendapatan: Penjualan dan

Penerimaan Kas
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGERTIAN

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian

aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa
kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran
atas penjualan tersebut.

Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dari

siklus ini adalah dengan pelanggan.
TUJUAN

Tujuan utama siklus pendapatan adalah

menyediakan produk yang tepat di tempat yang
tepat pada saat yang tepat untuk harga yang
sesuai
Diagram Konteks Siklus Pendapatan
Diagram Arus Data Tingkat 0: Siklus Pendapatan
Keputusan-Keputusan Penting

¢ Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan

kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
¢ Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana
persediaan tersebut harus ditempatkan?
¢ Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan?
Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau
mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang berspesialisasi
dalam bidang logistik?
¢ Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
¢ Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian,
persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa
banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
¢ Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk
memaksimalkan arus kas?
Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan

Entri
Penerimaan pesanan
kas penjualan

Penagihan Pengiriman
Sistem Informasi Siklus Pendapatan

Proses
• Para pelanggan AOE dapat menempatkan
pesanan secara langsung melalui Internet. Selain
itu, tenaga penjualan menggunakan laptop
portabel untuk memasukkan pesanan ketika
menghubungi para pelanggan.
Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk Mendukung Siklus Pendapatan
 Ancaman dan Pengendalian
ANCAMAN
Data induk yang tidak akurat
atau tidak valid
Pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif
Kehilangan atau penghancuran
data
Kinerja buruk
Pesanan yang tidak lengkap/
tidak akurat
Pesanan yang tidak valid
Piutang yang tidak tertagih
PENGENDALIAN
Pengendalian integritas pemrosesan data
Pembatasan akses ke data induk
Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap data induk
Pengendalian akses
Enkripsi
Backup dan prosedur pemulihan bencana
Laporan manajerial
Pengendalian edit entri data
Pembatasan akses ke data induk
Tanda tangan digital atau
tanda tangan tertulis
Batas kredit
Otorisasi spesifik
Penuaan piutang
 Ancaman dan Pengendalian
ANCAMAN
Kehabisan stok atau kelebihan
persediaan
Pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif
Kehilangan atau penghancuran
data
Memilih barang yang salah atau
kuantitas yang salah
Pencurian persediaan
PENGENDALIAN
Sistem pengendalian persediaan perpetual
Penggunaan kode batang (bar code)atau RFID
Pelatihan
Perhitungan fisik persediaan secara periodik
Prediksi penjualan dan laporan aktivitas
Pengendalian akses
Enkripsi
Backup dan prosedur pemulihan bencana
Teknologi kode batang dan RFID
Rekonsiliasi daftar pemilihan untuk detail pesanan penjualan
Pembatasan akses fisik ke persediaan
 Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN
Kesalahan pengiriman Pembatasan akses fisik ke persediaan
Dokumentasi seluruh transfer persediaan
Teknologi RFID dan kode batang
Perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi
terhadap kuantitas tercatat
Kegagalan untuk menagih Pemisahan fungsi penagihan dan pengiriman
Rekonsiliasi secara periodik atas faktur dengan pesanan
penjualan, kartu pengambilan, dan dokumen pengiriman

Kesalahan penagihan Konfigurasi sistem untuk memasukkan data harga secara

otomatis
Pembatasan akses ke data induk harga
Pengendalian edit entri data
Rekonsiliasi dokumen pengiriman
Kesalahan posting dalam Pengendalian entri data
piutang Rekonsiliasi total batch
Pengiriman laporan bulanan kepada para pelanggan
Rekonsiliasi buku pembantu piutang di buku besar umum
 Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN

Memo kredit yang Pemisahan tugas otorisasi memo kredit baik dari entri pesanan
tidak akurat atau penjualan aupun pemeliharaan rekening pelanggan
tidak valid Konfigurasi sistem untuk memblokir memo kredit kecuali ada
dokumentasi yang sesuai dengan pengembalian barang rusak atau
otorisasi yang spesifik oleh manajemen

Pencurian kas Pemisahan tugas

Penggunaan EFT, FEDI, dan peti uang (lockbox) untuk meminimalkan
penanganan pembayaran pelanggan oleh pegawai
Persetujuan yang segera dan terbatas atas seluruh pengecekan
pelanggan
dll

Masalah arus kas Pengaturan peti uang, EFT, atau kartu kredit
Diskon atas pembayaran segera dari pelanggan
Anggaran arus kas
Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan.

Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah:

Ø mengambil pesanan pelanggan

Ø mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan
Ø mengecek ketersediaan persediaan

Mengambil Pesanan Pelanggan

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan,

biasanya sebuah formulir elektronik. Cara lain bagi pelanggan adalah menggunakan
electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik
dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan.
PERSETUJUAN KREDIT
Batas kredit (credit limit) adalah saldo rekening maksimum yang
dizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah
kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. Jadi, untuk
pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan
pengecekan file induk pelanggan untuk memverifikasi adanya
rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak
melebihi batasnya. Proses ini dapat dilakukan secara otomatis oleh
sistem.

MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah persediaan cukup
tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat
mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.
PENGIRIMAN
proses ini terdiri atas dua langkah:
(1) memilih dan mengepak pesanan
(2) mengirimkan pesanan.

MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN

Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan
penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan.
Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk
mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk
mengeluarkannya dari persediaan.
Diagram Arus Data Tingkat 1: Pengiriman
Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN

risiko pengambilan Pemindai kode batang dan RFID

barang yang salah atau Teknologi pergudangan otomatis
dalam kuantitas yang
salah

pencurian persediaan Persediaan harus disimpan dalam sebuah lokasi

aman dengan akses fisik yang terbatas
Seluruh transfer persediaan dalam perusahaan
harus didokumentasikan
Penggunaan teknologi komunikasi nirkabel dan
label RFID
rekonsiliasikan secara periodik perhitungan fisik
persediaan di tangan
Mengirim Pesanan

Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.

Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang,

nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan
menggunakan terminal online. Proses ini memperbarui kolom kuantitas di
tangan dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan sebuah slip
pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading.

Slip pengepakan (packing slip) mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap

barang yang disertakan dalam pengiriman.
Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang
menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit.
Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN

Pencurian Rekonsiliasi yang teratur atas informasi mengenai

pengiriman dengan pesanan penjualan
Kesalahan Sistem RFID dapat menyediakan informasi secara real-time
pengiriman mengenai status pengiriman sehingga dapat menyediakan
informasi tambahan mengenai kemungkinan penundaan.
Kode batang dan label RFID
Pengendalian entri
Sistem ERP harus dikonfigurasi untuk “memblokir” jalur
barang pada pesanan penjualan setelah dokumen
pengiriman dicetak
Penagihan

PENAGIHAN FAKTUR
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat
penting. Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang
memproses aktivitas yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari
entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini
memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi
barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan
setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.

Sebuah sistem akuntansi yang didesain dengan baik dapat mengeliminasi

seluruh kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya
dengan pelanggan yang memiliki sistem yang sudah canggih.
Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN
Kegegalan Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
penagihan dokumen pengiriman dengan
faktur penjualan untuk menghasilkan laporan
pengiriman yang fakturnya belum dibuat
Kesalahan memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari
penagihan file induk harga
membatasi kemampuan dari pegawai untuk membuat
perubahan data tersebut
Pemeliharaan Piutang
Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas
utama:
1. Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelangga, dan
2. Berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
Dua Cara Dasar Memelihara Piutang

1. Metode faktur terbuka (open-invoice method), pelanggan biasanya

membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya, dua salinan faktur
dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu
salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat
dikembalikan kembali (turnaround document) yang disebut sebagai
nota pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari
pelanggan kemudian diterapkan dengan faktur-faktur tertentu.
Sebaliknya, dalam

2. Metode saldo maju (balance-forward method), para pelanggan

biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam
laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada setiap faktur. Laporan
bulanan (monthly statement) mencantumkan seluruh transaksi,
termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan
yang lalu dan informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan.
Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN
Kesalahan dalam Pengecekan edit entri data
memelihara rekening total batch dapat menyediakan sarana tambahan
pelanggan untuk mendeteksi kesalahan posting
Mengirimkan laporan rekening bulanan kepada setiap
pelanggan
memverifikasi akurasi perbaruan terhadap
piutang yang terdapat di rekonsiliasi catatan piutang
buku besar pembantu dengan buku besar
umum
menerbitkan memo Pemisahan tugas yang tepat
kredit untuk Sistem ERP harus dikonfigurasikan untuk memblokir
menghapus saldo memo kredit yang tidak ada di dokumen tervalidasi
rekening untuk seorang yang barang tersebut telah diretur oleh pelanggan
teman
atau untuk menutupi
pencurian kas atau
persediaan
Penerimaan Kas

Oleh karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah,
penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk
mengurangi risiko pencurian.

Fungsi piutang tidak harus memiliki akses fisik terhadap kas atau
cek. Sebaliknya, kasir menangani pengiriman uang pelanggan dan
menyetorkannya ke bank.

Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan

dalam penggunaan peti uang. Dalam sebuah pengaturan peti
uang elektronik (electronic lockbox), bank secara elektronis
mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor
rekening pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah
bank menerima dan memindai cek-cek tersebut.
Ancaman dan Pengendalian

ANCAMAN PENGENDALIAN
Pencurian kas 1. Pemisahan tugas—orang yang menangani (setoran) pembayaran
dari para pelanggan seharusnya tidak: mem-posting pengiriman
uang ke rekening pelanggan; membuat atau mengotorisasi memo
kredit; merekonsiliasi rekening bank.
2. Penggunaan EFT, FEDI, dan peti uang (lockbox) untuk
meminimalkan penanganan pembayaran pelanggan oleh pegawai
3. Mendapatkan dan menggunakan sebuah UPIC untuk menerima
pembayaran EFT dan FEDI dari para pelanggan.
4. Segera setelah membuka surat, membuat daftar seluruh
pembayaran pelanggan yang diterima
5. Persetujuan yang segera dan terbatas atas seluruh pengecekan
pelanggan
6. Memiliki dua orang yang membuka seluruh surat yang mungkin
berisi pembayaran pelanggan
7. Penggunaan mesin kasir
8. Setoran harian dari seluruh penerimaan kas
Masalah arus kas 1. Pengaturan peti uang, EFT, atau kartu kredit
2. Diskon atas pembayaran segera dari pelanggan
3. Anggaran arus kas
EFT & FEDI
Ringkasan

Sistem akuntansi sebuah organisasi harus didesain untuk

memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dengan empat aktivitas siklus
pendapatan dasar (entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan
penerimaan kas) yang dijalankan. Sistem akuntansi tersebut juga harus
menggabungkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk
menanggulangi ancaman seperti penjualan tidak tertagih, kesalahan
penagihan, dan hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.
Prosedur pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa
informasi yang disediakan untuk pembuatan keputusan akurat dan
lengkap.

Pada akhirnya, untuk memfasilitasi pembuatan keputusan strategis,

sistem akuntansi harus didesain untuk mengakomodasi integrasi atas
data yang dihasilkan secara internal dengan data dari sumber eksternal.