PT POKKEN

(Advertizing)

Contoh Perubahan Organisasi yang dilakukan secara lengkap, mulai dari

diagnosis organisasi, merancang tahapan-tahapan perubahan (strategi), hingga
merancang perubahan struktur organisasi.

PT Pokken adalah sebuah perusahaan periklanan yang sedang bermasalah.

Perusahaan ini berasal dari Bagian Promosi PT Panpo, sebuah perusahaan distribusi
ukuran besar, yang kemudian dilepas menjadi PT Pokken, perusahaan iklan yang
independen.

PT Pokken dimiliki oleh 3 orang, dengan kontribusi modal yang hampir-hampir sama
besarnya :

• Haryana : pemilik PT Panpo, yang juga merupakan klien PT Pokken

• Tutun : ahli iklan bidang kreatif, semula Kepala Bagian Promosi di PT Panpo
• Chandra : seorang pengusaha, cerdas dan progresif, mitra Haryana

Saat baru berdiri, PT Pokken terutama mengerjakan iklan hanya untuk PT Panpo.
Tetapi kemudian berhasil memperoleh banyak klien yang lain sehingga volume
maupun corak iklan yang dikerjakan menjadi bertambah. Pada tahapan awal ini, dua
orang pemilik, yaitu Tutun dan Chandra, terlibat dalam pengelolaan PT Pokken :

• Tutun : sebagai pimpinan (direktur) fungsi kreatif

• Chandra : tidak memiliki jabatan yang jelas, tetapi bertindak sebagai staf yang
membantu General Manager

PT Pokken menggunakan organisasi sebagai berikut :

General Manager
(GM)
Finance
(FN)

Client Service Creative Production Media

(CS) (CR) (PD) (MD)

Traffic
(TR)

PT Pokken 1
Keterangan :
CS : bertugas mencari/mengusahakan pesanan pembuatan iklan dari berbagai
Perusahaan/lembaga
CR : berdasarkan keterangan dari CS mengenai keinginan klien, CR mewujud
kan konsep kampanye periklanan, baik berupa gambar, kata-kata, lagu,
clip, dsb.
PD : bertugas mewujudkan konsep iklan yang dibuat oleh CR menjadi pos-
ter, spanduk, billboard, clip, dsb.
MD : bertugas memasukkan konsep iklan yang dibuat oleh CR pada berba-
gai jenis media seperti koran, radio, televisi, dsb.

Proses kreatif merupakan kegiatan renungan untuk menggabungkan (1) persepsi

mengenai keinginan klien, (2) persepsi tentang selera masyarakat, dan (3) wawasan
fungsi kreatif sendiri, menjadi gagasan/konsep kreatif yang akan dijadikan dasar suatu
kampanye periklanan. Proses renungan ini merupakan kegiatan penting yang akan
menentukan mutu dan efektifitas iklan yang dihasilkan, tetapi sangat sensitif terhadap
gangguan atau gejolak suasana kerja sehingga perlu ditangani dengan pola pengaturan
yang khusus dan sulit untuk dapat ditetapkan waktu penyelesaiannya secara pasti.

Sejak PT Pokken berdiri, fungsi kreatif selalu memegang peran penting dalam kegiatan
perusahaan. Memang hasil kegiatan fungsi ini sangat menentukan kinerja perusahaan
dan kebetulan pimpinannya juga salah satu dari pemilik. Karena itu, tidak
mengherankan jika suasana PT Pokken diusahakan agar menyenangkan bagi fungsi
kreatif. Ini dimungkinan karena kehadiran Chandra sebagai peredam. Ia mengusahakan
agar fungsi-fungsi lain menyesuaikan diri dan “mendukung” fungsi kreatif. Statusnya
sebagai pemilik memudahkan Chandra untuk menjalankan peran tersebut : sebagai
sesama pemilik ia dipercayai betul oleh Tutun, dan ia punya “power” yang memadai
untuk “memaksa” fungsi-fungsi lain agar menyesuaikan diri terhadap fungsi kreatif.
Chandra juga cukup cerdas untuk (1) memahami kebutuhan fungsi kreatif dan corak
dukungan yang diperlukan oleh fungsi itu, dan (2) mampu merumuskan cara yang
cocok untuk menyesuaikan fungsi lain terhadap corak fungsi kreatif.

Tetapi, suatu saat, karena ia juga harus mengelola usahanya yang lain, Chandra
terpaksa berhenti dari pengelolaan PT Pokken. Akibatnya : organisasi kehilangan
keseimbangan.
Fungsi kreatif tiba-tiba merasa kehilangan dukungan. Fungsi-fungsi lain yang terbiasa
diarahkan oleh Chandra belum mampu (atau tidak mau) mengatur sendiri
penyesuaiannya terhadap kebutuhan fungsi kreatif. Karena itu, Tutun, satu-satunya
pemilik yang masih terlibat dalam pengelolaan PT Pokken, mencoba mengambil alih
peran Chandra. Ia mulai “keluar” dari fungsinya dan mencoba mengatur sendiri
fungsi-fungsi lain.
Pengaturan yang dilakukan oleh Tutun ini ternyata gagal karena :
1. Ia sendiri sudah mempunyai beban yang cukup tinggi dalam memimpin fungsi
kreatif sehingga tidak lagi memiliki waktu yang cukupuntuk mengatur fungsi-fungsi
lainnya.
2. Karena berasal dari fungsi kreatif, cara Tutun memandang permasalahan menjadi
“bias” sehingga kurang mampu memahami permasalahan seluruh fungsi secara
komprehensif

PT Pokken 2
3. Berbeda dari Chandra, Tutun juga ternyata tidak memiliki kemampuan untuk
melaksanakan pengaturan banyak fungsi yang terkait secara simultan.

Di pihak lain, bertambahnya volume dan corak kegiatan menyebabkan beban kerja PT
Pokken menjadi lebih berat, permasalahan-permasalahannya menjadi lebiih besar dan
rumit. Akibatnya, organisasi PT Pokken menjadi kacau, , kegiatan kurang lancar,
suasana kerja menjadi tegang, sering terjadi konflik, gejolak, dsb.

Selama dikelola oleh Chandra, PT Pokken relatif aman. Kegiatan dijalankan mengacu
pada pola pikir Chandra yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan fungsi kreatif
tanpa terlalu menekan fungsi-fungsi lainnya. Tetapi, sejak ia keluar, tidak ada lagi unsur
pemersatu pada PT Pokken. Sementara, pengaturan yang dilakukan oleh Tutun
cenderung hanya mementingkan fungsi kreatif sehingga fungsi-fungsi lainnya merasa
ditekan. Kesibukan Tutun juga membuatnya hanya mampu menangani sebagian dari
koordinasi yang dibutuhkan. Permasalahan yang tidak sempat ditangani oleh Tutun
akan dihadapi oleh masing-masing fungsi dengan pola pemikiran dan pola bertindak
yang berbeda-beda, sesuai corak fungsi yang menangani.

Sementara itu, dunia periklanan di Indonesia cenderung diwarnai oleh tarif/harga iklan
yang relatif rendah. Karena itu, agar mampu mengumpulkan keuntungan yang
jumlahnya memadai, perusahaan iklan perlu mengerjakan iklan dalam jumlah yang
besar, dan akibatnya harus mampu bekerja secara cepat.

Akhirnya, PT Pokken memutuskan untukmerumuskan Strategi Pengembangan yang

diharapkan dapat menjadi acuan agar semua pihak/fungsi mempunyai pola berpikir
dan pola bertindak yang sama dalam menghadapi permasalahan.

PERUMUSAN STRATEGI PENGEMBANGAN

Strategi Pengembangan yang akan dirumuskan diharapkan dapat membawa PT

Pokken untuk mampu mengatasi berbagai masalah aktual dan juga mengantarakan PT
Pokken ke arah kondisi masa depan yang diinginkan. Karena itu, Strategi
Pengembangan tersebut perlu mampu membuat PT Pokken bisa memenuhi beberapa
persyaratan sebagai berikut :
• Dengan cepat dapat mengatasi masalah jangka pendek yang crucial
• Hanya membutuhkan dana yang minimal
• Dapat meningkatkan kompetensi karyawan PT Pokken
• Diawali dengan tahapan perbaikan internal, diikuti pengembangan ke arah
eksternal

Penjajagan terhadap kondisi PT Pokken menunjukkan adanya masalah-masalah yang

sifatnya crucial. Karena itu, pengembangan PT Pokken akan dilakukan menurut 3
tahapan berikut ini :
1. Penanganan permasalahan yang sifatnya crucial
2. Perbaikan untuk membuat PT Pokken menjadilebih “ajeg”
3. Pengembangan PT Pokken menuju kondisi masa depan yang diharapkan.

PT Pokken 3
Diagnosis terhadap organisasi PT Pokken menunjukkan bahwa konflik dan
ketidakstabilan organisasi terjadi karena konfigurasi power dan kapasitas fungsi yang
tidak seimbang. Setelah Chandra berhenti, fungsi kreatif menjadi terlalu kuat karena
dipimpin oleh pemilik, yaitu Tutun. Ia juga banyak merekrut karyawan baru sehingga
kapasitas fungsi kreatif juga menjadi terlalu besar dibanding kapasitas fungsi-fungsi
lainnya. Karena itu, program pengembangan akan diawali dengan tahap stabilisasi untuk
meredam gejolak dan menyeimbangkan kapasitas.

Program perbaikan membutuhkan dana yang cukup besar. Dana tersebut bisa
diperoleh dari luar (pinjaman) atau dari dalam perusahaan, yaitu dengan melakukakn
peningkatan efisiensi internal. Hilangnya Chandra menyebabkan sistem dan prosedur
kerja tidak terkoordinasi dengan baik sehingga operasi perusahaan menjadi boros.
Karena itu, setelah tahap stabilitas, direncanakan untuk menjalankan tahapan
peningkatan efisiensi internal.

Setelah dua tahapan tersebut dilewati, diharapkan PT Pokken sudah menjadi lebih
mantap dan siap untuk dikembangkan menjadi lebih besar, yaitu melalui 3 alternatif
berikut :
1. Peningkatan omzet : mengerjakan kampanye periklanan yang sifatnya lebih
massal (walaupun dengan mutu kreatif relatif rendah)
2. Meningkatkan mutu fungsi kreatif sehingga dapat menangkap klien
perusahaan asing yang cenderung menuntut mutu kreatif yang tinggi tetapi
juga mampu membayar dengan rate yang lebih besar.
3. Melakukan divversifikasi kegiatan, bukan hanya mengerjakan kampanye
periklanan, mengembangkan kegiatan konsultasi pemasaran, riset pasar,
konsultasi media, dll.

Agar dapat mendukung program pengembangan tersebut, karakteristik karyawan

perlu disesuaikan dengan alternatif arah pengembangan yang akan diikuti. Karena itu,
sebelum tahapan pengembangan perlu dilakukan tahapan rekayasa kultur yang
diharapkan dapat mengubah pola berpikir dan pola bertindak karyawan sesuai arah
pengembangan yang hendak dijalankan.

Karena pengaruh Tutun yang dominan akhirnya PT Pokken memilih untuk mengikuti
alternatif pengembangan yang dilandaskan pada peningkatan mutu fungsi kreatif,
sehingga keseluruhan tahapan pengembangan direncanakan sebagai berikut :

1. Tahap Stabilitas Pengelolaan

2. Tahap Peningkatan Efisiensi
3. Tahap Rekayasa Kultur
4. Tahap Peningkatan Mutu
5. Tahap Peningkatan Omzet
6. Tahap Diversifikasi Usaha

Dasar pemikiran dalam perumusan rencana pengembangan PT Pokken yang

mencakup keenam tahapan tersebut disajikan pada skema berikut. Selanjutnya, akan
ditunjukkan langkah-langkah perubahan organisasi PT Pokken yang disesuaikan dengan
tahapan pengembangannya.

PT Pokken 4
Keterangan :
- Tahap 2, koordinasi antara fungsi CR dan PD karena antara kedua fungsi ini
terjadi koordinasi dengan frekuensi paling tinggi
- Tahap 3, koordinator diambil dari fungsi CR atau PD agar paham
permasalahan dan koordinasi bukan oleh atasan (dengan konotasi
perintah/paksaan)
- Tahap 5, Brand Team berbentuk struktur produk, dibentuk/digunakan jika
beban sudah memadai
- Tahap 6, diversifikasi, pengembangan jenis kegiatan/ bidang usaha baru secara
bertahap

Unsur-unsur yang ikut mengalami perubahan :

- Top Management dan konfigurasi power
- Kapasitas fungsi-fungsi
- Personil (knowledge: no.6, kultur: no.8 s/d 11)
- Struktur Organisasi dan SOP
- Jenis Usaha

PT Pokken 5
DASAR PEMIKIRAN PERUMUSAN TAHAPAN PENGEMBANGAN PT
POKKEN

Mempersiapkan Top Mana-

• Memperbaiki distribusi
power, membuat GM
gement agar mampu memim
menjadi pimpinan puncak
pin proses perubahan (1)
yang sebenarnya, tidak
diganggu adanya pemilik
pada lapis ke 2

• Dipimpin/diarahkan GM
Peningkatan Efisiensi • Dilakukan dengan
Internal meningkatkan efisiensi alur
(2) proses
• Hasil peningkatan efisiensi
untuk membiayai program
perbaikan PT Pokken

Perumusan Struktur
Organisasi Baru (3)
• Dasar perumusan adalah
Alur Proses - dari (2) dan
Dasar penyusunan : Strategi
• Alur Proses (2) • Mengusahakan agar beban
GM untuk koordinasi
• Struktur
internal berkurang –
Organi- sasi (3)
koordinasi dilakukan oleh
• Penyeimbangan struktur organisasi
kapasitas (5)

Penyusunan Sistem Perumusan Rencana Persiapan Personil

dan Prosedur Penyeimbangan Pemegang Posisi
(4) Kapasitas Fungsi- Kunci (6)
fungsi (5)

Dirumuskan Posisi kunci mema-

dengan dasar hami prinsip-prinsip
Alur Proses dasar perbaikan yang
(2) dilakukan

Hasil :
Organisasi yang ajeg
siap untuk program
pengembangan
Z
A

PT Pokken 6
 A
Z
Bertumpu pada
Sistem Pengelolaan
SDM, dan membuat
Peningkatan efi- Perencanaan Rekayasa kultur karyawan
siensi melalui pe Kultur : homogen, sesuai
manfaatan porto • Perencanaan warna corak strategi :
folio (7) Kultur yang sesuai - Kreatif
• Pelaksanaan - Cepat
Rekayasa Kultur (8) - Koordinasi
Prioritas pada - Customer Service
jenis pekerja-
an yang mem-
berikan keun-
Mungkin tungan besar
mengubah Ya Perumusan Sistem Terdiri dari Sis-
Organisa- Pengelolaan SDM (9)
struktur tem Imbalan dan
si perlu
organisasi, Sistem Pengelola-
berubah ?
sistem, pro an SDM
sedur, dll

Tidak
Sistem Imbalan Sistem Pengelolaan
siap SDM siap

Implementasi
porto-folio
(8) Implementasi Dirumuskan untuk
Sistem Imbalan mendorong agar
(10) karyawan :
- Kreatif
- Cepat
- Koordinasi
- Customer Service
Hasil :
• Mutu pelayanan tinggi :
- Kreatif
- Cepat
Mencakup :
- Efisien
- Customer Service • Pimpinan dipecah menjadi :
1. Pimpinan Pengelolaan
• Organisasi Efisien : Internal
- Alur Proses efisien
2. Pimpinan Usaha
- Kapasitas seimbang
Pengembangan
- Kultur homogen
• Peningkatan mutu dan
jumlah SDM
• Persipan fungsi Pemasaran
untuk produk/jasa baru

Peningkatan mutu fungsi- Persiapan untuk masuk bi-

fungsi sehingga menjadi kuat dang usaha baru (1) :
untuk usaha lama dan usaha 1. Konsultasi Pemasaran
yang baru (11) 2. Riset Pasar (12)

PT Pokken 7
 B
Pelaksanaan Perluasan Usaha
ke Bidang Baru (1)
(13)

Persiapan diversifikasi bidang

usaha baru berikutnya (2)
• Konsultasi Media
(14)

Pelaksanaan Perluasan Usaha

ke Bidang Baru
(15)

PT Pokken 8
TAHAPAN PERUBAHAN ORGANISASI

GM
Tahap 1
▪ Ditambah fungsi SDM pada
TR FN
GM
▪ GM banyak terlibat koor-
dinasi internal
CS CR PD MD

GM
FN Tahap 2
▪ Koordinator adalah asisten
GM dan harus melatih
Koordinator TR kemampuan koordinasi pada
fungsi-fungsi yang
CS CR PD MD dikoordinasikan

GM
FN Tahap 3
▪ Koordinator berasal dari salah
satu fungsi CR atau PD dan
Koord = CR/PD TR dibantu TR
▪ Pola struktur : masih terkendali
dan load belum terlalu besar
CS CR PD MD

GM

Tahap 4
▪ Kordinator bisa berupa :
Persiapan Koor FN HR o Fungsi khusus koordinator
Marketing dinator o Dipegang oleh salah satu
pimpinan CS/ PD/CR/MD,
tergantung corak koordina-
si yang diinginkan
▪ Fungsi Marketing disinkronkan
CS CR PD MD dengan kegiatan CS

PT Pokken 9
 GM

Marketing FN HR Persiapan
Diversifikasi

Brand Team

Koordinator
Tahap 5
▪ Kemampuan koordinasi sudah
CS CR PD MD baik
▪ Load sudah tinggi

GM Tahap 6
▪ Diversifikasi mulai dilakukan

Marketing FN HR

Konsultasi
Koordinator Media
Riset Pasar

CS CR PD MD Konsultasi
Pemasaran

Brand Team (lebih banyak)

PT Pokken 10