ALFA MARUNDA LOGISTIC BASE

Minutes Of Meeting

Meeting Name/Purpose AMLB Internal Weekly Meeting

Pa Freddy, Pa M.Didi, Pa Paskah R, Pa Haris, Pa Bandar P, Pa Sukara, Pa
Fernandos, Pa Soenaryo, Pa Handoyo, Pa Imanudin, Pa Rofiudin, Pa Zikriansyahh
Attendance Person

Distribution All Team Operation AMLB

Date / Time 5-Sep-18 / 09.00 s.d 11.30
Place Meeting Room Office Chopper
Prepared by Rofiudin

NO Problems Progress
MAINTENANCE
1
1. Mekanik 5-Sep-18

Overhaul vovlo b.9500 nb

Progress (300518) : Progress sudah dibuatkan request permintaan sparepart
Progress (040718) : Menunggu konfirmasi part number piston dan 3 item lain dari pihak volvo
Progress (010818) : Sesuai hasil meeting tgl 30 Juli 2018 volvo akan diremajakan.
Progress (150818) : Akan didiskusikan dengan TOP management
Progress (050918) : Idem

Trailer B.9132 PN, akan dilakukan tune up engine

Progress (230518) : Pengecekan injection pump
Progress (040718) : Injection akan di kalibrasi
Progress (250718) : Setelah FA 10 selesai, akan diprogres
Progress (050918) : Idem

Perbaikan mesin FA 10 (Riwayat perbaikan, jadwal service)

Progress (110718) : Block engine sudah dikirim kebengkel bubut bekasi
Progress (250718) : Menunggu linear yang harus diganti
Progress (080818) : Sparepart berupa linear belum ada yang cocok,
Progress (150818) : menunggu trasnportasi pengambilan block engine
Progress (050918) : Progress 80 % tinggal pengetesan dan pengecekan lampu

Bongkar injection pump dan nozzle untuk genset cummine 125 kvh
Progress (050918) : Injection Pump & Nozzle sudah dikirim menuggu proses PO

Cat body crane A5

Progress (050918) : Progress sudah 10% dan saat ini stand by di depan Seapup 3

Issue update :
5-Sep-18 Penggantian Wire rope boom Crane A5
Penggantian Hydrolik Pump dan Presure switch Crane A7
Perbaikan power stering mercy B 9045 RN
NO Problems Progress

2. Building
5-Sep-18
Rencana perbaikan ATAP GUDANG G,H,I,S
Progress (290818) : Tinggal pemasangan
Progress (050918) : Perbaikan atap di gudang S sudah 50%

Pembuatan Jalur Pejalan Kaki di area Marunda Shorebase dan Jetty(Temuan Audit SMI PHE)
Progress (040718) : Progress masih di hold menunggu manpower , dialihkan ke pembuatan kanstin dan pavling blok
Progress (250718) : Hold
Progress (010818) : Hari ini dilakukan pengecatan dari Whs "DD" ke pos 7,
Progress (080818) : Pogress pos 7 sudah selesai kemudian lanjut clean area di roomboom
Progress (290818) : Clean area sudah, akan diprogress pemindahan material2 phe
Progress (050918) : Tinggal pelaksanaan pemindahan material PHE

Perbaikan Aspal diarea Jetty

Progress (250718) : Hold
Progress (150818) : Pengaspalan akan diganti dengan pengecoran
Progress (290818) : Pos utama dan pos 7 sudah selesai akan dilanjut pengecoran jalan di Jetty

Pembuatan POS menara KE-2

Progress (290818) : akan dibuat setelah pembagunan GARDU LISTRIK KONSUMEN selesai
Progress (050918) : untuk pos menara akan di alokasikan di area Pos 12

Pembersihan lokasi ex-Boral

Progress (290818) : sudah 20% pembersihan area
Progress (050918) : sudah 40% pembersihan area

Talang air di kantin jetty sudah keropos

Progress (150818) : Akan dikerjakan bersamaan dengan renovasi canopy jety
Progress (290818) : Hold

Penambahan tiang dan seng dibelakang area joglo sampai WDP, untuk pengamanan area sekitar
Progress (150818) : Hold

Penutupan jaring-jaring di area gudang

Progress (010818) : Untuk cat rencana hari ini akan datang
Progress (080818) : Thinner dan cat sudah datang, menunggu manpower
Progress (150818) : Akan dialokasikan 2 personil
Progress (290818) : Progress pemasangan di gudang I sudah 25%
Progress (050918) : Progress Man power untuk saat ini di alihkan ke Warehouse S

Pengecatan gedung office choper

Progress (250718) : Progress 40%
NO Problems Progress
Progress (010818) : Menunggu scafolding yang masih dipakai team elektrik
Progress (080818) : Sementara manpower sedang dialihkan ke pekerjaan pejalan kaki
Progress (290818) : Progress akan dilakukan pengecatan diruangan dalam
Progress (050918) : Progress pengecatan akan di laksanakan setelah perbaikan Joglo selesai

Relokasi pos 8 untuk first aid

Progress (250718) : Progress akan dibuatkan mapping pembuatan pos 8
Progress (010818) : Maping pos sudah dibuat untuk proses pemindahan
Progress (080818) : Akan direquest untuk kebutuhan material
Progress (150818) : Request sudah dibuat dan dikirim ke kantor pusat
Progress (290818) : Request suda dikirim, menunggu approval PO
Progress (050918) : Menunggu pengiriman Material

Perbaikan tiang pagar yang keropos di pos 2

Progress (150818) : Request akan dibuatkan
Progress (290818) : Request sudah dikirim ke pusat
Progress (050918) : Progress material sudah datang

Pembuatan gardu listrik AKP yang ukuran 4x5 (gardu konsumen)

Progress (290818) : Akan dibuatkan request
Progress (050918) : Gambar sudah ada, menunggu review

Leveling tanah di area boral

Progress (050918) :Pekerjaan akan dilakukan setelah pembersihan area selesai

Rencana pengecatan pilar hydrant

Progress (050918) : Request sudah dikirim ke pusat

Issue update :
5-Sep-18
Rencana pembuatan area parkir di bengkel

Modifikasi IBC Tank untuk penyiraman jumlah nya 4

Perbaikan kanstin di dermaga

3. Electrikal
29-Aug-18

Lampu sorot untuk pos menara di jetty

Progress (250418) : Akan di request setelah pos menara terpasang di pos 10
Progress (300518) :Idem
Progress (250718) : Akan direquest sesuai spesifikasi
Progress (080818) : Sudah di request (Spesifikasi tidak ada)
Progress (150818) : Masih proses approval PO
Progress (290818) : Akan direview kebutuhan lampu sorot

Penambahan lampu sorot dibelakang gudang N

NO Problems Progress
Progress (250718) : Akan direquest
Progress (010818) : Sudah di request
Progress (080818) : Proses Pencarian barang
Progress (290818) : untuk spesifikasi diganti ke lampu penerangan biasa portable

Pengecekan seal pilar hydrant yang bocor nomer. 28 (area 300) dan nomer.25 area roomboom (seal Pilarnya bocor)
Progress (290818) : Akan dibuatkan request lokal

Issue Update
Perapihan jalur kabel seapup 3
29-Aug-18

Setiap Request Barang harus melampirkan Keterangan pergantian unit dan lokasi yang akan dipasang

Truck tanki air agar SETIAP HARI mengadakan pengisian ke TANKI2 yang ada.

5. Kebersihan
5-Sep-18 Pemotongan Rumput di area kerja AMLB Pembersihan sampah2 diarea kerja AMLB
Program : Routine Job Program : Routine Job
Routine Job Kebersihan sekitar area kerja AMLB

Pemotongan pohon beringin di office phe warehouse

Progress (080818) : Minggu ini akan dilakukan pemotongan(butuh crane dan scafolding)
Progress (290818) : akan dilakukan pada hari minggu tanggal 2 september 2018
Progress (050918) : Progress baru 1 pohon (50%), dan dilanjutkan pada tanggal 16 September 2018

Issue Update
5-Sep-18 Penebangan pohon di bengkel untuk parkir area
Pembersihan area jetty, toliet & kantin di jetty persiapan acara seapup 3

PERAWATAN DAN PENYIRAMAN BERKALA POHON YANG SUDAH DITANAM

2 OPERASIONAL
1. Operasional " ROUTINE JOB " Pengecekan Vessel Berthing, Pengisian air.

" ROUTINE JOB " Dilakukan Sidak untuk lifting Gear di Mobile crane yang sdng bekerja setiap 2 minggu sekali.
" ROUTINE JOB " Schedule dibuatkan sebelum AKHIR BULAN (pergantian Bulan)
" ROUTINE JOB " Pelaksanaan kebersihan di Jetty ( Setiap Sore )

Pengajuan assesment OP forklift a.n Rinto, damiri, Ucu s

Progress (150818) : Progress pengumpulan data
Progress (290818) : 3 personil akan diarahkan ke HRD

Issue Update
NO Problems Progress
Project pengangkutan Pipa 173 Jts dengan 11 Trailer ke Inggom(TG.Priok)
5-Sep-18
Rencana bongkar muat kapal Eka samudra 501 Meindo

