PROSEDUR ADMINISTRASI
PENGGAJIAN
1. TUJUAN :
Mengatur agar proses pembayaran gaji berjalan dengan baik, akurat dan terkontrol.
2. RUANG LINGKUP :
Semua department baik di corporate maupun di unit
Prosedur ini mencakup format laporan gaji, proses persetujuan, proses pembayaran
dan prosedur kenaikan tahunan.
3. DEFINISI :
LGB : Laporan Gaji Bulanan
LG : Laporan Gaji
QAF : Quality Assurance Form
4. REFERENSI :
- Laporan Ringkasan Gaji Per Post
- Laporan Ringkasan Gaji Per Departemen
- Rekonsiliasi Gaji
- Daftar Rincian Gaji
- Kontrol Hari Kerja, Sisa Cuti dan Potongan
- Quality Assurance Form
- Form Change Of Status
- Policy Procedure
5. URAIAN PROSEDUR
PELAKSANA URAIAN PROSEDUR DOKUMEN
HR Unit 5.1 Membuat laporan gaji dimana tanggalnya sudah Laporan
ditetapkan Sesuai dengan PP dan SK. Gaji
Accounting 5.2 Accounting melakukan Check (Double Check)
Unit kemudian di Serahkan ke HRD Corporate.
HR Corporate 5.3 Menerima laporan Gaji dan memeriksa apakah sudah
sesuai
HR Corporate 5.4 Kalau laporan gaji sudak cocok / sesuai maka goto 5.6
dan Bilamana ditemukan ketidak sesuaian maka goto
5.5
HR Corporate 5.5 Meminta HR Unit untuk mengoreksi kembali
HR Corporate 5.6 Menandatangani Laporan Gaji
1
HR Unit 5.7 Melakukan koreksi atas Laporan gaji yang
dikembalikan oleh HR Corporate
HR Corporate 5.8 Mengajukan Laporan Gaji ke Pres Dir untuk
ditandatangani
Pres Dir & 5.9 Menrima Laporan Gaji lalu mereview dan memutuskan
CEO di approved atau tidak
Pres Dir & 5.10 Bilamana OK di Approved maka goto 5.12 dan
CEO bilamana tidak Disetujui maka goto 5.11
Pres Dir & 5.11 Pres Dir tidak menyetujui maka menyerahkan LG ke
CEO HR Unit untuk dikoreksi ulang.
Pres Dir & 5.12 Pres Dir menyetujui karena sudah sesuai maka
CEO Laporan Gaji
Ditandatangani.
HR Corporate 5.13 Menerima LG yang sudah ditandatangani, lembar
pertama LG Di Copy dan diserahkan ke HR Unit.
HR Unit 5.14 Memproses lebih lanjut Laporan Gaji yang diserahkan
oleh HR Corporate.
HR Unit 5.15 Lihat SOP tentang Administrasi Penggajian (SOP HR
no 25)
HR Unit 5.16 Form Laporan Gaji dan Laporan Gaji di File di HR Unit LG
dan HR Corporate
HR Corporate 5.17 Form Laporan Gaji di File / disimpan
HR Corporate 5.18 Proses Selesai
2
6. DIAGRAM ALIR (FLOWCHART) ADMINISTRASI PENGGAJIAN
PIMPINAN HR.
HR. UNIT ACCOUNTING PRESDIR CEO
UN IT CORPORATE
Menyiapkan laporan gaji
bulanan ( LGB )
LGB
5.1
Melakukan pengecekan
atas hasil print input apakah
sudah valid /belum
5.6
Valid ?
5.7
No Yes
Karena belum valid
Transfer BCA
maka dikoreksi
Detail Report 5.8
Melakukan pengecekan Hasil print yang sudah
terhadap Print out Transfer valid ditandatangani
apakah sudah sama / tidak
5.9
5.11
Menginput
Sama ?
kedalam system
pembaya- ran
5.12 BCA & Print
Detail Report 5.10
No Yes Transfer BCA
5.13
3
PIMPINAN HR.
