CA

Chartered Accountant
e
I NDONESI A

Bab III
PERAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM
INFORMASI (BAGIAN 1 )

MODUL
HHlMmiilMlM
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

BAB III
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM INFORMASI (BAGI AN 1 )

3.1 Siklus Pemrosesan D a t a

Salah satu fungsi dari sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi adalah memproses
transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam sistem manual yang tidak
mengunakan teknologi informasi, data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas,
sedangkan dalam sistem yang berbasis komputer data direkam ke dalam komputer dan direkam dalam
database. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna
dan relevan disebut siklus pemrosesan data {data processing cycle), proses tersebut terdiri dari empat langkah
yaitu perekaman data {data input), penyimpanan data {data storage), pengolahan data {data processing) dan
penyajian informasi {information output).

3.1.1 Perekaman Data {Data Input)

Tahap perekaman data merupakan tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana data direkam dan
dimasukkan ke dalam sistem. Perekaman data hiasanya dipicu oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam
terkait dengan kegiatan bisnis harus mencakup:

1. Aktivitas yang terj adi.

2. Sumber daya yang terdampak oleh setiap aktivitas.
3. Pihak-pihak (orang/SDM) yang terlibat dalam setiap proses.

Data yang paling banyak direkam dalam siklus pendapatan adalah penjualan, baik penjualan secara tunai
maupun kredit, data-data yang direkam dapat berupa:

1. Tanggal dan waktu terjadinya penjualan.

2. Petugas yang membantu konsumen pada saat penjualan.
3. Petugas yang menyelesaikan administrasi penjualan.
4. Kasir yang menerima pembayaran.
5. Jenis-jenis barang yang dijual.
6. Jumlah barang yang terjual untuk masing-masing jenis barang.
7. Harga jual dan harga sebenarnya barang yang terjual.
8. Jumlah harga penjualan.
9. Permintaan - permintaan terkait pengiriman.
10. Untuk penjualan dengan kredit: nama konsumen, alamat penagihan, alamat pengiriman.

Kebanyakan perusahaan-perusahaan menggunakan kertas sebagai dokumen sumber yang digunakan untuk
mencatat data-data aktivitas bisnisnya, baru kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer, yang
dapat menggunakan format tampilan sama dengan yang dalam dokumen.

Perusahaan dapat juga mengunakan turnaround documents yang merupakan dokumen yang diedarkan
kepada pihak eksternal yang kemudian menambahkan data ke dalam dokumen dan ketika dokumen
kembali ke dalam perusahaan, dokumen tersebut menjadi dokumen yang digunakan oleh perusahaan
untuk merekam data.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

Otomasi sumber data, sumber data dapat diotomasi misalnya dengan menggunakan barcode ataupun
penggunaan A T M , dimana pihak bank tidak harus memasukkan kembali data-data yang sudah dimasukkan
oleh nasabah.

Langkah kedua adalah memastikan bahwa data yang direkam adalah data yang akurat dan lengkap, salah
satu yang dapat digunakan untuk memastikan keakuratan maupun kelengkapan data adalah penggunaan
pengendalian pada layar pemasukan data maupun menggunakan dokumen prenumbered.

Langkah ketiga dalam proses perekaman data adalah memastikan bahwa kebijakan-kebijakan perusahaan
diikuti seperti proses persetujuan transaksi, status kredit konsumen, prosedur pemeriksaan j u m l a h
persediaan sebelum menerima pemesanan.

3.1.2 Penyimpanan Data

Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan, namun ketersediaan
data bukan merupakan hal yang cukup untuk dapat membuat perusahaan mampu menggunakan data-
data tersebut untuk meingkatkan keunggulan bersaingnya. Untuk dapat berguna data harus dapat dengan
mudah mengakses data kemudian menggunakannya.

Dalam sistem informasi akuntansi, data dikelompokan dengan tujuan dapat memudabkan dalam proses
temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam bentuk ledger
maupun subsidiary ledger. Antara ledger dan subsidiary ledger memiliki control account, yang dapat
digunakan untuk menjaga keakurasian data dalam sistem informasi akuntansi.

Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data (coding) dengan cara-cara yang
sistematis, yaitu:

1. Sequence Code
Data-data diberi kode nomor secara berurutan.
2. Block Code
Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan jenis datanya.
3. Group Code
Data-data diberi kode dengan menggunakan grup dan subgrup.
4. Mnemonic Code
Data-data diberi kode dengan menggunakan huruf dan angka.

Chart of Account, atau daftar akun adalah daftar yang berisikan akun-akun yang digunakan dalam
perusahaan yang sudah dikelompokan dan diurutkan untuk membantu penyusunan laporan keuangan.
Daftar akun atau chart akun dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang umumnya disusun sesuai
dengan standar pelaporan akuntansi yang diikuti oleh perusahaan.

Jurnal, sebelum dilakukan pencatatan ke ledger atau buku besar, pada umumnya data dicatatkan ke dalam
jurnal yang dapat berupa jurnal umum ataupun jurnal khusus.

Audit Trail, Jejak Audit, adalah data yang direkam untuk menunjukkan jejak perjalanan data, sejak dari
masukan sampai keluaran, atau sebaliknya, dalam jejak audit i n i dicatat jejak-jejak sebagai referensi untuk
dapat menelusuri perjalanan data dalam perusahaan.

Penyimpanan data dalam sistem informasi berbasis komputer disusun atau dikelompokkan beberapa istilah yaitu
entity, attributes, f eld, record, data value, dan fie. Untuk file terdiri dari masterfie dan transaction fie.

Entity, merupakan tempat dimana informasi mengenai karyawan, inventory maupun konsumen disimpan.

mm I . . J j-iLiiL-...-----..---.—
I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
HHlli!U^IIIJ[MV1
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

attribute menjelaskan mengenai apa yang disimpan dalam entity, untuk karyawan dapat memiliki attribute
posisi, besarnya gaji, alamat, untuk inventory dapat berupa, harga, tanggal pembelian.

Field, merupakan tempat penyimpanan data secara fisik dalam komputer, beberapa fields membentuk
records, beberapa record membentuk file. Records menyimpan data-data yang disebut dengan data value.
Masterfile merupakan file yang bersifat permanen yang menyimpan data yang sama untuk beberapa periode
akuntansi, sedangkan transaction file menyimpan data-data yang transaksi yang terjadi dalam kegiatan
operasional sehari hari. Beberapa master file dan beberapa transaction file disimpan secara terkoordinasi
disebut dengan database.

3.1.3 Pemrosesan Data

Setelah data direkam kedalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data agar database
tetap mutakhir. Proses tersebut adalah creating, reading, updating dan deleting (CRCD).

1. Creating, adalah proses pembuatan record baru, seperti merekam data karyawan baru.
2. Reading, adalah proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan.
3. Updating, adalah proses pemutakhiran data sesuai dengan kegiatan aktivitias bisnis, misalnya
mengubah nilai account receivable sesuai dengan pembayaran dilakukan oleh pelanggan.
4. Deleting, adalah menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang ditetapkan oleh
perusahaan.

3.1.4 Penyajian Informasi

Tahap selanjutnya dan terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi yang dapat
berupa dokumen, maupun laporan. Dokumen maupun laporan yang dibutuhkan dapat berupa dokumen
atau laporan tercetak ataupun dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui tampilan layar. Salah satu
kemampuan dari sistem informasi berbasis komputer adalah kecepatan dalam membuat laporan atau
dokumen rutin, dengan menggunakan perintah ''query" untuk mencari data-data spefisik dari database,
seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai dengan kebutuhan.

3.2 P e r k e m b a n g a n T e k n o l o gi I n f o r m a s i d a n K e u n t u n g a n Penggunaan Teknologi I n f o r m a s i

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mencapai perkembangan yang memungkinkan fitur-
fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan sehingga kadang sulit untuk
memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Diawali dengan perkembangan internet pada tahun
1990 sampai dengan sekarang dimana smartphone, tablet, laptop semuanya sudah memiliki standar sama
dalam mengakses ataupun menampilkan data, sehingga lingkungan operasional perusahaan juga semakin
lebar dan interaktif. Saat i n i dengan keberadaan social media, perusahaan lebih mudah untuk melakukan
komunikasi dengan pelanggan maupun stakeholder lainnya. Pengadaan aplikasi-aplikasi untuk kebutuhan
perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan, seiring dengan semakin murahnya akses
internet dan kestabilan layanan yang memadai, banyak perusahaan sudah menawarkan aplikasi-aplikasi
yang dapat digunakan oleh perusahaan melalui aplikasi berbasis cloud, dengan menggunakan aplikasi cloud
perusahaan tidak perlu direpotkan dengan penempatan dan perawatan server di perusahaan.

Pada dasarnya penggunaan teknologi informasi dapat membuat setiap proses menjadi lebih cepat, lebih baik
dan lebih murah, namun teknologi informasi pada dasarnya dapat berdampak pada strategi dan kemampuan
perusahaan. Dampak teknologi informasi terhadap strategi perusahaan adalah ketika teknologi informasi
memengaruhi jenis produk, market serta jaringan bisnis maupun batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya

I k at an Ak u n t a n I n d o n e s i a
dengan penggunaan internet untuk melakukan penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan dapat
melakukan penjualan yang melewati batas negara, atau daerahnya. Dampak teknologi terhadap kemampuan
perusahaan adalah ketika teknologi informasi meningkatkan kemampuan proses-proses yang ada dalam
perusahaan, misalnya, proses analisis, kemampuan sumberdaya maupun kepentingan teknis lainnya.

Teknologi informasi juga dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi, merubah cara berbubungan
antara pelanggan dan perusahaan, dapat membuat halangan bagi pendatang baru, meningkatkan biaya
untuk berpindah {switching cost) serta teknologi informasi dapat memberika nilai tambah terhadap produk,
layanan yang sudah ada, bahkan dapat membuat produk atau layanan yang baru.

••WlliiPiiil!lUlJllML,.,iJH!liLJ!lll j
I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
Mni Vi ^i i i ^i i umi i
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

REFERENSI
1. Applegate, L . , Austin, R., & Soule, D. (2008). Corporate Information Strategy and Management: Text and
Cases (8th ed.). M c G r a w - H i l l .
2. Romney, M . B., & Steinbart, R J. (2012). Accounting Information Systems (12th ed.). Pearson International
Edition.
3. Turban, E . , & Volonino, L . (2012). Information Technology for Management (8th ed.). Wiley.

I k at an Ak u n t a n I n d o n e s i a