Rencana Pengangkatan handak (Explosive) sehari sebelumnya harus dikabarkan

Setiap Log Book yang hilang harus membuat surat keterangan dari POLISI

3 H.S.S.E + Documen Control

5-Sep-18 DITAHUN 2018 Untuk semua Divisi harus memperhatikan beberapa hal, seperti :

1. Tingkatkan KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (K3)

2. Tingkatkan Kualitas Pengecekan safety Equipment
3. Tingkatkan Program MCU
4. Tingkatkan Kwalitas dan integritas Kerja
5. Kepedulian akan safety
6. Tingkatkan Data-data yang AKURAT
7. Pengisian TUNTAS CARD

" Untuk Issue safety yang dilaporkan oleh karyawan dapat segera di share ke TUNTAS ".
" ROUTINE JOB " HSE selalu melaporkan issue safety secara rutin (Min 1 Bln sekali).

Sertifikat Sprinkler dan Smoke Detector (Temuan Audit SMI PHE)

Progress (210318) : TEAM Altek sudah melakukan inspeksi, tinggal menunggu penawaran
Progress (110718) : akan dilakukan bulan agustus 2018
Progress (080818) : Team HSE AKP akan koordinasi dengan Team PHE untuk dasar sertfikasi
Progress (150818) : Akan didiskusikan dengan management pada meeting hari senin 20 agustus
Progress (290818) : Menunggu instruksi management
Progress (050918) : Idem

Rencana pengajuan sertifikasi Petugas Ahli P3K DEPNAKER

Progress (150818) : Personil yang disetujui untuk pelatihan yaitu Pak Herry HTB
Progress (290818) : rencana pelaksanaan akan dilakukan bulan september, menunggu update dari pihak penyelenggara

Persiapan pembuatan First Aid

Progress (080818) :Menunggu relokasi kontainer fabrikasi pos 8
Progress (290818) :Relokasi akan dilakukan setelah pembangunan POS 8 selesai
Progress (050918) :Idem

Pembuatan proposal donor darah

Progress (290818) : Planning donor darah bulan pertengahan september
Progress (050918) : Progress menunggu konfirmasi dari PMI

Persiapan pembuatan IPAL (akan dilakukuan technical meeting untuk pelaksanaan)

NO Problems Progress
Progress (250718) : Progres 10% pembuatan bak control dari target 20 hari instalasi
Progress (080818) : Progres 85%, menunggu instalasi setelah penyedoton septictank)
Progress (150818) : Progres 90%, menunggu instalasi setelah penyedoton septictank)
Progress (290818) : Penyedotan septictank sudah dilakukan, tinggal finishing penghubung dari tanki ke septictank
Progress (050918) : Pekerjaan sudah selesai menunggu review dan pengecekan tim Marunda untuk pembuatan BAP

Follow up hasil MCU

Progress (080818) : Akan dilakukan reivew terhadap hasil MCU karyawan
Progress (150818) : Sudah dilakukan pemanggilan 3 karyawan dari 7 karyawan
Progress (290818) : sudah dilakukan pemanggilan 5 karyawan, tinggal asnawi dan safrudin (dalam 2 minggu harus lapor hasil pengobatan ke HSE)
Progress (050918) : tinggal pa Asnawi yang belum menghadap ke tim HSE

Pembuatan proposal untuk reward TUNTAS card

Progress (150818) : Proposal akan dibuat dan diajukan
Progress (290818) : Sudah diajukan ke purchasing
Progress (050918) : Updatenya perubahan barang nya dari jaket ke Kaos

MCU Periode agustus 2018

Progress (290818) : Pelaksanaan sudah dilakukan pertanggal 27 agustus
Progress (050918) : Progress MCU bulan Agustus sudah selesai menunggu hasil dari Rumah sakit

Pengadaan P3K di wdp, pos 1, pos 7 ,pos 8

Progress (290818) : Akan direqeust
Progress (050918) : Request sudah dikirim ke pusat

Program pembagian susu murni sapi setiap kamisan meeting

Progress (290818) : Planning minggu depan
Progress (050918) : akan dilaksanakan pada tanggal 13 September 2018

Training fire dengan sertifikat lokal

Progress (290818) : Menunggu data dari pak bandar dan akan difilter ulang oleh pak bandar danpak fredy ( 30 orang untuk training )
Progress (050918) : Minggu ini akan dikirimkan datanya ke HSE

Planning drill di area jetty

Progress (050918) : Rencana akan dilaksanakan pada bulan Oktober

Issue Update
Sim nya pa Warto akan Expired 27 September 2018
5-Sep-18
Log Book Pa Iwan M Opr Crane dan Pa Saroha Rigger akan expired Oktober 2018
Pembuatan Laporan P2K3 periode Juni
Update laporan pengukuran Udara dan air di area Jetty oleh Geo Mitra
Rencana perbaikan dan pergantian Seal Nozzle Hydrant di area AMLB
Pembuatan Banner area wajib PPE di Jetty & Pos 1

Pengecekan APAR secara berkala

NO Problems Progress
Pembuatan hasil resume asessment trucking
Planning safety day tahun bulan oktober ini gabungan (Perwata Group,AMLB, ALFA KONTRAK)
Untuk setiap Ka. Bag agar memantau pengambilan PPE (Coverall, Safety Shoes, dll) disetiap divisi.
Demi Tertib Administrasi : Setiap peminjaman PPE oleh Manajemen dan terbawa, akan diemail oleh HSE ke Sekretaris.
Setiap REQUEST pergantian APAR isinya harus dikeluarkan dan disertakan dengan INSPECTION serta FOTO DISETIAP GUDANG.

4 Gudang Stock
15-Aug-18

Req 01401, cat putih, dll

Progress (150818) : Sudah direquest

Req 01402, Box lampu neon TL ukuran 40 watt,dll

Progress (150818) : Sudah direquest

Req 01406, Coolant filter FE2096

Progress (150818) : Sudah direquest

Issue Update
15-Aug-18

Untuk pembelian Oxygen, menggunakan Petty Cash Marunda

5 HRD
5-Sep-18

Akan mengundang pihak sucofindo untuk kepentingan konsultasi ISPS CODE pelabuhan jetty
Progress (040718) : Masih mencari vendor lain
Progress (110718) : Menunggu keputusan manajemen
Progress (110718) : Hold

Pendataan untuk Pembaruan ID CARD

Progress (010818) : Proses pendataan sudah 50%
Progress (150818) : Perencanaan mekanisme pengamanan jetty akan dilakukan hari ini dengan team MBN
Progress (150818) : Survey lokasi sudah dilakukan dengan team MBN dan akan dibuatkan summary oleh tem MBN, terkait rencana pengamanan

Kebutuhan mekanik untuk auto elektrikal dan untuk unit

Progress (150818) : Pengajuan sudah dikirim ke HR pusat
Progress (290818) : HR pusat mulai melakukan penyaringan kandidat
Progress (050918) : Belum memenuhi Kreteria untuk 1 personil yang sudah dilakukan tes, akan dilakukan pencarian ulang kandidat baru

Issue Update
NO Problems Progress
Akan di buatkan daftar MCU periode bulan September
5-Sep-18

6 ADMINISTRASI
5-Sep-18
Pengecekan hasil kerja SWO Material Handling
Pengecekan Surat Jalan Transportasi dengan Sistem MMO (Material Movement Out)
Pembuatan Daily Planning Request Transportasi
Monitoring dan Progress Backload Material Contractor PHE ONWJ
Data Entry Hasil kerja " One Day Servies Report ".
Progress : CONTINUE JOB
ITP PHE pertanggal 1 setiap bulannya harus sudah disetorkan ke PHE
Setiap ada barang backload langsung di push ke pihak pemilik barang
Setiap request permintaan trucking melalui satu pintu yaitu ADMIN

Issue Update
Trucking hari ini indokomas 15 Ton
5-Sep-18
Swo PHE 1 ton
ITP Facilities, ITP Telepon, ITP Trucking, ITP vesel , ITP Trash, ITP Portable water, ITP Listrik

7 KA. DEPARTEMEN
5-Sep-18
- KA. BAGIAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS SAFETY DI LAPANGAN
ROUTINE Semua Data Kepala Bagian Tolong di serahkan ke Data Center setiap bulan (paling lambat sebulan sekali)
TUGAS KA. BAGIAN UNTUK MENCARI SOLUSI DILAPANGAN KALAU ADA MASALAH DAN BUKAN MENAMBAH MASALAH !!!
- Monitor semua aktivitas Lifting Material yang ada di Shore Base Marunda

8 Team Material Handling

5-Sep-18
Ka. Bagian diwajibkan utk mengikuti Meeting Kamisan.
Setiap permasalahan internal Dept mesti dilakukan pembahasan dengan dept terkait.

Issue Update " ROUTINE JOB " Target material handling diserahkan setiap tgl 2, pada setiap bulannya kepada PHE.
5-Sep-18 Pencatatan actual kegiatan material handling oleh checker Jetty dan Warehouse
Catat dan laporkan jika ada pergerakan kegiatan tanpa di cover SWO Material Handling
Pengecekan routin untuk kegiatan material handling

9 DATA CENTER
5-Sep-18 " ROUTINE JOB " melakukan perapihan Files dokumentasi, Updating Dokumen.

" ROUTINE JOB " Pendataan Absensi dan OT karyawan

Himbauan u/ Ka. Bagian :

Untuk karyawan yang tidak hadir agar membuat surat keterangan dan backup
NO Problems Progress
Pengiriman data OT karyawan harus ontime (OB PHE)
" ROUTINE JOB " Pengiriman sesuai tanggal yang ditentukan.

Issue Update
Pengisian form ketidakhadiran (Ijin via email/telp/sms)
5-Sep-18 Pengisian Form Keterlambatan Karyawan

10 PURCHASING PUSAT
5-Sep-18

Issue Update untuk proses request, diharapkan dapat email terlebih dahulu ke purchasing
5-Sep-18 Pengambilan barang digudang agar lebih diperhatikan
Pengecekan setiap requestan ke pusat agar ditambahkan dokumen pendukungnya
Setiap Request harus melampirkan riwayat dan planning dari divisi yang bersangkutan
11 SECURITY
5-Sep-18
Setiap personil SECURITY yang baru bekerja di AMLB agar di SAFETY INDUCTION oleh team HSE

Issue Update
Pembersihan sampah-sampah di dekat kapal SWP
5-Sep-18
Penerangan lampu Pos7 yang sering mati
Perbaikan roda gerbang Pos 1 ada yang keropos
 ACTION PLAN SAFETY
1. MEKANIK ( Pa' Jayadi ).
- Apabila ada penerimaan operator, maka di Training secara tehnik untuk pengoperasioan Alat.

2. MAINTENANCE ( Pa' Probo )

- Meng Investigasi ulang dari beberapa kejadian yang telah terjadi selama Bulan Agustus 2013
agar dapat mengkaji resiko / bahaya yang dihadapi oleh team pekerja.
- Lakukan Training ulang SAFETY untuk karyawan.

3. Management PT. AKP Rep's ( Pa' Frangky ).

- Tool Box Meeting harus dilakukan oleh setiap Ka. Bagian, agar target SAFETY FIRST dapat tercapai
dalam melaksanakan tugas yang diberikan.

- Adanya Pembahasan atas beberapa kejadian yang sudah terjadi didalam setiap Tool Box Meeting
agar hal ini menjadi Acuan oleh Team Pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.

- Lakukan SAFETY INDUCTION untuk karyawan BARU selama satu Minggu disetiap pagi dengan membrikan pertanyaan Safety.

- Tempelkan beberapa rambu safety di sekitar area Kerja.

4. Gudang ( Pa' Agus )

- Sistem penerimaan karyawan agar selalu menerapkan SAFETY Education.
- Lakukan Safety Induction secara optimal.
- Apabila ada kejadian yang terjadi di area kerja, SEGERA DILAPORKAN, INVESTIGASI, SHARE, ANALISA.
- Hasil Investigasi dijadikan SAFETY STANDART PROCEDURE.
- Lakukan Morning Meeting khusus untuk karyawan PT. AKP yang dibuat oleh Team HSE.

5. Material Handling ( Pa' Sumiran )

- Pemeriksaan Kesehatan karyawan ( Surat Dokter ), apabila dalam kondisi SAKIT.
- Team HSE harus memperjelas EMERGENCY CALL, untuk segera dilakukan Investigasi apabila ada kejadian di lokasi kerja.
agar apabila ada kejadian dilokasi kerja, maka karyawan dapat segera menghubungi SAFETY OFFICER.
- Kirimkan email ke PHE, apabila akan melakukan Safety Meeting.

6. Safety Officer ( Pa' AJI ).

- Akan diberikan Safety Hand Book untuk setiap karyawan secara Ringkas mengenai beberapa kelengkapan safety
yang mesti dilengkapi sebelum melaksanakan pekerjaan.

7. Safety Officer ( Pa' Freddy ).

- Perlu dilakukan pembenahan Diri ( Kebiasaan ) para pekerja untuk mengikuti SAFETY MEETING.
agar rasa kepedulian untuk mengikuti SAFETY MEETING menjadi bagian yang sangat berguna.

8. Operasional ( P' Gunawan )

- Lakukan hukuman untuk karyawan yang tidak mengikuti Prosedure serta aturan yang sudah dibuat.
- Buat JSA untuk setiap Dept yang melakukan pekerjaan

9. Administrsi ( P' Iman )

- Lakukan Tool Box Meeting setiap kali akan melaksanakan pekerjaan, agar dapat mengkaji Resiko / Bahaya yang dihadapi.