HR. UNIT ACCOUNTING PRESDIR CEO
UN IT CORPORATE
A Berdasarkan data-data
pendudkung , maka
Pimp,Unit
Meminta Approval menandatangani Print
ke Pimpinan Unit Out Transfer
Detail 5.14 Detail
report, print report, print
5.15
out, LG, out, LG,
QAF QAF
F
il
e
5.21
F F
il il
END
e e
4
POLICY PROCEDURE Prepared Approved
KEBIJAKAN ADMINISTRASI
PENGGAJIAN
b. Untuk menjaga adanya proses dual control maka tugas penggajian akan dijalankan oleh
bagian HR dan bagian Accounting.
c. Karena perkecualian yang tidak dapat dihindari harus melakukan pembayaran tunai,
maka proses penyerahan tunai harus dilakukan oleh bagian accounting dengan tetap
meminta copy bukti dokumen pembayaran untuk difile di HR.
d. Agar proses penggajian berjalan dengan akurat, tepat waktu dan terkontrol maka
format pelaporan gaji dibuat dalam bentuk standard, dengan penyesuaian sesuai
kebutuhan unit.
e. Laporan gaji dari semua unit sebelum diajukan ke President Director harus diserahkan
terlebih dahulu ke HR Corporate untuk diperiksa.
b. Laporan Ringkasan Gaji Per Post memuat nilai rupiah dan jumlah headcount untuk
masing-masing komponen gaji. Semua data dibandingkan dengan data bulan
sebelumnya sehingga bisa dilihat variannya. Varian harus dijelaskan dengan bukti-
bukti pendukung. Varian Gaji pokok dijelaskan dalam Rekonsiliasi Gaji. Varian
lainnya bisa dijelaskan dengan format tersendiri disertai bukti-bukti pendukung.
5
c. Laporan Ringkasan Gaji Per Departemen adalah besarnya komponen gaji per
masing-masing departemen.
d. Laporan Rekonsiliasi, hanya untuk rekonsiliasi gaji pokok. Varian gaji pokok dengan
bulan sebelumnya harus dijelaskan secara detail dalam kolom penambahan dan
pengurangan. Selisih antara total penambahan dengan total pengurangan harus
sama dengan varian.
6
EXCO: adalah executive committee, yaitu jenjang dimana seseorang
sudah diberi tanggung jawab mengelola unit usaha / cabang / divisi.
Unit harus membuat criteria untuk menentukan level
tersebut, dimana konsep level ini harus disetujui oleh
Pimpinan Unit dan Corporate. Apabila hal ini belum bisa
dilaksanakan kolom tersebut bisa dikosongkan dulu.
6. Kolom Nama Jabatan: adalah jabatan yang dipegang saat ini sesuai jobs
descriptionnya.
7. Kolom Kode BCA: adalah Nomor Induk karyawan / Pegawai yang akan
digunakan saat input data ke format BCA. (NIP adalah dibuat sesuai kode
perusahaan, tahun kelahiran dan nomor urut pegawai.
8. Kolom No. BCA adalah nomor rekening BCA yang akan di transfer gajinya.
9. Kolom Kontrol Hari Kerja : yang berisi beberapa kolom sebagai berikut :
Hari Kerja : adalah jumlah hari karyawan hadir bekerja
Annual Leave: adalah jumlah hak cuti tahunan yang diambil bulan
tersebut.
DP (Day Off Payment): adalah jumlah libur (hari raya) yang diambil
karyawan karena hutang perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Holiday: adalah karyawan libur karena memang hari libur
Sick Leave: adalah karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit
sesuai ketentuan yang berlaku.
Lainnya: karyawan tidak masuk karena alasan lainnya.
Total: sebagai kontrol yang jumlahnya harus sesuai dengan bulan
terkait.
Sisa Cuti: adalah kolom sebagai catatan informasi sisa cuti karyawan
bersangkutan.
10. Kolom GAJI POKOK: adalah gaji yang diterima jumlahnya tetap, tidak
dipengaruhi oleh jumlah hari kerja, jumlah ini juga digunakan sebagai dasar
perhitungan pemberian THR. Seperti tunjangan peralihan yang ada saat ini
dibeberapa unit harus digabung menjadi gaji pokok. Perubahan besarnya
gaji pokok harus mendapat persetujuan tertulis dari President Director &
CEO, yang dituangkan dalam Form Change Of Status.
11. Kolom Tunjangan: adalah upah yang diterima diluar gaji pokok yang
besarnya dikaitkan dengan jenis tunjangan, jumlah ini biasanya tetap tiap
bulan tidak tergantung dari jumlah hari kerja, atau prestasi tertentu.
Tunjangan sifatnya tidaklah permanen apabila kondisi syarat-syarat
tunjangan tidak dipenuhi maka tunjangan tersebut harus dicabut. Jenis
tunjangan terdiri dari :
7
a. Kolom Tunjangan jabatan: adalah tunjangan yang diberikan
karena tanggung jawab, beban kerja yang diberikan berdasarkan
jabatan tertentu. Tunjangan ini terkait langsung dengan jabatan
yang dipegang. Tunjangan ini dicabut apabila seseorang sudah tidak
memegang jabatan. Unit harus membuat standard tunjangan
jabatan, standard ini harus disetujui secara tertulis oleh President
Director & CEO.
b. Kolom Tunjangan kehadiran: adalah tunjangan yang diberikan
berdasarkan kehadiran karyawan. President Director & CEO harus
menetapkan besar tunjangan kehadiran per hari berdasarkan level
atau ditetapkan secara individual. Standard pemberian tunjangan
tersebut harus persetujuan tertulis dari President Director & CEO.
c. Kolom Tunjangan Uang Makan: adalah tunjangan uang makan
yang diberikan berdasarkan kehadiran karyawan tugas malam. Unit
yang mendapat tunjangan makan adalah unit yang tidak
menyediakan kantin gratis pada karyawannya. Standard pemberian
tunjangan tersebut harus persetujuan tertulis dari President Director
& CEO.
d. Kolom Tunjangan Prestasi: adalah tunjangan yang diberikan
berdasarkan prestasi yang dimiliki oleh seseorang karyawan. Unit
harus menetapkan kriteria untuk penetapan besarnya tunjangan
tersebut. Standard pemberian tunjangan tersebut harus persetujuan
tertulis dari President Director & CEO.
e. Kolom Tunjangan Lembur: adalah tunjangan yang diberikan
karena karyawan bekerja melebihi jam kerja normal. HR Unit akan
membuat peraturan pedoman lembur sesuai standard normatip.
f. Kolom Tunjangan Insentif: adalah tunjangan yang diberikan
untuk merangsang karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya.
Besarnya insentif akan tergantung dari produktivitas seperti
penjualan dan lain-lain. Unit harus menetapkan kriteria dan aturan
main pemberian tunjangan tersebut. Dimana kriteria tersebut harus
persetujuan tertulis dari President Director & CEO.
g. Kolom Tunjangan Lainnya: adalah kolom yang digunakan apabila
di unit ada jenis tunjangan selain yang telah didefinisikan tersebut
di atas dan sebisa mungkin kolom tidak dipergunakan. Apabila
menggunakan kolom ini harus dibuat kriteria yang jelas sebagai
pedoman pemberian tunjangan ini. Dimana kriteria tersebut harus
persetujuan tertulis dari President Director & CEO.
12. Kolom Sub Total adalah penjumlahan kolom gaji pokok dengan semua kolom
tunjangan.
8
13. Kolom THR (Tunjangan Hari Raya): adalah tunjangan hari raya yang
dikaitkan dengan agama masing-masing, pemberian ini mengikuti ketentuan
yang berlaku
14. Kolom Service Charge: adalah uang service yang besarnya tergantung omset
perusahaan. Uang service hanya berlaku di unit perusahaan seperti hotel dan
restaurant. Teknis pemberian dan pembagian ditetapkan oleh unit masing-
masing dengan persetujuan President Director & CEO.
15. Kolom Grand Total: adalah penjumlahan kolom sub total dengan kolom THR
dan Service Charge.
17. Gaji Bersih: adalah gaji yang ditransfer ke rekening karyawan. Ini adalah kolom
grand total dikurangi total potongan.
i.
f. Melakukan Penyesuaian Gaji Tahunan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Setelah pemerintah mengeluarkan keputusan UMK maka Corporate akan
meneruskan keputusan tersebut disertai penetapan besarnya dasar iuran BPJS.
9
ii. Untuk meyakinkan laporan tersebut benar sebelum diserahkan ke Chief
Accounting Manager / Book Keeper yang ditunjuk, HR harus melakukan
check ulang dengan mengisi Quality Assurance Form.
iii. Detail Laporan Gaji dan Quality Assurance diserahkan ke Accounting.
10
3. Semua Pembayaran gaji harus dilakukan lewat transfer rekening dengan format
sistem yang telah ditetapkan. Karyawan yang belum mempunyai rekening
sampai hari yang ditetapkan tidak akan menerima pembayaran.
2. Minimal setiap enam bulan sekali HR Corporate akan melakukan audit dan review
terhadap semua data dan sistem Filing.
11
SISTEM PENGGAJIAN Prepared Approved
SISTEM PENGGAJIAN, BENEFIT DAN
PAJAK PENGHASILAN
1. GAJI
1. PERUSAHAAN memiliki skala penggajian untuk pegawai tetap, termasuk stafteknis.
Gaji pegawai terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
Gaji pokok
Tunjangan jabatan
Tunjangan keluarga
Tunjangan prestasi
Peninjauan skala interval gaji pokok akan dilakukan berdasarkan tingkat inflasi dan
kemampuan keuangan PERUSAHAAN.
3. Penetapan gaji pokok seorang pegawai akan dilakukan melalui proses negosiasi dalam
skala interval.
12
diemban oleh seseorang, karena jabatan tersebut. Tunjangan jabatan untuk beberapa
tingkatan pegawai pada saat awal bekerja ditentukan sebagai faktor pengali terhadap
gaji pokok, dengan tingkatan sebagai berikut:
5. Tunjangan keluarga adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai karena pegawai
yang bersangkutan menanggung keluarga (ketentuan di atur dalam "Peraturan Umum
Kepegawaian PERUSAHAAN").
Tunjangan keluarga hanya bisa diberikan kepada pegawai apabila pegawai yang
bersangkutan dapat menunjukkan surat resmi tanggungan keluarga yang
ditandatangani oleh pihak Kelurahan dimana pegawai yang bersangkutan tinggal.
Adapun besarnya tunjangan keluarga untuk suami/istri, anak dibawah umur 20 tahun,
orang tua, dan adik/kakak, masing-masing adalah sebesar Rp 50,000.
6. Waktu pembayaran gaji pegawai dilakukan tiap bulan, yakni tiap tanggal 25. Dalam
hal tanggal 25 jatuh hari libur, maka pembayaran gaji dilakykan pada hari kerja
terakhir sebelum tanggal 25.
2. BENEFIT
1. Benefit hanya berhak diterima oleh pegawai tetap PERUSAHAAN
2. Benefit terdiri dari:
2.1 Gaji ke 13 (tiga belas) yang dibayarkan pada Hari Raya Idul Fitri
2.2 Jaminan Sosial Tenaga Kerja
Asuransi Kesehatan
Tabungan Jangka Panjang sebesar 8,4 dari gaji total sebelum dipotong PPh
3. Kecuali gaji ke 13, benefit yang lain akan dibayarkan bersama-sama dengan
13
pembayaran gaji bulanan dan dicatat dalam slip gaji bulanan.
4. Gaji ke 13 akan dipotong pajak, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pembayarannya dilakukan dua minggu sebelum Hari Raya Idul Fitri, sesuai dengan
permohonan pegawai yang dilakukan secara tertulis kepada Direktur Eksekutif
(untuk Direktur Eksekutif, permohonan disampaikan kepada Pengurus). Apabila
pegawai belum bekerja penuh selama satu tahun, akan dihitung berdasarkan bulan
kerja.
3. UPAH LEMBUR
1. Upah lembur hanya diberikan kepada Staf Pendukung atau Staf Teknis, baik pegawai
tetap maupun pegawai kontrak, yang tidak ditugaskan untuk menjaga kantor.
2. Besarnya upah lembur ditetapkan sebesar 1/100 dari gaji pokok pegawai yang
bersangkutan, terhitung di luar jam kerja biasa (lebih dari 7,5 jam perhari dan 37,5
jam seminggu).
3. Upah lembur hanya diberikan kepada pegawai yang bersangkutan, dengan penugasan
secara tertulis dari atasannya langsung (Manajer Kantor).
4. Pegawai yang sedang dalam perjalanan dinas, atau diminta untuk mengikuti satu
pelatihan/workshop tertentu di luar kantor tidak berhak mendapatkan upah lembur.
5. Pembayaran upah lembur dilakukan bersama-sama dengan pembayaran gaji bulanan
dan dicatat dalam slip gaji bulanan.
6. Ketentuan mengenai lembur untuk pegawai dengan tingkatan lebih tinggi dari Staf
Pendukung/Staf Teknis ini adalah: dengan penugasan dari atasannya langsung.
14
hari libur kantor.
5. MASA PERCOBAAN
1. Masa percobaan bagi pegawai baru yang akan diangkat menjadi pegawai tetap adalah
3 (tiga) bulan.
2. Selama masa percobaan, pegawai yang bersangkutan akan menerima 100 dari gaji,
yang terdiri dari: gaji pokok dan tunjangan-tunjangan, namun tidak menerima benefit.
6. PAJAK PENGHASILAN
1 Pajak penghasilan akan dikurangi dari penghasilan yang diterima oleh pegawai ('take
home pay'), sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada PPh 21.
2 Penghasilan kena pajak termasuk:
2.1 Gajipokok
2.2 Tunjangan-tunjangan
2.3 Benefit
2.4 Subsidi Uang Makan dan Transport
2.5 Upah Lembur
3 Untuk pegawai tidak tetap, pemotongan pajak penghasilan akan ditentukan
berdasarkan musyawarah, yang tertuang dalam Perjanjian Kerja Sama antara
PERUSAHAAN dengan pegawai yang bersangkutan.
15
kerja pada saat menjalankan pekerjaannya.
3. Pemotongan Pajak Penghasilan dari pegawai tidak tetap akan menganut ketentuan
perpajakan yang berlaku.
4. Pegawai tidak tetap akan mendapat honorarium sesuai dengan kategori pekerjaannya.
Pada beberapa kasus, perjanjian khusus dapat dibuat antara pegawai tidak tetap
dengan Direktur Eksekutif (misalnya dalam kasus: ada pegawai magang yang
berdasarkan kesepakatan, tidak menerima honorarium; atau ada pegawai co-
operant/volunteer). Skala honorarium dibuat berdasarkan pekerjaan yang dilakukan,
dan tidak berdasarkan pada kualifikasi pekerja. Skala honorarium pegawai tetap
berdasarkan kategori pekerjaannya adalah sebagai berikut :
9. KENAIKAN GAJI
1. Kenaikan gaji berkala didasarkan pada prinsip dimana presentasi kenaikan tertinggi
diberikan kepada pegawai tingkat terendah dan presentasi kenaikan yang terendah
diberikan kepada pegawai dengan tingkatan paling tinggi, dengan urutan secara
proporsional sebagai berikut:
TINGKATAN PROPORSI
KENAIKAN
Direktur 7
Manajer Program atau Manajer 9
Asisten Manajer atau Asisten Koordinator 11
Staf Pendukung atau StafTeknis 13
2. Kenaikan gaji berkala tersebut terdiri dari kenaikan gaji pokok dan tunjangan jabatan,
dan hanya diberikan kepada pegawai yang telah bekerja 1 (satu) tahun di
PERUSAHAAN, dan selanjutnya diberikan setiap satu tahun.
3. Tunjangan keluarga bernilai tetap (Rp 50.000,- per orang), dan bisa bertambah sesuai
dengan pertambahan jumlah keluarga yang ditanggung, selama masih sesuai dengan
16
ketentuan yang berlaku dalam Peraturan Umum Kepagawaian.
4. Kenaikan gaji sebagai akibat dari kenaikan tunjangan prestasi dapat diberikan kepada
pegawai setelah dilakukan evaluasi terhadap pegawai yang bersangkutan, dan
kepadanya layak diberikan tunjangan prestasi. Aturan-aturan mengenai pemberian
tunjangan prestasi dan kenaikan tunjangan prestasi akan diatur dalam peraturan
tersendiri
5. Kenaikan gaji maksimum adalah sebesar 20 dari gaji sebelumnya, yang terdiri dari gaji
pokok dan tunjangan-tunjangan. Kenaikari gaji dilakukan berdasarkan kemampuan
keuangan Yayasan, dan dilaksanakan oleh Direktur Eksekutif, setelah disetujui oleh
Pengurus
17
18
19
20
21
22