MAKALAH

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
 KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan 
segala rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul
“ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN”.
Penulis menyadari kelemahan serta keterbatasan yang ada sehingga dalam menyelesaikan
makalah ini memperoleh bantuan dari berbagai pihak, dalam kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terimakasih.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan baik isi maupun
susunannya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat tidak hanya bagi penulis juga bagi para
pembaca. 
 BAB I
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat

dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan
dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen
kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang
bisnis.
Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan
mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh
mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963:36).
Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan
dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :
1.      Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk
didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan
tegas.
2.      Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan
adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3.      Penarikan tenaga kerja yang baik
4.      Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan
penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5.      Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi
semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6.      Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil
kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7.      Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem
jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai
dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8.      Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
9.      Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai
 Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai
keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15).
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :
1.      Penentuan yurisdiksi
2.      Pengusahaan tenaga kerja
3.      Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian
4.      Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian,
pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan
lama
5.      Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
6.      Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7.      Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa
percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin,
pemberhentian dan keluhan-keluhan
8.      Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan,
program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi,
dan latihan jabatan.
9.      Penyelenggaraan riset kepegawaian
10.  Penyelenggaraan latihan jabatan
11.  Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12.  Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13.  Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara
berkala kepada pimpinan atasan
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah
salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai
pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian
negara meliputi :
1.      Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan
2.      Recruitment, ujian-ujian dan penempatan
3.      Training
4.      Promosi dan transfer
 5.      Penggajian
6.      Employee counselling
7.      Personnel relations
8.      Disiplin dan moral
9.      Catatan kepegawaian
Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa
administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi
dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing
mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang
maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana
mereka merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang
optimum (1961:12)
Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan
pada dua hal, yakni:
1.      Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan
dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.
2.      Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya
dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi
juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu
yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, maka
mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya
untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa
demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam
organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih berbahagia dan akan
bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada
pekerjaan, tidak bebas bekerja).
Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian adalah satu
dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian
dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan,
penentuan upah dan penilaian hasil kerja. Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang
 efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak
bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat memerintahkan
untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi karena ia merupakan seorang
pemimpin yang dicintai oleh orang-orang bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja
dengan giat dan sebaik-baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan
persoalan manajemen.
Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efektif,
sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang
diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari orang-orang bawahan secara terus
menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus
terus menerus berusha mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong,
mengajak, memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen
kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)
Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap
aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195). Aktivitas administrasi kepegawaian
terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.
Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh William E
Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi kepegawaian yang luas
dan up-to-date adalah
1.      Klasifikasi- yurisdiksi
2.      Klasifikasi – kewajiban
3.      Penarikan tenaga kerja
4.      Seleksi dan sertifikasi
5.      Percobaan
6.      Penilaian kecakapan pegawai
7.      Pemindahan
8.      Kenaikan pangkat
9.      Penempatan kembali dalam jabatan lama
10.  Latihan dan pendidikan
11.  Kehadiran , absensi
12.  Pengeluaran pegawai
13.  Disipilin
14.  Pengajuan keberatan
15.  Kompensasi, imbalan jasa
16.  Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji
17.  Pensiun
18.  Keluhan dan saran
19.  Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan
20.  Lingkungan kerja
21.  Kerjasama pegawai
22.  Kerjasama pegawai- atasan
23.  Peraturan dan ketentuan
24.  Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang
25.  Riset
26.  Hubungan masyarakat.
 BAB II
DOKUMEN TATA NASKAH

Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di
bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun
secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.
•    Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang
perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
•     Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang
disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan.
•     Pengelolaan arsip kepegawaian Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya
dokumen/berkas tatanaskah/arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi
manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
·         Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai
dengan purna tugas
·         Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
·         Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Jenis arsip kepegawaian

1.      Formasi Pegawai
2.      Penerimaan Pegawai.
3.      Pengangkatan Pegawai.
4.      Pembinaan Karir Pegawai
5.      Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6.      Mutasi Pegawai.
7.      Administrasi Pegawai.
8.      Kesejahteraan Pegawai.
9.      Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10.  Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11.  Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12.  Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13.  Data Kepegawaian.
14.  Dokumentasi Kepegawaian.
15.  Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

BAB III
FORMASI, PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI

A.  FORMASI PEGAWAI
Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai
Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang. Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis,
sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.
Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan
mutu pegawai yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan
organisasi. Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu
dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan sumber
daya manusia yang diperlukan.
1.   Analisis Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis
kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-
dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat
Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan
dilakukan berdasarkan:
a)    Jenis pekerjaan,
b)   Sifat pekerjaan, 
 c)   Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangka waktu tertentu,
d)   Prinsip pelaksanaan pekerjaan, dan 
e)   Peralatan yang tersedia.
2.   Penetapan Formasi
Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri
yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah memperhatikan
pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara Formasi
Pegawai Negeri Sipil terdiri dari:
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat
Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat
setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang
pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian
Negara atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah
Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-
masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang
pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara.
Persetujuan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul dari Pejabat Pembina
Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur. Formasi yang telah ditetapkan
berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi
pada tahun anggaran yang bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran
berikutnya. Dalam menetapkan formasi untuk setiap tahun anggaran harus memperhatikan hal-
hal sebagai berikut:
·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,
·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan
·         Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya.
3.   PANGKAT PEGAWAI
Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil
(PNS)berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai
dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan
pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai
Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat
dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada
waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri
Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:
Golongan Ia = Pangkat Juru Muda
Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
Golongan Ic = Pangkat Juru
Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1
Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
Golongan IIc = Pangkat Pengatur
Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1
Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
Golongan IIIc = Pangkat Penata
Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1
Golongan IVa = Pangkat Pembina
Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya
Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di
pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP, golongan dan
pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai berikut di bawah ini.
Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a
Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
 Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Sumber : bkn.go.id
Pada tahun 2013 ada perubahan Jabatan Fungsional guru yang hanya 4 tingkatan, yaitu :
1)     Golongan III/a – III/b dengan sebutan Guru Pertama
2)     Golongan III/c – III/d dengan sebutan Guru Muda
3)     Golongan IV/a – IV/c dengan sebutan Guru Madya
4)     Golongan IV/d – IV/e dengan sebutan Guru Utama

