STANDAR 6
PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI
6.1 Pembiayaan
6.1.1 Jelaskan proses pengelolaan dana institusi perguruan tinggi mulai
dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit,
monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada
pemangku kepentingan
Proses pengelolaan dana di UJ diatur dalam Surat Keputusan Ketua
Yayasan Jayabaya Nomor: 043 Tahun 2012 Tentang Peraturan Anggaran
dan Keuangan Pelaksanaan Pendidikan. Standar Operasional Prosedur
(SOP) dan Pedoman Sistem Akuntansi dan Keuangan di Lingkungan UJ,
diatur dalam Surat Keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 yang terdiri
dari:
1. SOP Rencana Operasional (RENOP) Satuan Kerja.
Pada butir sub-sub bab 6.1.1 akan dijelaskan hal-hal: (1) perencanaan
penerimaan, (2) pengalokasian dana, (3) pelaporan, (4) audit, (5)
monitoring dan evaluasi, (6) pertanggung jawaban kepada pemangku
kepentingan.
1. Perencanaan Penerimaan
2. Pengalokasian dana
3. Pelaporan
(1) Laporan harian disampaikan tiap hari kerja secara tertulis mengenai
posisi dana hari yang bersangkutan.
4 Audit
Monev internal dilakukan oleh: Ketua Yayasan, Kepala BPH UJ, Rektor UJ
dan LPM. Monev eksternal dilakukan oleh KAP. Hasil Monev dinyatakan
dalam bentuk berita acara, laporan, dan nota. Jika ditemukan
penyimpangan-penyimpangan dalam pengelolaan dan pengurusan
keuangan maka akan diambil tindakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
12. Sosialisasi
Tabel 6.1
Realisasi Penerimaan Dana UJ
Sumber Jumlah Dana (Juta Rupiah)
Jenis Dana
Dana 2013 2014 2015
(1) (2) (3) (4) (5)
Pendaftaran/Pembelian Formulir 414.90 685.20 594.00
Uang Kuliah 60,265.00 68,508.00 76,477.80
SPP Variabel (Remidi & SP) 1,250.00 1,240.00 1,260.00
Dana Kemahasiswaan 5,500.00 6,301.00 6,711.00
Dana Pembangunan 6,915.00 8,565.00 7,425.00
Wisuda 7,453.00 7,682.00 7,896.00
Mahasiswa
KKN 3,120.00 3,220.00 3,615.00
Ujian Skripsi/Tesis/Disertasi 6,212.00 6,420.00 8,010.00
Kuliah Kerja Lapangan/praktek
3,085.60 3,130.60 3,430.60
Industri/Magang
Denda 152.80 192.80 152.80
Dana Pra-Pendidikan &
691.50 856.50 742.50
Pengenalan Kampus
Sub Total 95,059.80 106,801.10 116,314.70
PT Sendiri Penerimaan lain (Usaha dan
3,500.65 3,490.00 3,500.00
Sewa)
Sub Total 3,500.65 3,490.00 3,500.00
Kemenristek PPA dan BBM 331.80 128.10 138.60
/ Kementrian BNN - 17.50 -
Terkait Kemenpora 75.00 - -
Sub Total 406.80 145.60 138.60
Jasa dan Bunga 4,752.99 5,340.21 5,755.43
Sumber Lain
Penelitian 425.46 674.20 340.00
Pengabdian Kepada
420.35 625.42 582.77
Masyarakat
Sub Total 6,080.61 6,160.01 6,234.03
Total 105,047.85 116,596.71 126,187.33
Catatan: * Dana yang diterima perguruan tinggi dari usaha pemanfaatan sumber daya dan usaha
lainnya.
** Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan
lain lain) selama tahun 2013 – 2015 berturut-turut adalah sebesar 90,58%,
91,38%, dan 92,87%. Rata-rata persentase dana perguruan tinggi yang
berasal dari mahasiswa selama tahun 2013-2015 sebesar 91,28%.
