Pengadaan

Kegiatan pengadaan harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan. Apotek Mitra Keluarga memperoleh sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
lainnya dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah memiliki sertifikat Cara Distribusi Obat
yang Baik (CDOB), serta berdasarkan Surat Pesanan dan prosedur yang berlaku.
Pengadaan di Apotek Mitra Keluarga dilakukan oleh APA dibantu Aping menggunakan
Surat Pesanan yang mengacu pada buku defecta atau buku obat habis kepada PBF yang
bersangkutan. Pengadaan barang di Apotek Mitra Keluarga dilakukan hampir setiap hari.
Pengadaan barang beraal dari jalur resmi, memiliki izin edar dan nomor registrasi, serta
dilengkapi dengan persyaratan administrasi seperti faktur.
Pemesanan barang dibuat berdasarkan buku defecta dengan cara menuliskan surat
pesanan (SP). Surat Pesanan ditandatangani oleh Apoteker Pemegang SIA dan SIPA dan
ditujukan kepada PBF yang dipilih. Pemesanan juga dapat dilakukan melalui telepon (Whatsapp)
dan SP diberikan ketika obat yang dipesan datang. Metode pembayaran yang digunakan di
Apotek Mitra Keluarga ada dua macam, yaitu Cash on Delivery (COD) dan kredit. Apotek Mitra
Keluarga juga menerima konsinyasi, yaitu penitipan barang oleh distributor/perusahaan dalam
jangka waktu tertentu untuk dijual di Apotek.
Penyimpanan
Penyimpanan di Apotek Mitra Keluarga telah sesuai dengan ketentuan PMK RI Nomor
76 tahun 2016. Ruangan penyimpanan di Apotek Mitra Keluarga berada di etalase ruang depan
Apotek untuk menyimpan produk-produk Over The Counter (OTC) dan di ruang dalam. Barang
yang telah dicatat dalam kartu stock kemudian disimpan dalam lemari penyimpanan.
Penyimpanan obat di Apotek Mitra Keluarga dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan (padat,
cair, semipadat) dan disimpan dalam lemari terpisah serta diurutkan secara farmakologis. Obat
obat golongan Narkotika dan Psikotropika disimpan dalam lemari khusus dengan mengacu pada
PMK RI Nomor 3 tahun 2015 pasal 25 (3). Obat-obat golongan psikotropika disimpan dalam
lemari psikotropika yang terpisah dari obat-obat lainnya dan tidak tampak oleh pasien.
Sedangkan untuk obat-obatan yang mengandung prekursor disimpan di lemari khusus yang
terpisah dengan obat lain juga. Obat generik disimpan dalam lemari terpisah dan diurutkan
secara alfabetis. Produk OTC diletakkan pada etalase di ruang depan dan dikelompokkan bentuk
sediaan secara farmakologis yang meliputi alkes, suplemen, vitamin, dan obat tradisional. Obat
yang dipersyaratkan untuk disimpan dalam suhu dingin, seperti suppositoria dan ovula, disimpan
dalam lemari pendingin untuk menjaga stabilitas obat. Pengeluaran obat di Apotek Mitra
Keluarga menggunakan gabungan sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out
(FEFO).
Pengelolaan Resep
 Apoteker menerima resep yang dibawa oleh pasien
 Apoteker melakukan skrining resep
 Petugas menyiapkan obat sesuai dengan yang tercantum dalam resep
 Bila obat dalam resep tidak tersedia, apoteker menghubungi dokter penulis resep
mengkonsultasikan dengan dokter penulis resep
 Apoteker/ttk menulis label etiket sesuai dengan signa yang tertera dalam resep
 Apoteker/ttk mengemas obat dalam kemasan yang sesuai
 Apoteker/ttk mengecek kembali kesesuaian antara obat yang disiapkan dengan resep
dokter meliputi identitas pasien, nama, jumlah, dan signa obatnya
 Apoteker menyerahkan obat ke pasien/keluarga pasien. Bila diperlukan apoteker
memberikan konseling pada saat penyerahan obat

Pengelolaan obat keras, obat narkotika, psikotropika, precursor

a. Pengelolaan obat keras
1) Pengadaan
Apotek Mitra Keluarga membeli obat keras dari PBF, distributor pabrik, maupun
subdistributor resmi dengan menggunakan surat pesanan (SP) yang
ditandatangani oleh Apoteker pemegang SIA. SP yang digunakan untuk
pengadaan obat keras di Apotek Mitra Keluarga adalah SP non narkotika non
psikotropika. SP non narkotika non psikotropika yang digunakan sebanyak 2
lembar, lembar yang asli diberikan pada PBF dan copy SP disimpan oleh Apotek
sebagai arsip.
2) Penyimpanan
Penyimpanan obat keras di Apotek Mitra Keluarga disimpan dalam lemari
terpisah dari obat bebas dan bebas terbatas serta disusun berdasarkan bentuk
sediaannya dan secara farmakologis alfabetis. Obat generik dan obat bermerek
 disimpan secara terpisah. Beberapa obat yang perlu disimpan dalam temperature
khusus diletakkan dalam lemari es untuk menjaga kestabilan obat. Contoh obat
yang disimpan di lemari es yaitu suppositoria.
3) Distribusi
Pelayanan obat keras dilakukan dengan resep dokter kecuali untuk OWA yang
dapat diserahkan tanpa resep dokter.
4) Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan apabila obat keras yang sudah kadaluarsa/rusak tidak
dapat diretur ke PBF. Pemusnahan obat keras tersebut dilakukan oleh APA
dengan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktek
dan dibuktikan dengan berita acara pemusnahan menggunakan formulir 1.
b. Pengelolaan narkotika
1) Pengadaan
Apotek Mitra Keluarga mendapatkan obat Narkotika dari Pedagang Besar
Farmasi (PBF) milik pemerintah dengan menulis dan mengirimkan surat pesanan
(SP). Pemesanan narkotika menggunakan surat pesanan sekurang-kurangnya 3
(tiga) rangkap dan hanya dapat digunakan untuk satu jenis obat narkotika. Satu
lembar SP digunakan sebagai arsip di Apotek, sedangkan 2 (dua) lembar lainnya
dibawa oleh PBF yang nantinya dikirim ke Dinas Kesehatan, Balai Besar POM,
dan depo farmasi Kimia Farma pusat. Surat pesanan (SP) wajib ditandatangani
langsung oleh Apoteker pemegang SIA.
2) Penyimpanan
Apotek Mitra Keluarga menyimpan obat narkotika di lemari dengan 2 kunci yang
berbeda, berbahan kuat, dan tidak dapt dipindahkan. Kunci lemari disimpan oleh
Apoteker Penanggung Jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. Penyimpanan
narkotika dilengkapi dengan kartu stock untuk memudahkan pengecekan dan
pelaporan penggunaan narkotika di setiap bulannya.
3) Distribusi
Pelayanan resep narkotika di Apotek Mitra Keluarga dilayani berdasarkan resep
dokter. Apotek Mitra Keluarga melayani resep asli dan salinan resep. Pengeluaran
dan pemasukan narkotika harus didokumentasikan dalam kartu stock.
 4) Pemusnahan
Narkotika yang sudah rusak atau tidak memenuhi syarat dan kadaluarsa harus
dimusnahkan. Pemusnahan narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Apoteker
dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten.
5) Pelaporan
Apotek Mitra Keluarga melakukan pelaporan narkotika setiap bulan sebelum
tanggal 10 yang dikirim kepada Dirjen Binfar Alkes melalui website Sistem
Pelaporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika dan Psikotropika Nasional
(http://sipnapkemkes.go.id).
c. Pengelolaan psikotropika
1) Pengadaan
Surat pesanan ditujukan kepada PBF atau distributor resmi yang memiliki izin
untuk mengedarkan psikotropika. Surat pesanan ditandatangani oleh APA.
Berbeda dengan narkotika, di dalam SP psikotropika boleh memuat lebih dari satu
jenis obat. Pembelian psikotropika dengan menggunakan SP dibuat rangkap 3
(tiga) (satu lembar copy untuk arsip apotek, satu lembar asli dan satu lembar
salinan lainnya untuk PBF).
2) Penyimpanan
Lemari psikotropika di Apotek Mitra Keluarga diletakkan di tempat yang aman,
tidak terlihat oleh pengunjung, dan tidak dapat dipindahkan. Lemari khusus
terbuat dari bahan yang kuat dan mempunyai dua kunci serta pintu yang
berlainan.
3) Distribusi
Resep psikotropika yang biasa diterima di Apotek Mitra Keluarga yaitu Braxidin,
Diazepam, dan Analsik. Apotek sangat mengatur distribusi obat agar tidak terjadi
penggunasalahan atau penyalahgunaan obat. Resep psikotropika yang diterima
lalu akan dikeluarkan dan dicatat setiap pengeluaran termasuk pemasukan obat
dengan kartu stock yang berisi tanggal, nomor resep, jumlah obat yang
diambil/jumlah obat yang masuk, dan jumlah sisa obat. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan pengecekan jumlah obat.
4) Pelaporan
 Apotek Mitra Keluarga melalukan pelaporan psikotropika setiap bulan sebelum
tanggal 10 yang dikirim kepada Dirjen Binfar Alkes melalui website Sistem
Pelaporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika dan Psikotropika Nasional
(http://sipnapkemkes.go.id).
5) Pemusnahan
Pemusnahan psikotropika di Apotek Mitra Keluarga dilakukan sesuai dengan UU
Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Berita acara pemusnahan psikotropika
disesuaikan dengan peraturan terbaru yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3
Tahun 2015.
Pemusnahan dilakukan di apotek
Pengelolaan obat rusak, kadaluarsa, pemusnahan obat dan resep
Pengelolaan obat kadaluarsa dan obat rusak dapat dilakukan dengan meretur ke PBF
(berdasarkan perjanjian awal) atau melakukan pemusnahan sendiri. Untuk pemusnahan obat
narkotikan dan psikotropika di Apotek Mitra Keluarga sudah memenuhi PMK RI Nomor 3
Tahun 2015. Pemusnahan obat narkotika dan psikotropika disaksikan petugas yang telah
ditetapkan sebagai saksi oleh Dinas Kesehatan Kabupaten dan membuat pelaporan berita acara
pemusnahan obat sesuai dengan peraturan yang berlaku. Obat dalam bentuk cair dimusnahkan
dengan dilarutkan air dan dibuang ke septitank. Untuk obat dalam bentuk padat dimusnahkan
dengan cara dibakar.
Pemusnahan resep dilakukan untuk resep yang telah disimpan selama 5 tahun, untuk
resep yang mengandung narkotika dan psikotropika dipisahkan dan dihitung jumlah per
lembarnya. Untuk resep non-narkotika dan non-psikotropika sebelum dimusnahkan dihitung
terlebih dahulu. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara pembakaran dan disaksikan oleh
apoteker dan petugas apotek yang ikut dalam pemusnahan resep. Setelah dilakukan pemusnahan
dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dilaporkan kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten.