EBOOK

“ PANDUAN MANAJEMEN
PERSEDIAAN “
 Perhatian

Banyak pengusaha kecil kurang memahami tentang manajemen persediaan yang baik. Hal Ini
secara tidak langsung akan mempengaruhi aktifitas penjualan karena stok barang tidak
mencukupi.

Oleh karena itu, panduan ini di tulis dengan tujuan untuk membantu Anda memahami metode
manajemen persediaan yang baik.

Manajemen persediaan yang baik akan memudahkan Anda untuk mengembangkan bisnis di
masa depan dan akan memberikan keuntungan dalam memahami kehendak pasar
berdasarkan barang penjualan Anda.
 DAFTAR ISI

1. Pendahuluan

2. Apa Itu Persediaan?

3. Manfaat Menyimpan Persediaan?

4. Pengendalian Persediaan

5. Menyeimbangkan Persediaan dan Biaya

6. Teknik Penentuan Lot Yang Lain

7.Penutup
 1. Pendahuluan

Manajemen persediaan atau pengontrolan persediaan, adalah upaya yang dilakukan

untuk menjamin pasokan barang memenuhi permintaan bisnis tanpa perlu mengeluarkan
biaya yang besar.

Ada beberapa metode manajemen persediaan yang akan saya bagikan kepada anda nanti.
Untuk saat ini, biar saya berikan penjelasan lebih lanjut tentang persediaan dan fungsinya.

Mari kita mulai perjalanan kita!

2. Apa itu Persediaan?

Persediaan adalah kuantitas atau pasokan barang surplus yang disimpan untuk sesuatu
tujuan atau untuk digunakan. Persediaan dapat disimpan dekat dengan tempat bisnis atau
dapat disimpan di tempat penyimpanan lain dengan tujuan untuk digunakan suatu saat nanti.
Biasanya, persediaan bertujuan agar kuantitas barang surplus yang disimpan bisa melebihi
kebutuhan bisnis pada sesuatu waktu.

3. Manfaat Menyimpan Persediaan?

Mengapa seseorang pebisnis harus menyimpan persediaan? Berikut adalah beberapa

alasannya :
a. memenuhi permintaan
Suatu bisnis harus memiliki pasokan barang untuk memastikan pelanggan dapat
mendapatkannya ketika mereka membutuhkannya. Jika, pasokan tidak mencukupi, pebisnis
harus membuat pesanan ulang untuk barang tersebut dari pemasok. Jika pelanggan bisa
mendapatkan barang tersebut dari penjual lain, sudah tentu dia akan melakukannya tapi harus
menunggu pesanan ulang penjual pertama tadi.

Jadi, tanpa manajemen persediaan yang baik, besar kemungkinan Anda akan kehilangan
pelanggan pada masa yang akan datang.
b. kelancaran operasi
Sebuah pabrik manufaktur atau perusahaan produksi barang pasti memiliki bahan baku
yang harus dibeli untuk menghasilkan barang utama mereka. Kekurangan pada setiap bahan
akan menyebabkan produksi barang utama terhenti.

Perusahaan manufaktur atau produksi mungkin memiliki 2 atau lebih mesin atau ruang
pengolahan tergantung antara satu dengan yang lain untuk menghasilkan barang utama. Jadi,
mesin atau ruang pengolahan tersebut akan banyak tergantung pada bahan yang diperoleh
dari mesin atau sistem pengolahan sebelumnya.

Jika mesin atau sistem pengolahan tersebut terhenti karena kekurangan bahan baku,
maka semua mesin dan sistem pengolahan berikutnya juga akan terhenti.

Jika, bahan kelebihan atau persediaan sudah tersedia di setiap mesin dan sistem
pengolahan, maka kemungkinan terjadi penghentian di dalam produksi barang utama akan
lebih kecil.

c. waktu perantara
Waktu perantara adalah waktu yang diambil dari waktu pesanan ke pemasok dibuat
sampai barang yang dipesan datang.

Jika pemasok tidak dapat memasok barang segera setelah pesanan dibuat, lebih baik
pebisnis menyimpan persediaan untuk barang kritis bisnis tersebut. Lebih banyak waktu
perantara yang diperlukan operator untuk mengirim pasokan setelah pesanan dibuat maka
lebih besar persediaan yang harus disediakan oleh pemilik.

Pabrik yang berproduksi berdasarkan konsep Just-in-Time (JIT) seperti Nissan dan Toyota,
dapat menyimpan persediaan yang kecil. Namun, untuk perusahaan lain seperti perusahaan
pengolahan besi mungkin akan membutuhkan waktu perantara yang lebih besar. Hal Ini akan
membutuhkan penyimpanan persediaan yang lebih besar sehingga bisnis masih bisa
diteruskan dalam waktu perantara.

d. Mampanan
Persediaan juga dapat digunakan sebagai peningkatan harga pasar. Hal Ini akan
memungkinkan pemilik untuk mulai menyimpan pasokan pada harga yang lebih murah
sebelum terjadi peningkatan harga pasar.
e. diskon kuantitas
Biasanya, perusahaan pemasok akan memberikan diskon pada pembelian dengan
jumlah yang besar. Jika diskon yang diberikan lebih menguntungkan dibandingkan biaya yang
diperlukan untuk menyimpan persediaan, maka pembelian pasokan pada kuantitas yang
banyak untuk mendapatkan harga diskon adalah lebih wajar.

f. Permintaan tidak seimbang

Persediaan juga sering digunakan untuk mengakomodasi permintaan pasar yang tidak
seimbang. Silakan lihat Tabel 1 untuk contoh permintaan dan produksi sebuah perusahaan
yang mempertimbangkan permintaan pasar yang tidak seimbang.
 Tabel 1
Jan Feb Mac Apr Mei Jun

Permintaan 50 50 0 100 200 200

Penghasilan 100 100 100 100 100 100

Persedaan
Akhir 50 100 200 200 100 0
Bulan

Perhatikan bagaimana penggunaan persediaan telah memungkinkan perusahaan

tersebut mengeluarkan barang pada harga yang tetap dan pada saat yang sama menyimpan
persediaan untuk menangani permintaan yang tidak seimbang.

Pada umumnya, perencanaan seperti ini disebut Ramalan Persediaan.

Perencanaan tersebut telah memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan pasar
meskipun masih memproduksi barang pada harga yang tetap.

4. Pengendalian persediaan
Bisnis yang menjual ratusan atau ribuan barang akan mengalami masalah untuk
mengontrol persediaan setiap barang tersebut.
Oleh karena itu, untuk membantu pengawasan, banyak perusahaan yang menggunakan
Prinsip ABC. Prinsip ABC berdasarkan Analisa Pareto yang lebih dikenal dengan aturan 80/20.
Peraturan 80/20 berbasis penelitian Pareto dimana 20% dari rakyat dan 80% dari kekayaan di
suatu daerah.
 Dari perspektif persediaan, hal ini dapat diasumsikan bahwa 20% dari jumlah
persediaan mencakup 80% dari biaya keseluruhan persediaan. Jadi, suatu bisnis dapat
mengontrol 80% dari biaya persediaan dengan mengontrol 20% dari persediaan tersebut.
Namun, itu harus terdiri dari 20% persediaan yang wajar diperhitungkan.

 20% dari barang paling berharga diberikan kategori "A" (barang yang seharusnya mewakili
80% dari biaya keseluruhan persediaan).
 Barang yang murah dan memiliki permintaan yang rendah, dikategorikan sebagai barang
"C".
 Barang yang terletak di antara barang kategori A dan kategori C dikategorikan sebagai
barang "B".

Peratusannya mungkin berbeda tetapi pada umumnya barang kategori B mewakili 30%
dari total persediaan dan 15% dari biaya persediaan. Barang C mewakili 50% dari total
persediaan dan cuma 5% dari biaya persediaan.

Pemberian kategori persediaan ke A, B dan C akan memudahkan manajemen sumber (waktu,

tenaga dan uang) untuk barang tersebut. Ini berarti bahwa bisnis tersebut seharusnya
mengontrol barang A dengan lebih detail dibandingkan barang B dan C.

Salah satu lagi cara yang berkaitan dengan cara ABC adalah dengan menggunakan Perhitungan
Siklus.

Perhitungan Siklus dilakukan dengan membuat pengaturan fisik setiap barang di suatu
kategori pada waktu yang telah ditetapkan. Ini akan memudahkan bisnis mengetahui jumlah
barang yang nyata dibandingkan catatan catatan persediaan. Itu juga lebih efisien
dibandingkan perkiraan persediaan yang cuma dilakukan setahun sekali.
 Suatu bisnis dapat membagi daerah sasaran untuk perhitungan persediaan seperti dari
satu ruang pengolahan ke ruang pengolahan yang lain di suatu pabrik produksi.
pebisnis dapat memilih untuk melakukan perhitungan atas kategori barang yang diinginkan
seperti melakukan perhitungan barang kategori A, kemudian B dan terakhir sekali kategori C.

Kebutuhan perhitungan banyak tergantung pada kategori barang. Kategori barang A dapat
dihitung secara bulanan, kategori barang B dapat dihitung secara 3-bulan-sekali sedangkan
kategori C setahun sekali.
Oleh karena itu, pencatatan persediaan detail lebih penting buat barang kategori A
dibandingkan kategori B dan C.

5. Menyeimbangkan Persediaan dan Biaya

Seperti yang telah saya jelaskan sebelumnya, manajemen persediaan adalah usaha
untuk menyediakan pasokan barang yang memadai dan pada saat yang sama bisa memastikan
biaya bisnis selalu rendah.

Kita sudah melihat beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan perlu memiliki persediaan.
Persoalan berikutnya adalah bagaimana kita memastikan biaya bisnis tetap rendah ketika kita
memiliki persediaan.

Terlebih dahulu, mari kita lihat biaya apakah yang akan terlibat dengan memiliki persediaan.
Ada beberapa biaya yang terkait dengan persediaan yaitu Biaya Simpanan, Biaya Awal dan
Biaya Pembelian.
A. Biaya Penyimpanan
Biaya Penyimpanan adalah biaya yang diperlukan untuk menyimpan persediaan.
Persediaan berarti ada kelebihan barang yang akan membutuhkan tempat penyimpanan
tambahan. Tempat penyimpanan dapat melibatkan ruang yang kecil dekat dengan tempat
pengolahan atau stok penyimpanan yang lebih besar di suatu pabrik.

Ruang penyimpanan yang besar membutuhkan karyawan untuk menjaga dan mengontrol
keluar-masuk persediaan tersebut dari tempat penyimpanan. Jika persediaan banyak, mesin
berat sangat diperlukan untuk mengangkat dan menyimpan persediaan tersebut.

Ruang penyimpanan yang baik juga perlu memastikan barang tersebut tidak rusak akibat
cuaca atau hama. Pemilik juga harus membayar biaya penyimpanan jika ruang penyimpanan
tersebut dimiliki oleh perusahaan lain. Semua biaya yang masuk dalam penyimpanan
persediaan akan dihitung sebagai Biaya Penyimpanan.

Jika pebisnis dapat menentukan biaya penyimpanan satu unit persediaan untuk satu tahun (H),
maka biaya penyimpanan tahunan untuk seluruh persediaan dapat ditentukan dengan
mengalikan biaya tersebut dengan jumlah persediaan untuk setahun.

Rata-rata persediaan dapat ditentukan dengan membagi jumlah persediaan yang dipesan pada
sesuatu waktu (Q) dengan 2. Dengan ini, formula Persediaan rata-rata adalah Q / 2.
Biaya Tabungan tahunan dapat ditentukan dengan rumus = H (Q / 2).

b. Biaya Awal
Biaya awal adalah biaya untuk menyediakan peralatan atau mesin sebelum produksi
barang. Dari segi manufaktur, juga melibatkan biaya untuk mendapatkan pekerja teknik untuk
menginstal dan memelihara mesin yang terlibat.
Pembelian bahan baku sebelum pengolahan juga harus dihitung di dalam biaya ini. Biaya-biaya
lain seperti gaji karyawan yang menangani pesanan peralatan dan biaya pengiriman peralatan
juga harus diperhitungkan.

Jika pemilik dapat menentukan Biaya Penyediaan (S) untuk satu pesanan, maka biaya awal
tahunan dapat dihitung dengan menghitung Biaya awal untuk satu pesanan dikalikan dengan
jumlah penyediaan atau pesanan yang dilakukan dalam setahun.

Sebagai contoh, jika perusahaan memiliki permintaan tahunan (D) sebanyak 1.000 unit. Pada
setiap pesanan, perusahaan tersebut memesan 100 unit (Q). Oleh itu, perusahaan ini harus
membuat 10 pesanan pada setiap tahun (D / Q).

