BAB I

RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

1. Definisi Protokol dan Keprotokolan

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan
mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi
aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut
atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat.
Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di
bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.
2. Azas – Azas Keprotokolan
a. Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang
beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki
oleh NKRI.
b. Azas ketertiban dan kepastian hokum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan
masyarakat melalui kepastian hukum.
c. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan
keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk
kepentingan bangsa dan Negara.
d. Azas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.
e. Azas Keagamaan
3. Tujuan Keprotokola
 Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik
 Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
 Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
 Membuat kegiatan lebih berkesan
 Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
 Membuat kegiatan lebih menarik
4. Peran Keprotokolan
Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
 Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar
serta aman.
 Penentu keberhasilan suatu acara
 Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
 Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut
5. Unsur Keprotokolan
a. Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara
tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut
dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan
sebelumnya.
b. Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta
perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
c. Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap
negara.
d. Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam
suatu acara keprotokolan
6. Tugas dan Fungsi Pokok Keprotokolan
Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara
atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu
daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan,
pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor,
wisma, mess di lingkungan daerahnya.
7. Uraian Tugas Protokoler
a. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
b. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah
atau kepala instansi disuatu perusahaan
c. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler
d. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya
e. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi
protokoler.
f. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.
8. Fungsi Protokol
a. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan
meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.
b. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam
suatu acara
c. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota
yang terlibat dalam suatu acara.
 d. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga
rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.
e. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi
setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
f. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan
hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu
acara.
9. Perbedaan Petugas Humas dan Petugas Protokol

HUMAS PROTOKOL
        Memiliki kemampuan bahasa asing yang         Tidak harus menguasai bahasa asing yang

baik, dikarenakan berkomunikasi secara baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi

langsung dengan pihak lain. biasanya sudah disediakan teks secara
terstruktur
        Harus memahami ilmu komunikasi yang         Harus memahami ilmu komunikasi tentang

berhubungan dengan kemampuan untuk tata cara suatu acara, mulai dari persiapan,
mempromosikan atau mempertahankan pelaksanaan hingga evaluasi
citra positif suatu instansi atau perusahaan

10. Persamaan Petugas Humas dan Petugas Protokol

 Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
 Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain
 Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan
 Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang
menerima pesan.
 Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan
menjadi lebih maju.
11. Syarat Petugas Protokol
Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas
protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal.
Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1) Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut
pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2) Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib
dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3) Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan
sendiri.
 4) Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban
dan lain lain
5) Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6) Mampu berpenampilan yang baik
7) Mampu berkomunikasi dengan efektif
12. Aturan Protokol
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1) Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)
b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan
2) Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu
kebangsaan.
e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan
anggota DPRD.
j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan
pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah
k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau
lembaga resmi.