CA

Chartered Accountant
e
I NDONESI A

Ba b I L
SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF

I MODUL
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

BAB II
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

2.1 Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f ( E I S )

1. Elemen sistem informasi eksekutif: database, presentation features, other decision-support activities,
application development feature, typical installation confgurations.
2. Keuntungan dan keterbatasan sistem informasi eksekutif
3. Proses bisnis yang dipengaruhi oleh sistem informasi eksekutif:
a. Organisasi data dan akses.
b. Sistem pelaporan manajemen.
c. Pengembangan soflware perusahaan.
d. Soflware dan hardware pendukung.
e. Computer system downsizing and rightsizing.

2.2 Definis i Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f

Sistem informasi eksekutif (executive information system) atau E I S , merupakan sistem yang dapat
memberikan informasi-informasi penting atau informasi kunci yang berasal dari sumber-sumber internal
maupun eksternal bagi eksekutif senior dan manajer. Secara bersamaan sistem informasi eksekutif
menjalankan fungsi-fungsi pendukung pengambilan keputusan, penyebaran/komunikasi informasi dan
mendorong kepedulian.

Secara u m u m E I S menyediakan informasi dalam bentuk rangkuman namun memungkinkan penggunanya

untuk mendapatkan informasi yang lebih detail (fitur drill down). E I S juga diharapakan menyediakan
informasi yang dapat dengan mudah digunakan oleh penggunanya (user friendly) yang dilengkapi dengan
format tampilan yang dapat memudabkan untuk menganalisis data, dengan menggunakan antar muka
grafis. Antar muka yang digunakan dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan penggunanya, terkadang
EIS juga terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi atau perangkat lunak pengolah kata, pengolah angka ataupun
aplikasi-aplikasi lain yang dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan, selain itu E I S juga
memfasilitasi komunikasi antar eksekutif dalam perusahaan, baik dalam bentuk email maupun fitur-fitur
pesan lainnya.

Implementasi E I S dalam suatu organisasi kadang memaksa perusahaan untuk merestrukturisasi informasi-
informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan maupun proses-proses yang digunakan untuk
pengumpulan informasi. E I S mungkin dikenal dengan nama yang berbeda-beda misalnya decision support
system ataupun executive support system. Apapun namanya implementasi E I S dalam perusahaan terus
mengalami peningkatan.

2.3 E l e m e n Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f

Sistem informasi eksekutif ( E I S ) bukanlah suatu teknologi khusus, E I S merupakan sistem aplikasi yang
menggunakan berbagai unsur teknologi seperti antar muka grafis, personal computer, basis data relasional

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 i\ n I g l ' i l k l i l J L l t ' i y i M M
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

dan jaringan komunikasi data untuk menampilkan data-data penting perusahaan kepada manajemen.
Implementasi E I S normalnya akan memasukkan fitur-fitur database dan penampilan data, selain itu E I S
juga akan menggunakan fitur-fitur pendukung pengambilan keputusan lainnnya seperti pengolah angka
dan memiliki fitur pengembangan aplikasi seperti bahasa pemograman generasi keempat.

2.4 F i t u r A n t a r m u k a Basis D a t a

1. Ketersediaan Basis Data

EIS mengakses informasi dari semua basis data yang tersedia dalam perusahaan termasuk produksi,
keuangan, konsumen dan pemasok, namun E I S juga dapat mengakses basis data eksternal yang
memberikan informasi mengenai industri maupun berita-berita bisnis kepada eksekutif.

EIS yang mengakses informasi dari luar perusahaan harus secara efektif menyaring data dengan
jumlah yang besar supaya E I S dapat efektif, beberapa alternatif dapat dijalankan oleh perusahaan
untuk dapat menyaring data-data ini, antara perusahaan dapat saja memiliki satu bagian khusus yang
tugasnya menyaring data-data dari eksternal sebelum data tersebut diintergrasikan kedalam E I S .

