"Sistem Perencanaan dan Manajemen Kepemimpinan Organisasi"

* Disampaikan dalam acara Latihan Dasar Kepemimpinan Pengurus PIP PKS Kuwait Periode
2007-2010 (20 Januari 2007M /1 Muharram 1428 H).

I. Strategi Perencanaan

Strategi Perencanaan/Perencanaan Strategi/Pemrograman adalah proses memutuskan

program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi
strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap program kerja
jangka panjang.
•Hasil proses strategi perencanaan disebut ‘strategic plan’ (Program)
•Setiap produk utama atau lini produk disebut sebagai Program.
Ada lima tugas manajemen strategik yang harus dilakukan oleh manajer:
1.Mengembangkan suatu konsep visi kemana organisasi akan dijalankan.
2.Menjelmakan misi menjadi tujuan yang lebih spesifik.
3.Membuat suatu strategi untuk mencapai kinerja yang ditargetkan.
4.Implementasi dan pelaksanaan strategi yang dipilih secara efektif dan efisien.
5.Evaluasi prestasi.
A.Perbedaan Perumusan Strategi dan Perencanaan Startegi
Perumusan Strategi
1.Definisi: proses memutuskan atas suatu strategi baru .
2.Proses perumusan strategi: ma-najemen memutuskan tujuan organisasi dan strategi utama
dalam mencapai tujuan tersebut.
3.Kegiatan yang tidak sistematis

Perencanaan Strategi
1.Proses memutuskan bagaimana mengimplementasikan strategi.
2.Proses perencanaan strategi mencoba mengembangkan pemrogramanun-tuk
mengimplementasikan strategi tersebut secara efisien dan efektif.
3.Kegiatan yang sistematis

B. Keuntungan dan Kelemahan Perencanaan

Keuntungan :

1.Memudahkan perumusan anggaran operasi yang efektif

2.Menjamin proses bertingkat dari pertimbangan dan komitmen untuk alternative strategi
tertentu.
3.Merupakan tempat latihan yang baik bagi seorang staf yang mempunyai pengaruh yang
kecil dalam pembuatan keputusan.
4.Rencana strategi mempunyai ukuran yang relatif luas.
5.Dengan perencanaan strategis organisasi mempunyai fleksibilitas untuk menyesuaikan diri
terhadap kondisi ketidakpastian.
Kelemahan :
1.Rencana strategis sangat kompleks dan rumit
2.Untuk organisasi yang stabil tidak diperlukan rencana strategis, karena keadaan akan sama
dengan periode sebelumnya.

C. Analisis Perencanaan Program

1. Analisis Investasi Modal

Teknik analisis investasi modal dimaksudkan untuk:

•Mendapatkan Net Present Value dari suatu rencana/program, yakni selisih present value
estimasi aliran kas masuk terhadap jumlah investasi yang diinginkan.
•Mendapatkan Internal Rate of Return yang menunjukkan hubungan antara pemasukan dan
pengeluaran.
Kedua alasan diatas tidak selalu dipakai, oleh karena beberapa sebab yang mungkin terjadi
berikut ini:
1.Proposal terlalu menarik sehingga tidak perlu perhitungan net present value.
2.Estimasi bukan merupakan usaha yang dinilai bermanfaat untuk memperoleh kesimpulan
yang layak dari data yang tidak layak.
3.Hal rasional untuk suatu proposal tidak tergantung pada laba saja, tetapi juga peningkatan
moral pegawai, peningkatan image perusahaan atau juga alasan keamanan.
4.Tidak ada alternatif yang layak untuk melaksanakanm program baru tersebut.

2. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis)

•Kerangka value chain merupakan suatu metode untuk merinci suatu rangkaian dari suatu
program dari bahan baku hingga produk akhir yang digunakan langganan menjadi kegiatan
strategi yang relevan untuk memahami perilaku biaya dan perbedaan sumber daya.
D. Proses Perencanaan Strategi
1.Menelaah dan memperbarui rencana strategi tahun lalu
2.Memutuskan berdasarkan asumsi dan pedoman
3.Melakukan langkah pertama dalam perencanaan strategi
4.Analisis terhadap rencana strategi yang diterima dan disatukan dengan rencana keseluruhan
keseluruhan organisasi.
5.Melakukan langkah kedua dari rencana strategi yang biasanya berupa revisi dari langkah
pertama dan keseluruhan rencana.
6.Review akhir dan persetujuan.
Saat ini pada banyak organisasi, strategi ataupun visi tidak lagi hanya diketahui oleh beberapa
manajer puncaknya, tetapi sudah merupakan informasi yang dimiliki oleh semua orang. Untuk
kesuksesan suatu strategi diperlukan adanya partisipasi dari seluruh anggota organisasi baik di
dalam perencanaan maupun pelaksanaannya.
Salah satu ide strategi yang sederhana dan berguna adalah analisis SWOT. Terdapat tiga
macam perusahaan yaitu pembuat peraturan, pelaksana, dan pelanggar peraturan. Suatu
perencanaan strategik bukanlah pemikiran strategik. Perencanaan adalah tentang analisis.
Sedang pemikiran strategis adalah tentang perpaduan yang melibatkan intuisi dan kreativitas.
Strategi yang sebenarnya membutuhkan penemuan yang baru, bukan sekedar mengolah yang
telah ada. Strategi tidak dapat dibuat oleh para analis, tetapi mereka dapat membantu
perkembangannya.
Pemrograman strategis bukanlah satu jalan yang terbaik atau suatu jalan yang baik, para
manajer tidak selalu harus memprogram strategi mereka secara formal. Kadang kala mereka
harus membiarkan strategi mereka itu fleksibel agar dapat beradaptasi dengan perubahan di
lingkungannya.

