Jurusan Teknik Informatika

Manajemen
Fakultas Teknik
Universitas Negeri Gorontalo
TUGAS Pengetahuan

Mata Kuliah : Manajemen Pengetahuan

NAMA : Ardiyanto Lukman Pondaag
Waktu : 23 November – 27 November
2020 NIM : 531418063
Dosen : Muhammad Rifai Katili KELAS : C – SISTEM INFORMASI
Ph.D

A. Konsep Data Information

1. Data,information,knowledge
Data didefinisikan sebagai symbol yang memperlihatkan property dari obyek,
kejadian dan kondisi lingkungannya, merupakan produk dari pengamatan (observation).
Data adalah masih mentah atau raw, dan melekat hanya ada pada dirinya dan
tidak ada arti bagi orang lain dan hanya menunjukkan keberadaannya sendiri.
Bentuk data dapat macam-macam dan dapat digunakan kembali, kalau
di spreadsheet  dikenal adanya data.
Pengertian Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan
diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan sesuatu yang bisa dipahami dan
memberikan manfaat bagi penerimanya. Data dan fakta adalah “bahan baku” informasi,
tetapi tidak semuanya bisa diolah menjadi informasi. Definisi informasi adalah
keterangan, pernyataan, gagasan, dan tandatanda yang mengandung nilai, makna, dan
pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca.
Hal ini disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.
Pemahaman (knowledge) adalah hasil dari hubungan antara data dan informasi
yang berimplikasi berupa pengetahuan kepada pembacanya.
2. Knowledge sharing (berbagi pengetahuan)
adalah metode atau kegiatan dalam manajemen pengetahuan yang digunakan untuk
memberikan dan menyebarkan pengetahuan, ide, pengalaman, atau skill dari seseorang,
departemen, organisasi, instansi, atau perusahaan untuk menciptakan dasar kebutuhan
untuk kerja sama. Knowledge sharing merupakan bagian dari knowledge management
agar bisa menciptakan ide-ide serta inovasi yang akan berkontribusi keberlangsungan
suatu organisasi.
knowledge sharing terdiri dari pemahaman yang disebarkan yang berhubungan
dengan mengadakan akses pekerja dengan informasi yang relevan dan membangun
menggunakan jaringan knowledge melalui organisasi. Knowledge sharing dapat tumbuh
dan berkembang apabila menemukan kondisi yang sesuai yang ditentukan oleh tiga
faktor kunci yaitu orang, organisasi, dan teknologi. Knowledge sharing hanya dapat
dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam
menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya.
3. Knowladge Repositories
Knowledge Repositories adalah salah satu teknologi yang paling popular
dimanfaatkan orang dalam proyek “Knowledge Management”. Penelitian ini
mengusulkan sebuah strategi bagaimana repositories berbasis teknologi informasi dapat
dikembangkan dalam sebuah organisasi yang mengimplementasikan Knowledge
Management. Knowledge Repositories adalah sebuah tempat untuk menyimpan dan
mengelola explicit knowledge atau pengetahuan yang telah terdokumentasikan
4. Organizational leraning
Peter Senge (1999) mengemukakan bahwa di dalam learning organization yang
efektif diperlukan 5 dimensi yang akan memungkinkan organisasi untuk belajar,
berkembang, dan berinovasi yakni:

a. Personal Mastery.

Kemampuan untuk secara terus menerus dan sabar memperbaiki wawasan agar
objektif dalam melihat realitas dengan pemusatan energi pada hal-hal yang
strategis. Organisasi pembelajaran memerlukan karyawan yang memiliki
kompetensi yang tinggi, agar bisa beradaptasi dengan tuntutan perubahan,
khususnya perubahan teknologi dan perubahan paradigma bisnis dari paradigma
yang berbasis kekuatan fisik ke paradigma yang berbasis pengetahuan.

b. Mental Model.

Suatu proses menilai diri sendiri untuk memahami, asumsi, keyakinan, dan
prasangka atas rangsangan yang muncul. Mental model memungkinkan manusia
bekerja dengan lebih cepat. Namun, dalam organisasi yang terus berubah, mental
model ini kadang-kadang tidak berfungsi dengan baik dan menghambat adaptasi
yang dibutuhkan. Dalam organisasi pembelajar, mental model ini didiskusikan,
dicermati, dan direvisi pada level individual, kelompok, dan organisasi.

c. Shared Vision.

Komitmen untuk menggali visi bersama tentang masa depan secara murni tanpa
paksaan. Oleh karena organisasi terdiri atas berbagai orang yang berbeda latar
belakang pendidikan, kesukuan, pengalaman serta budayanya, maka akan sangat
sulit bagi organisasi untuk bekerja secara terpadu kalau tidak memiliki visi yang
sama. Selain perbedaan latar belakang karyawan, organisasi juga memiliki berbagai
unit yang pekerjaannya berbeda antara satu unit dengan unit lainnya. Untuk
menggerakkan organisasi pada tujuan yang sama dengan aktivitas yang terfokus
pada pencapaian tujuan bersama diperlukan adanya visi yang dimiliki oleh semua
orang dan semua unit yang ada dalam organisasi.

d. Team Learning.
 Kemampuan dan motivasi untuk belajar secara adaptif, generatif, dan
berkesinambungan. Kini makin banyak organisasi berbasis tim, karena rancangan
organisasi dibuat dalam lintas fungsi yang biasanya berbasis team. Kemampuan
organisasi untuk mensinergikan kegiatan tim ini ditentukan oleh adanya visi bersama
dan kemampuan berpikir sistemik seperti yang telah diuraikan di atas. Namun tanpa
adanya kebiasaan berbagi wawasan sukses dan gagal yang terjadi dalam suatu tim,
maka pembelajaran organisasi akan sangat lambat, dan bahkan berhenti.
Pembelajaran dalam organisasi akan semakin cepat kalau orang mau berbagi
wawasan dan belajar bersama-sama. Berbagi wawasan pengetahuan dalam tim
menjadi sangat penting untuk peningkatan kapasitas organisasi dalam menambah
modal intelektualnya

e. System Thinking.

Organisasi pada dasarnya terdiri atas unit yang harus bekerja sama untuk
menghasilkan kinerja yang optimal. Unit-unit itu antara lain ada yang disebut divisi,
direktorat, bagian, atau cabang. Kesuksesan suatu organisasi sangat ditentukan oleh
kemampuan organisasi untuk melakukan pekerjaan secara sinergis. Kemampuan
untuk membangun hubungan yang sinergis ini hanya akan dimiliki kalau semua
anggota unit saling memahami pekerjaan unit lain dan memahami juga dampak dari
kinerja unit tempat dia bekerja pada unit lainnya.

B. Konsep dan teori KM

1. Pengertian Knowledge Management
Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses bagaimana
organisasi menghasilkan kemakmuran dari sisi intelektual atau knowledge base assets,
yakni sesuatu yang bernilai tanpa dimensi fisik yang melekat pada orang, atau diperoleh
dari proses, sistem dan budaya yang berkaitan dengan organisasi, merek, pengetahuan
individu, hak kekayaan inteektual (intelectual property), lisensi serta pengetahuan
organisasi (pangkalan data, pemahaman mengenai proses-proses organisasi dan
relationship).
2. Essence of KM
adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan,
menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan
pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik
yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi
nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk
menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi
pengetahuan.

3. KM initiatives
manajemen pengetahuan sebagai proses dimana organisasi mengumpulkan aset
pengetahuan (knowledge asset) dan menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif. Dengan pengembangan pengetahuan yang dimiliki, karyawan akan
 mengetahui atau memahami apa yang dibutuhkan untuk mampu mengerjakan tugasnya
dengan baik
4. Approaches to KM
inti dari pendekatan ini adalah membangun suatu environment sosial atau
komunitas praktis yang perlu untuk mempermudah proses berbagi dan
mengkomunikasikan tacit knowledge. Komunitas-komunitas seperti ini adalah kelompok
sosial informal yang bertemu secara regular untuk berbagi gagasan, wawasan, dan best
practices.
Pendekatan seperti ini pada dasarnya diadopsi oleh perusahaan yang memberikan
solusi yang sangat customized terhadap berbagai masalah yang unik. Untuk perusahaan-
perusahaan seperti ini, knowledge sebagian besar didistribusikan melalui kontak orang-
ke-orang.
Pendekatan Campuran Banyak organisasi menggunakan pendekatan campuran
antara pendekatan proses dan pendekatan praktis. Pada awal proses pengembangan,
ketika belum jelas bagaimana cara untuk mengambil tacit knowledge dari sumbernya,
pendekatan praktis digunakan sehingga knowledge-base hanya menyimpan explicit
knowledge yang relative mudah untuk dicatat.
Best Practices Best practices adalah berbagai macam aktivitas dan metode yang
paling efektif yang dipakai organisasi untuk mengerjakan dan memanage berbagai
macam fungsi atau pekerjaan.
5. Objektives Of K
a. menajemen pengetahuan atau knowledge management.
sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sehingga perusahaan tersebut bisa
berkembang pesat. Knowledge management berfungsi sebagai pendekatan yang
terencana dan juga sistematis agar menjamin penerapan pengetahuan organisasi yang
baik. Sekaligus meningkatkan gagasan, inovasi, pemikiran, kompetensi dan keahlian
b. meningkatkan layanan pada pelanggan
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan bukan hanya menjadi
tanggung jawab customer service dan tenaga pemasaran saja. Tapi merupakan tugas
bersama seluruh bagian organisasi tersebut. Dengan demikian terjadi jalinan
kerjasama yang baik antara divisi. Sehingga tercipta tim kerja yang kuat yang tidak
hanya memikirkan kepentingannya sendiri saja.
c. Meningkatkan Efisiensi Pada Proses Dan Cara Kerja
Dengan menerapkan cara yang efisien dalam proses dan cara kerja, maka tercipta
hasil kerja yang lebih baik. Kalau seringkali mengadakan evaluasi pada kinerja
organisasi tersebut, setiap individu bisa bekerja lebih cerdas. Terutama bisa
memanfaatkan segala sumber daya yang telah telah tersedia dari masa ke masa.
d. Meningkatkan asset pengetahuan
Adanya sumber pengetahuan bisa menambah kemudahan bagi semua karyawan agar
bisa memanfaatkannya. Dengan begitu sumber pengetahuan itu bisa meningkat
pemanfaatannya. Sehingga bisa mendukung proses kreatifitas dan juga
 mengembangkan berbagai inovasi. Seluruh karyawan diharapkan dengan penguasaan
manajemen pengetahuan ini bisa meningkatkan kompetensinya.
6. KM dan IT
Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia
(SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi
perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis.
7. Knowledge Management benefit
manfaat pengetahuan menajemen mempunyai bisnis yang berkembang dengan baik
dalam menghadapi berbagai macam tantangan, diperlukan pengetahuan oleh perusahaan
yang cukup dan luas. Penerapan Knowledge Management dalam perusahaan dapat
menghasilkan beberapa manfaat, antara lain: 
a. Mempercepat akses informasi dan pengetahuan
b. Meningkatkan proses pengambilan keputusan
c. Menciptakan inovasi dan perubahan
d. Meningkatkan efisiensi proses bisnis organisasi atau perusahaan
8. KM Issue
a. Sulit Mengakses Informasi atau Pengetahuan yang Dibutuhkan
Dengan menerapkan Knowledge Management System, akan menjadikan akses
informasi atau pengetahuan yang dibutuhkan lebih mudah. Artinya setiap orang
bisa mencari informasi apapun yang dibutuhkan tanpa harus bertanya langsung
kepada orang lain yang dimana hal ini menyebabkan terjadinya ketergantungan.
Semua informasi yang dibutuhkan dapat di akses dengan melalui sistem Knowledge
Management System.
b. Terhambatnya Pengambilan Keputusan karena Kurangnya Informasi
Kemudahan dalam mengakses informasi tanpa ada ketergantungan dengan
orang lain ini menjadikan Knowledge Management System berberan penting dalam
pengambilan keputusan yang tepat. Karena semua informasi yang dibutuhkan
beserta pengalaman-pengalaman sebelumnya sudah masuk kedalam sistem.
Sehingga pengguna dapat lebih mudah mendapatkan informasi guna mengambil
keputusan.
c. Adanya Ketergantungan Terhadap Karyawan Tertentu.
Salah satu peran vital dari Knowledge Management System adalah
menghilangkan adanya ketergantungan. Karena biasanya ketika orang yang  sangat
berpengalaman sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, muncul
ketergantungan karena semua pengetahuan masih belum tertransfer kepada
karyawan lain. Dengan menggunakan Knowledge Management System ini maka
semua pengetahuan yang ada pada SDM telah dikumpulkan dalam sistem sehingga
tidak ada kekhawatiran jika salah satu karyawan sudah tidak lagi bekerja di
perusahaan tersebut.

C. Knowledge management system

1. sebuah Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan
adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian
sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk
sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan
tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari
tindakan manajemen pengetahuan
2. components of KMS
komponen-komponen apa saja yang menyusun knowledge management. Dalam
artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge Management
Implications, Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge Management mengungkapkan
tiga komponen knowledge management yang terdiri dari (Bhatt, 2000) yaitu People,
Process, dan Technology.
setiap aspek dari knowledge management pasti berkaitan dengan tiga komponen
tersebut, yaitu people, process, dan tehnology. Berikut adalah penjelasan dari tiga pilar
diatas yaitu :

a. People: Knowledge berada didalam people dan akan ditransfer ke people juga, jadi
people adalah faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management.
b. Process: Proses membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang
berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.
c. Technology: Teknologi disini berperan serta sebaga enabler dalam knowledge
management, dimana teknologi mempunyai fungsi dalam capture, store, update,
search dan re-use knowledge atau yang sering kita kenal sebagai KMS (Knowledge
Management System).

3. KKM Cycle
dalam sebuah knowledge management terdapat sebuah siklus seperti siklus
kehidupan yang biasa disebut Knowledge Management Cycle. Segara garis besar KM
cycle merupakan tahapan-tahapan yang ada dan dilakukan di dalam sebuah organisasi.
Tahapan-tahapan itu yaitu :
a. Knowledge Creating
Dalam sebuah organisasi pastinya akan ada individu baik atasan maupun
bawahan yang menciptakan sebuah pengetahuan atau ide-ide baru. Menciptakan
pengetahuan tersebut tidak sekedar menciptakan sebuah pengetahuan atau ide
yang asal-asalan, melainkan juga memperhatikan bagaimana cara untuk
menciptakan sebuah pengetahuan tersebut agar nantinya bisa dipakai dalam
sebuah organisasi tersebut. Menciptakan sebuah pengetahuan baru dalam sebuah
organisasi merupakan proses tanpa akhir yang meliputi menciptakan sebuah ide-
ide baru, menangkap paragidma baru, dan menggabungkan prinsip terisolasi untuk
membangun proses baru.
b.Knowledge Organizing
Pada tahap ini siklus KM cycle lebih mengacu pada menyimpan, merekam
dan melestarikan pengetahuan. Mengorganisir pengetahuan adalah syarat sebelum
berbagi pengetahuan. Setelah menciptakan sebuah pengetahuan baru, maka
 perlulah sebuah organisasi melakukan proses organisir pengetahuan tersebut agar
nantinya bisa menjadi pengetahuan yang berkualitas.
c. Knowledge Sharing
Setelah menciptakan pengetahuan baru dan mengorganisisnya selanjutnya
adalah membagikan atau mengeshare pengetahuan tersebut. Keberhasilan sebuah
organisasi dalam melakukan manajemen pengetahuan tergantung pada bagaimana
membagi pengetahuan tersebut dengan baik dan benar.
Efektivitas KM cycle bergantung pada kemampuan individu dalam membagi
pengetahuan tersebut. Budaya memiliki peran penting untuk berbagi pengetahuan
yang bermanfaat . Pembentukan budaya di mana” berbagi pengetahuan adalah
kekuatan , bukan pengetahuan adalah kekuatan” , memiliki pengaruh yang besar
pada keberhasilan berbagi pengetahuan dalam siklus manajemen pengetahuan
( Radring , 2003 , hlm 160 ) .
d. Knowledge Applying
Mererapkan sebuah pengetahuan mengacu pada pada penerapan pengetahuan
bersama tanpa adanya prasangka terhadap orang yang merupakan sumber
pengetahuan itu. Pengetahuan yang sudah diciptakan, diorganisir dan dibagikan,
selanjutnya adalah diterapkan pengetahuan tersebut dalam sebuah organisasi.
Untuk menjadikan dan untuk membuat organisasi tersebut dapat bertahan lebih
lama.