BAB IV
DAFTAR PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI (DP3)

A.  PENGERTIAN
DP3 adalah penilaian yang diberikan atasan bertujuan untuk memperoleh bahan-bahan
pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS, dan dilaksanakan dalam kurun waktu sekali
setahun oleh pejabat penilai, yang dituangkan dalam daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
(DP3). Tujuan dari membuat DP-3 adalah untuk mengetahui keberhasilan atau ketidakberhasilan
seorang PNS, dan untuk mengetahui kekurangan serta kelebihan yang dimiliki oleh PNS yang
bersangkutan dalam melaksanakan tugasnya.
DP-3 juga bertujuan untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam
pembinaan PNS berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja.

B.  DASAR HUKUM
·         Undang-undang Nomor Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor Nomor 43 Tahun 1999;
·         Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1980. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000.
Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;
·         Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan
dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
·         Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2001 tanggal 11 April 2001
tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000;
·         Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 17 Juni 2002
tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002;
·         Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003 tanggal 21 April 2003
tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003;
·         Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 03/SE/1976 tanggal 1
Maret 1976 tentang Pegawai Negeri Sipil yang menjadi Pejabat Negara.

C.      UNSUR YANG DINILAI

1)   KESETIAAN
Yang dimaksud kesetiaan adalah kesetiaan, ketaatan dan pengabdian kepada Pancasila, UUD
1945, Negara dan Pemerintah. Pegawai Negeri Sipil sebagai unsur aparatur negara, abdi negara
dan abdi masyarakat wajib setia, taat dan mengabdikan sepenuhnya kepada Pancasila dan UUD
1945 negara dan Pemerintah
2)     PRESTASI KERJA
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh seorang PNS dalam melaksanakan tugas yang
dibebankan, juga pada umumnya prestasi kerja seorang PNS antara lain dipengaruhi oleh
kecakapan, ketrampilan, pengalaman dan kesanggupan PNS yang bersangkutan.
3)  TANGGUNG JAWAB
Tanggung jawab adalah kesanggupan seorang PNS menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan
kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat waktunya serta berani memikul resiko yang
diambilnya atau tindakan yang dilakukannya
4)  KETAATAN
 Ketaatan adalah kesanggupan seorang PNS, untuk mentaati segala peraturan perundang-
undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku, mentaati perintah kedinasan yang diberikan
oleh atasan yang berwenang serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang berlaku.
5)  KEJUJURAN
Pada umumnya yang dimaksud dengan kejujuran adalah ketulusan hati seorang PNS untuk
melaksanakan tugas dan kemampuan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan
kepadanya
6)   KERJASAMA
Kerjasama, adalah kemampuan seorang PNS untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain
dalam menyelesaikan sesuatu tugas yang ditentukan, sehingga mencapai dayaguna dan hasil
guna yang sebesar-besarnya
7)  PRAKARSA
Prakarsa adalah kemampuan seorang PNS untuk mengambil keputusan, langkah-langkah atau
melaksanakan sesuatu tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa
menunggu perintah dari atasan
8)  KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan adalah kemampuan seorang PNS untuk meyakinkan orang lain, sehingga dapat
dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok. Penilaian kepemimpinan hanya
dikenakan bagi PNS yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a ke atas yang
memangku suatu jabatan.

D.  PEJABAT PENILAI
Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai, dengan ketentuan sebagai berikut:
1)  Serendah-rendahnya  Kepala  Urusan  atau  pejabat  lain  yangsetingkat  dengan itu,  kecuali
ditentukan lain  oleh  Menteri,  Jaksa  Agung,  Pimpinan
Kesekretariatan,  Lembaga  Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan  Lembaga
Pemerintah  Non  Departemen,  dan  Gubernur  dalam  lingkungan masing-masing.
2)  Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan
sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali  untuk  suatu  mutasi
kepegawaian  maka  pejabat  penilai  dapat melakukan  penilaian  pelaksanaan pekerjaan dengan
menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan leh pejabat yang lama.
3)  Pejabat peniaia berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada
dibawahnya.
4)  Penilaian  dilakukan  pada  bulan  Desember  tiap-tiap  tahun,  jangka  waktupenilaian  mulai  bul
an Januari  sampai  dengan  Desember  dalam  tahun  yang bersangkutan.