Oleh karena itu, formula Biaya Awal / Pesanan dapat diuraikan sebagai S (D / Q).

c. Biaya Pembelian
Biaya Pembelian merupakan biaya untuk membeli barang. Jika sebuah bisnis membeli
suatu barang yang akan digunakan untuk memproduksi barang utama, maka Biaya Pembelian
tahunan untuk barang tersebut dapat dihitung dengan mengalikan biaya satu unit barang
tersebut (P) dengan jumlah permintaan untuk barang tersebut dalam setahun (D). Jadi, rumus
biaya pembelian dapat dihitung sebagai PD.
Oleh karena itu, formula keseluruhan biaya persediaan dapat diuraikan sebagai berikut:

Biaya Persediaan = Biaya Penyimpanan + Biaya awal + Biaya Belian

Atau

Biaya Persediaan = H (Q / 2) + S (D / Q) + PD
Jika Biaya Penyimpanan dan Biaya awal ditampilkan sebagai satu garis di dalam grafik, titik
pertemuan kedua garis tersebut (titik di mana Biaya Penyimpanan dan Biaya awal adalah sama)
akan menentukan biaya persediaan terendah.

Jadi, jika kita ingin mengurangi biaya keseluruhan persediaan, pada setiap kali kita melakukan
pesanan untuk barang, kita harus memesan kuantitas (Q) yang merupakan titik persamaan
kedua biaya tadi.

Jika kita menghasilkan persamaan untuk kedua biaya tersebut dan menemukan nilai Q, maka
kita akan memperoleh:

H (Q / 2) = S (D / Q)
Q = 2 DS / H

Kuantitas Q juga dikenal sebagai Economic Order Quantity (EOQ).

pebisnis dapat memesan Q setiap kali pesanan dibuat dengan tujuan untuk mengurangi
biaya persediaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan permintaan tahunan sebesar
12.000 unit (harga @ Rp 100.000), Biaya Penyimpanan tahunan sebesar Rp 35.000 setiap unit
dan Biaya awal Rp 600.000 untuk setiap pesanan (dibuat sebulan sekali) dapat menghemat
sebanyak Rp 2.200.000 setiap tahun dengan menggunakan pengetahun EOQ.

Pertama, kita harus menentukan biaya keseluruhan tanpa menggunakan cara EOQ:
Q = Rp 35.000 (1000/2) + Rp 600.000 (12.000 / 1000) + Rp 100.000 (12.000) = Rp
1.224.700.000
Setelah itu, kita menghitung EOQ:
Bila EOQ = 600
Selanjutnya kita menghitung jumlah biaya pada EOQ = 600:
Q = Rp 35.000 (600/2) + Rp 600.000 (12,000 / 600) + Rp 100.000 (12.000) = Rp 1.222.500.000
Akhirnya, kita menolak jumlah biaya Q dari Q untuk menentukan jumlah penghematan:
Rp 1.224.700.000 - Rp 1.222.500.000 = Rp 2.200.000

Perhatikan jika Anda mengeluarkan Biaya Pembelian dari formula tersebut, jumlah
penghematan masih Rp 2.200.000. Ini mungkin berarti bahwa Biaya Pembelian tidak
relevan kepada keputusan untuk pesanan dan dapat dikeluarkan dari formula tersebut. Hal Itu
cuma bisa diperhitungkan jika tidak ada diskon kuantitas untuk barang.

Jika ada diskon kuantitas, perusahaan harus menentukan apakah penghematan kuantitas
diskon lebih berharga dibandingkan penghematan dari penggunaan konsep EOQ.

Perhatikan ada beberapa faktor yang harus dibuat dalam menggunakan EOQ yaitu:
 Cuma satu jenis produk yang terlibat
 Permintaan yang seimbang (permintaan dapat ditentukan dengan jelas)
 Permintaan tetap (permintaan stabil sepanjang tahun)
 Tiada diskon kuantitas
 Harga tetap (harga tidak meningkat atau terjadi inflasi)

Meskipun asumsi yang diberikan tidak menggambarkan situasi yang realistis untuk
penggunaan EOQ, Namun itu sesuai untuk barang yang memiliki permintaan tetap. Ini berarti
bahwa permintaan untuk barang tersebut tidak tergantung pada permintaan untuk barang lain
(seperti barang yang dihasilkan tergantung pada komponen lain di dalamnya).

Misalnya, permintaan untuk stering mobil akan tergantung pada permintaan untuk sebuah
mobil (permintaan sebanding) tetapi permintaan untuk tas tangan wanita tidak tergantung
pada barang lain.
6. Teknik Penentuan lot yang lain

Ada berbagai teknik lain untuk menentukan lot pesanan selain teknik EOQ. Teknik
lainnya seperti Kuantitas Pesanan Tetap, Periode Pesanan Tetap, Pesanan Satu Waktu dan
Imbangtara Periode Barang.

a.Kuantiti Pesanan Tetap

EOQ merupakan salah satu contoh teknik Kuantitas Pesanan Tetap mengingat kuantitas
yang sama dipesan setiap kali pesanan dibuat. Sebuah perusahaan mungkin juga akan
menggunakan teknik Kuantitas Pesanan Tetap jika ia terikat dengan cara kemasan bisnisnya.

Jika Anda pergi ke toko menjual peralatan kantor dan ingin membeli 22 klip kertas, besar
kemungkinan Anda harus membeli 100 klip kertas karena itu sudah dibungkus di kuantitas
dalam kotaknya.

Anda tidak dapat membeli klip kertas dalam jumlah yang Anda inginkan karena ini sudah
dikemas sedemikian rupa. Situasi tersebut juga terjadi di dalam bisnis lain. Seorang pemasok
mungkin hanya akan menjual barang pada sesuatu kuantitas yang tetap kepada Anda.

b. Periode Pesanan Tetap

Teknik Periode Pesanan Tetap membutuhkan Anda untuk membuat pesanan pada
periode yang telah ditetapkan seperti seminggu sekali, dua minggu sekali atau sebulan sekali.

Kuantitas barang yang dipesan tergantung pada jumlah persediaan yang diperlukan sebelum
pesanan berikutnya dibuat. Teknik ini membutuhkan pemilik untuk selalu melakukan
pemeriksaan berkala terhadap persediaan dan ini sering digunakan oleh pebisnis seperti
farmasi dan toko ritel.
c. Pesanan Satu Waktu
Teknik Pesanan Satu Waktu digunakan untuk bisnis yang menjual barang mudah rusak
seperti bunga dan makanan serta untuk barang yang memiliki jangka waktu yang terbatas
seperti koran atau majalah.

Barang yang tidak terjual atau tidak digunakan tidak dapat dibawa ke lain waktu untuk dijual.
Mungkin biaya perlupusan juga harus dihitung untuk bisnis tersebut.

pebisnis harus cerdas memperhitungkan permintaan pelanggan agar tidak dapat kerugian di
dalam penjualan pada waktu yang terbatas seperti ini.

d. Imbang Periode Barang

Teknik Imbang Periode Barang bertujuan untuk memilih periode pesanan terbaik
berdasarkan jumlah persediaan yang ada sehingga biaya penyimpanan berada pada tingkat
yang rendah.
Setelah ukuran persediaan ditentukan, waktu terbaik untuk melakukan pesanan dapat
ditentukan berdasarkan permintaan saat dan periode penerimaan setelah membuat pesanan.
Saham tambahan juga dapat dipesan sebagai tindakan pencegahan dalam menyimpan
persediaan.

Kuantitas Pesanan = Prediksi Permintaan Selama Pesanan + Saham Tambahan

Jadi, persediaan untuk barang yang memiliki 100 permintaan dalam sebulan, mengambil
waktu dua bulan (200 unit permintaan dalam waktu 2 bulan tersebut) untuk menerima
pasokan dari pemasok dan ditambah stok tambahan 2 minggu (50 unit) sebelum menerima
barang dari pemasok memerlukan kuantitas pesanan sebanyak 250.
Dalam arti lain, pesanan kepada pemasok harus dibuat setiap kali jumlah persediaan telah
jatuh ke 250 unit.

Kuantitas Pesanan = 100 × 2 + 50 = 250

 7. Penutup

Menjalankan bisnis online atau offline yang sukses lebih mudah jika Anda memiliki
pengetahuan di dalam manajemen persediaan.

Manajemen persediaan yang baik akan memastikan Anda akan mendapatkan keuntungan dan
pelanggan puas dengan layanan Anda.

Berdasarkan pengetahuan yang telah saya bagikan, Anda akan dapat mengembangkan bisnis
Anda dengan lebih efektif dan efisien pada masa yang akan datang.

Salam sukses!