Penyimpanan Dan Pengendalian Arsip

Perencanaan Dan Penyelengaraan UKM

Puskesmas
No. Dokumen :
440/.../UKM/SOP/V/2018
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman : 1/3

Disahkan Oleh :
Plt. Kepala Puskesmas OPI
PUSKESMAS
OPI
drg. H.M. Erwan Naupal
NIP. 197501252003121003
1. Pengertian Semua rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh puskesmas dalam pelaksanaan UKM
Puskesmas harus disimpan dan dikendalikan dalam rangka
penyelenggaraan UKM Puskesmas.

2. Tujuan Penyimpanan dan pengendalian arsip memberikan informasi yang spesifik

tentang fungsi dari puskesmas. Mengelola arsip berarti mengelola
informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan
puskesmas menjadi lebih mudah dan cepat serta menyediakan informasi
berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas
sebuah keputusan.

3. Kebijakan SK Pengelolaan dan Pelaksanaan UKM Puskesmas

4. Referensi Permenkes 75 Tahun 2014

5. Alat dan 1. Map Arsip/ Folder

bahan Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan
arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang
berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga
deretan folder.
3. Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi
baja tahan karat/api.
4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas
untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan
dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang
penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah
untuk ditemukan kembali.
 6. Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/
kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan
surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut
6. Langkah – sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release
langkah mark).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren)
yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian,

masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan
surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan
rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan
stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung
kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat
penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang

dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip
sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

7. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
8. Unit Terkait
9. Dokumen
terkait
 Penyimpanan Dan Pengendalian Arsip Perencanaan Dan
Penyelengaraan Puskesmas

440/ /SOP/PKM-
No. Dokumen :
opi/2018
SOP No. Revisi : A
Tanggal Terbit :
Halaman : ½
PUSKESMAS Drg. H. M. Erwan Naupal
OPI NIP.197501252003121003
1.Pengertian Penyimpanan dan pengendalian arsip perencanaan dan penyelengraan adalah Semua
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
puskesmas dalam pelaksanaan UKM Puskesmas harus disimpan dan dikendalikan dalam
rangka penyelenggaraan UKM Puskesmas.

2.Tujuan Penyimpanan dan pengendalian arsip memberikan informasi yang spesifik tentang fungsi
dari puskesmas. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif
yang membuat pekerjaan puskesmas menjadi lebih mudah dan cepat serta menyediakan
informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah
keputusan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Opi nomor 440/ 061 /PKM/OPI/2018 tentang . SK Pengelolaan
dan Pelaksanaan UKM Puskesmas.

4. Referensi 1. Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas

2. Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Dirjen Bina Masyarakat Depkes RI 2006

5. Alat dan Bahan 1. Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan

arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :

a. Hanging Folder (map gantung)

2. Almari Arsip/ Filing Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam

bentuk lemari yang terbuat alumunium atau besi

baja tahan karat/api.

3. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas

untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan

dalam ordner atau kotak arsip.

4. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu

kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang

penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah

untuk ditemukan kembali.

 5. Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

6. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan

surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk

menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

6.Langkah- Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk
langkah disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark).
prosedur Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan
perintah untuk menyimpanan surat.

1. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan
dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

2. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya
dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

3. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio,
snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke
dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

4. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

7. Diagram Alir Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

dan sesuai sistem penyimpanan arsip

Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan

bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/
memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya
dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir
 Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan
stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung
kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing.

Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang

dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan
arsip

8. Hal-hal
yangPerlu
Diperhatikan
9.Dekumen Yang
Terkait
10. Unit Terkait Lintas program dan lintas sektor
11. Rekaman
Historis No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggalmulaidiberlakukan
Perubahan