E.  TATA CARA PENILAIAN

Penilai P3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada lampirannya yakni
lampiran peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1979. Nilai dinyatakan dengan sebutan dan
angka sebagai berikut:
Amat baik  :  91 – 100
 Baik           :  76 – 90
 Cukup        :  61 – 75
 Sedang       :  51 – 60
 Kurang       :  51 ke bawah
Setelah melakukan penilaian kemudian selanjutnya hasil penilaian tersebut dituangkan dalam
DP3, DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung
kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai
dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada  PNS  yang  dinilai.
PNS  yang  dinilai  wajib  mencantumkan  tanggal penerimaan  DP-
3  yang  dikirimkan  kepadanya  pada ruangan  yang disediakan.
Apabila  PNS  yang  dinilai  menyetujui  penilaian  terhadap  dirinya,  ia menendatangani  DP-
3  tersebut  pada  tempat  yang  disediakan,  kemudian mengembalikan  DP-3 tersebut
kepada  pejabat  penilai  selambat-lambatnya  14
(empat  belas)  hari  terhitung  mulai  ia  menerima  DP-3 itu. DP-3  yang  telah
ditandatangani  oleh  PNS  yang  dinilai  diteruskan  oleh  pejabat  penilai  kepada
atasan pejabat  penilai  dalam  waktu  sesingkat  mungkin  untuk  mendapatkan pengesahan.

F.  PENYAMPAIAN DP 3
DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada
PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS
yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada PNS yang dinilai. PNS yang dinilai wajib
 mencantumkan tanggal penerimaan DP-3 yang dikirimkan kepadanya pada ruangan
yangdisediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya, ia
menendatangani DP-3 tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian mengembalikan DP-3
tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari terhitung mulai ia
menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah ditandatangani oleh PNS yang dinilai diteruskan oleh
pejabat penilai kepada atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk
mendapatkan pengesahan.

G.  PENYIMPANAN DP 3
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan disimpan dan dipelihara dengan baik oleh pejabat yang
diserahi menangani urusan kepegawaian selama kurun waktu 5(lima) tahun, umpamanya Daftar
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang dibuat pada akhir tahun :
1)     1981 disimpan sampai dengan akhir tahun 1986
2)     1982 disimpan sampai dengan akhir tahun 1987
3)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang telah lebih dari 5 tahun tidak dugunakan lagi
4)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan bagi PNS ;
5)     Yang berpangkat Pembina golongan ruang IV/a keatas dibuat dalam 2 (dua) rangkap yaitu ;
a)     1 rangkap untuk arsip instansi yang bersangkutan
b)     1 rangkap dikirim kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara
6)     Yang berpangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d kebawah dibuat 1 rangkap.
7)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dapat dibuat melebihi jumlah rangkap sebagai tersebut
diatas sesuai dengan ketentuan dari menteri, jaksa Agung, pimpinan Kesekretariatan Lembaga
tertinggi Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non departemen, dan Gubernur kepala Daerah
Tingkat I yang bersangkutan.

BAB V
PENUTUP
 Demikianlah makalah Kepegawaian ini kami buat dengan maksud agar dapat berguna
sebagai referensi pembelajaran seluruh siswa dan siswi SMK Negeri 2 Pacitan pada umumnya
dan sebagai referensi jurusan Administrasi Perkantoran pada Khususnya.
Kesimpulan yang dapat kita serap dari artikel yang telah dibaca adalah bahwa
Administrasi perkantoran merupakan sesuatu yang berperan penting dalam kelancaran sebuah
manajemen kantor, begitupun dengan tata naskah dokumen. Formasi pangkat dan jabatan sangat
vital bagi para pekerja dalam hal ini khususnya bagi Pegawai Negeri Sipil, hal ini adalah
pengetahuan mendasar bagi pegawai negeri sebagai acuan kesejahteraan selama menjadi
Pegawai Negeri Sipil.

DAFTAR PUSTAKA

Tedi Sudrajat, 2008,”Mater Kuliah Hukum Kepegawaian” hal 25

Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta, hal 10.

Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan Kepegawaian Negara, HK

Offset, Yogyakarta, hal 10.

Frederick W. Taylor dalam H. Inu Kencana Syafiie, Sistem Administrasi Negara Republik
Indonesia (SANRI), Jakarta, Bumi Aksara, 2004, hal.  117-118.

Tedi Sudrajat, 2008, Materi Kuliah Hukum Kepegawaian, hal 28.

Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan Kepegawaian Negara, HK
Offset, Yogyakarta, hal 13.

Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta, hal 10.

Hanung Prasetya Utomo, Karya Ilmiah, Proyeksi Pegawai Perpustakaan di Era Modern

Pasal 1 angka 8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

Pasal 13 ayat 1 Undang-undang Nomor 43 Tahu 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

 MAKALAH MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

I.                  Pendahuluan
A.   Latar Belakang

Di era serba modern ini administrasi yang baik adalah kunci utama untuk mencapai tujuan suatu

lembaga, jika suatu lembaga tersebut memiliki pengadministrasian yang baik maka sudah tentu lembaga

tersebut dapat dikatakan sukses dalam mengatur rumah tangganya. Demikian pula seluruh birokrasi

pemerintahan dan terutama segi kepegawaian. Karena merekalah yang pada akhirnya menjadi

pelaksana dari kegiatan-kegiatan pemerintah, baik Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.