2. Basis Data Multi Dimensi

Agar E I S dapat menjadi E I S yang efektif, E I S harus dapat mengakses basis data yang dapat
diorganisasikan sedemikian rupa dan ditampilkan dalam bentuk multi dimensional. Bentukan multi
dimensi tersebut antara lain dengan menampilkan data-data mengenai penjualan yang dikelompokkan
menurut produk, jenis konsumen ataupun lokasi penjualan. Namun perlu diperhatikan bahwa
kemampuan E I S untuk dapat menampilkan pengelompokkan data atau dalam bentuk apapun sangat
tergantung dari struktur basis data yang ada dalam perusahaan, atau tergantung pada desain database
yang menjadi landasan atau sumber data dari E I S .

Sehingga sangat penting E I S memiliki kapasitas untuk dapat menggunakan sistem operasi yang
beraneka ragam dan mampu untuk menggunakan data dari sistem basis data yang berbeda, sistem
informasi saat i n i sudah berubah dari sistem tertutup, berdasarkan vendor tertentu menjadi sistem
yang memiliki standar terbuka, yang dapat disediakan oleh berbagai macam vendor.

3. Ketepatan Waktu dari Data

EIS dapat menampilkan data yang paling mutakhir, namun kebutuhan ini tergantung dari keterkaitan
antara informasi dan waktu. Kadang proses batch yang dilakukan setiap malam sudah cukup untuk
memenuhi kebutuhan data yang paling mutakhir, ataupun ada jenis data yang cukup dimutakbirkan
setiap dua hari sekali atau sebulan sekali.

Namun pada tingkatan operasional manajer, informasi yang dibutuhkan adalah informasi real time,
sehingga E I S harus didesain untuk dapat memutakhirkan data secepat mungkin atau real time,
sehingga manajer operasional dapat memanfaatkan data-data ataupun informasi dalam E I S untuk
memperbaiki proses produksi, misalnya untuk menentukan mempercepat jadwal perawatan mesin,
apabila ternyata informasi yang diberikan oleh E I S menunjukkan tren yang menurun dalam kualitas
produksi.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a n
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

4. Soft Information
Sofi information adalah informasi-informasi yang bukan berasal dari kegiatan operasional normal
perusahaan sehari-hari. Sofi information dapat berupa informasi-informasi yang berisi perkiraan-
perkiraan penjualan dimasa mendatang, harga yang ditetapkan dari kompetitor maupun informasi
kompetitor. Sofi information dapat ditampilkan langsung di layar ataupun disimpan dalam database
yang terpisab.

2.5 Fitur Tampilan

1. Grafis
Salah satu faktor keberhasilan E I S generasi adalah penggunaan grafis dalam tampilan. Saat i n i
tampilan grafis bukanlah suatu hal yang baru, namun EIS tetap menggunakan tampilan grafis sebagai
fitur utamanya, selain grafis EIS juga mengunakan warna sebagai pembeda atau untuk menunjukan
status tertentu pada layar, sebagai contoh warna merah digunakan untuk menunjukkan adanya
penyimpangan atau peringatan, warna kuning digunakan untuk memberikan informasi kepada
penggunanya bahwa sesuatu perlu diperbaiki. Pada dasarnya warna dapat mengarahkan pengguna
untuk memperhatikan suatu informasi dengan lebih cepat.

2. Natural Language
Fitur yang penting dari E I S adalah penggunaan natural language dalam antarmuka pengguna.
Penggunaan natural language menghilangkan kebutuhan akan bahasa pemrograman komputer
yang rumit, namun memungkinkan untuk menggunakan bahasa yang digunakan sehari-hari dalam
memberikan perintah pencarian dalam EIS, sehingga EIS lebih mudah digunakan dan lebih mudah
dipelajari.

3. Penggunaan Mouse, Layar Sentuh, atau Alat Masukan Lainnya

Saat ini alat input untuk EIS sudah beragam, mulai dari penggunaan mouse, touchpad, trackball ataupun
layar sentuh sehingga menggunakan E I S akan lebih mudah, dibandingkan dengan menggunakan
keyboard. Bahkan saat i n i sudah tersedia alat yang mampu mengenali gerakan tangan dan jari ataupun
sensor yang melihat arah mata pengguna sebagai alat masukan dalam komputer.

4. Komunikasi
EIS memiliki fitur untuk mempermudah komunikasi dengan mengintegrasikan fitur-fitur komunikasi
seperti email ataupun sistem pesan lainnya. Eksekutif akan mudah mempertukarkan pesan-pesan
tertulis dengan eksekutif yang lain dari layar EIS. EIS juga di buat untuk dapat berkomunikasi dalam
grup, saat i n i fitur-fitur suara ataupun penggunaan video conference juga telah dikembangkan.

2,6 K e g i a t a n P e n d u k u n g Pengambilan K e p u t u s a n L a i n n y a

1. Drill Drown
Analisis Drill Down adalah kemampuan untuk memulai analisis dari angka agregat kemudian
melanjutkan analisis ke angka-angka yang lebih detail (drill down to). Angka-angka yang lebih detail
merupakan pembentuk angka agregat. Ketika pengguna melakukan analisis ke data-data yang lebih
detail, pengguna dapat menemukan analisis yang lebih detail dari suatu penyimpangan tertentu.

«»

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

2. Integrasi dengan Pengolah Angka (Spreadsheet)

EIS dapat diintegrasikan dengan spreadsheet untuk dapat menggunakan kemampuan penuh dari
aplikasi spreadsheet dalam pengolah data.

3. Pendukung Pengambilan Keputusan

Dalam berbagai situasi E I S juga memberikan alat-alat analisis yang canggih dibandingkan dengan
yang dimiliki oleh spreadsheet standar.

4. Penemuan Pengetahuan (Knowledge Discovery)

Knowledge Discovery menggunakan komputer untuk memanipulasi data dalam upaya menemukan
pengetahuan atau knowledge, misalnya menemukan tren ataupun perilaku-perilaku tertentu dari data.

2.7 F i t u r Pengembangan A p l i k a s i

1. Fourth-Generation Programming Language

EIS seharusnya menggunakan bahasa tingkat tinggi yang berorientasi pada pemrograman untuk
mengembangkan aplikasi. Perintah-perintah dalam pemrogram E I S seharusnya berisi perintah-
perintah query untuk mengambil data, perintah-perintah statistik maupun perintah matematis.

2. Lxecutive Information System Shells

Banyak aplikasi yang tersedia untuk pengembangan E I S salah satunya adalah pengembangan aplikasi
berbasis grafis untuk pemrograman ataupun untuk membuat perintah-perintah pencarian data. Selain
itu tersedia juga bahasa pemograman yang dapat mempermudah pengembang untuk mengembangkan
grafis antar muka dan desain menu maupun layar.

3. Rule-Based Logic
EIS pada umumnya memungkinkan pengembang untuk memasukkan suatu kemampuan perhitungan
logis kedalam sistem, yang disebut rule-base-heuristic, untuk membantu pencarian data berdasarkan
batasan-batasan tertentu misalnya jangka waktu tertentu ataupun batasan-batasan lainnya.

2.8 Konfigurasi U m u m Implementasi

Secara umum ada tiga konfigurasi yang dapat digunakan untuk menggunakan E I S baik perangkat keras
maupun perangkat lunak, yaitu:

1. Aplikasi E I S yang menggunakan mainframe dan midrange komputer

Konfigurasi E I S yang dipasang di sistem mainframe merupakan konfigurasi pada tahun 80-an. Data
kemudian di-download ke sistem yang lebih kecil yaitu midrange, prosesnya membutuhkan waktu
semalam, dan dikerjakan oleh departemen T I perusahaan.
2. Aplikasi E I S yang menggunakan komputer midrange atau komputer P C deugau menggunakan L A N
Konfigurasi ini merupakan konfigurasi yang cepat berkembang, karena kemudahannya untuk digunakan.
3. Aplikasi E I S yang menggunakan mainframe, midrange dan aplikasi spreadsheet dan grafis
Konfigurasi i n i merupakan salah satu cara yang paling murah untuk menggunakan E I S dimana
perusahaan dapat mengembangkan sendiri fitur-fitur E I S dengan menggunakan menggunakan macro
ataupun otomasi yang tersedia dalam aplikasi spreadsheet.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

2.9 K e u n t u n g a n d a n Keterbatasan Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f ( E I S )

Alasan utama untuk implementasi E I S adalah untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh
eksekutif yang menggunakan fitur-fitur yang disediakan oleh E I S sebagai berikut:

1. Integrasi I n f o r m a s i
Kemampuan utama dari E I S adalah mengumpulkan informasi yang berdasar dari berbagai sistem
informasi yang ada dalam perusahaan, baik informasi operasional yang berasal dari lantai produksi,
penjualan, maupun informasi yang berasal dari bagian akuntansi maupun informasi statistik yang
berasal dari bagian riset dan pengembangan. Selain itu kemampuan E I S lainnya adalah kemampuan
untuk menggabungkan data internal dan eksternal, informasi eksternal misalnya statistik yang berasal
dari pemerintah, basis data industri dan layanan berita online.

2. T a m p i l a n yang D i d e s a i n K h u s u s {Specialized Display)

Kadang laporan tercetak tidak memiliki tampilan informasi yang jelas atau mudah dibaca. E I S
menggunakan tampilan berupa grafik atau gambar-gambar serta warna untuk merepresentasikan
informasi, sehingga sangat membantu senior eksekutif dalam membaca informasi yang ada, selain
itu kemampuan untuk membaca informasi secara bertingkat {drill down) juga merupakan fitur yang
sangat membantu.

3. Pengembangan yang Cepat {Rapid Development)

Aplikasi E I S pada umumnya memiliki alat-alat bantu yang memungkinkan pengembangan aplikasi
secara cepat, yang dapat digunakan oleh programmer maupun pengguna biasa untuk mengembangkan
sistem, sehingga pemrograman untuk mengembangkan fitur-fitur yang baru dari E I S dapat
dikembangkan dengan lebih cepat.

4. Pelaporan Penyimpangan {Exception Reporting)

Salah satu kemampuan dari E I S adalah kemampuan untuk menyaring data rutin, Eksekutif menggunakan
EIS untuk mendapatkan peringatan-peringatan pada saat terdapat indikator-indikator kunci yang berada
di luar kondisi normal, pesan-pesan tersebut dapat diberikan dalam bentuk pesan, email, ataupun suara.

5. Peningkatan K o m u n i k a s i Organisasi
EIS memang dibuat dengan maksud untuk mendukung komunikasi dalam organisasi, sehingga E I S
dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasi.

6. Keuntungan Strategik Terkait Penjualan

EIS dapat digunakan sebagai alat untuk mengkompilasi dan mengumpulkan informasi-informasi
strategis mengenai konsumen yang berasal dari berbagai sumber.

7. Keunggulan Bersaing
Informasi yang tersedia dalam E I S dan kemampuan E I S dalam melakukan penyaringan data,
menemukan tren ataupun penyimpangan pada akhirnya dapat digunakan oleh perusahaan untuk
melakukan strategi-strategi yang sebelumnya tidak dapat dilakukan sehingga meningkatkan
keunggulan bersaing perusahaan.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

2.10 Keterbatasan Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f (EIS)

Sistem informasi eksekutif bukanlah suatu sistem yang bebas dari keterbatasan, pada proses pengembangan
dan implementasi EIS mungkin mendapatkan kendala-kendala yang berasal dari sifat data akuntansi yang
ada. E I S dengan ketersediaan data dan kemampuan dapat membuat eksekutif lengah dengan data-data
kuantitatif ketika permasalahan sebenarnya berada pada isu-isu yang bersifat kualitatif.

Beberapa keterbatasan dalam sistem informasi eksekutif antara lain:

1. Masalab Keamanan
Masalab keamanan dapat terjadi apabila akses data lintas departemen tidak diatur secara baik,
sehingga dapat menimbulkan masalab baik terkait masalab password maupun akses data.

2. Keterkaitan Data Keuangan

Kadang data keuangan atau akuntansi yang sebelumnya ada tidak dirancang sesuai dengan kebutuhan
sistem informasi eksekutif, sehingga membuat data-data yang seharusnya ada untuk sistem EIS tidak
dapat diperoleh dan untuk itu diperlukan perbaikan-perbaikan data.

3. Informasi Eksekutif
Informasi yang ada dalam E I S didesain untuk kebutuhan senior eksekutif, sehingga ada beberapa
bagian dari perusahaan yang tidak dapat menggunakan sistem informasi eksekutif. Namun dapat
saja EIS memenuhi kebutuhan bagian atau level yang lain seperti manajer operasional, namun akan
menyebabkan fokus EIS bergeser dari senior eksekutif menjadi pemenuhan kebutuhan semua orang.

4. Drill Down dan Jenis Analisis Lainnya

Analisis drill down merupakan fitur yang sangat berguna dalam menganalisa data, namun fokus
terhadap data-data kuantitatif dapat menggeser fokus dari masalab yang mungkin lebih merupakan
isu-isu kualitatif. Sehingga EIS harus dilihat sebagai salah satu alat yang tersedia bagi eksekutif dalam
mendukung pengambilan keputusan.

5. Pandangan Terintegrasi yang Terbatas (Limited Integrated View)

Pandangan terintegrasi yang disediakan E I S hanya terbatas pada ketersediaan data yang mampu
dikumpulkan oleh EIS, sehingga kemampuan EIS dalam memberikan pandangan terintegrasi akan
terganggu apabila database yang dapat dapat diakses oleh E I S terbatas pada sebagian kecil dari
database yang ada dalam perusahaan.

6. Keterlibatan E k s e k u t i f
Eksekutif harus menjadi bagian integral dalam proses pengembangan EIS, atau kebutuhan maupun
kepentingan eksekutif tidak akan termasuk ke dalam EIS yang dibangun secara baik, namun pelibatan
eksekutif dalam pengembangan sistem informasi eksekutif bukanlah suatu hal yang mudah.

7. Dukungan Jaringan
Ketika EIS beroperasi dalam perusahaan yang menggunakan jaringan maka baik itu jaringan lokal
atau jaringan yang menghubungkan perusahaan diseluruh dunia, perusahaan bisa saja di hadapkan
pada aplikasi yang stabil yang dapat menghambat seluruh proses yang berjalan dalam perusahaan,
sehingga diperlukan dukungan tambahan untuk memastikan bahwa hal tersebut tidak akan terjadi.

8. Biaya
Biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan EIS tidaklah sedikit, sehingga cost and benefit analysis
perlu dikembangkan dan dijalankan dengan baik sebelum memutuskan untuk mengembangkan EIS.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

2.11 Proses B i s n i s yang D i p e n g a r u h i oleh Sistem I n f o r m a s i E k s e k u t i f

1. Organisasi Data dan Akses

Apapun yang digunakan dalam E I S dikumpulkan dari sistem informasi perusahaan yang
bertanggung jawab untuk kegiatan transaksi dalam perusahaan, apabila data tersebut tidak tersedia
maka pengembang E I S perlu melakukan pengembangan agar data tersebut dapat tersedia untuk
pengembangan E I S , dan dapat pula dilakukan perubahan-perubahan terhadap sistem yang sudah
ada, sehingga akhirnya dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi eksekutif.

2. Sistem Pelaporan Manajemen

Keberadaan E I S dalam suatu perusahaan dapat meningkatkan keefektifan pelaporan dalam perusahaan
dengan memberikan laporan-laporan secara agregat maupun kemampuan-kemampuan E I S dalam
melakukan analisis maupun pelaporan, serta komunikasi.

3. Pengembangan Software Perusahaan

Ketersediaan E I S dengan fitur-fitur kemudahan pengembangan aplikasinya dapat merubah cara
perusahaan dalam pengembangan aplikasinya.

4. Software dan hardware pendukung

Dukungan yang dibutuhkan untuk pemeliharaan E I S berbeda dengan pengelolaan teknologi informasi
yang bersifat departemental, walaupun pada awalnya pengembangan E I S berada di bagian keuangan
atau marketing, namun pemeliharaan teknologi informasi haruslah meliputi semua aspek teknologi
informasi dalam perusahaan.

5. Computer System Downsizing and Rightsizing

Dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini, perusahaan harus dapat menetapkan strategi
penerapan teknologi informasinya baik untuk sistem informasi eksekutif maupun sistem informasi
lainnya. Saat i n i telah tersedia beragam layanan yang dapat digunakan oleh perusahaan, mulai dari
sistem open source sampai dengan layanan berbasis cloud.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 lilHHliNlkliUkfiiriW
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

REFERENSI
American Institute of Certified Public Accountants,& Information Technology Division. (1994). Executive
information systems. New York: A I C P A .

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a