II. Manajemen Kepemimpinan

A. Pengertian

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni
tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efesien.
Manajer/Pemimpin adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan
keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola,
mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.
Tugas-tugas seorang manajer adalah :
1.Memimpin organisasi
2.Mengatur organisasi
3.Mengendalikan organisasi
4.Mengembangkan organisasi
5.Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi
6.Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.
7.Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi
8.Menumbuhkan kepercayaan
9.Meningkatkan rasa tanggung jawab
10.Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi
11.Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan
12.Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya.
B. Manajemen sebagai ilmu, seni, dan profesi
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan
dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat
digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Metode ilmiah pada
hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut.
1.Mengetahui adanya persoalan.
2.Mendefinisikan persoalan.
3.Mengumpulkan fakta, data dan informasi.
4.Menyusun alternatif penyelesaian.
5.Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian.
6.Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.
Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan
oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran,
kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh
bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari.
Peter Drucker menulis salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: "Konsep
Korporasi" (Concept of the Corporation), diterbitkan tahun 1946. Buku ini muncul atas ide
Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.
H. Dodge, Ronald Fisher, dan Thorton C Fry memperkenalkan teknik statistika ke dalam
manajemen. Pada tahun 1940an, Patrick Blackett mengkombinasikan teori statistika dengan
teori mikroekonomi dan lahirlah ilmu riset operasi. Riset operasi, sering dikenal dengan
"Sains Manajemen", mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam
manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi.
Mendekati akhir abad 20, manajemen terdiri dari beberapa bidang terpisah, termasuk:
•Manajemen Sumber daya manusia
•Manajemen operasi atau produksi
•Manajemen strategi
•Manajemen pemasaran
•Manajemen keuangan
•Manajemen informasi teknologi
C. Tingkat dan Keterampilan Manajer/Pemimpin

1.Top management atau manajemen tingkat atas yang sering disebut dengan executive officer
atau top manager.
2.Middle management atau manajemen tingkat mengenah sering disebut kepala bagian.
3.Lower management atau manejemen tingkat bawah yang dikenal pula dengan istilah
manajemen opeerasional (supervisor, kepala seksi, dan mandor).
Masing-masing tingkat manajemen memiliki keterampilan yang berbeda-beda. Menurut
Indriyo Gitosudarmo dan Agus Mulyono, manajer harus memiliki tiga macam keterampilan,
yaitu keterampilan konsepsional, keterampilan kemanusiaan, dan keterampilan tekhnis.
1. Keterampilan Konseptual
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide,
dan gagasan demi kemajuan organisasi. Keterampilan ini sering disebut sebagai keterampilan
kosepsional (conceptional skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah
dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu.
Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai
proses perencanaan. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan
keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan Komunikasi atau Kemanusiaan
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang laion yang disebut juga
keterampilan kemanusiaan (human skill).
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang [persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat
karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbutka kepada atasan.
Keterampilan kberkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah
maupun bawah.
3. Keterampilan Teknis
Keterampilan terakhir yang merupakan bekal bagi seorang manajer adalah keterampilan
teknis (technical skill). Keterampilan ini apda umumnya merupakan bekal bagi manajer pada
tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan
suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, merangkai bbunga
dan keterampilan teknis yang lain.
D. Prinsip dan Fungsi Manajemen
1. Prinsip manajemen

Prinsip dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang
merupakan sebuah pedoman untuk berpikir atau bertindak. Prinsip merupakan dasar, namun
tidak bersifat mutlak karena prinsip bukanlah umum. Dalam hubungannya dengan manajemen
prinsip-prinsip bersifat fleksibel dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan
kondisi-kondisi khusus dan situasi-sitauasi yang berubah.

Prinsip-prinsip umum manajemen (general principle of management) teridir dari:

a. Pembagian kerja (Division of work)
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan
kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan personal harus menggunakan
prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan
emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.
Dengan adanya prinsip the right man in the right place akan memberikan jaminan terhadap
kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi
penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan
mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang
manajer/pemimpin yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip
utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
b. Wewenang dan Tanggung jawab (Authority and responsibility)
Setiap Pengurus dalam organisasi dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan
dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung
jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang
sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula
pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu program bukan
terletak pada personil pelaksana, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang
mempunyai wewenang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer
puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya
merupakan bumerang.
c. Disiplin (Discipline)
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan
dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus
dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab
terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya.
d. Kesatuan perintah (Unity of Command)
Dalam melakasanakan program, Pengurus sebuah organisasi harus sangat memperhatikan
prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Pengurus
harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang
diperolehnya.
e. Kesatuan pengarahan (Unity of Direction)
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, pengurus perlu diarahkan menuju
sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan
pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja
terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu,
perlu alur yang jelas dari mana seseorang mendapat wewenang untuk melaksanakan pekerjaan
dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak
terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas
dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.
f. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
Setiap pengurus harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal
semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan
lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik
Setian pengurus dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi
apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada
berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada
kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap pengurus merasa senang dalam bekerja
sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
g. Penghargaan dan Kontraprestasi
Penghargaan dan kontraprestasi merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya
kelancaran dalam berorganisasi. Pengurus yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan
sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan
ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam hal ini kita harus memagang prisip
more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), tentu dalam rangka perlakuan
adil kepada seluruh pengurus.
h. Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan.
Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer
puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang,
melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan
wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)
i. Hirarki (Tingkatan)
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini
mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang
terbesar yang berada pada pimpinan/manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah.
dengan adanya hirarki ini, maka setiap pengurus akan mengetahui kepada siapa ia harus
bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.
j. Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya
tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu
pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh pengurus mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh
karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
k. Keadilan dan Kejujuran
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral pengurus dan tidak dapat dipisahkan.
Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari pimpinan karena atasan memiliki
wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya
dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
l. Stabilitas kondisi karyawan
Dalam setiap kegiatan kestabilan personil harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan
berjalan dengan lancar. Kestabilan pengurus terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik
dan adanya ketertiban dalam kegiatan.
Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran.
Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan
menimbulkan goncangan dalam bekerja.
m. Prakarsa (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa
menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan
dengan sebaik-baiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian
dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari pengurus harus
dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya
manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa pengurus merupakan salah
satu langkah untuk menolak gairah kerja.
n. Semangat Kesatuan
Setiap pengurus harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga
menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap
pengurus mempunyai kesadaran bahwa setiap pengurus berarti bagi pengurus lain dalam
sebuah organisasi.. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat
kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang
kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana
2. Fungsi manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer /pemimpin dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan.
Manajer --------> Mengelola fungsi-fungsi --------> Tujuan
|
|
|
*Perencanaan
*Organisasi
*Pelaksanaan
*Pengawasan

a. Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manajer/pemimpin adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat
rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai
petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
b. Pengorganisian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian
yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain
dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang
lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
c. Menggerakkan (Actuating)
Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial
dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar
mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan
(leadership).
d. Pengawasan (Controling)
Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya
suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
3. Sarana Manajemen
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools
merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal
dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.
a. Man (SDM)
Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat
tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia
tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu,
manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
b. Money (uang)
Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan
alat pengukur nilai. Besar kecilnya suatu kegiatan juga bias diliat dengan indikasi dana/uang
yang diperlukan atau justru dihasilkan dalam suatu kegiatan.
c. Materials (bahan)
Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha
untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus
dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia
tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

d. Machines (mesin)
Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa
kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

e. Methods (metode)
Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik
akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan
cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan
kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan
kegiatan suatu program. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang
melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan
memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

f. Market (Sasaran)
Dalam rangka suksesi suatu program maka kita harus melihat sasaran dari program secara
utuh/holistic.
Perumusan Visi Organisasi :
Banyak organisasi yang tidak dirancang untuk menjalankan tugas tertentu. Nanti setelah
berjalan selama bertahun- tahun, -karena pengaruh berbagai tekanan yang kerapkali
menimbulkan konflik- barulah secara bertahap mereka mulai mendefinisikan kembali tugas-
tugasnya.. Visi akan menuntun mereka untuk mengetahui cara paling efektif untuk
mencapainya, yang biasa disebut misi. Lalu dibutuhkan strategi dan aktivitas guna mencapai
misi tersebut.
Pendekatan partisipatif mampu menguatkan visi, misi dan strategi sebuah organisasi. Semua
anggota organisasi harus mengetahui visi dan misi serta sepakat dengan strategi yang akan
dijalankan. Hal ini akan mewarnai kerja rutin dan meningkatkan motivasi serta kepuasan kerja
mereka. Cara terbaik untuk memastikan bahwa visi dan misi menjadi milik bersama adalah
melibatkan orang sebanyak mungkin dalam proses perumusannya.

Perumusan visi dan misi ini diawali dengan berdiskusi bersama pengguna pelayanan atau
kelompok lain yang menerima manfaat dari organisasi ini. Peluang melibatkan banyak orang
bisa diperoleh melalui pertemuan formal dan informal serta lokakarya dan seminar. Untuk
mencari dan mendalami isu-isu tertentu bisa dibentuk kelompok kerja. Selain itu studi tour
dan kunjungan pertukaran ke organisasi lain yang melakukan pekerjaan serupa bisa
menstimulas lahirnya ide-ide bermanfaat. Hal lain yang penting adalah pertemuan dan diskusi
dengan organisasi lain yang bekerja di wilayah yang sama atau organisasi mitra. Dan untuk
memastikan semua orang mengetahui apa yang sedang berlangsung dan mampu memberikan
konstribusi secara efektif maka dibutuhkan sistem komunikasi internal yang baik.
Ada berbagai alat dan teknik partisipatif yang bisa digunakan dalam lokakarya dan seminar
perumusan misi. Alat yang dimaksud adalah analisa SWOT (Strength -kekuatan, Weaknesses
- kelemahan, Opportunities - peluang and Threats - tantangan), analisa Pohon Masalah
(Problem Tree Analysis) dan analisa Medan Daya (Force Field Analysis).

Total Quality Management (TQM)

TQM adalah suatu filosofi manajemen dan serangkaian prinsip petunjuk yang titik beratnya
pada upaya perbaikan terus menerus melalui partisipasi. TQM ini berusaha melibatkan semua
pihak terkait di dalam suatu organisasi dan tugas-tugasnya, yang mencakup staf organisasi,
pelanggan, orang- orang yang merasakan manfaat organisasi, staf dari organisasi terkait
lainnya, dan penyedia pelayanan. Mereka ini dilibatkan dalam suatu proses yang partisipatif
untuk memonitor dan meningkatkan proses tersebut di dalam organisasi secara terus menerus,
guna memastikan bahwa organisasi menghasilkan produk bermutu atau menyediakan
pelayanan dengan cara paling efisien.

Cikal bakal TQM berasal dan berkembang dari sektor industri. Kenyataan ini menunjukkan
bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen paling efektif untuk memastikan bahwa
perusahaan memproduksi produk yang tepat dengan harga yang pas, sehingga
memaksimalkan perolehan keuntungan. Selain itu, konsep ini juga telah diterapkan di sektor
jasa -bahkan kabar paling baru kini sudah digunakan di sektor publik. Ini membuktikan bahwa
TQM memang sebuah mekanisme yang menjamin bahwa pelayanan diberikan dengan cara
efektif dan efisien.

Salah satu langkah penting dalam TQM adalah "membentuk tim berkualitas". Tim ini kelak
akan berfokus pada aspek -aspek tertentu dalam tugas yang diemban oleh organisasi, mungkin
berupa pelayanan khusus semisal pelayanan kesehatan ternak, atau unit -unit organisasi
semacam unit keuangan. Tim ini seyogianya terdiri dari wakil -wakil staf dari semua level
pada unit pelayanan, dan departemen yang memiliki tugas dalam pelayanan atau pekerjaan
unit tertentu. Lalu dengan menggunakan alat analisis sederhana, tim bisa menganalisis fungsi
dan proses yang ada dalam tugas atau pelayanan, mengidentifikasi indikator kinerja yang
mudah dikumpulkan, dan peluang -peluang perbaikan. Tim kemudian menyepakati
serangkaian kegiatan untuk mencoba meningkatkan proses dan membuat sistem pengawasan.
Lalu pada pertemuan berikutnya mereka bisa mengkaji kembali perkembangan yang telah
dicapai, melihat apa yang telah dilakukan, kenapa bisa terjadi, dan membuat rencana
perubahan yang diperlukan dalam kegiatan mereka. Proses ini bisa diterapkan dalam kegiatan
rutin yang akan memberi informasi dan insentif bagi program pengembangan selanjutnya.
Referensi :
Andreas Harefa, Sukses Tanpa gelar, Gramedia Press, Cetakan Tahun2001.
Ardian Syam, Konsep Manajemen, Author, Http://www.pembelejar.com.
Dow, Roger and Susan Cook, "Time to Turn On Your Organization", World Executive
Digest, December 1997, p.26-30.
Her Suharyanto, Bergabung dengan organisasi profesi, Cetakan Tahun 2002.
Hamel, Gary, "The Subversive Strategist", World Executive Digest, December 1995, p. 28,
30-34.
Mintzberg, Henry, "The Fall and Rise of Strategic Planning", Harvard Business Review,
January-February 1994, p.107-114.
Tregoe, Benjamin B. and Peter M. Tobia, "Getting Everyone to Think Strategically", World
Executive Digest, October 1995, p.40,42.