Persentase sumber dana UJ tahun 2013-2015 dapat dilihat pada grafik
berikut ini:
0.11%
91.87% 2.72% 5.30%
0.12%
2.89% 5.61%
91.38%
0.38%
6.1.5 Tuliskan penggunaan dana yang diterima pada Tabel 6.2.2 selama tiga
tahun terakhir pada tabel berikut
Dana yang dikeluarkan oleh UJ untuk biaya operasional selama 3 (tiga)
tahun terakhir adalah:
Tabel 6.2
Penggunaan Dana yang Diterima UJ
Jumlah Dana (Juta Rupiah) Jumlah
No Jenis Penggunaan (Juta
2013 2014 2015 Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Penyelenggaraan
1 72.745,25 78.578,50 86.420,42 237.744,17
Pend*
2 Penelitian 1.158,74 1.245,25 1.250,25 3.654,24
3 PkM 1.250,20 1.252,42 1.552,20 4.054,82
4 Investasi Prasarana 12.525,24 15.208,23 13.850,24 41.583,71
5 Investasi Sarana 6.245,75 8.258,21 9.558,20 24.062,16
6 Investasi SDM 7.102,42 7.625,82 8.125,52 22.853,76
7 Lain-lain 4.020,25 4.428,28 5.430,50 13.879,03
Total 105.047,85 116.596,71 126.187,33 347.831,88
Catatan: * Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
19,099,609.09
18,803,059.01
18,504,576.27
Jika diamati dengan cermat terdapat selisih antara jumlah total penerimaan
(6.1.4) dan pengeluaran (6.1.5) sebesar Rp 2.099,84 Juta pada tahun 2013,
Rp 3.718,7 juta pada tahun 2014, dan Rp 1.815,5 juta pada tahun 2015.
Selisih ini digunakan sebagai Cadangan Umum atau general reserve yaitu
cadangan yang dibentuk dari selisih antara penerimaan dengan
pengeluaran setelah dipotong pajak untuk menutupi/memenuhi
pembayaran-pembayaran yang akan datang.
6.1.6 Tuliskan dana untuk kegiatan penelitian dalam tiga tahun terakhir
dengan mengikuti format tabel berikut
Tabel 6.3
Dana Kegiatan Penelitian
Besar Dana* (Juta Rupiah) Jumlah
No Sumber Dana (Juta
2013 2014 2015
Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri/yayasan 425,46 674,20 340,00 1.439,66
2 Kementerian terkait 150,00 325,00 450,00 925,00
3 Lembaga/Kementerian lain terkait 583,28 246,05 460,26 1.289,59
4 Lembaga/institusi luar negeri - 0.00 0.00 0.00
Total 1.158,74 1.245,25 1.250,26 3.654,25
Catatan: * Di luar dana penelitian/penulisan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai
bagian dari studi lanjut yang dikeluarkan oleh mahasiswa.
Berdasarkan tabel 6.3 jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang, maka dari tahun
2013-2015 rata-rata dana penelitian dosen tetap pertahun sebanyak Rp 8.457.956,
Rp 9.089.416. dan Rp 9.125.985 Jadi rata-rata dana penelitian dosen tetap
pertahun sebesar Rp 8.891.119.
Berdasarkan tabel 6.17 dengan jumlah dosen tetap UJ sebanyak 137 orang,
maka dari tahun 2013-2015 rata-rata dana pengabdian dosen tetap
pertahun sebanyak Rp 9.125.547, Rp 9.141.752 dan Rp 11.326.759 Jadi
rata-rata dana pengabdian kepada masyarakat dosen tetap pertahun
sebesar Rp 9.864.686
Laporan Audit Realisasi Anggaran UJ. Sistem akuntasi diatur dalam surat
keputusan ketua Yayasan Nomor: 045 Tahun 2012 tentang Pedoman
Akuntasi UJ dan surat keputusan Rektor nomor: 044 Tahun 2014 tentang
Sistem dan Prosedur Akuntansi UJ. Petunjuk pemanfaatan sistem
akuntansi dijelaskan dalam surat keputusan Rektor nomor: 046 Tahun 2014
tentang Panduan Sistem Informasi Akuntansi UJ. Sistem monitoring dan
evaluasi pendanaan internal di UJ diatur dalam Surat Keputusan Rektor
Nomor: 047 Tahun 2012 tanggal 31 Desember 2012 tentang Instrumen
Audit Internal Keuangan di Universitas Jayabaya. Tujuan monev adalah:
2. Pelaksana Audit
audit eksternal yang bebas dan mandiri. Hal ini perlu dilakukan dalam
rangka mewujudkan pengelolaan keuangan yayasan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan.