Namun memang harus diakui bahwa pada sebagian besar negara-negara berkembang, terdapat

kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan dibidang administrasi kepegawaian ini. Salah satu

diantaranya adalah orientasi dan kondisi kepegawaian yang diwarisi dari jaman penjajahan yang lebih

ditujukan untuk kepentingan negara jajahannya dan kepentingan pemeliharaan keamanan dan

ketertiban belaka. Itulah ciri-ciri tradisionil masyarakat negara –negara yang belum maju seringkali

menunjukkan, bahwa birokrasi pemerintahan memberikan gambaran sebagai pengganti kekuasaan

feodal atau masih bersifat feodal, selain itu sifat kepegawaian lebih legalitas dari pada inovatif ataupun

dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan politik dari sang penguasa.

Dewasa ini, Pegawai negeri sipil sebagai alat / aparatur pemerintah  dengan keberadaannya

jelas membawa kebijaksanaan atau peraturan pemerintah guna mewujudkan tujuan nasional. Hal ini

terakumulasi dari pendistribusian tugas,fungsi,dan kewajiban Pegawai Negeri sipil  juga spesifikasi per

departemen.

Didalam tugas penyelenggaraan negara memerlukan pegawai negeri sipil yang profesional,

bertanggung jawab, jujur, adil, melalui pembinaan, yang dilaksanakan berdasarkan pada sistem prestasi

kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.
B.   Landasan Teori

Manajemen kepegawaian merupakan bagian dari hukum administrasi dan manajemen.

Manajemen kepegawaian mendasarkan fungsi pada serangkaia upaya-upaya untuk meningkatkan

efisiensi, efektifitas, dan derajat profesionalime yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan

kualitas, penempatan, promosi, dan penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian pegawai negeri sipil.

Manajemen pegawai negeri sipil diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan

pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.[1]

Administrasi kepegawian adalah suatu tatacara didalam mengorganisasi dari pada manusia-

manusia dan peralatannya guna mencapai tujuan birokrasi khususnya Pemerintah, Edward H. Litcfield “

study of public administration” . Dan disini sudah jelas mengapa administrasi kepegawaian perlu

dilakukan, yaitu :

-       Adanya satu badan yang menyelenggarakan administrasi kepegawaian, dan yang bersangkutan

bertanggungjawab langsung kepada pimpinan yang ditunjuk oleh pemerintah didalam sebuah birokrasi

serta unit-unit dari birokrasi tersebut.

-       Perumusan yang jelas terhadap klasifikasi kerja serta jabatan kepegawaian.

-       Untuk mengetahui dan mempermudah pengevaluasi terhadap kinerja, prestasi kerja, kedisiplinan,

pengangkatan, mutasi dan pemberhentian seorang pegawai di suatu birokrasi.

-       Untuk mempermudah sistem gaji yang diterima berdasarkan ketentuan-ketentuan tertentu yang bersifat
obyektif sesuai dengan pekerjaan dan hal ini berkaitan langsung dengan kesejahteraan  dan masa

pensiun

Manajemen kepegawaian adalah perpaduan kata manajemen dan kepegawaian, oleh karenanya

untuk mendefinisikan perlu diartikan masing-masing. Sondang P, Siagian mengemukakan bahwa

manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka

pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain.[2]

C.    Perumusan Masalah

Dalam penyelenggaraan negara diperlukan pegawai negeri sipil yang profesional, bertanggung

jawab, jujur, adil, melalui pembinaan, yang dilaksanakan berdasarkan pada sistem prestasi kerja dan
 sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Oleh karena itu perlu pelajari lebih dalam

mengenai:

1.      Pengertian manajemen kepegawaian !

2.      Ruang lingkup manajemen kepegawaian !

3.      Manajemen pegawai negeri sipil menurut UU No 43 Tahun 1999 !

II.               Pembahasan
A.    Pengertian Manajemen Kepegawaian

Manajemen Kepegawaian adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pembinaan

sumber daya manusia untuk mencapai tujuan baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi

Untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang secara garis besar telah ditentukan oleh

administrator dengan menitikberatkan pada usaha-usaha :

-       Mendapatkan pegawai yang cakap sesuai dengan kebutuhan organisasi.

-       Menggerakkan pegawai untuk tercapainya tujuan organisasi.

-       Memelihara dan mengembangkan kecepatan serta kemampuan pegawai untuk mendapatkan prestasi
kerja yang sebaik-baiknya.

Dapat disimpulkan bahwa manajemen kepegawaian adalah segala aktivitas yang berkenaan

dengan pemberdayaan sumber daya pegawai dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Selanjutnya dengan adanya menajemen kepegawaian yang diselenggarakan oleh Bagian Kepegawaian,

pemberdayaan Pegawai Negeri Sipil secara efektif dan efisien dapat terwujud dan mampu menghasilkan

pegawai dalam kualitas dan kuantitas yang dapat dipertanggungjawabkan.

Berkaitan dengan hal tersebut maka manajemen kepegawaian yang dalam pelaksanaannya

harus dipenuhi syarat-syarat sebagau suatu ciri yang seharusnya ada dalam melaksanakan aktivitas-

aktivitas bidang kepegawaian sebagai berikut:

  Pelaksanaan manajemen kepegawaian harus dilandasi suatu manajemen yang berdasarkan ilmiah, yaitu

mengandung unsur-unsur manajemen dalam pelaksanaannya.

  Pembinaan pegawai diarahkan ke produktifitas kerja yang dapat menimbulkan efektifitas dan efisiensi

kerja.

  Pembinaan efektifitas dan efisiensi kerja ke arah pengaturan dan pengusahaan secara maksimal dilakukan

dengan jalan memberikan pendidikan dan latihan kerja. Hal ini dilakukan baik pada permulaan maupun
 dalam rangka tugasnya untuk pemupukan dan perkembangan technical skill dan mangerial skill untuk

mewujudkan mental equipment rasa kesatuan dan keutuhan. Dimana perlu diadakan pembinaan

kesejahteraan sosial para pegawai dan keluarga serta jaminan keamanan bekerja dengan baik selama

bekerja maupun sebelumnya.

  Penempatan pegawai berdasarkan prinsip ‘The right man on the right place’. Dengan adanya prinsip

tersebut diharapkan Bagian Kepegawaian dapat menciptakan suasana kerja yang mendukung bagi para

pegawai untuk mengembangkan kemampuan mereka.

  Pengambilan tindakan disiplin terhadap pegawai yang tidak menjalankan tugasnya sebagaiamana

mestinya, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  Bagi masing-masing pegawai diusahakan adanya pemeliharaan kesehatan fisik dan mental.

  Menciptakan dan memelihara hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, maupun antara para

pegawai di lingkungan unit kerja mereka.

Kata manajemen merupakan perkembangan dari pengertian administrasi. Kata administrasi

mengandung arti melayani, pimpinan, atau memimpin yang akhirnya berarti manajemen.  Sementara

manajemen itu sendiri merupaka inti dari administrasi, sehingga pembicaraan maslah manajemen

sekaligus juga membicarakan masalah administrasi.[3]

Menurut Frederick W. Taylor

“The art of management is defined as knowing exactly what you want to do,  and than seeing that they

do it in the best and cheapest way” (maksudnya ilmu manajemen itu dapat diterjemahkan sebagai ilmu

pengetahuan yang mandiri yang sebenarnya akan anda kerjakan, selanjutnya mengkaji apakah sesuatu

itu dikerjakan dengan cara terbaik serta mudah).[4]

Menurut George Terry

“Management is a distinct process consisting of planing, organizing, actuating, and controling

performance to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other
 resources”( maksudnya manajemen adalah suatu proses khusus yang terdiri dari perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan yang yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai

sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumber lainnya).

B.     Ruang Lingkup Manajemen Kepegawaian

Manajemen kepegawaian meliputi kegiatan pengangkatan dan seleksi, pengembangan yang

meliputi latian jabatan, promosi, dan pemberhentian. Batasan manajemen kepegawaian sebagai

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap pengadaan, pembinaan,

kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemberhentia. Dalam batasan ini terdapat dua fungsi pokok

yaitu:

-       Fungsi manajemen meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

-       Fungsi operatif kepegawaian meliputi: pengadaan, pembinaan/ pengembangan, kompensasi,

perawatan/pemeliharaan, dan pemberhentian

Dalam bidang manajemen kepegawaian meliputi perencanaan, pengaturan, pengarahan, dan

pengendalian dari kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, penggajian,dan integrasi tenaga kerja

pegawai dalam suatu organisasi tertentu.[5]

Manajemen kepegawaian meliputi kegiatan-kegiatan:

-       Pengadaan dan seleksi tenaga kerja/pegawai, yang diketahui dari rangkaian kegiatan tentang

pengadaan, seleksi, dan pengangkatan melalui ujian calon pelamar menjadi pegawai.

-       Penempatan dan penunjukan, diketahui melalui rangkaian ditempatkannya calon pegawai pada jabatan
atau fungsi tertentu yang telah ditetapkan.

-       Pengembangan, yang diketahui dari segenap proses latian baik sebelum maupun sesudah menduduki
jabatan dikaitkan promosi pegawai.

-       Pemberhentian, yang diketahui melalui proses diberhentikannya tenaga kerja/pegawai baik sebelum

masanya maupun sudah saatnya.[6]

 Manajemen kepegawaian adalah perpaduan kata manajemen dan kepegawaian, oleh karenanya

untuk mendefinisikan perlu diartikan masing-masing. Sondang P, Siagian mengemukakan bahwa

manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka

pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain.[7]

 Fungsi-fungsi manajemen merupakan kerangka dasar dari peran kegiatan manajerial secara

universal. Fungsi manajemen dikategorikan sebagai berikut:

-       Perencanaan

-       Pengorganisasian

-       Pemberian motivasi, yang tebagi dalam;

         Pengisian staf

         Mengarahkan

-       Pengawasan

-       Penilaian

C.    Manajemen Pegawai Negeri Sipil Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999

Berdasarkan ketentuan Pasal 1 angka 8 UU No 43 Tahun 1999 bahwa Manajemen Pegawai

Negeri Sipil adalah keseluruhan upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan derajat

profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi

perencanaan, pengadaan pengembangan kualitas, penempatan, promosi, pengajian, kesejahteraan, dan

pemberhentian.[8] Menurut UU No 43 Tahun 1999 Manajemen pegawai negeri sipil tidak lagi

menggunakan sistem sentralisasi seperti dalam pelaksanaan manajemen pegawai negeri sipil era UU No

8 Tahun 1974.

Kebijaksanaan pegawai negeri sipil mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi,

pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya pegawai negeri sipil, pemindahan, gaji, tunjangan,

kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum.[9] Berdasarkan Undang-undang

 Nomor 43 Tahu 1999 Sistem dan proses manajemen pegawai negeri sipil dapat diuraikan sebagai

berikut:

1.      Perencanaan

Perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang mengenai hal-hal

yang akan dikerjakan di masa akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.  

Perencanaan merupakan fungsi organik pertama karena tanpa adanya rencana, tidak ada dasar untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka mencapai tujuan. Dalam mencari perencanaan

yang baik, diperlukan penelitian sebagai awal proses dalam menganalisa situasi yang ada berupa data

dan fakta relevan guna menunjang pelaksanaan administrasi, khususnya dalam pelaksanaan fungsi

manajemen kepegawaian.[10]

Perencanaan adalah unsur yang mengawali seluruh kegiatan administrasi kepegawaian. Kegiatan

perencanaan meliputi pula kebutuhan dana yang dibutuhkan sehingga pada pada akhirnya diperoleh

gambaran menyeluruh tentang kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun-tahun mendatang.[11]

Lahirnya Undang-undang Nomor 32 Tahun 1999, dilakukan upaya penataan manajemen

kepegawaian yang seragam dengan penetapan norma, standar, dan prosedur yang jelas dalam

pelaksanaan manajemen kepegawaian. Dengan adanya keseragaman tersebut diharapkan dapat

diciptakan kualitas pegeawai negeri sipil yang seragam di seluruh Indonesia. Untuk menciptakan

keseragaman dalam pelaksanaan norma, standar, dan prosedur administrasi kepegawaian diperlukan

penyempurnaan terhadap peraturan-peraturan pelaksana kepegawaian secara menyeleuruh di

Indonesia dalam kerangka negara kesatuan.

Berdasarkan UU No 43 Tahun 1999 ada 3 hal pokok tentang perencanaan administrasi kepegawaian

yaitu:

1.      Formasi Pegawai negeri Sipil

a.       Jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan diteteapkan dalam formasi
b.      Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 ditetepakan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan

jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

2.      Pengadaan Pegawai Negeri Sipil

Berdasarkan ketentuan pasal 16 UU No 43 Tahun 1999 bahwa pengadaan pegawai negeri sipil adalah

untuk mengisi formasi. Kekosongan formasi disebabkan oleh dua hak yaitu, adanya pegawai negeri sipil

yang berhenti dan adanya perluasan organisasi. Dengan demikian pengadaan dan proses tersebut

meliputi perencanaan, pengmumuman lamaran, penyaringan dan penerimaan menjadi pegawai negeri

sipil.

3.      Penempatan Pegawai Negeri Sipil

Pegawai Negeri Sipil yang telah diangkat dari calon pegawai diberikan jabatan dan pangkat tertentu dan

ditempatkan pada unit kerja yang direncanakan menerima tambahan tenaga baru. Penempatan dapat

dilakukan di lembaga pemerintahan tingkat pusat, sedangkan bagi lembaga pemerintah di daerah,

penempatan dilakukan pada kantor-kantor pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota.[12]

2.      Pengadaan

Pengadaan pegawai negeri sipil dimulai dari tahap perencanaan, pengumuman, pelamaran,

penyaringan, pengangkatan calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai

negeri sipil dan pengadaan dilaksanakan oleh pejabat pembina kepegawaian. Instansi yang menetapkan

jumlah pegawai yang akan direkrut, yaitu Badan Kepegawaian Negara dan Menpan dengan

memperhatikan pertimbangan dari Menteri Keuangan, karena terkait dengan anggaran yang masih

menanggung semua gaji PNS.

Salah satu permasalahan yang muncul pada rekruitmen biasanya terkait dengan kecilnya anggaran

yang tersedia untuk dapat merekrut pegawai secara optimal. Dan berakibat dalam proses ini tidak dapat

mengumumkan kebutuhan lowongan secara luas.

3.      Pengembangan Kualitas
 Pengembangan kualitas diperlukan untuk meningkatkan kinerja pegawai negeri sipil. Untuk

mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan jabatan pegawai negeri sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian,

mutu keahlian, kemampuan, dan keterampilan.[13] Berdasarkan ketentuan Pasal 1 angka (1) PP No. 101

Tahun 2000 disebutkan bahwa”Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil yang disebut

Diklat merupakn proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan

pegawai negeri sipil.

Dalam usaha pendidikan dan pelatihan pegawai itu harus mempunyai dua macam orientasi, yaitu:

         Harus diarahkan bagi kepentingan organisasi

         Harus diarahkan bagi kepentingan pegawai[14]

Pertimbangan instansi dalam melaksanakan diklat untuk para pegawainya adalah pembinaan dan

pengembangan karier pegawai yang bersangkutan, kepentingan promosi, tersedianya anggaran, dan

syarat-syarat yang dipenuhi oleh pegawai untuk mengikuti diklat. Para pegawai yang mengikuti diklat

akan mengalami perubahan dalam kegiatan kerjanya pada umumnya wawasan dan pengetahuan

mereka bertambah dan sudah memiliki kerangka kerja di masa mendatang walaupun harus diakui tidak

semua hasil keikutsertaan dalam diklat itu dapat secara efektif mempengaruhi kenerja pegawai.

