A. PENDAHULUAN
Organisasi hidup dalam suatu system yang selalu saling berhubungan dan
mempengaruhi. Sehingga untuk mempertahankan eksistensinya tersebut, organisasi perlu
mengenali dan menguasai berbagai informasi lingkungan strategiknya. Untuk mendapatkan
strategi yang tepat dan valid, penyusunan rencana strategik sebagai bentuk action plan
organisasi perlu didasarkan pada suatu analisis lingkungan strategik.
Tujuan kegiatan telaah lingkungan adalah untuk mengenali kekuatan dan kelemahan
internal organisasi dan memahami peluang dan tantangan eksternal organisasi sehingga
organisasi dapat mengantisipasi perubahan-perubahan dimasa yang akan datang. Disamping
itu, dengan menggunakan informasi dari hasil telaah tersebut organisasi lebih berkemampuan
untuk mengambil langkah-langkah dalam jangka panjang. LAN-RI (2004:95) menyebutkan
beberapa manfaat dari telaah lingkungan strategik antara lain:
1. Mendeteksi perubahan-perubahan dan peristiwa-peristiwa penting, khususnya berkaitan
dengan bidang sosial, politik, ekonomi, dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2. Mendefinisikan tantangan, peluang atau perubahan-perubahan yang diakibatkan oleh
peristiwa-peristiwa penting tersebut diatas, terhadap organisasi.
3. Memberikan informasi mengenaiorientasi masadepan kepada setiap jajaran pimpinan dan
staf.
4. Memberikan sinyal kepada seluruh jajaran tentang apa yang harus diperbuat terhadap
organisasi, seperti: mempercepat atau memperlambat proses manajemen, melakukan interaksi
dengan instansi lain, dan lainnya.
B. LINGKUNGAN
Salusu mengemukakan bahwa lingkungan adalah hal-hal yang mengelilingi dan
mempengaruhi perkembangan organisasi. Sedangkan Wahyudi mengemukakan bahwa
lingkungan adalah salah satu faktor penting untuk menunjang keberhasilan organisasi dalam
persaingan.[1]
Lingkungan organisasi terdiri dari lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan
eksternal adalah lingkungan yang berada diluar organisasi. Menurut Chuck Williams,
lingkungan eksternal adalah semua kejadian diluar perusahaan yang memiliki potensi untuk
mempengaruhi perusahaan.[2] Selain itu T. Hani Handoko, mengatakan bahwa lingkungan
eksternal terdiri dari unsur-unsur diluar perusahaan yang sebagian besar tak dapat
dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer sementara James
A.F. Stoner mendefinisikan lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar
suatu organisasi, yang relevan pada kegiatan organisasi itu.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi :
1. Lingkungan eksternal mikro : pelanggan, pesaing, pemasok, pemerintah, lembaga keuangan.
2. Lingkungan eksternal makro : keadaan ekonomi, teknologi, politik hukum, sosial budaya.[3]
Selanjutnya Chuck Williams menambahkan lingkungan eksternal menjadi lingkungan
yang berubah yaitu angka kecepatan dari perubahan lingkungan umum dan khusus
perusahaan baik perubahan yang stabil maupun perubahan yang dinamis.
Lingkungan internal adalah kejadian dan kecenderungan dalam suatuu organisasi yang
mempengaruhi manajemen, karyawan dan budaya organisasi.
C. STRATEGIS
Strategi berasal dari bahasa Yunani kuno yang berarti “seni berperang”. Suatu strategi
mempunyai dasar-dasar atau skema untuk mencapai sasaran yang dituju. Jadi, pada dasarnya
strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan.
Menurut Stephanie K. Marrus, seperti yang dikutip Sukristono (1995), strategi
didefinisikan sebagai suatu proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus
pada tujuan jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara atau upaya bagaimana
agar tujuan tersebut dapat tercapai. Selain definisi-definisi strategi yang sifatnya umum, ada
juga yang lebih khusus seperti yang dikemukakan dua orang pakar strategi, Hamel dan
Prahalad (1995), yang mengangkat kompetensi inti sebagai hal yang penting. Mereka
mendefinisikan strategi sebagai berikut: “strategi merupakan tindakan yang
bersifat incremental (senantiasa meningkat) dan terus menerus, serta dilakukan berdasarkan
sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan di masa depan. Dengan
demikian, strategi hampir selalu dimulai dari apa yang dapat terjadi dan bukan dimulai dari
apa yang terjadi. Terjadinya kecepatan inovasi pasar yang baru dan perubahan pola
konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari
kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan”
Sedangkan Miles dan Snow (1978) menggambarkan orientasi strategi sebagai suatu
cara pengelompokkan pengambilan keputusan oleh sebuah tindakan manajerial atau proses
manajerial (termasuk kapabilitas) dengan lingkungan Kemudian Ansoff (1965) mengatakan
bahwa strategi itu adalah produk/lingkup pasar, keunggulan kompetitif, dan sinergi. Hofer
dan Schendel (1978) menambahkan lagi unsur pertimbangan geografis, “strategi mencakup
ruang lingkup, yang dapat diartikan dalam kesesuaian produk atau pasar sesuai dengan
wilayah geografis.” Selain itu, disepakati juga pentingnya keunggulan kompetitif dan sinergi.
[4]
Dari kedua telaah ini dapat diperoleh gambaran menyeluruh tentang situasi dan
kondisi organisasi dari berbagai aspek, internal dan eksternal dan dengan bertolak dari hasil
telaah situasi situasi kondisi serta dikaitkan dengan visi, misi dan nilai-nilai, barulah
dilakukan pembobotan/rating dalam bentuk kesimpulan analisis, baik internal maupun
eksternal dan dikembangkan kearah suatu perencanaan strategik (Renstra) yang tepat. Kedua
kegiatan tersebut, PLI dan PLE dilaksanakan secara serentak (simultaneously), karena
keduanya merupakan “two faces of same coin” saling interdependensi dan komplementer.
Telaah lingkungan harus diteliti karena tantangan (ancaman) terhadap sebagian dari
organisasi dapat saja merupakan peluang bagi bagian lain dari organisasi yang sama.
Lingkungan eksternal yang dinamis sedapat mungkin direkayasa (dalam arti positif)
sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan oleh organisasi secara positif. Secara ekteren
“tantangan” direkayasa dan diubah menjadi “peluang”.
Selain Strength-Weaknesses-Opportunities-Threat (SWOT) Analysis, Critical
Strategic Issues (CSI) Analysis, Benefit and Cost (BC) Analysis dan sebagainya, atau
kombinasi dari dua atau lebih metode analisis.
Nilai-nilai yang berkembang di lingkungan internal organisasi yang “melekat” pada
sumber-daya manusia harus diperhatikan, dipertimbangkan, dikembangkan berdasarkan
budaya kerja yang selaras dengan rencan strategik organisasi, karena pada akhirnya sumber-
daya manusia adalah pelaku penerapan rencana strategik. Untuk pengoperasian rencana
strategik secara efektif dan efisien perlu diperhatikan dan disusun suatu teknik pengoperasian
atau prosedur tetapnya. Apabila terjadi perubahan lingkungan internal maupun eksternal (dan
perubahan ini pasti akan terjadi mengingat situasi dan kondisi di dunia yang mengglobal ini
merupakan sesuatu yang dimanis, yang tak terelakkan), maka perlu dilakukan tinjau ulang
(review) atas data lingkungan internal dan eksternal, serta melaksanakan kesimpulan analisis,
baik internal maupun eksternal. Untuk itu rencana strategis harus disesuaikan (di-update).
Tinjau ulang ini harus dimulai dengan menetapkan kembali bidang usaha atau
pelayanan yang akan disediakan organsasi (dapat terjadi bahwa bidang usaha masih tetap,
tetapi disesuaikan dengan hasil tinjau ulang PLI, PLE, KAFI dan KAFE), serta wilayah
pelayanan : local, regional, nasional, atau bahkan internasional. Hal ini penting untuk
menetapkan dan mengembangkan perilaku serta strategi organisasi.
Pelaksanaan penyusunan PLI, PLE, KAFI dan KAFE serta pelaksanaan tinjau
ulangnya, sebaiknya dilakukan oleh personal, tim atau kelompok kerja yang telah mendalami
seluk beluk bidang kegiatan organisasi, model persaingan yang akan dihadapi (kalau ada)
organisasinya.
Telaah lingkungan strategik sangan bermanfaat dalam pembuatan rencana strategik
karena: Pertama, dapat mengetahui peluang-peluang spesifik yang ada dalam lingkungan
organisasi. Hal ini perlu bagi manajemen tingkat atas (top management) untuk menetapkan
keterampilan utama serta sumber daya yang dapat diterapkan pada peluang spesifik yang ada.
Kedua, untuk mengingatkan ataupun memperingatkan organisasi akan adanya faktor atau
unsure di lingkungan organisasi yang mungkin akan membahayakan organisasi di masa
depan. Dengan “early-warning system” ini, organisasi dapat lebih proaktif dan efektif dalam
mengambil langkah-langkah untuk mengubah kecenderungan lingkungan, internasional
maupun eksternal, atau mengurangi dampak negative erhadap organisasi.[7]
G. KESIMPULAN ANALISIS FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL
Kesimpulan Analisis Faktor Internal (KAFI) dan Kesimpulan Analisis Faktor
Eksternal (KAFE) merupakan daftar prioritas daktor lingkungan, baik internal maupun
eksternal, serta Dampaknya terhadap masa depan organisasi yang selanjutnya akan
berpengaruh pada hubungan internal organisasi. Dalam kaitannya dengan penyusunan
perencanaan strategik organisasi, KAFI dan KAFE dapat disebut sebagai “Inventarisasi
Organisasi”
Faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal yang sudah diidentifikasi pada tahap
sebelumnya, kemudian masing-masing diberi bobot, rating, dan skor (nilai) untuk mengetahui
prioritasnya. Bobot adalah kemunginan (probability) dampak dari faktor strategik organisasi
terhadap keberhasilan organisasi masa kini dan masa depan. Bobot masing-masing faktor
tersebut diberi nilai tinggi untuk yang penting (berdampak besar bagi kinerja organisasi) dan
diberi nilai rendah untuk faktor strategik yang kurang penting (dampak terhadap kinerja
organiasasi kecil). Total bobot adalah 100. Rating adalah respon manajemen organisasi
terhadap faktor-faktor strategikinternal dan eksternal. Nilai rating berkisar antara 4,00 (paling
menonjol – outstanding) sampai dengan 1,00 (paling tidak menonjol).
Hasil perkalian bobot dengan rating akan menghasilkan skor bobot (nilai) dari
masing-masing faktor lingkungan (PLI-PLE) yang bersangkutan. Jumlah nilai yang didapat
dari perkalian tersebut akan menentukan urutan prioritas dari faktor-faktor tersebut. Proses
pemberian bobot dan rating maupun perolehan skor dan penentuan prioritas dari masing-
masing faktor PLI dan PE hendaknya dilihat dalam suatu bentuk daftar urutan prioritas
lingkungan strategik berupa KAFI dan KAFE.
KAFI dan KAFE ini harus mencantumkan semua kondisi atau keadaan selengkap-
lengkapnya dan tidak dibenarkan untuk menghilangkan atau menghapuskan sekecil apapun
data tentang kondisi yang berkaitan dengan visi dan misi serta nilai-nilai organisasi. Hal ini
penting, karena hal yang kecil pada masa kini dapat saja menjadi hal yang besar pada masa
depan. Hal ini juga mencengah agar organiasasi tidak menyususn suatu perencanaan strategik
dengan dasar atau anggapan bahwa di masa depan tidak akan terjadi suatu situasi atau
keadaan yang maha sulit.
Perencanaan itu memerlukan dasar yang konsisten. Dengan mengembangkan KAFI
dan KAFE, manajemen dapat memperoleh dasar-dasar perencanaan strategic, dan untuk
selanjutnya menyusun rencana kerja atau “action plan”, dan implementasi perencanaan
strategik yang mantap. Apabila terjadi perubahan-perubahan pada implementasi perencanaan
strategik ini (dana manajemen harus peka terhadap terjadinya perubahan), perencanaan
strategik dengan rencana kerjanya harus ditinjau dan diteliti ulang, untuk kemudian dilakukan
penyesuaian-penyesuaian apabila memang diperlukan.
Salah satu contoh KAFI dan KAFE organisasi adalah yang pernah disusun oleh
National Archives and Records Administration (NARA)-USA (semacam Arsip Nasional di
Indonesia), sebagai berikut:
Beban Kerja dan Sumber-daya: NARA akan tumbuh terus seiring dengan
meningnkatnya tuntutan masyarakat dan pemerintah akan informasi, sedangkan sumber daya
akan menjadi masalah yang signifikan dalam beberapa tahun mendatang. SDM akan lebih
berarti daripada sumberdaya dana akan menjadi masalah yang signifikan dalam beberapa
tahun mendatang. Sumberdaya manusia akan lebih berarti daripada sumberdaya dana.
Hubungan dengan pihak luar: akan sangat berpengaruh terhadap operesi NARA
dengan banyaknya isu yang perlu diungkapkan kepada pihak luar.
Pelayanan yang diharapkan dan keterbatasan sumberdaya dana: harapan akan
pelayanan yang lebih cepat bagi publik dan pemerintah akan terus meningkat (dengan
penyampaian informasi secara elektronik), dan lebih cepat daripada tersedianya dana untuk
itu. Dengan data yang lengkap dan terperinci, manajemen dapat melihat secara jelas dasar-
dasar untuk menyusun suatu rencana kegiatan (action plan), dan bila terjadi perubahan dapat
menetapkan apakah strategi organisasi perlu diubah atau disesuaikan.
Pada umumnya strategic planning menjadi sasaran yang efektif pada KAFI dan
KAFE merupakan bagian yang tak terpisahkan (integral) dari strategic planning.[8]
DAFTAR PUSTAKA
Akdon, Manajemen Strateegik Untuk Manajemen Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2011.
Bryson, John M., Strategic Planning For Public and Nonprofit Organization, San Francisco: Jossey
bass, 1998, Volt. 55.
Handoko, T. H, Manajemen. Yogyakarta: BPFE, 1999, hlm. 62.
Salusu, J, Pengambilan Keputusan Stratejik: untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonprofit.
Grasindo, Jakarta, 2004, hlm. 319.
Williams, C, Manajemen (terjemahan), Jakarta: Salemba Empat, 2001,hlm. 51.
http://ekojaya73.blogspot.com/2011/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html, (Diakses pada : 19.31
WIB, 02/03/2015).
Salusu, J, Pengambilan Keputusan Stratejik: untuk Organisasi Publik dan Organisasi
[1]
Nonprofit. Grasindo, Jakarta, 2004, hlm. 319.
[2] Williams, C, Manajemen (terjemahan), Jakarta: Salemba Empat, 2001,hlm. 51.
[3] Handoko, T. H, Manajemen. Yogyakarta: BPFE, 1999, hlm. 62.