Hasil audit oleh pihak eksternal, terutama yang berkaitan dengan opini dan
saran dari auditor ditindaklanjuti dan dipakai oleh pimpinan universitas
sebagai dasar untuk penganggaran tahun berikutnya yang dituangkan
dalam Program Kerja Rencana Anggaran (PKRA),
2. Penetapan penggunaan
4. Pemeliharaan/perbaikan/kebersihan
Sarana dan prasarana yang telah rusak tidak terpakai dapat diajukan
secara berjenjang untuk penghapusan dari daftar inventaris untuk
dimusnahkan. Kegiatan ini diikuti dengan surat perintah dan dibuat berita
acara penghapusan.
6.2.2 Tuliskan lokasi, status, penggunaan dan luas lahan yang digunakan
perguruan tinggi untuk menjamin penyelenggaraan pendidikan yang
bermutu, dalam tabel berikut
UJ memiliki dua lokasi kampus yang berbeda yaitu: (1) Kampus A terletak
di Jl. Pulomas Selatan Kav.23 Jakarta Timur. Penggunaan kampus A terdiri
dari Gedung Rektorat, Perpustakaan Universitas, perkuliahan program S1
dan Pascasarjana (S2 dan S3), dan (2) Kampus C terletak di Jl. Raya
Bogor Km. 28,8 Cimanggis Jakarta Timur. Penggunaan kampus C terdiri
dari perkuliahan program S1 dan D3 Teknik. Berkaitan dengan lokasi,
status, penggunaan dan luas lahan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 6.5
Lokasi Kampus UJ
Status
Lokasi Lahan (Nama dan
Penguasaan/ Penggunaan Luas Lahan
No Nomor Jalan, Kota,
Kepemilikan Lahan (Ha)
Propinsi)
Lahan*
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Jl. Pulomas Selatan Kav. 23 Milik sendiri Pendidikan 19,698
2 Cimanggis Milik sendiri Pendidikan 10,562
Total 30,260
Keterangan: * Status: milik sendiri, sewa, pinjaman, kerjasama. Siapkan dokumen
bukti status penguasaan/kepemilikan lahan.
Gambar 6.11 Lab. Komputer Gambar 6.12 Lab. Kamar Gelap Photo
Gambar 6.16. Lab. Pneumatik dan Hidrolik Gambar 6.17 Lab. Elektronika Dasar
Gambar 6.26 Masjid Universitas Gambar 6.27 Ruang BEM dan UKM
Tabel 6.7
Prasarana Pendukung Visi UJ
Kepemilikan* Kondisi**
Jumlah Total Sewa/
No Jenis Prasarana Milik Tidak
Unit Luas (m2) Pinjam/ Terawat
Sendiri Terawat
Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
A Kampus A
1 Ruang ibadah 5 108,09 √ √
2 Masjid 2 710 √ √
3 Auditorium 1 729 √ √
4 Gedung Unit kegiatan 22 913 √ √
mahasiswa
5 Ruang Leksma dan 1 81 √ √
Legima Universitas
6 Poliklinik 1 93 √ √
7 Laboratorium bahasa 1 100 √ √
8 Fasilitas Olahraga: 1 1129 √ √
- Lapangan Sepak
Bola
- Lapangan Bola Volly
- Lapangan Basket
- Lapangan Bulu
Tangkis
9 Ruang senat mahasiswa 3 60 √ √
10 Ruang LPM 3 30 √ √
11 Lahan Parkir 1 1200 √ √
12 Lapangan Upacara 1 400 √ √
13 Ruang Keamanan 2 20 √ √
14 Lahan Parkir 1 1200 √ √
15 Lapangan Upacara 1 400
16 Ruang Keamanan 2 20 √ √
17 Kantin 1 120
B Kampus C
1 Ruang ibadah 3 250 √ √
2 Poliklinik 1 50 √ √
3 Ruang senat mahasiswa 3 160 √ √
4 Ruang LPM 3 60 √ √
5 Lahan Parkir 1 500 √ √
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi 369
Universitas Jayabaya Tahun 2016
Standar 6 | Pembiayaan, Prasarana, Sarana dan Sistem Informasi
Kepemilikan* Kondisi**
Jumlah Total Sewa/
No Jenis Prasarana Milik Tidak
Unit Luas (m2) Pinjam/ Terawat
Sendiri Terawat
Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
6 Lahan olahraga 1 50 √ √
7 Kantin 1 125 √ √
Total 8508,09
Keterangan: * Siapkan dokumen terkait dengan kepemilikan/penguasaan prasarana pada saat
asesmen lapangan.
** Beri tanda √ pada kolom yang sesuai.
6.2.4 Sebutkan prasarana tambahan yang dikelola dalam tiga tahun terakhir.
Uraikan pula rencana investasi untuk prasarana dalam lima tahun
mendatang, dengan mengikuti format tabel berikut
Tabel 6.8
Prasarana Tambahan
Investasi Rencana Investasi Prasarana
Prasarana dalam Lima Tahun Mendatang
Jenis Prasarana
No Selama Tiga
Tambahan Nilai Investasi
Tahun Terakhir Sumber Dana
(Juta Rupiah)
(Juta Rupiah)
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Gedung Lab. 500 500 Sendiri
Terpadu
Total 500 500
6.2.5 Pustaka (buku teks, karya ilmiah, dan jurnal; termasuk juga dalam
bentuk elektronik/e-library)
Tabel 6.9
Jumlah Pustaka UJ
Jumlah Judul Jumlah
No Jenis Pustaka
Cetak Elektronik Copy
(1) (2) (3) (4) 5)
1 Buku teks 5.170 4.334 9.504
2 Jurnal nasional yang terakreditasi 32 - -
3 Jurnal internasional - 8 8
4 Prosiding 12 - -
5 Skripsi/tesis 5.218 - 5.218
7 Disertasi 51 - 51
Total 10.483 4.342 14.825
1. Waktu Layanan
Perpustakaan dibuka pada setiap hari kerja dari hari Senin s/d Sabtu
dengan ketentuan sebagai berikut :
2. Mutu Layanan
Tabel 6.10
Jumlah Pengunjung Perpustakaan UJ
Jumlah Pengunjung
Bulan
2014 2015 2016
(1) (2) (3) (4)
Januari 1401 1367 1133
Februari 904 723 762
Maret 1856 1714 1346
April 1843 1862 2147
Mei 1866 1703 1768
Juni 1827 1735 1896
Juli 823 734 837
Agustus 569 426 390
September 1632 1526 2307
Oktober 1781 1752 2187
November 1384 1608 2074
Desember 931 836 2018
Total 16817 15986 33162
c. Aplikasi E-Library
d. Aplikasi E-Learning
4. Router, sebuah perangkat yang mengatur arus lalu-lintas data yang ada
dalam jaringan serta digunakan untuk manajemen bandwidth.
Tabel 6.11
Jumlah Hardware yang dimiliki UJ
No Item Jenis Hardware Jumlah
(1) (2) (3) (4)
1 Komputer Server PC Server 2
2 Managable Switch-Hub Switch 25
3 Router Bandwidth Management 5
Software yang digunakan saat ini ada yang berlisensi dan ada yang GPL
(General Public Lisence) / Open Source, yaitu:
Tabel 6.12
Jumlah Software yang dimiliki UJ
No Jenis Software Keterangan
(1) (2) (3)
1 Linux OS Ubuntu Operating System Server
2 Apache Web Server Web Server
3 Radius Server Aplikasi Authentifikasi User
4 PHP Programming Language
5 MySQL Database Server
6 Senayan Aplikasi E-Library
7 Moodle Aplikasi E-Learning
Aplikasi Akademik & Keuangan
8 Simpati
Mahasiswa
9 Windows XP Operating System
10 Windows 7 Operating System
11 Windows 8 Operating System
Sistem informasi ini merupakan pintu gerbang awal dari semua proses
sistem yang mengatur sedemikian rupa proses administrasi yang berkaitan
dengan aktivitas penerimaan mahasiswa baru. Sistem informasi ini terdiri
atas beberapa sub modul seperti :
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi akademik. Sistem informasi ini terdiri atas beberapa sub-
modul seperti :
Sistem informasi ini berfungsi mengatur dan mencatat seluruh bisnis proses
aktivitas transaksi keuangan mahasiswa. Sistem informasi ini terdiri atas
beberapa sub-modul seperti:
data jadwal ujian, data nilai, data KRS, informasi status keberadaan dosen,
histori IPS/IPK, histori nilai, upload bahan ajar.
6.3.3 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi
perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware,
software).
Pihak yang bertanggung jawab terhadap kinerja seluruh perangkat keras
dan perangkat lunak adalah UPT Pusat Komputer dan Sistem Informasi
(PUSKOMTI). PUSKOMTI memiliki Tim Trouble-Shooting yang terdiri dari
2 (dua) personil yang dapat melayani mulai dari pukul 08:00 s.d. 22:00.