4.      Penempatan

Setelah pengadaan pegawai, pegwai yang sudah diangkat ditempatkan pada suatu unit organisasi

tertentu yang membutuhkan tenaga baru dan mengacu pada formasi yang ada. Pada dasarnya

pengangkatan pegawai negeri sipil didasarkan formasi yang ada sehingga tidak ada seorangpun pegawai

yang tidak mempunyai jabatan apapun jenis jabatannya. Prinsip penempatan adalah the right man in

the right place ( penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat). Untuk dapat melaksanakan

prinsip dengan baik, ada dua hal yang perlu diperhatikan:

         Adanya analisa Tugas Jabatan yang baik

         Adanya Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dari masing-masing pegawai yang terpelihara dengan baik dan

terus-menerus.[15]

Penempatan pegawai negeri sipil tidak selalu berarti penempatan pegawai baru, tetapi bisa pula

berarti sebagai pengangkatan dalam jabatan, promosi, dan mutasi. Pengangkatan pegawai negeri dalam

jabatan dilaksanakan berdasrkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan

jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainya tanpa membedakan jenis

kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.[16]

Mutasi adalah perpindahan atau alih tugas dari suatu unit organisasi ke unit organisasi lainnya.

Dasar yang digunakan untuk menentukan mutasi pegawai adalah lama masa kerja pegawai di suatu

bidang pekerjaan, kebutuhan organisasi, penyegaran organisasi, pengetahuan, dan keterampilan serta

alasan khusus.

5.      Promosi (Kenaikan Pangkat)

Promosi merupakan penghargaan yang diberikan kepada pegawai yang berprestasi untuk

memangku tanggung jawab yang lebih besar, berupa kenaikan pangkat atau jabatan. Kenaikan pangkat

memiliki maksud sebagai pendorong/motivasi bagi pegawai negeri sipil untuk lebih meningkatkan

pengabdiannya didalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Kenaikan pangkat dilaksanakan

berdasarkan dua sistem:

         Kenaikan pangkat reguler, yaitu penghargaan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah

memenuhi syarat yang ditentukan tanpa terikat pada jabatan.

         Kenaikan pangkat pilihan, yaitu keprcayaan dan penghargaan yang diberikan kepada pegawai negeri

sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi.

Selain kenaikan pangkat reguler dan pilihan, juga mengatur tentang kenaikan pangkat lainnya yaitu:
         Kenaikan pangkat anumerta, yang diberikan kepada pehawai negeri sipil yang tewas dan diberikan

pangkat anumerta setingkat lebih tinggi.

         Kenaikan pangkat pengabdian, yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang akan diberhentikan

dengan hormat dengan hak pensiun karena mencapai batas usia pensiun dan diberikan kenaikan

pangkat pengabdian setingkat lebih tinggi.

Pegawai negeri yang akan dipromosikan harus memenuhi persyaratan pendidikan dan prestasi kerja

yang baik, sehingga setelah dipromosikan akan terjadi peningkatan kinerja.

6.      Penggajian

Upah atau gaji merupakan balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja pegawai negeri yang

bersangkutan. Gaji memiliki fungsi sebagai berikut:

         Daya tarik untuk memperoleh tenaga-tenaga yang cakap dan produktif

         Sarana motivasi untuk meningkatkan kinerja karyawan

         Alat untuk memelihara agar karyawan tetep betah bekerja dalam organisasi[17]

Setiap pegawai negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan

dan tanggung jawabnya.[18]

Metode penetapan gaji mengacu pada tiga sistem, yaitu:

         Sistem skala tunggal adalah sistem penggajian yang memberikan gaji yang sama kepada pegawai yang

berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya

tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu,

         Sistem skala ganda adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji yang tidak saja didasarkan

pada pangkat, teteapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai

dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu.
         Sistem skala gabungan adalah sistem perpaduan skala tunggal dan skala ganda, dalam sistem skala

gabungan gaji pokok ditentukan sama bagi pegawai negeri yang berpangkat sama, disamping itu

diberikan tunjangan kepada pegawai negeri yang memikul tanggun jawab yang lebih berat, prestasi yang

tinggi atau melakukan pekerjaan tertentu yang sifatnya memerlukan pemusatan perhatian dan

pengerahan tenaga secara terus-menerus.[19]

7.      Kesejahteraan

Usaha kesejahteraan merupakan kompensasi yang pemberiannya tidak tergantung dari

jabatan/pekerjaan pegawai negeri sipil dalam rangka meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil.

Usaha kesejahteraan itu meliputi program pensiun dan tabungan hari tua, asuransi kesehatan, tabungan

perumahan, dan asuransi pendidikan bagi putra-putri pegawai negeri sipil.

Jenis kesejahteraan yang dapat diperoleh antara lain cuti, perawatan, tunjangan, dan uang duka.

         Cuti  adalah tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu

         Perawatan, setiap pegawai negeri sipil yang ditimpa oleh sesuatu kecelakaan dalam dan karena

menjalankan tugas kewajibannya, berhak memperoleh perawatan.

         Tunjangan, setiap pegawai negeri sipil yang menderita cacat jasmani atau cacat rohani dalam dan

karena menjalankan tugas kewajibannya mengakibatkannya tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan

apapun juga, berhak memperoleh tunjangan.

         Uang duka, setiap pegawai negeri sipil yang tewas, keluarganya memperoleh uang duka, pemberian

uang duka tidak mengurangi hak pensiun dan hak-hak lainnya yang berhak diterimanya berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.[20]

8.      Pemberhentian

Pemberhentian merupakan proses akhir dalam manajemen kepagawaian yang mana seluruh

kegiatan berakhir disini. Berdasarkan Pasal 23 UU No 43 Tahun 1999, Pemberhentian Pegawai Negeri

Sipil dapat dibedakan berdasarkan alasan pemberhentiannya, yaitu:

         Pegawai Negeri Sipil diberhentikan dengan hormat

         Pegawai Negeri Sipil dapat diberhentikan dengan hormat atau tidak diberhentikan

         Pegawai Negeri Sipil dapat diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak

dengan hormat

         Pegawai Negeri Sipil diberhentikan tidak dengan hormat

Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat berhak menerima hak-hak kepegawaian

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku antara lain hak pensiun dan tabungan hari

tua. Dalam menentukan besarnya pensiun adalah gaji pokok terakhir sebulan yang berhak diterima oleh

pegawai yang berkepentingan berdasarkan peraturan gaji yang berlaku baginya.

III.           Penutup
A.   Kesimpulan

Prinsip profesionalisme dalam manajemen kepegawaian, guna membangun Pegawai Negeri Sipil

yang bertanggung jawab, jujur, adil. Untuk mencapai prinsip profesionalisme Pegawai Negeri Sipil

diperlukan pembinaan yang berdasarkan pada sistem prestasi kerja dan sistem karier yang

dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.

Berbagai faktor mempengaruhi prinsip profesionalisme dalam manjemen kepegawaian, yaitu

Perencanaan, Pengadaan, Pengembangan kualitas, Penempatan, Promosi (kenaikan pangkat),

Penggajian,  Uang duka, dan Pemberhentian. Faktor-faktor tersebut sangat mempengaruhi kualitas

Pegawai Negeri Sipil dalam mengemban tugasnya sebagai Pegawai Negeri Sipil dan guna meningkatkan

profesionalisme Pegawai Negeri Sipil untuk itu perlu mendapat perhatian lebih sumber daya manusia

yang mengabdi bagi negara.

Kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil juga perlu diperhatikan guna mencapai profesionalime

Pegawai Negeri Sipil sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian.

Pelatihan-pelatiahan kerja dirasa perlu untuk meninhkatkan kinerja Pegawa Negeri Sipil sesuai

dengan bidangnya, diadakannya diklat/pelatihan akan lebih memantabkan kinerja Pegawai Negeri Sipil.

Manajemen Kepegawaian diarahkan guna menjamin penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan secara berdaya guna dan dan berhasil guna sehingga dapat menhasilkan Pegawai Negeri

Sipil yang Profesional.

[1] Tedi Sudrajat, 2008,”Mater Kuliah Hukum Kepegawaian” hal 25

[2] Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung,

Jakarta, hal 10.

[3] Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan

Kepegawaian Negara, HK Offset, Yogyakarta, hal 10.

[4] Frederick W. Taylor dalam H. Inu Kencana Syafiie, Sistem Administrasi

Negara Republik Indonesia (SANRI), Jakarta, Bumi Aksara, 2004, hal.  117-

118.

[5] Tedi Sudrajat, 2008, Materi Kuliah Hukum Kepegawaian, hal 28.

[6] Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan

Kepegawaian Negara, HK Offset, Yogyakarta, hal 13.

[7] Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung,

Jakarta, hal 10.

[8] Pasal 1 angka 8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-

Pokok Kepegawaian

[9] Pasal 13 ayat 1 Undang-undang Nomor 43 Tahu 1999 Tentang Pokok-

Pokok Kepegawaian

[10] Tedi Sudrajat, 2008, Materi Kuliah Hukum Kepegawaian, hal 30.

[11] Burhanudin Tayibnapis, 1986, Administrasi Kepegawaian; Suatu Tinjauan

Analitik, Pradnya Paramitha, Jakarta, hal. 43.

[12] Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan

Kepegawaian Negara, HK Offset, Yogyakarta, hal 39-41.

[13] Pasal 31 Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian.

[14] A.W. Widjaja,2002, Otonomi Daerah dan Daerah Otonom, PT

RajaGrafindo Persada, Jakarta, hal. 74-75.

[15] A.W. Widjaja,2002, Otonomi Daerah dan Daerah Otonom, PT

RajaGrafindo Persada, Jakarta, hal 55.

[16] Pasal 17 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-

Pokok Kepegawaian.

[17] Burhannudin Tayibnapis, 1986, Admininstrasi Kepegawaian; Suatu

Tinjauan Analitik, Pradnya Paramitha, Jakarta, hal. 217.

[18] Pasal 7 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian

[19] Penjelasan umum Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-

Pokok Kepegawaian

[20] Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian