TRAINING MATERIAL

EMIS 4.0
2021

Educational Management
Information System (EMIS)
Directorate General of Islamic
Education Ministry of Religious Affairs
The Republic of Indonesia
Pengembangan EMIS 4.0
Penjelasan aplikasi EMIS 4.0
 Cakupan Pengembangan EMIS

Integrasi Sistem

▪ IJOP
▪ BOS
▪ Simpatika Migrasi Data
▪ Siaga
▪ Verval Pusdatin ▪ Lembaga
▪ Sispena
▪ Siswa
Pengembangan Aplikasi
▪ GTK

▪ Madrasah ▪ Sarpras
▪ PAI
▪ Pondok Pesantren
▪ PTKI

4
 EMIS - Integrasi Sistem

▪ Pendaftaran ▪ BAN PAUD

Lembaga Baru ▪ BAN SM
Sispena
Ijop ▪ Pengajuan NPSN
▪ Penutupan Lembaga
▪ Pengajuan NISN
▪ Penegrian
▪ Pemadanan Data
Lembaga
Pusdatin
▪ Pemadanan Data GTK
▪ Pemadanan Data
Siswa
▪ Pengajuan NUPTK
▪ Data Rek BOS
▪ Riwayat Pencairan
BOS
Dana BOS

Dukcapil ▪ Data Pokok NIK

Simpatika
▪ Personal GTK ▪ Personal PAI
▪ Keluarga & Tempat Tinggal ▪ Keluarga & Tempat Tinggal
▪ Riwayat Penugasan Siaga ▪ Riwayat Penugasan
▪ Riwayat Pendidikan, ▪ Riwayat Pendidikan,
Pelatihan & Sertifikasi Pelatihan & Sertifikasi
5
 MATERI LEMBAGA
Integrasi IJOP - EMIS – Verval Pusdatin

- Pengajuan NPSN
o Pengajuan NPSN langsung untuk lembaga baru dari IJOP melalui API

IJOP EMIS VERVAL SP

● Pendaftaran ● Menerima data lembaga ● Menerima data lembaga

Madrasah baru baru dari IJOP baru dari EMIS
● Menerbitkan NSM ● Menyimpan data lembaga ● Verifikasi dan validasi
● Mengirimkan data baru ● Status pengajuan
lembaga baru ke ● Meneruskan ke VERVAL SP (disetujui/ditolak)
EMIS ● Menerima dan melakukan ● Disetujui → Terbit NPSN
● Menerima status pengecekan berkala status ● Mengembalikan data
pengajuan NPSN pengajuan NPSN NPSN ke EMIS
● Mendapatkan NPSN ● Mendapatkan data NPSN
jika sudah disetujui jika sudah disetujui
 MATERI USER
Role Pada Aplikasi EMIS 4.0

• Pada Aplikasi EMIS 4.0 terdapat 8 jenis Role user

No Role No Role

1 Kemenag Pusat - Sekretariat (Scheduler) 5 Kemenag Provinsi - Madrasah

2 Kemenag Pusat - Pendidikan Madrasah 6 Kemenag Kota / Kab - Madrasah

3 Kemenag Pusat - KSKK - Madrasah 7 Kepala Lembaga

4 Kemenag Pusat - GTK Madrasah 8 Staf Lembaga

 MATERI USER
Role Pada Aplikasi EMIS 4.0

• Registrasi User

Approval 1 level di atasnya.

No Role No Role

1 Kemenag Pusat - Sekretariat (Scheduler) 5 Kemenag Provinsi - Madrasah

→ approval untuk semua Kemenag Pusat
dan Kemenag Provinsi 6 Kemenag Kota / Kab - Madrasah
2 Kemenag Pusat - Pendidikan Madrasah 7 Kepala Lembaga → Registrasi lebih
dulu daripada Staf Lembaga
3 Kemenag Pusat - KSKK - Madrasah
8 Staf Lembaga
4 Kemenag Pusat - GTK Madrasah
 MATERI USER

MELIHAT DAN MENYUNTING PROFIL PENGGUNA

Tutorial ini untuk Seluruh Pengguna

Tutorial ini akan menjelaskan cara melihat

dan menyunting profil pengguna oleh
Seluruh Pengguna.
 MENU AKUN
Melihat dan Menyunting Profil Pengguna
oleh Seluruh Pengguna (1)

1 1 Klik nama pengguna di sebelah pojok kanan atas.

2 Kemudian klik Profil.

2 3 Pada halaman Profil Pengguna yang telah tampil,

klik tombol Ubah untuk menyunting atau
mengubah profil pengguna.

3
 MENU AKUN
Melihat dan Menyunting Profil Pengguna
oleh Seluruh Pengguna (2)

4 Kolom Nama Lengkap dapat diubah dan wajib diisi

berupa huruf (tidak boleh angka). Jika tidak,
4
peringatan ini akan muncul.

5 Kolom NIK juga dapat diubah dan wajib diisi berupa

angka sebanyak 16 digit. Jika tidak, peringatan ini
akan muncul.

6 Kolom Tempat Lahir dan Tanggal Lahir juga dapat

diubah dan wajib diisi.

6
Menonaktifkan User

Tutorial ini untuk Seluruh USER

Tutorial ini akan menjelaskan cara

menonaktifkan Akun User
 MENU AKUN
Menonaktifkan Akun User (1)

1 Pada halaman Dashboard/ Home EMIS,

Klik menu Akun,

2 Kemudian klik sub menu Daftar Pengguna, maka

1 akan tampil seluruh akun user Kepala Lembaga &
2 Pengelola Lembaga di bawah Kab atau Kotanya

3 Klik tombol lihat detail pada salah satu akun

Kepala lembaga yang berada pada tabel daftar
pengguna

4 Akan tampil detail profil akun

3

4
 MENU AKUN
Menonaktifkan Akun User (2)

5 Klik tombol Nonaktifkan Akun Ini untuk

menonaktfikan akun user

6 Popup ini akan tampil untuk konfirmasi penonaktifan

akun
7 Klik tombol Tidak untuk kembali ke detail profil akun

8 Atau klik tombol YA untuk mengkonfirmasi

nonaktifikan akun.
9 Popup ini akan muncul jika Akun berhasil
5 dinonaktifkan
10
6
Lalu Klik tombol Tutup
9

7 8

10
 MATERI USER

FAQ

Cara ganti akun kepala Untuk mengganti akun kepala lembaga dapat
lembaga(madrasah) dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Menonaktifkan User Melalui Kemenag Kota /
Kab Setempat
2. Registrasi Akun Baru
Atau :
1. Mengubah profil akun kepala di menu profil
pojok kanan atas
2. Tidak dapat mengubah email pada profil
 MATERI USER

FAQ

Lupa Akun (email) Konfirmasi ke user 1 level di atas

User lembaga → konfirmasi ke Kemenag Kab/kota
User kemenag kota/kab → konfirmasi ke Kemenag Provinsi
Lupa Password Silahkan untuk mencoba menggunakan fitur lupa password yang berada pada
halaman login Emis 4.0
Ganti User Lakukan Registrasi akun Emis 4.0 dengan email baru dan Aktif
Informasi Akun Untuk informasi akun emis 4.0 yang digunakan hanya dapat melihat informasi
berupa email yang digunakan, Adapun cara melihat datanya yaitu, informasi
tersebut hanya dapat dilihat oleh akun yg satu tingkat diatas akun yang lupa
informasi akun nya tersebut.
Contoh : Akun operator lupa, informasi email tersebut dapat dilihat melalui
akun kepala lembaga pada menu dashboard dibagian paling bawah.
User: Kepala Lembaga

Tutorial ini untuk Kepala Lembaga

Tutorial ini akan

menjelaskan Cara Melihat
Detail Institusi/ Lembaga
 User: Kepala Lembaga
MENU LEMBAGA
MELIHAT DETAIL INSTITUSI/LEMBAGA (1)

1 Pada halaman Home atau Dashboard,

Klik menu Kelembagaan,

3
2 Klik Profil

1 Dapat melihat profile detail lembaga:

3
2 • Logo lembaga
• Identitas lengkap lembaga (profile madrasah)
• Lokasi (alamat dan koordinat)
4 • Data akreditasi (No. SK, tanggal, nilai, status),
jika nilai akreditasi 0 diberi tanda strip (-)
• Data rekening BOS
• Data personnel
• Prestasi lembaga
• Letak lembaga
• Jarak-jarak ke pemerintahan dan lembaga lain
4 Klik Lihat di Maps pada koordinat untuk melihat
lokasi lembaga di Google Maps
 User: Kepala Lembaga
MENU LEMBAGA
MELIHAT DETAIL INSTITUSI/LEMBAGA (2)

5 Klik Download PDF untuk men-download data

lembaga dalam format pdf

6 File PDF yang telah di-download dapat dilihat di

sini. Ketika di klik akan menampilkan PDF data
lembaga

6
Tutorial ini akan menjelaskan
Cara Melihat dan Mengubah
Data Lokasi Lembaga Oleh
Pengelola Lembaga
 MENU LEMBAGA
Melihat dan Mengubah Data Lokasi Lembaga oleh
Pengelola Lembaga

1 Klik menu Kelembagaan kemudian pilih sub menu

1 Profil

2 lalu pilih tab Lokasi

3 Lakukan pengecekan informasi data lokasi lembaga

:
• Alamat Lembaga
• Letak Lembaga
2 • Jarak ke Lokasi Tertentu
4
3
Klik Tombol Edit untuk mengubah data lokasi lahan.
5 Maka akan otomatis masuk ke sub menu Lahan
Cara lain untuk mengubah dan tambah lahan dapat
pula klik menu Sarana Prasarana sub menu Aset
Tetap sub menu Lahan
5

4
 MENU LEMBAGA
Melihat dan Mengubah Data Lokasi Lembaga
oleh Pengelola Lembaga

6 Pada salah satu baris data. Klik tombol icon detail

6 untuk untuk melakukan perubahan data lahan
kemudian klik tombol ubah
6a Informasi :
Perubahan lahan utama yang membutuhkan
persetujuan adalah perubahan alamat, kelurahan,
kecamatan, kota/kab, provinsi, dan perubahan
koordinat lebih dari 1 km
7
Setelah melakukan perubahan pada data yang ingin
diubah, klik tombol Simpan.
8 Klik Ya untuk menyimpan perubahan data
7 atau Klik Batal jika perubahan tidak jadi disimpan
perubahan.
9
klik tombol tutup untuk kembali ke halaman lahan

8
9
User: Pengelola Lembaga

Tutorial ini untuk Pengelola Lembaga

Tutorial ini akan menjelaskan cara melihat

dan mengelola daftar data gedung oleh
Pengelola Lembaga.
 User: Pengelola Lembaga MENU SARANA PRASARANA
Melihat Daftar dan Menambah Data Gedung
Oleh Pengelola Lembaga (1)

1 Pada halaman dashboard, klik menu Sarana

Prasarana
1
2 2 Kemudian klik submenu Aset Tetap dan pilih
Gedung.
3
Untuk menambah data gedung, klik tombol
Tambah.

3
User: Pengelola Lembaga

Tutorial ini untuk Pengelola Lembaga

Tutorial ini akan menjelaskan cara melihat

dan mengelola data ruangan – isi ruangan
oleh Pengelola Lembaga.
 User: Pengelola Lembaga MENU SARANA
PRASARANA
Melihat Daftar Ruangan – Isi Ruangan
Oleh Pengelola Lembaga(1)
1 Pada halaman dashboard, klik menu Sarana
3
1 Prasarana.
2

2 Kemudian klik sub menu Aset Tetap.

3 Lalu pilih dan klik Ruangan.

4 Selanjutnya, akan tampil halaman daftar Ruangan

berupa tabel yang berisi data Gedung, Jenis
Ruangan, Nama, Kondisi, Tahun Dibangun,
4
Panjang, Lebar, dan Foto.
5
Untuk melihat isi ruangan, klik tombol Aksi pada
6
salah satu data ruangan.
6
Pilih dan klik opsi Lihat Isi Ruangan.
7
5 7
Selanjutnya, akan tampil halaman daftar isi ruangan
untuk ruangan terpilih berupa tabel yang berisi
data Unit, Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat, dan
Foto.
 MATERI SARANA & PRA SARANA

FAQ

Lahan Titik Koordinat tidak valid

Pastikan terkait isian data alamat lembaga, letak lembaga dan letak daerah
sudah terisi dengan valid dan benar
Jarak lokasi antar lembaga tidak bisa diedit(disable)
Data tersebut sudah terisi otomatis oleh sistem terkait jarak terdekat ke
lembaga lain
Tidak dapat edit Untuk edit lokasi pastikan telah mengklik tombol edit yang berada di bawah
lahan halaman atau mengklik menu sarana prasarana sub menu aset tetap kemudian pilih
lahan
Data lahan tidak Terkait perubahan lahan memerlukan persetujuan, perubahannya baru akan tampil
berubah setelah di setelah perubahan disetujui oleh kepala lembaga dan kemenag kota/kabupaten
edit setempat
 MATERI SARANA & PRA SARANA

FAQ

Ruangan Ruangan tidak terdeteksi pada rombongan belajar

Pastikan data ruangan nya sudah disetting penggunaannya sebagai ruang kelas
utama/tambahan dan terisi kapasitas ruangannya

Air Sanitasi Bagaimana cara menambah jumlah jamban, sedangkan di menu sanitasi itu tidak
bisa di edit
Silahkan lakukan proses penambahan data nya pada menu ruangan untuk data
toilet
Nama lahan kosong Silahkan isi/ edit nama lahan di menu Sarana Prasarana -> Asset Tetap -> Lahan
kemudian scroll kebawah akan ada button untuk ubah

Foto Ruangan tidak Pastikan sebelumnya telah update data ruangan dengan mengupload gambar
tampil ruangan
Tutorial ini untuk Pengelola Lembaga
Tutorial ini akan menjelaskan Cara
Melihat dan Mengubah Data Identitas
Lembaga
 User: Pengelola Lembaga
MENU LEMBAGA
MELIHAT & MENGUBAH DATA IDENTITAS LEMBAGA (1)

1 Klik menu Kelembagaan

Klik Submenu Profil

2 Klik tab Identitas

Maka akan tampil Halaman Profil Madrasah dan
2
data profil dari user madrasah yang login
1
3 Cek data NSPN, NSM, Nama Lembaga, Status
Madrasah, Jenis Lembaga, Nomor SK Izin
Operasional, Tanggal SK Izin Operasional, dll

Beberapa data yang dapat diedit: .

Nama Singkatan, NPWP, Nomor Telepon, Tahun
berdiri, dll
 User: Pengelola Lembaga
MENU LEMBAGA
MELIHAT & MENGUBAH DATA IDENTITAS LEMBAGA (2)

4 Jika merubah Status Kelompok Kerja Madrasah menjadi Induk,

5 Maka perlu menuliskan Total Anggota

6 Jika merubah Status Kelompok Kerja Madrasah menjadi

Anggota,
4 7
5 Maka perlu memilih Nama Madrasah Induk
8
Jika memilih Tidak Masuk KKM, maka tidak ada yang perlu
dilakukan

7
User: Pengelola Lembaga
MENU LEMBAGA
MELIHAT & MENGUBAH DATA IDENTITAS LEMBAGA (3)

9 Cek data:
• Kode Satker Anggaran,
• Nomor DIPA,
• Penempatan DIPA

Kode Satker Anggaran, Nomor DIPA, Penempatan

DIPA akan tampil jika Status Lembaga Negeri
10 Klik Simpan,

10a
akan tampil informasi ini.
Setelah itu data akan disimpan sebagai draft dan
akan berubah setelah disetujui Kepala Lembaga
9 dan Kemenag Kota/Kab
11
10
Klik TUTUP

11
 MATERI LEMBAGA

Update profile lembaga

o read only (perubahan hanya untuk penegerian, • NPSN

direncanakan melalui IJOP): • NSM
• Nama Lembaga
• Status Lembaga
• Jenis Lembaga
o mandatory - NPWP
- Status KKM (Kelompok Kerja Madrasah)
- Kategori Madrasah
- Kode Satker Anggaran (untuk madrasah negeri)
- Penempatan DIPA/No DIPA (untuk madrasah negeri)
o non-mandatory - Selain data data yang ada pada data mandatory bisa
dikosongkan atau optional
 MATERI LEMBAGA

FAQ

Batal Konfirmasi Terkait konfirmasi kelembagaan tidak dapat dibatalkan setelah operator melakukan
konfirmasi

Nama madrasah Pencarian nama madrasah induk hanya menampilkan sebagian, silahkan mencoba
induk tidak mencari menggunakan pencarian nama atau nsm madrasah induk
ditemukan
Tidak dapat Pastikan tidak sedang dalam proses pengajuan perubahan sebelumnya, Tombol
melakukan simpan tidak akan aktif apabila ada data yang masih menunggu untuk approval
perubahan profil