Terdapat 2 (dua) jenis pekerjaan yang dilakukan oleh Tim Trouble-Shooting
adalah:
1. Rutin, adalah pekerjaan yang yang secara rutin dilakukan, salah satunya
adalah setiap pagi dilakukan pengecekan terhadap perangkat Wifi yang
tersebar.
Di masa yang akan datang berbagai system informasi yang ada akan
diintegrasikan menjadi Decision Support Systems (DSS) oleh Komputer.
Prosesnya sebagai berikut :
pertanyaan
kerjasama ini banyak hal positif yang dapat diambil salah satunya adalah
semua bersifat free (gratis), seperti Mail Server, Google Drive, Google Docs
dan sebagainya dengan domain jayabaya.ac.id.
Tabel 6.13
Rekapitulasi Jumlah PC di UJ
No Ruang Jumlah PC
(1) (2) (3)
1 Yayasan 14
2 Rektorat 26
3 Program pascasarjana 12
4 Fakultas Ekonomi 14
5 Fakultas Ilmu Komunikasi 15
6 Fakultas Hukum 12
7 Fakultas Ilmu Sosial 12
8 Fakultas Teknologi Industri 16
9 Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan 15
10 Fakultas Psikologi 13
11 Perpustakaan 7
Tabel 6.14
Provider Internet UJ
No Provider Bandwidth
(1) (2) (3)
1 TELKOM-Astinet 4 Mbps
2 Biznet 3 Mbps
Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan
aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut:
Tabel 6.15
Aksesbilitas Data Sistem Informasi UJ
Sistem Pengelolaan Data
Dengan Dengan
Dengan
Komputer Komputer
No Jenis Data Secara Komputer
Jaringan Jaringan
Manual Tanpa
Lokal Luas
Jaringan
(LAN) (WAN)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa - - - √
2 Kartu Rencana Studi (KRS) - - - √
3 Jadwal mata kuliah - - - √
4 Nilai mata kuliah - - - √
5 Transkrip akademik - √ -
6 Lulusan - - - √
7 Dosen - - - √
8 Pegawai - - √ -
9 Keuangan - - √ -
10 Inventaris - - √ -
11 Perpustakaan - - - √
Jumlah 1 3 7
Perkembangan sistem informasi saat ini sangat jauh dari apa yang banyak
diperkirakan dan sangat mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu lain
dengan menghubungkannya dengan sistem informasi. Pada bisnis modern
saat ini sistem informasi bukan hanya sekedar support kepada manajemen,
namun sudah berperan sebagai key operational, high potential dan memiliki
peran strategis serta sebagai business enabler.
Dalam lampiran Blue Print akan terlihat kondisi teknologi informasi saat ini
dan pengembangan teknologi informasi dimasa yang akan datang,
sehingga dapat dijadikan acuan dan pedoman dalam pengembangan
teknologi informasi dan komunikasi kedepan. Arsitektur sistem informasi
dapat dilihat dalam gambar berikut:
UJ Portal Publik
Website
Website A Web Site B Website C Website D Website F
E
Sisfo
LMS &
Sistem Informasi Akademik & Manajeme
Alumni Lembaga Perpusta
Keuangan n&
kaan
Organisasi
SI Lembaga Penjaminan Mutu
si Adm.Keuangan Mahasiswa
SI KHS dan Transkrip On line
Sistem Penerimaan Mhs Baru
Penbagdian Masyarakat
Sistem Informasi Alumni
SI Lembaga Penelitian
SI Perpustakaan
SI Kepegawaian
SI Penjadwalan
SI KRS Online
SI Inventory
e-learning
Inisialisasi
Tahap I
Perencanaan
Bisnis proses perguruan tinggi seperti pada gambar di atas terlihat jelas
bahwa pengelolaan perguruan tinggi memerlukan sebuah dukungan
perangkat, dan yang bisa menjawab semua itu adalah penerapan sistem
informasi dan teknologi informasi.
Administrasi E-Learning
Secondary Activities
Administrasi Perpustakaan
Margin
Administrasi Evaluasi Kinerja
Margin
Baru
Primary Activities
Adalah proses bisnis yang dilakukan oleh bagian admisi atau humas dalam
tata-kelola penerimaan mahasiswa baru, adapun kegiatan bisnis ini adalah
sebagai berikut :