PENYIMPANAN

PENYIMPANAN
Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selaludapat menjamin
ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atauover stock, tempat penyimpanan yakni
gudang farmasi.Tujuan penyimpanan :

1. Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)
2. Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran
3. Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.
4. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.Fungsi gudang farmasi adalah :
 Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara,
danmendistribusikan perbekalan farmasi.
 Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan danpenggunaan perbekalan
farmasi.
  Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.

GUDANG
 
PENGELOLA GUDANG
Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasi.Guna
mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan farmasis untuk menjamin
persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

KEGIATAN DI GUDANG. 

Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.

1. Penerimaan obat (perbekalan farmasi)
2. Pengaturan
3. Penyimpanan
4. Pengeluaran
5. Transportasi
6. Administrasi
7. Pelaporan

Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :

1. Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses

2. Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.
3. Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
4. Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistempengairan yang baik pula.
5. Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barangyang ada.
6. Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan sertahewan pengganggu.

Jenis perbekalan farmasi yang disimpan di gudang :

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :

- Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC
- Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C)
-  Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer
- Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.
- Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam
kebakaran.
MANUAL UNTUK GUDANG

1. Tetapkan kebijakan utama

2. Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab
3. Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.
4. Sistem informasi logistik :
5. Flow chart : barang; surat/dokumen
6. Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan; kartu rekaman stock; blangko
expedisi barang
7. Prosedur akuntansi
8. Prosedur sistem kontrol inventaris
9. Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan
10. Prosedur khusus :
- KLB, dll.
- PENYIMPANAN B3(BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN)
- Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS(Material
Safety Data Sheet).Contoh MSDS :Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan
fisik, ruangan penyimpanan kering,sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi
kebakaran, bebas rokok.
- WADAH :Diberi tanda peringatan : ³JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN
SEMBURAN API, TIDAKBOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA,
KULIT, DAN PAKAIAN, WADAHHARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM
KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCITANGAN SETELAH MENGGUNAKAN
ALKOHOL.´
- Distribusi
o Selama distribusi wadah harus tertutup rapat
o Jauhkan dari bahaya api dan benturan
o Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok
- Penggunaan :
o Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%
o Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus
memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindungatau
pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.
o Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.
-  Penanggulangan kontaminasie:
o Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas
buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.
o .Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun
melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.
o Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi.
o Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15
menit.
o Periksakanlah kedokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah.h. Bila terkena
mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambildibuka
kelopak mata atas dan bawah.
o Bawa ke ruang gawat darurat
SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
o Buku harian penerimaan
o Buku harian pengeluaran
o Kartu persediaan
o Kartu barang
o Surat perintah mengeluarkan barang,
o Surat bukti barang keluar,
o Surat kiriman barang
 o Daftar isi kemasan/packing list
o Berita acara penerimaan barang

Pelaporan:
o Laporan mutasi
o laporan tahunan
o Laporan stock opname
o Pencatatan obat ED/rusak
o Berita acara pemusnahan obat.

PROBLEM-PROBLEM GUDANG

 Kurang teliti dalam memeriksa obat

 Penempatan yang tidak sesuai dengan protap
 Packing yang hampir sama
 Tidak disiplin melakukan pencatatan
 Tidak disiplin melakukan mutasi barang
 AC mati
 Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.
 Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.
1. Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :
Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barangyang ada di
gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalamkomputer. Pengamatan dilakukan
dalam waktu yang sama.
2. TOR (Turn Over Ratio)Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai
TOR semakin efisien persediaan obat.
Rumus :TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan,
HPP = Stok awal + pembelian ± stok akhir.
3. Prosentase stock akhirStock mati Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di
gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
4.  Prosentase Barang yang akan EDPemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus
dilakukan dengan telitidengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian
jumlahfisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam
sistempenyimpanan yaitu gudang farmasi.
5. Prosentase stock berlebih
6. Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO