Leader Ship and Team Working Skill

Pertemuan 12
Manajemen meeting/pertemuan/rapat.
Meeting/rapat adalah contoh yang sangat spesifik dari situasi kelompok. Banyak orang takut
harus pergi ke pertemuan, karena mereka sering terlihat seperti buang-buang waktu, atau mereka
sangat tidak nyaman karena dinamika kelompok.

Menyiapkan pertemuan/rapat

Langkah pertama untuk menjalankan rapat yang efektif adalah merencanakannya dengan baik.
Ini berarti memahami dan menjelaskan kepada orang lain tentang tujuan pertemuan, dan
melakukan semua persiapan yang diperlukan, termasuk menetapkan agenda rapat.

Perlu suatu perencanaan dan Penataan Rapat yang Efektif dan Pengaturan Agenda untuk Rapat.
Dalam setiap pertemuan, dua peserta memiliki peran yang sangat jelas: ketua dan sekretaris.
Peran ketua adalah menjalankan rapat dengan cara yang berarti mencapai tujuannya. Karena itu
mereka adalah kunci untuk sebuah pertemuan yang dinilai efektif.

Peran sekretaris adalah mengelola proses pertemuan, karena itu sekretaris bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa para peserta mengetahui apa yang akan terjadi, dengan mengirimkan
surat-surat sebelumnya dan kemudian merekam pertemuan.

Meskipun ada beberapa keterampilan yang sangat penting dalam situasi kerja kelompok dan tim,
mungkin lebih penting untuk menekankan bahwa keterampilan interpersonal yang baik akan
membawa kita lebih jauh.
Kemampuan untuk mengatur dan mengumpulkan sekelompok orang dengan tujuan bersama,
biasanya didalam ikatan formal, untuk tujuan perundingan dikenal sebagai keterampilan
manajemen meeting / pertemuan.
Manajemen meeting yang efektif harus menyangkut perencanaan dan pengorganisasian
termasuk pertemuan yang terstruktur dengan baik di mana anggota tim dapat membantu lebih
banyak dan dalam waktu yang lebih singkat.
Dalam suatu organisasi, berbagai jenis pertemuan dilakukan di mana terjadi pertukaran
informasi, misalkan untuk tujuan penyelesaian masalah / problem solving, perencanaan,
pengambilan keputusan, atau rapat staf biasa. Pertemuan seperti itu berfungsi sebagai sarana
penting untuk koordinasi antar tim dan merupakan bagian penting dari kehidupan setiap
organisasi.
Mengapa manajemen meeting penting.
Menurut penelitian yang dilakukan, sekitar 30% dari waktu kerja rata-rata karyawan dihabiskan
dalam rapat. Diyakini bahwa hanya 38% dari arti sebenarnya dan perasaan dari setiap pesan
disampaikan dengan cara di mana hal-hal dikatakan, 7% dibawa oleh pilihan kata-kata dan
sisanya 55%, yang merupakan fraksi terbesar, dilakukan dengan ekspresi wajah dan isyarat non-
verbal lainnya. Angka-angka ini merupakan memo tertulis dan telephonic
conferences /konferensi telepon relatif kurang penting daripada pertemuan tatap muka.
Karena itu, jika rapat adalah sangat penting, maka harus demikian juga kemampuan untuk
mengelolanya secara efektif. Efisiensi biaya berfungsi sebagai kepentingan yang utama
ketrampilan dari manajemen pertemuan. Suatu pertemuan semakin banyak, semakin sedikit
waktu yang terbuang sehingga menghasilkan peningkatan produktivitas dan pendapatan bagi
organisasi.
Ketrampilan manajemen rapat yang baik juga memastikan kontribusi yang berharga bagi semua
anggota tim, yang membantu dalam menemukan solusi optimal untuk masalah yang dihadapi.
Manajemen rapat juga memainkan peran penting dalam meningkatkan komunikasi, hubungan
interpersonal, kerja tim, serta moral dan kepuasan karyawan.

Kelompok tugas/ defining the group assignment.

Konsep Kelompok
Individu sebagai makhluk sosial tidak dapat dihindarkan dengan interaksi sosial dan bentuk-bentuk
interaksi sosial yang dijalin. Dilain pihak individu juga tidak dapat lepas dari situasi tempat ia berada dan
situasi ini sangat berpengaruh terhadap kelompok yang terbentuk akibat situasi tersebut.
Indivudu sebagai insan yang berbudaya mempunyai fungsi ganda, yaitu sebagai makhluk individu
(biologis) dan sebagai makhluk sosial (social beings). Sebagai makhluk individu, ia sering diliputi oleh
kecenderungan-kecenderungan (keinginan-keinginan). Sebagai mkhluk sosial, ia cenderung berkelompok
dua orang atau lebih yang mempunyai obyek perhatian yang sama, saling pengaruh-mempengaruhi,
memupuk kepercayaan dan loyalitas serta berpartisipasi dalam kegiatan yang sama untuk memenuhi
kebutuhannya. Ia menagadakan interaksi dengan individu lainya. Mereka mengembangkan ieolodi
kelompok yang mengatur dan mengarahkan sikap dan tindakannya, saling pengaruh mempengaruhi alam
memenuhi keputusannya.
Kelompok adalah kumpulan orang-orang yang merupakan kesatuan sosial yang mengadakan interaksi
yang intensif dan mempunyai tujuan bersama. Sebuah kelompok mempunyai kemampuan untuk berbuat
dengan kesatuannya melalui cara dan dasar kesatuan persepsi. Interaksi antar angggota kelompok dapat
menimbulkan kerja sama apabila masing-masing anggota kelompok :
a. Mengerti akan tujuan yang dibebankan di dalam kelompok tersebut
b. Adanya saling menghormati diantara anggota-anggotanya
c. Adanya saling menghargai pendapat anggota lain
d. Adanya saling keterbukaan, toleransi dan kejujuran di antara anggota kelompok
Kelompok memiliki karakteristik seperti individu. Dalam kelompok sering terjadi frustasi, agresi,
kemunduran, disintegrasi, kekacauan, dan lain-lain. Seperti halnya individu, kelompok mengalami
pertumbuhan dan perkembangan. Dalam mengkoordinasi aktivitas anggota, kelompok tidak jarang
menemukan sejumlah hambatan dan kesulitan, karena arah dan tujuan kelompok tidak jelas.
Suatu kelompok yang sedang dalam proses “on becoming” acapkali terjadi benturan-benturan (conflik).
Cara berfikir dan bertindak telah matang atau dewasa. Anggota-anggotanya ingin bebas dan independent.
Kelompok yang matang yaitu mampu menciptakan keterpaduan yang sehat dalam kelompok, mengetahui
apa yang ingin di perbuat dalam kelompoknya, bertanggungjawab atas memecahkan masalahnya secara
objektif, mengadakan pembagian tugas yang sesuai dengan kemampuan anggotanya, menyusun dan
membuat langkah-langkah kegiatan sesuai dengan situasi yang berkembang, dan perhatiannya
mengutamakan “group’s concerns” dari pada “personal concerns”
Dalam memahami jenis-jenis kelompok, dapat dilihat dari segi struktur, fungsi dan interaksi serta dari
segi frekuensi interaksinya. Kelompok-kelompok di dalam organisasi secara sengaja direncanakan
atau sengaja dibiarkan terbentuk oleh manajemen selaku bagian dari struktur organisasi formal.
Meskipun demikian, kelompok juga kerap muncul melalui proses sosial dan organisasi informal.
Organisasi informal muncul lewat interaksi antar pekerja di dalam organisasi dan perkembangan
kelompok jika interaksi tersebut berhubungan dengan norma perilaku mereka sendiri, meskipun
tidak digariskan lewat struktur formal organisasi. Dengan demikian, terdapat perbedaan antara
kelompok formal dan informal.
Kelompok Formal
Kelompok ini dibangun selaku akibat dari pola struktur organisasi dan pembagian kerja yang
ditandai untuk menegakkan tugas-tugas. Kebutuhan dan proses organisasi menimbulkan
formulasi tipe-tipe kelompok yang berbeda-beda. Khususnya ada dua tipe kelompok formal, di
antaranya :
a.      Kelompok Komando (Command Group)
Kelompok komando ditentukan dalam bagan organisasi. Kelompok terdiri dari bawahan yang
melapor langsung kepada seorang supervisor tertentu. Hubungan wewenang antara manajer
departemen dengan supervisor, atau antara seorang senior dan bawahannya, merupakan
kelompok komado.
b.      Kelompok Tugas (Task Group)
Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja-sama untuk menyelesaikan suatu tugas
atau proyek tertentu. Misalnya, kegiatan para karyawan administrasi akademik dalam lembaga
pendidikan tinggi pada waktu mahasiswa menanyakan nilai atau masalah pembayaran uang
kuliah, hal itu merupakan tugas yang harus dilaksanakan kelompok/bagian administrasi
akademik.
Kelompok Informal
Kelompok informal adalah pengelompokan secara wajar dari orang – orang dalam situasi kerja
untuk memenuhi kebutuhan sosial. Dengan perkataan lain, kelompok informal tidak muncul
karena dibentuk dengan sengaja, tetapi muncul secara wajar.
Orang mengenal dua macam kelompok informal khusus diantaranya:
a.      Kelompok Kepentingan (Interest Group)
Orang yang mungkin tidak merupakan anggota dari kelompok komando atau kelompok tugas
yang sama, mungkin bergabung untuk mencapai sesuatu sasaran bersama. Para karyawan yang
bersama – sama bergabung dalam kelompok untuk membentuk front yang terpadu menghadapi
manajemen untuk mendapatkan manfaat yang lebih banyak dan pelayan wanita yang
mengumpulkan uang persen mereka merupakan contoh dari kelompok kepentingan. Perlu
diketahui juga tujuan kelompok semacam itu tidak berhubungan dengan tujuan organisasi, tetapi
tujuan itu bersifat khusus bagi tiap – tiap kelompok.
b.      Kelompok Persahabatan (Friendship Group)
Banyak kelompok dibentuk karena para anggotanya mempunyai sesuatu kesamaan, misalnya
usia, kepercayaan politis, atau latar belakang etnis. Kelompok persahabatan ini seringkali
melebarkan interaksi dan komunikasi mereka sampai pada kegiatan diluar pekerjaan.
Jika Pola gabungan karyawan dicatat, maka akan segera menjadi jelas bahwa mereka termasuk
dalam berbagai macam kelompok yang sering bersamaan. Maka diadakan perbedaan diantara
dua klasifikassi kelompok yaitu  kelompok formal dan informal. Perbedaan utama antara
keduanya adalah bahwa kelompok formal (kelompok komando dan kelompok tugas) dibentuk
oleh organisasi formal dan merupakan alat untuk mencapai tujuan, sedangkan kelompok
informal (kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan) adalah penting untuk keperluan
mereka sendiri (artinya, mereka memenuhi kebutuhan pokok akan berkelompok).
Interaksi antar angggota kelompok dapat menimbulkan kerja sama apabila masing-masing
anggota kelompok :
a. Mengerti akan tujuan yang dibebankan di dalam kelompok tersebut
b. Adanya saling menghormati diantara anggota-anggotanya
c. Adanya saling menghargai pendapat anggota lain
d. Adanya saling keterbukaan, toleransi dan kejujuran di antara anggota kelompok

Planning the group effort / perencanaan kelompok

Tujuan dari pada sebuah kelompok merupakan gambaran tentang sesuatu hasil yang diharapkan tercapai
oleh sebuah kelompok. Proses untuk mencapai tujuan tersebut memerlukan berbagai usaha/effort.Agar
tujuan-tujuan yang ingin dicapai relevan dengan kepentingan anggotanya, maka kebutuhan dan tujuan
hendaknya diseleksi menurut prioritas kebutuhan. Untuk menentukan dan menetapkan kebutuhan dan
tujuan maka perlu ditentukan kriteria dalam mengadakan penilaiannya yaitu :
a. Memilih secara bebas
b. Memilih dari sejumlah alternatif
c. Memilih setelah mempertimbangkan secara teliti mengenai konsekuensi alternatif
d. Menghargai dan menjunjung tinggi apa yang telah di putuskan atau dipilih.
e. Memperkuat dan mensahkan, artinya kita harus bangga terhadap apa yang telah dipilih
f. Melaksanakan apa yang telah ditetapkan
g. Mengulangi, artinya menerapkan kembali kriteria ini dalam situasi kehidupan yang sama dan dialami
oleh anggota kelompok
Anggota kelompok memegang peranan dan fungsi yang berlainan. Pada kelompok yang sedang tumbuh,
anggota ingin mengetahui peran fungsional. Sering terjadi ketegangan-ketegangan (tensions) dlam sebuah
kelompok, anggota kelompok mengadakan gerakan-gerakan (movement). Ada yang ingin menjadi leader,
Dalam kelompok harmonizer, compromisers, dan yang lainnya hanya ingin mengacau dan membuat
konflik dengan mengadakan reaksi logis. Selama issues ini masih berkembang maka tidak akan tercipta
“freedom dan flexibility”. Pada kelompok yang berstruktur terdapat bentuk hubungan individu yang
disesuaikan dengan posisi dan peranan masing-masing anggota. Kelompok yang berstuktur biasanya telah
memiliki pola hubungan yang stabil anatara anggota kelompok. Dalam kelompok terdapat bentuk
interaksi kelompok untuk mengatur dirinya sendiri dalam mencapai tujuannya. Bentuk hubungan
interaksi itu bertalian dengan :
a. Pengambilan keputusan
b. Pembagian tugas pekerjaan
c. Komunikasi antar sesama anggota

Pengorganisasian dan Staffing dalam komite

Panitia adalah institusi/bagian yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan Organisasi dalam
upaya melaksanakan suatu program kerja dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus
Organisasi.

Tujuan Umum pembentukkan komite adalah:

a. Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi seluruh

tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan;
b. Mengatur tatalaksana dan tatakerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan;
c. Mengelola materi kegiatan;
d. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan
organisasi;
e. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan;
f. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam
kegiatan.

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

a. Pimpinan komite, para anggotanya mempunayi wewenang lini
b. Staff Committee, orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :
a. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah.
b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
a. Proses decesion making sangat lamban.
b. Biaya operasional rutin sangat tinggi.
c, Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

Dalam menetapkan personel komite harus mengetahui pemilihan personel berdasarkan

persyaratan keterampilan, dan persyaratan waktu untuk memastikan pekerjaan dapat dilakukan
tepat waktu. Penilaian kinerja harus ditetapkan dan dijelaskan dengan jelas kepada personel
sebelum tugas dimulai. Ketersediaan peralatan harus dijadwalkan dan bahan dipesan agar tiba
sesuai jadwal.

Penetapan personalia/staffing kepanitiaan dilakukan dengan memperhatikan:

a. Susunan kepanitiaan diprioritaskan menggunakan pola rekruitmen intern yang disesuaikan
dengan hirarki struktur dan pembidangan dalam tata organisasi, kecuali apabila kegiatan
yang bersangkutan memerlukan personalia dengan kriteria khusus.
b. Pola rekruitmen kepanitiaan dilakukan atas pertimbangan-pertimbangan:
1) kemampuan personalia yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatan;
2) eksistensi personal, yang menyangkut kredibilitas, kinerja, wawasan, integritas,
kejujuran, serta keikhlasan dalam pelaksanaan tugas;
3) kemampuan personalia dalam pendayagunaan sarana dan prasarana secara efektif,
efisien, dan transparan.
Tugas-tugas personel dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat yang tidak dapat
dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota Panitia dalam melaksanakan
tugasnya wajib melakukan, memelihara dan mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan
serasi secara terus menerus antara anggota-anggota Panitia.

Tugas dan kewenangan teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan untuk
masing-masing personel adalah sebagai berikut:

a. Ketua Panitia memiliki tugas:

 a. Memimpin Panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan
oleh Organisasi.
b. Mewakili Panitia ke dalam dan ke luar organisasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan
kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi.
c. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang relevan dengan tugas Panitia;
d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang
digariskan oleh Organisasi.
e. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan
kegiatan.

b. Sekretaris memiliki tugas:

a. Membantu Ketua dan Wakil Ketua Panitia dalam melaksanakan tugasnya;
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan;
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan;
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan
pembidangan tugas yang ditentukan.

c. Bagian-bagian kepanitiaan

Bagian-bagian kepanitiaan tugas ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program.

Pengawasan dan Pengendalian

Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan
perencanaan.  Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja dijadikan sebagai
acuan untuk pengendalian.  Sedangkan pengawasan merupakan fungsi untuk meneliti apakah
yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya.  Berbagai
dokumentasi diperlukan untuk maksud ini seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja,
dan lain sebagainya.

Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara periodik supaya
dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari rencana semula. 
Bentuk formal yang biasa digunakan dalam pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk
rapat berkala, mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan
evaluasi kerja.  Di dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang
timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.

 Tugas :

1. Apa yang anda ketahui mengenai manajemen meeting/rapat. Jelaskan!

2. Mengapa manajemen meeting penting. Jelaskan!
3. Apa yang anda ketahui mengenai kelompok tugas. Jelaskan!
4. Sebut dan jelaskan tugas-tugas Ketua dan Sekretaris dalam organisasi kepanitiaan!
Apabila anda sudah menerima materi pertemuan 12, kirim ke email : sudarto@stimar.ac.id
bahwa anda sudah menerima materi pada hari itu juga dan mengirim laporan tugas paling lambat
sebelum pertemuan berikutnya.