CA

Chartered Accountant
©
IKATAN A K U N I A N I N D O N E S I A

I NDONESI A

Bab IV
PERAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM
INFORMASI (BAGI AN 2 )

MODUL
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

BAB IV
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM INFORMASI (BAGI AN 2 )

4.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan Modul

Keberadaan sistem Enterprise Resource Planningpada dasarnya memberikan perusahaan lebih dari apa yang
diberikan oleh sistem informasi akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi hanya mampu mencatat
data-data keuangan dan transaksi akuntansi. Selain data-data keuangan dan akuntansi, perusahaan
membutuhkan data-data seperti waktu dan tempat terjadinya transaksi, yang tidak dapat dicatat oleh sistem
informasi akuntansi, E R P membuat data-data yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi
menjadi tercatat, dan memungkinkan integrasi dengan sistem informasi akuntansi.

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya herjudvd Accounting Information Systems ll^^Edition, Sistem
ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada
dalam suatu perusahaan. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menghasilkan
informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh
pihak eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan.

ERP memungkinan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada dalam perusahaan
sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi mengenai perusahaannya, karena
pada pada dasarnya setiap bisnis proses dalam perusahaan saling terkait satu dengan yang lainnya.

Gambaran secara u m u m sistem ERP yang terintegrasi adalah sebagai berikut:

Penerapan sistem ERP dilakukan secara modular, atau dalam bentuk model-model. Secara u m u m modul-
modul ERP dapat terdiri dari:

1. Keuangan {General LedgerIGL dan sistem pelaporan) - termasuk didalamnya untuk mengatur G L ,
piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan mempersiapkan laporan untuk manajer
dan laporan keuangan.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
 D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian - termasuk di dalamnya mengatur S D M , penggajian,
imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan untuk pemerintah seperti
pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan - termasuk didalamnya adalah memasukkan Sales Order (SO), penggiriman barang,
manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan, dan penghitungan komisi.
4. Siklus pembelian - termasuk didalamnya adalah mengatur pembelian, penerimaan dan pemeriksaan
barang, pengeluaran biaya pembelian, serta manajemen persediaan.
5. Manufaktur atau siklus produksi - termasuk pengaturan penjadwalan produksi, B o M (Bill of Material),
W I P (work in process), Q C (quality control), manajemen biaya, serta proses manufaktur.
6. Manajemen proyek - termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya, manajemen
aktivitas.
7. Customer Relationship Management ( C R M ) - termasuk didalamnya mengatur pemasaran dan
penjualan, komisi, jasa, call center, help desk.
8. Alat-alat sistem - alat yang digunakan untuk membangun^/e data master, kontrol akses, dll.

4.2 V e n d o r Sistem E R P

Perbandingan beberapa vendor E R P adalah sebagai berikut:

Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama

No Vendor ERP
Kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR
1 SAP V V V
2 Oracle V V V V V
3 Microsoft V V V V V
4 Sage V V V V V
5 Epicor V V V V V
6 Infor V V V V V

Lainnya (Addon, AMMO, V

7 V V (sebagian ada, V
dll) sebagian tidak)
* BI = Business Intelligence
* CRM = Customer Relationship Management
* HR = Human Resources

Komponen-komponen E R P yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam bukunya
berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:

1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu Staf I T dan pengguna
dari sistem E R P nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran kunci dalam proyek implementasi
ERP sejak awal, karena pengguna memiliki tanggung jawab dalam menginput, memproses, dan
menghasilkan output dari sistem.

2. Process
Hal i n i berbubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses bisnis dengan
menggunakan sistem ERP.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a 27
Mn i i i ! i m i i Mi Vi
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

3. Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah satunya adalah hardware yang
meliputi server dan komponen pendukungnya.

4. Software
Dalam pengimplementasian E R P juga bergantung pada komponen software, yang meliputi sistem
operasi dan program aplikasi.

5. Database
Hal i n i berbubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal organisasi yang
nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama database ini.

Menurut Manager's Guide to Enterprise Resources Planning ( I S A C A , 2001), pendorong penerapan sistem
ERP adalah sebagai berikut:

1. Dar i segi bisnis

a. Kepuasan pelanggan
b. Proses yang lebih efisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekurangan tenaga kerja

2. D a ri segi teknologi informasi

a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem yang sekarang)
b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet

4.3 K e u n t u n g a n d a n Tantanga n D a l a m Penerapan Sistem ERP

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems ll^^Edition,
keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Sistem E R P menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang terintegrasi,
menyeluruh, dan cntcrprisc-widc. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam satu database
tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan antar departemen dalam perusahaan terkait data dan
informasi korporasi dan merampingkan atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem terpisab dimana harus
memasukkan data beberapa kali. Sehingga mengunduh data dari satu sistem untuk dimasukkan ke
sistem lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur semua area
dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat
mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen mereka.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat mengkonsolidasi beberapa
ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur akses data.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi i n i akan menjadi sangat
berharga ketika perusahaan melakukan merjer dan akuisisi karena sistem E R P dapat menggantikan
beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem yang terintegrasi.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat mengakses
order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detil transaksi konsumen dimasa lalu.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi proses produksi
akan meningkatkan produktivitas produksi.

D i sisi lain, penerapan sistem E R P juga memiliki tantangan. Tantangan-tantangan tersebut antara lain
sebagai berikut:

1. Biaya
Hardware, software, dan biaya konsultasi dari penerapan E R P berkisar antara $50 juta sampai $500
juta. Sedang biaya upgrade dari sistem E R P dapat berkisar antara $50 juta sampai $100 juta. Perusahaan
berukuran medium mengeluarkan biaya antara $10 juta sampai $20 juta.

2. Waktu yang dibutuhkan

Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan mengimplementasi sistem E R P keseluruban,
tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus diimplementasi, jumlah
customization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana mengakibatkan proyek implementasi E R P
memiliki risiko kegagalan yang tinggi.

3. Perubahan pada proses hisnis

Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk melakukan customization terhadap
modul, maka perusahaan harus melakukan perubahan proses bisnis agar sesuai dan dapat menerima
sistem E R P yang baru akan diterapkan tersebut. Kegagalan untuk dapat menyesuaikan proses bisnis
dengan software E R P menjadi penyebab utama kegagalan proyek implementasi ERP.

4. Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang berbeda, dimana masing-masing
hal tersebut memiliki proses, aturan bisnis, data semantik, hirarki otorisasi, dan pusat keputusan yang
berbeda-beda.

5. Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya, misi, laba dan rugi yang
terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya memiliki sedikit keuntungan.
Implementasi E R P juga membutuhkan pelatihan dan pengalaman untuk menggunakan sistem E R P
secara efektif, dan penolakan atau penentangan dari karyawan merupakan alasan utama mengapa
implementasi E R P tidak sukses.

Merupakan hal yang tidak mudah untuk menyakinkan karyawan untuk mengubah cara mereka bekerja,
melatih suatu prosedur baru kepada mereka untuk dapat menguasai suatu sistem baru, dan membujuk
mereka untuk berbagi informasi yang sensitif.

Penolakan i n i dapat menyebabkan masalab dengan semangat kerja, akuntabilitas, dan tanggung jawab
karyawan.

4.4 Perencanaan d a n K e p u t u s a n I m p l e m e n t a si E R P

Penerapan E R P bukanlah hal yang mudah sehingga untuk menerapkannya diperlukan komitmen dari
manajemen puncak, dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai kesesuaian fitur pada modul E R P
dengan aktivitas bisnis utama dalam perusahaan. Selain itu penerapan E R P pada umumnya membutuhkan
konsultan karena tingkat kerumitan yang tinggi, dan konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara-
cara yang dapat digunakan untuk mempermudah penerapan ERP.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
K ^ u M i I l; I A i j mny
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem E R P
adalah sebagai berikut:

1. Implementasi atau tidak implementasi E R P ?

Keputusan untuk mengimplementasi E R P dapat didasarkan pada:
a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi, seperti:
1) Keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisab dalam suatu
perusahaan.
2) Keinginan untuk menggantikan sistem lama yang tidak lagi up to date/obsolete.
3) Keinginan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi pendukung yang baru seperti berbasis web.
h. Keinginan untuk meningkatkan proses
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk mengurangi personel dan biaya
untuk I T tetapi tetap mempertahankan dan/atau meningkatkan performa kerja serta kegiatan
operasional yang ada.
c. Keinginan untuk meningkatkan produktivitas
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk menutup siklus
keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruban dari sudut pandang perusahaan.
d. Pertimbangan strategis
Keinginan implementasi E R P yang didasarkan pada pertimbangan strategis muncul akibat
pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru tidak didukung oleh perangkat lunak
saat i n i dan juga didasarkan atas pertimbangan strategis seperti untuk meningkatkan layanan
dan kepuasan pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif, dan meningkatkan respon terhadap
permintaan pelanggan.

2. Mengikuti proses best practice software E R P atau melakukan customization?

Kelebihan Kekurangan

Adanya banyak penolakan dari

Perusahaan dapat memperoleh
karyawan untuk mengubah gaya
Mengikuti proses best practice kesempatan untuk mengubah proses
bekerja mereka (akibat perubahan
software ERP mengikuti standarisasi best practice
proses bisnis mengikuti standarisasi
yang ada
yang ada)

Biaya dan waktu yang dibutuhkan

Tidak menerima tekanan untuk
Melakukan customization menjadi lebih besar akibat
merasakan perubahan proses bisnis
customization

3. Inhouse atau outsource?

Kelebihan Kekurangan

a) Adanya kecocokan yang lebih Tidak bisa terlaksana apabila

baik antara proses bisnis dan perusahaan tidak mempunyai
sq/twarekarena dibuat sendiri expertise untuk melakukan
oleb internal perusahaan yang customization ini
Inhouse mengerti secara mendetil tentang
proses bisnis perusahaan
b) Optimalisasi aplikasi perusahaan
c) Keamanan sistem menjadi lebih
baik dan aman terjaga

I k at an Ak u n t a n I n d o n e s i a
 D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

a) rerusanaan aapat aengan

I O K U S a/ iVlcIUngKdLKall ISU KCalllcUlall

misi-misi utama mereka karena mengijinkan orang

b) Mengurangi risiko hilangnya dari luar perusahaan untuk
Outsource komitmen terbadap finansial masuk kedalam sistem internal
c) Mengurangi dampak terbadap perusahaan
departemen MIS dalam b) Berdampak pada berkurangnya
perusahaan moral karyawan perusahaan

4. "Big Bang" atau phased? /

Kelebihan Kekurangan

a) Risiko kegagalan lebib tinggi.

Sistem E R P adalab sistem yang
a) Waktu peralihan dari sistem lama
kompleks untuk diimplementa-
ke sistem ERP baru menjadi lebih
sikan, maka peralihan langsung
"Big Bang" cepat
dari sistem lama menjadi sistem
b) Biaya yang dibutuhkan juga lebih •n TI T-» 1 1 ' 1 1

kecil ERP yang baru akan menimbul-

kan risiko kegagalan yang lebib
tinggi
a) Meratakan kebutuhan sumber a) Waktu peralihan dari sistem lama
daya ke sistem ERP baru menjadi lebib
b) Kemampuan untuk fokus pada lama
modul tertentu b) Biaya yang dibutuhkan juga lebib
c) Sistem lama masib ada sehingga besar
jika sistem baru yang sebagian
sudab dicoba diimplementasi
Phased
gagal, masib dapat kembali ke
sistem lama
d) Risiko kegagalan lebih kecil
e) Mendapatkan banyak
pengetahuan dan pengalaman
dari tiap fase implementasi sistem
ERP ini

5. Single package atau best-of-breed?

Kelebihan Kekurangan

a) Interoperabilitas antar modul Tidak dapat disesuaikan dengan

Single Package
menjadi lebib maksimal kebutuhan kegiatan operasional dan
= Menerapkan semua modul
b) Interfaces dari setiap modul sama fungsionalitas perusahaan
dari satu software ERP Package
c) Terdapat standarisasi

Dapat disesuaikan dengan a) Interfaces antar modul tidak sama

kebutuhan kegiatan operasional dan sehingga perlu customization
fungsionalitas perusahaan untuk disamakan
Best-of-Breed b) Menimbulkan risiko adanya
= Menerapkan modul dari incompatible antar modul dari
beberapa software ERP Package beberapa software ERP Package
yang dipakai
c) Biaya yang dikeluarkan menjadi
lebib besar

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a 31
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

6. Pertimbangan-pertimbangan dalam memilih Package Software E R P adalah sehagai herikut:

a. Fungsional package software E R P cocok dengan proses bisnis perusahaan.
b. Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP.
c. Fleksibilitas dan skalabilitas.
d. Uscr-fricndly.
e. Implementasi Package Software E R P dapat dilakukan dengan cepat.
f. Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang memiliki banyak
cabang (multisitc).
g. Teknologi-C/ie«t-server, database independence, keamanan.
h. Ketersediaan upgrade secara berkala.
i. lumlah customization yang dibutuhkan.
j. Dukungan infrastruktur lokal/internal.
k. Biaya-untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware.

Secara umum, ada empat faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih package software E R P yakni
kemampuan fungsional, atribut teknis, kemitraan, dan biaya.

4.5 T a h a p a n I m p l e m e n t a s i E R P d a n Strategi I m p l e m e n t a s i E R P

Berdasarkan Motiwalla dan Thompson (2009:94-98) dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for
Management, ada 5 tahap dalam implementasi E R P yakni sebagai berikut:

1. Tahap 1 - Scope and Commitment (Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)
Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan ruang lingkup atau scope
untuk implementasi E R P yang disesuaikan dengan sumber daya (termasuk budget) dan waktu yang
telah ditentukan sebelumnya. Daftar scope yang harus ditentukan adalah sebagai berikut:

Tipe Scope Keterangan (yang harus ditentukan)

Mengidentifikasi tempat/lokasi dimana implementasi ERP akan dilakukan dan berapa
Scope Fisik
banyak user yang akan ikut serta dalam implementasi ERP tersebut.
Mengidentifikasikan proses yang ada sekarang yang akan didefinisikan ulang, diganti,
Scope BPR (Business
atau dihilangkan beserta user, departemen, lokasi perusahaan yang akan terkena
Process Reengineering)
dampak dari perubahan atau penghilangan proses tersebut.
Menentukan proses pada sistem ERP yang akan dipertahankan dan yang akan diubah,
Scope Teknikal juga menentukan bagian dan seberapa banyak aspek teknikal yang akan dimodifikasi
pada software ERP.
Menentukan besarnya waktu dan biaya yang akan dikeluarkan untuk implementasi ERP
Scope Sumber Daya
ini.
Menentukan modul dari software ERP yang akan digunakan dan mempertimbangkan
Scope Implementasi
cara untuk dapat mengoneksikan software ERP dengan sistem yang ada sekarang ini.

Selain menentukan scope di atas, hal-hal lain yang harus dilakukan pada tahapan i n i adalah membuat
visi jangka panjang dan rencana implementasi jangka pendek yang harus mendapatkan dukungan
penuh dari manajemen level atas. Selain itu, pemilihan dan pembentukkan struktur tim implementasi,
peran dari konsultan dan sumber daya manusia internal perusahaan yang terkait dengan implementasi
harus terdefinisikan dengan jelas dalam tahap ini. Review terhadap pilihan-pilihan vendor penyedia
software E R P juga harus dilakukan sehingga dapat memilih satu vendor untuk selanjutnya diadakan
penandatanganan kontrak.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
Tahap 2 - Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
Pada tahap ini, setelah memilih vendor dan software E R P yang akan digunakan beserta dengan pemilihan
konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka yang selanjutnya dilakukan dalam rangka
mendukung analisis terhadap user requirements adalah melakukan analisis gap yakni memhandingkan
fungsi yang disediakan oleh sistem E R P dengan proses operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk
menjalankan bisnisnya. Menggunakan hasil dari analisis ^ap ini, tim implementasi harus mampu untuk
membuat daftar proses yang akan ditambahkan pada proses yang ada sekarang untuk menunjang
performa software E R P yang akan digunakan dan bagian yang akan dimodifikasi pada software tersebut.
Juga, analisis gap ini dapat digunakan sebagai dasar membuat rancangan use interface bagi bagian yang
dimodifikasi pada software ERP, rancangan strategi manajemen perubahan, rencana konversi data dan
sistem serta rencana untuk pelatihan dan eksekusi implementasi ini. H a l lain yang harus dilakukan
pada tahap ini adalah menentukan strategi implementasi E R P yakni implementasi dengan cara vanilla
atau chocolate (yang akan dijelaskan lebih detail pada sub bagian selanjutnya). A k h i r tahap ini, hiasanya
tim implementasi dapat membuat prototype implementasi software E R P ini, yakni salah satu contohnya
dengan mengimplementasikan/menginsta// software E R P tersebut pada server lokal untuk percobaan.

Tahap 3 - Acquisition and Development (herada diantara tahap Analysis Design dan Implementation)
Pada tahap ini, semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat pada tahapan sebelumnya harus
dieksekusi. Diantaranya adalah customize komponen teknikal dan user interface software E R P ,
penambahan syarat-syarat tambahan dan data pada tabel-tabel dalam database serta pembentukan
laporan yang berkaitan dengan sistem ERP. T i m teknikal pada tahap i n i akan berkutat dengan instalasi
software ERP, sedang disisi lain, tim manajemen perubahan bekerja bersama dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan melakukan pelatihan awal menggunakan
prototype yang telah dibuat di tahapan selanjutnya. D a n tim data akan melakukan migrasi data dari
sistem lama ke sistem baru berbasis E R P ini. D a n akhir tahap i n i ditandai dengan mengonfigurasi
keamanan dan mengimplementasikan aturan authentication dan otorisasi untuk mengakses sistem
E R P ini.

Tahap 4 - Implementation
Pada tahap ini, software E R P akan terinstall dan dapat digunakan oleh end user. End user akan mencoba
software E R P tersebut sekaligus mengujinya. Pengujian i n i dilakukan dengan harapan bahwa jika ada
error pada software E R P tersebut maka dapat langsung diperbaiki. Pada tabap ini, juga dilakukan
konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan
yakni sebagai berikut:
a. Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis E R P dilakukan
secara bertahap, misal per modul.
b. Pilot, adalah metode konversi dimana menerapkan terlebih dahulu bagian tertentu dari sistem
baru berbasis E R P untuk memastikan sistem baru tersebut dapat berjalan sesuai harapan.
c. Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis E R P diterapkan
bersamaan. Setelah memastikan sistem baru berbasis E R P berjalan dengan lancar, barulah sistem
lama dihentikan dan benar-benar digantikan sepenuhnya dengan sistem baru. Metode i n i dilakukan
untuk mengurangi risiko kerugian akibat kegagalan penerapan sistem E R P yang kompleks.
d. Direct Cutover atau Big Bang, adalah metode konversi dimana langsung menghentikan sistem lama
dan menggantikannya dengan sistem baru berbasis ERP. Metode i n i paling berisiko menyebabkan
kegagalan penerapan sistem E R P yang kompleks tetapi paling murah dari segi biaya.

Setelah sistem baru diterapkan, pada tahap i n i juga harus dilakukan pelatihan penggunaan sistem i n i
untuk end user yang terkait.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
5. Tahap 5 - Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk membantu end user
dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem
E R P i n i (dapat dikatakan sebagai help desk). T i m support harus juga berperan untuk memberikan
pelatihan kepada end user secara berkelanjutan selama proses operasional penggunaan sistem ini .
Jika ada feedback atau saran dan kritik dari end user, maka tim support harus menampungnya dan
menjadikan bahan untuk merancang rencana manajemen perubahan yang lebih baik lagi. Aktivitas-
aktivitas lain yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini adalah mengenai manajemen pembaharuan
(update) dari sistem E R P ini serta mengatur kontrak software dengan vendor.

4.6 Critical Success d a n Failure Factors d a r i I m p l e m e n t a s i E R P

Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:198-201) dalam bukunya yang berjudul Enterprise Systems for
Management, faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan implementasi E R P adalah sebagai
berikut:

1. Proses Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat dan cepat oleh tim implementasi
terhadap perbedaan-perbedaan seputar modifikasi yang harus dilakukan pada software E R P , cara
konversi data dan sebagainya. Jika keputusan tidak diambil dengan langkah yang tepat dan cepat, maka
keputusan yang diambil dapat mengakibatkan bertambah lebarnya scope proyek implementasi E R P i n i
sehingga tidak dapat memenuhi goal yang ditetapkan sebelumnya. Keputusan yang diambil i n i harus
dikomunikasikan kepada seluruh tim implementasi dan end user yang terkait.

2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi E R P

Penentuan ruang lingkup proyek implementasi E R P harus dipikirkan matang- matang oleh manajer
proyek karena jika ruang lingkup meluas (scope creep) maka biaya dan waktu proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak tercapainya goal yang diinginkan.

3. Teamwork
T i m implementasi E R P hiasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal perusahaan, karyawan-
karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki job desk masing-masing yang
berbeda-beda. Dimana, tim implementasi i n i dikepalai oleh seorang manajer proyek yang bertugas
untuk mengarahkan anggota tim implementasi agar mengerjakan implementasi sistem E R P i n i sesuai
ketentuan yang disepakati sebelumnya. Selain itu, manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
dapat membangun kerjasama yang solid dalam tim implementasi ini .

4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer proyek implementasi
E R P untuk mendukung keberhasilan implementasi E R P ini. H a l i n i dilakukan karena banyak terjadi
pergolakan dan penolakan akan perubahan yang drastis dalam proses bisnis yang sehari-hari end
user lakukan akibat penerapan sistem E R P ini. Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan
oleh manajer proyek adalah mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan end user terkait dengan
penerapan sistem E R P i n i serta melakukan pelatihan terhadap end user mengenai penerapan sistem
E R P dan penggunaan software ERP .

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
5. T i m Implementasi dan Eksekutif
Struktur tim implementasi, pemilihan anggota tim implementasi (yang dapat terdiri dari karyawan
internal bagian I T , konsultan, atau tenaga ahli dari vendor software E R P yang akan diimplementasikan),
dan peran serta tanggung jawab tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu faktor
penting dalam menentukan keberhasilan implementasi E R P . Sedangkan tim eksekutif berguna
untuk mengkomunikasikan perubahan yang terjadi dalam proses bisnis atau kebijakan-kebijakan
akibat penerapan E R P kepada seluruh end user yang terkait. Dukungan tim eksekutif juga mencakup
komitmen budget untuk proyek implementasi E R P ini.

Sedangkan, berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP Implementation (Wong, Ada, et all, 2005: 6-8),
ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP. Ketiga faktor tersebut
adalah sebagai berikut:

1. Lemahnya efektivitas konsultan

Faktor i n i berkaitan dengan tim proyek implementasi contohnya konsultan yang memiliki kendala
dengan bahasa dan yang kurang berpengalaman dengan sistem E R P seperti tidak memberikan service
yang profesional, tidak melakukan B P R (Business Process Reengineering) terhadap gap antara proses
bisnis yang ada sekarang dengan sistem ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam testing,
tidak mengkonfigurasi sistem E R P sesuai dengan gap dan kebutuhan user. Selain itu, faktor ini berkaitan
juga dengan pemberian training yang dihawah standar dari konsultan kepada user.

2. Lemahnya kualitas B P R (Business Process Reengineering)

Faktor i n i berkaitan dengan masalab tim proyek implementasi E R P yang bingung dengan visi dari
B P R dan bingung bagaimana melakukan B P R . Masalab i n i ditambab lagi dengan konsultan yang
tidak mampu untuk mendampingi dan memberikan masukan bagi tim proyek implementasi untuk
melakukan B P R . Tidak ada B P R maka akan menimbulkan ketidaksesuaian antara konfigurasi sistem
E R P dengan sistem E R P yang akan diimplementasikan, dan konfigurasi sistem E R P dapat memakan
waktu lebih lama (hal ini juga menambah biaya implementasi). Sehingga, perusahaan menjadi tidak
slap untuk menerapkan sistem E R P baru tersebut.

3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek

Faktor i n i berkaitan dengan kegagalan dalam merencanakan, memimpin, mengatur dan mengawasi
implementasi ERP. H a l i n i dapat terjadi akibat kekurangan sumber daya manusia dalam tim tersebut
dan jadwal aktivitas dalam implementasi yang terlalu ketat dan tidak realistis.

i
I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a
H K i l 3 L ^ i l l i ! I V J m i
D A N P E N G E N D A L I A N I N TE R N A L

REFERENSI
1. Compare Enterprise Resource Planning Software. 2014 dari http://erp-software.findthebest.com/.
2. Manager's Cuide to Enterprise Resources Planning ( I S A C A , 2001)
3. Motiwalla, Luvai E , Thompson, Jeff. (2009). Enterprise Systems for Management. New Jersey : Prentice
Hall.
4. Pang, Les (ISACA).(2001). Manager's Cuide to Enterprise Resources Planning.Diakses tanggal 22 Mei
2014 dari http://www.isaca.org/Journal/Past-Issues/2001/Volume-4/Pages/Managers-Cuide-to-
Enterprise- Resource- Planning- ERP- Systems, aspx.
5. Romney. (2012). Accounting Information System 12"' Edition.CSA: Prentice Hall.

I k a t a n Ak u n t a n I n d o n e s i a