Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Kinerja Terhadap Pengelolaan Arsip

Dinamis

LATAR BELAKANG

Setiap instansi atau lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak lepas dari
administrasi dan kearsipan. Untuk melaksanakan program kegiatan kearsipan ini harus
diarahkan agar berdaya guna dan berhasil mencapai tujuan yang telah ditentukan. Salah satu
faktor yang mempengaruhi kelancaran dalam lembaga atau suatu instansi dapat dilihat dari
ketertiban serta kelancaran dalam kepengurusan administrasi dan juga kearsipan. Dengan
adanya kearsipan ini tentu akan membantu suatu instansi maupun lembaga untuk
mendapatkan berbagai informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat sehingga dapat
menunjang segala efetivitas dan kinerja di instansi atau lembaga yang bersangkutan

Kegiatan kearsipan juga merupakan kegiatan penyimpanan yang tidak terbatas pada
penyimpanan surat maupun dokumen namun juga dalam bentuk audio, visual, bahkan audio
visual. Kegiatan arsip juga merupakan kegiatan pelestarian arsip, dimana melalui kearsipan
ini berbagai sumber informasi maupun data lainnya dapat dijaga keutuhan serta keawetannya
agar dapat digunakan kembali jika suatu saat dibutuhkan.

Arsip juga merupakan rekaman dari suatu peristiwa dalam bentuk catatan maupun
bentuk lainnya yang disesuaikan dengan perkembangan tekonologi saat ini. Oleh karena itu
kearsipan dapat digunakan sebagai alat untuk merekam suatu historis atau sejarah dari suatu
kegiatan yang penting. Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai
berikut: “kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun
ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan”
[ CITATION Rah16 \l 1033 ]

Informasi yang direkam dalam bentuk media apapun, dibuat, diterima dan dipelihara
oleh suatu organisasi/ lembaga/ badan/ perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan
yang terkait dengan bisnis atau aktivitas itu sendiri maka dapat dikatakan sebuah arsip. Arsip
yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan dan perlu disimpan
dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara dan ada arsip yang
disimpan abadi.[ CITATION Rah16 \l 1033 ]
 Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 antara lain dijelaskan bahwa tujuan
kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagi alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip.

Dari kegunaan dan tujuan arsip tersbut makan sudah sangat jelas bahwa arsip
mempunya pernanan besar bagi suatu instansi maupun lembaga. Mengingat pernan serta
fungsi arsip yang begitu besar, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara optimal dan
sesuai dengan prosedur serta ketentuan yang telah berlaku agar dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan tepat.

Dalam mengelola arsip tidak hanya prosedur saja yang perlu diperhatikan, namun
juga harus didukung oleh sumber daya manusia yang mumpuni yaitu petugas yang bekerja
pada unit kearsipan. Petugas yang dimaksud adalah petugas yang mempunyai tugas untuk
menjaga, mengurus serta memelihara arsip. Petugas arsip dituntut agar dapat bekerja secara
efektif dsn efisien dalam menunjang tujuan dari suatu instansi atau lembaga. Jika ada petugas
yang kurang mampu atau tidak terampil dalam menjalankan tugasnya maka akan berdampak
pada pekerjaan yang tidak selsai tepat pada waktunya. Untuk menghindari hal tersebut maka
kinerja yang dilakukan oleh para tugaspun harus optimal.

Faktor sumber daya manusia memiliki peran yang sangat besar dalam kelancaran
pengelolaan arsip, karena sumber daya manusia merupakan subjek yang menentukan berhasil
atau tidaknya pengelolaan arsip dilaksanakan, Secanggih apapun tekonologi yang digunakan
untuk pengelolaannya tetap saja akan sia-sia jika tidak didukung oleh petugas kearsipan yang
mumpuni dalam mengoperasikannya, maka pengelolaan arsip ini tidak akan berjalan seperti
seharusnya.

Pengelolaan arsip yang baik memerlukan adanya Pendidikan dan pelatihan untuk
sumber daya manusianya agar memiliki wawasan serta ilmu mengenai kearsipan sehingga
sumber daya manusia tersebut mampu mengelola arsip dengan baik serta terampil dan
kompeten dalam hal tersebut. Ilmu kearsipan memberikan kontrol dalam kinerja pengelolaan
arsip. Pengelolaan arsip jika tidak dilandasi dengan ilmu kearsipan yang mumpuni akan
menjadikan arsip tersebut kurang bermakna, kurang memberikan manfaat, bahkan dapat
menjadikannya beban bagi suatu instansi ataupun lembaga yang menjadi pengelolanya.
 Untuk menciptakan sumber daya manusia yang kompeten serta mumpuni dalam
pengelolaan arsip tidak hanya pendidikan saja yang diperlukan namun juga adanya
pembelajaran lanjutan dalam bentuk pelatihan. Karena hal ini juga sudah dijelaskan dalam
Undang Ketenagakerjaan Republik Indonesia No.13 Tahun 2003 bahwa pendidikan dan
pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi
kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan. Oleh karena itu,
pelatihan harus dirancang berdasarkan kebutuhan perusahaan dan sasaran spesifik untuk
meningkatkan kinerja pegawai. Pendidikan dan pelatihan sangat berpengaruh postif dalam
pengeololaan arsip semakin baik pengelollan arsip dan pelatihannya maka semakin baik pula
hasil pengelollan arsip yang nantinya akan terlaksana.

Kinerja pengeolelaan arsip juga tergantung pada kondisi lingkungan kerja suatu
instansi atau lembaga yang bersangkutan. Hal ini menjadi salah satu factor pendukung
pengelolaan arsip yang baik. Lingkungan kerja merupakan segala suatu yang berada disekitar
petugas arsip yang dapat mempengaruhi kinerja dalam menyelesaikan tugas-tugas yang sudah
diberikan dan harus dikerjakan. Lingkungan kerja merupakan salah satu penyebab
berhasilnya petugas dalam melaksanakan tugasnya namun juga dapat menyebabkan suatu
kegagalan jika lingkungan tersebut tidak mendukung pekerjaannya. Sehingga lingkungan
pekerjaan adalah dimana petugas dapat mendapatkan rasa aman, nyaman, dan tentram dalam
menyelesaikan kegiatan kearsipan yang ia lakukan.

Apabila petugas arsip tampak senang, antusian dalam mengelola suatu arsip serta
ramah terhadap rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan maka petugas tersebut
mempuna semangat kerja yang tinggi akibat dukungan dari lingkungan kerja yang baik dan
mendukung dirinya begitupula sebaliknya, jika petugas lesuh, malas dan tidak ramah kepada
karyawan atau lainnya berarti lingkungan kerja tersebut kurang nyaman bagi petugas
tersebut. Karen lingkungan kerja yang sesuai dapat mendukung pelaksanaan kerja sehingga
pegawai memiliki semangat kerja dan meningkatkan kinerja. Menurut Moekijat yang dikutip
dalam Tohardi (2002) dalam Jurnal Penelitian Handayani (2016:41) semangat kerja adalah
kemampuan sekelompok orang-orang untuk bekerja sama dengan giat dan konsekuen dalam
mengejar tujuan bersama. Semangat kerja yang dimaksud menggambarkan perasaan
berhubungan dengan jiwa, semangat kelompok, kegembiraan, dan kegiatan.