MODUL MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

(CSSM 221)

MODUL PERTEMUAN 3
SIKLUS HIDUP PROYEK

DISUSUN OLEH
SANDFRENI, S.SI.,M.T.

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2020

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
0 / 16
 SIKLUS HIDUP PROYEK

A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa mampu:

1. Memahami fungsi dari berbagai macam siklus hidup dalam praktek.
2. Mengembangkan model Siklus Manajemen sesuai dengan kebutuhan.
3. Mengembangkan model Siklus hidup proyek sesuai dengan ruang
lingkupnya.

B. Uraian dan Contoh

1. Tujuan Proses dan Area Pengetahuan
Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area
pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan –
tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai
dengan Tujuan proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup). Untuk
memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart,
dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup
sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian,
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan. Dan untuk
masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya,
waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan manajemen
pengadaan.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
1 / 16
 Gambar 1.1. Manajemen proyek terintegrasi

Secara rinci kegiatan-kegiatan manajemen proyek berkaitan dengan area

pengetahuan manajemen proyek untuk setiap tahap proses proyek dapat
dijabarkan dalam sebuah matri seperti pada tabel 1.1
Tabel 1.1 : Kegiatan proyek berdasarkan proses pelaksanaan dan area
pengetahuan manajemen proyek.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
2 / 16
2. Siklus Hidup Proyek
2.1 SDLC

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang

disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah
produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum
produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya
adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.
Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
3 / 16
pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil
analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka
fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari
berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya
dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah
produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah
tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-
pengembangan produk yang baru lagi. Apabiladiperhatikan, siklus hidup produk
ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan
Sistem (Systems Development Life Cycle –SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
• Perencanaan (Planning)
• Analisis (Analysis)
• Perancangan (Design)
• Implementasi (Implementation)
• Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah
dikembangkan, misalnya :
• Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapankegiatan
secara linier.
• Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik
dibandingkan pendekatan linier.
• Model Incremental Release
• Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
• Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk
memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.

2.2 Inisiasi Proyek

Rencana strategi organisasi yang diwujudkan dalam visi, misi, tujuan dan

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
4 / 16
 sasaran dan strategi. Rencana strategi ini sebagai dasar untuk perencanaan
strategi teknologi informasi khususnya untuk mensuport fungsi-fungsi
dalam organisasi, sehingga sangat penting memunculkan inisiatif proyek
teknologi informasi yang memahami bagaimana proyek berkaitan dengan
kebutuhan saat ini dan mendatang bagi organisasi.

Manajer proyek yang berhasil mampu melihat rencana strategi organisasi

untuk menetapkan seperti apa tipe proyek yang akan dikerjakan dalam
menyumbangkan nilai bagi organisasi. Dalam proses inisiasi mencakup
identifikasi proyek potensial, menyeleksi proyek, mendokumentasikan
secara formal hasil inisiasi ke dalam diagram proyek.

2.3 Perencanaan Proyek

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek

sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan
kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang
mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas, komunikasi,
tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung
pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan.

2.4 Pelaksanaan Proyek

Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek

dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain
untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan
hasil proyek atau hasil dari masingmasing phase proyek. Termasuk di
dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek,
mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek,
menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.

2.5 Pengendalian Proyek

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap

aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
5 / 16
 dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan progress
dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika diperlukan
perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan
perubahan tersebut.

2.6 Proses Penyerahan dan Persetujuan

Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada

gambar 1.1

Gambar 2.1. Siklus proses manajemen proyek

Gambar 2.1 menunjukkan kelompok proses manajemen proyek dan

bagaimana keterkaitan masing-masing proses dalam level aktivitas,
kerangka waktu dan overlapping dari proses-proses tersebut. Level
aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses berbeda-beda
tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan
memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses
perencanaan. Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit
memerlukan sumber daya dan waktu.

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat
disimpulkan bahwa :

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
6 / 16
 • Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada
proyek pengembangan produk maupun bukan.
• Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada
sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.
• Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
• Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase
siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek Sebuah

proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian
dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam
setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian
disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan

dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk
mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder
proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat
penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder,
manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi,yaitu:
• Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan
tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.
• Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang
harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber
daya manusia.
• Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi /
gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan
kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
• Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan
suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting
dalam kerangka ini.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
7 / 16
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3
macam bentuk struktur organisasi yaitu :
• Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi
dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.
• Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen
sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku
pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada
di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive
Officer).

• Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi
fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek
berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program.
Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah
tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-
masing.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
8 / 16
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh
pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini
tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur
organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.

3. Istilah Dalam Siklus Proyek

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
9 / 16
 Gambar 3.1 Istilah dalam siklus hidup proyek

4. Tahapan Siklus Hidup Proyek

1. Tahap Konsepsi

a) Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:

1) Bagian pertama; Inisiasi Proyek
Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari
penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu
dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah
tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif
solusi.
2) Bagian Kedua; Kelayakan Proyek.
Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan
mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh
mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari
pengorbanan/ biaya. Tiga hal pokok yang harus dijawab pada
tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan
dilakukan, siapa yang terlibat.

b) Proposal Proyek
Pada tahap konsepsi memunculkan Requestst For Proposal (RFP).
RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance,
batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat
berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat
atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi
berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu
tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.
Pembuatan proposal proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan
sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus
mengandung beberapa hal pokok sebagai berikut:
1) Surat Pengantar

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
10 / 16
 Merupakan bagian penting dari proposal yang secara ringkas memuat
kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor terhadap proyek.
2) Ringkasan Eksekutif
Berisi ringkasan yang dapat digunakan user untuk melihat relevansinya
terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaian
masalah. Isi pokok: deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara
keseluruhan, hambatan dan area masalah.
3) Bagian Teknis
Berisi penjelasan tentang lingkup proyek dan pendekatan yang digunakan
dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam proyek dab pekerjaan-
pekerjaan yang ada. Bagian ini harus dibuat detail untuk menghindari
kesalahpahaman.

4) Manfaat dan Keuntungan yang Diperoleh

Berisi gambaran keuntungan/ manfaat realistis dengan cukup detail terkait
proyek.
5) Jadwal
Berisi skedul penyelesaian proyek.. penyusunannya didasarkan pada
struktur pemecahan pekerjaan dan tahapan proyek.
6) Bagian Keuangan
Berisi penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai
beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan, sistm kontrak dan
pembayaran.
7) Bagian Legal
Berisi masalah-masalah perubahan/ penghentian yang mungkin muncul
berikut prosedur untuk menangani perubahan atau penghentian proyek.
8) Kualifikasi Manajemen
Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dimiliki,
prestasi yang dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang
kunci yang ada dalam organisasi. Dibuat semenarik mungkin dan sesuai
dengan keadaan yang sebenarnya.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
11 / 16
 c) Pemilihan Proposal Proyek
Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian.
Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Evaluasi administratif
Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi
ketentuan-ketentuan administratif yang disyaratkan misalnya aspek
hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial
2) Evaluasi isi proposal proyek
Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel,
metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang
digunakan bergantung pada jenis proyek.

d) Negosiasi Kontrak
Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang
terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam
masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan
dalam hal waktu, jadwal dan performansi. Bagi pemilik proyek (user)
sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan
persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah
persyaratan yang membatasi ruang gerak. Sedang dari sisi kontraktor
berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan
mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.

2. Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan

1) Penyiapan rencana proyek secara detail
Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:

i. Jadwal pekerjaan
ii. Anggaran dan sistim pengendalian biaya
iii. Work Breakdown Structure secara rinci

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
12 / 16
 iv. Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana
antisipatif untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin terjadi
v. Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
vi. Rencana pengujian hasil proyek
vii. Rencana dokumentasi
viii. Rencan peninjauan pekerjaan
ix. Rencana pelaksanaan hasil proyek

Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan

dan keinginan user.

2) Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

Ada dua macam jenis spesifikasi yakni
i. Spesifikasi kebutuhan user.
Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user
secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil
proyek dapat diterima atau tidak.
ii. Spesifikasi kebutuhan proyek
Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari
kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas,
kecepatan, dll.

3. Tahap Eksekusi

Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti:Desain,

pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-
tahap dalam eksekusi adalah sbb:
1) Desain
Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke dalam maket, diagram atau
skema.
2) Pengadaan
Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.
3) Produksi

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
13 / 16
 Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan produksi
berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan dan
progress report.
4) Implementasi
Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek. Penyerahan dapat
disertai dengan training untuk user.

4. Tahap Operasi

Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai.

Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai
mengoperasikan hasil proyek tersebut.

C. Latihan

1. Buatlah Siklus Hidup Proyek yang anda rencanakan!

D. Daftar Pustaka
PMBOK sixth edition. (2017). A guide to the project management body of
knowledge. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management
Institute.

PMI. (2017). A Guide To The Project Management Body Of Knowledge

(PMBOK GUIDE) Fifth Edition.Project Management Institut, Inc

William. (2014). Pengantar Manajemen Proyek. Depok: Universitas

Gunadarma. Kerzner, H. (1995). Project management: A systems
approach to planning, scheduling, and controlling. New York: Van
Nostrand Reinhold.

Institute, P. M. (2013). PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

USA: Project Management Institute, Inc.

Andrew Wahyudi Yuwono. (2011). Proyek Pengembangan Sistem Informasi

Perencanaan Proyek. April.

Firmansyah, Y., & Pitriani. (2017). Penerapan Metode SDLC Waterfall

Dalam Pembuatan Aplikasi Pelayanan Anggota Pada CU Duta Usaha
Bersama Pontianak. Jurnal Bianglala Informatika, 5(2), 66–74.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
14 / 16
 Herliana, A., & Rasyid, P. M. (2016). Sistem Informasi Monitoring
Pengembangan Software pada Tahap Development Berbasis Web.
Jurnal Informatika, 3(1), 41–50.

Hermawan, R., Hidayat, A., & Utomo, V. G. (2016). Sistem Informasi

Penjadwalan Kegiatan Belajar Mengajar Berbasis Web. Jurnal Evaluasi,
4(1), 72–79.

Reza, A., & Paramidita, N. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Pelayanan Obat di Apotek Generik. Jurnal Edukasi Dan
Penelitian Informatika (JEPIN), 2(1), 21– 26.
https://doi.org/10.26418/jp.v2i1.15463

Winarno. (2016). Perancangan Aplikasi Kearsipan Surat Menyurat Pada

Badan Pemerintahan(Studi Kasus : Badan Pemberdayaan Perempuan
Perlindungan Anak Dan Keluarga Berencana Pontianak (pp. 3–33).

Marchewka, J. T., 2015. INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT

MANAGEMENT. 5th ed. Hoboken: John Wiley.

Satzinger, J. W., Jackson, R. B. & Burd, S. D., 2012. SYSTEM ANALYSIS

AND DESIGN IN A CHANGING WORLD. 6th ed. Boston: Joe
Sabatino.

Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id
15 / 16