Apt. Putri Febri Hidiyani. S.

Si
PT Medikaloka, Tbk
Departemen Penunjang Medis
Pembinaan, Mutu, dan Akreditasi Bidang Farmasi
ADMINISTRASI
PENCATATAN
FARMASI
 PENGERTIAN

- ADMINISTRASI : Usaha dan kegiatan yang meliputi

penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi (sumber kbbi)

- PENCATATAN
Proses, Cara, perbuatan mencatat
1. Sebagai Dokumen terhadap terselenggaranya
kegiatan pelayanan

2
PENCATATAN
1. Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi
• Catat dalam buku defekta:

NO NAMA PERBEKALAN FARMASI JUMLAH

1 GELANG BIRU 5+5+10 = 20 (10) P = 15

2 TSPA 3+7+5 =15 (5) P = 20

6
 PENCATATAN
2. Pembelian perbekalan farmasi di luar PT. Medikaloka Utama

N TGL NAMA KODE JUMLAH NAMA DOKTER HARGA SUMBER (Nama

O OBAT OBAT Apotek/Rekanan)
1 2 Ryvel syr O-RYVES 1 botol Dr. S, SpA 97.000 Apt. roxy
/3
2 Sanmol Syr O-SANSY 2 botol Dr. L. SpA 55.000 Apt. KF

7
PENCATATAN
3. Perubahan stok minimal maximal perbekalan farmasi

NO TGL NAMA PERBEKALAN MIN MAX KETERANGAN NAMA PETUGAS

FARMASI DAN PARAF
LAMA BARU

1 3/3 Remopain Inj 28/35 20/25 Pemakaian BUDI

menurun
2 Ritez syrup 80/10 90/110 Pemakaian BUDI
0 meningkat

8
 PENCATATAN
4. Ketidakcocokan pengiriman perbekalan farmasi dari PT.
Medikaloka Utama
NO TGL & NAMA DIPESAN DITERIMA ASAL NAMA PETUGAS DAN
FAKTUR
PARAF
NAMA PERBEKALAN BENTUK SEDIAAN JUMLAH NAMA PERBEKALAN BENTUK JUMLAH GF GU FARMASI DEPLOG
FARMASI FARMASI SEDIAAN

1 10/3 Fol cath Alkes 2 Fol cath Alkes 1 GF Ani Jon

no. 14 no. 14
2 Tempra Obat 72 Tempra Obat 70 G Susi Rif
Forte Forte F
Syrup Syrup

Masalah:
- Tidak ada nomor SO
- Tidak bisa di download
9
PENCATATAN
5. Perbekalan farmasi yang rusak/kadaluarsa
TGL NAMA PERBEKALAN JUMLAH ASAL UNIT/BAGIAN ALASAN / NAMA PETUGAS DAN PARAF
FARMASI KETERANGAN

INSTALASI / RUANG INSTALASI

PERAWATAN FARMASI

7/3 DVB Film 1 box Radiologi Pada Merry ANI

kemasan
Terdapat
lubang
Thermometer 1 Pcs KBBL Air raksa Rinan Ratu
putus-putus

10
PENCATATAN
6. Pemakaian Narkotika

TGL N NAMA OBAT No. BATCH TGL ED JUMLA NAMA ALAMAT NAMA
O H PASIEN DOKTER
PENULIS
RESEP
1/3 1 Codein 20 GKL90 25/3/2019 3 tab An. M. Peson Dr. H.
mg tab 050085 Ari a SpA
10B2 Depok
2 Codipront 1 Ny. Jl. Dr. A
syrup botol May Tole
Iskan
dar
3 Durogesic 1 pcs Ny. Jl. Dr. N,
12 Ana Siliwa SpOG
ngi
11
PENCATATAN
7. Kartu Stok Narkotika
TGL NO NAMA OBAT NO BATCH TANGGAL STOK AWAL STOK MASUK STOK STOK SISA NAMA PETUGAS DAN PARAF
KADALUARSA KELUAR

1/3 1 Codein 20 N1234 Jun-2017 10 2000 10 2000 jay

mg tab
2 2000 10 1990 MEY

3 1990 10 1980 AAN

12
PENCATATAN
8. Ekspedisi
A. Ekpedisi Apotek Pasien rawat Inap

TGL NO NAMA PASIEN NO. CM NAMA OBAT NAMA PETUGAS DAN PARAF JAM TURUN
RESEP

FARMASI PERAWAT

5/ 1 TN. C. 47.99.89 SANMOL Nana ade 07.00

3 AMIR SYR
2. NY. INA C.34.56.78 RYVEL Nia ami 18.00
TAB

13
PENCATATAN
8. Ekspedisi
B. Eks. Faktur pembelian perbekalan farmasi PT. Medikaloka Utama

NO TANGGAL NO. LEMBAR FAKTUR JUMLAH (Rp) NAMA PETUGAS DAN PARAF
PENGIRIMAN

FARMASI KEUANGAN

1 11/3 SO20150310008 Rp. 3.245.342. Aan obet

SO20150310007 Rp. 234.543

14
PENCATATAN
8. Ekspedisi
C. Ekspedisi Faktur pembelian perbekalan farmasi diluar PT.
Medikaloka Utama

NO TANGGAL PENGIRIMAN NO LEMBAR FAKTUR JUMLAH (Rp) SUPPLIER NAMA PETUGAS DAN PARAF

FARMASI KEUANGAN

1 12/3 Dw1232 234.890 CV. Dwinika Atu Obet

3421 600.500 Apt. KF Atu Obet

15
PENCATATAN
8. Ekspedisi
D. Ekspedisi Umum

NO TANGGAL KETERANGAN NAMA PETUGAS DAN PARAF

PENGIRIMAN

FARMASI Petugas
yang menerima
1 3/3 Pengajuan bon biru ABRT Atu Bag. Umum
Copy Lembur Atu Bag. Perso

16
PENCATATAN
9. Keluhan dan Saran dokter
TANGGAL NAMA DOKTER KELUHAN SARAN TINDAK LANJUT KET. NAMA PETUGAS
DAN PARAF

17/2 Dr. H. SpA Obat Perbaiki - Mencari Kosonng Eni

Kosong stok penyebab Distributor
farmasi kosong
- Beli keluar
untuk
sementara

17
PENCATATAN
10. Komunikasi/Operan Shift/Pemecahan Masalah

NO TGL MASALAH UPAYA / TINDAK NAMA PETUGAS DAN PARAF

LANJUT

1 2/3 Pengetahuan petugas Mengingatkan EDF

(Triofusin E 1000 500 ml, petugas membaca
disampaikan Trifusin terlebih dahulu
1000 ml) sebelum
konfirmasi

18
PENCATATAN
11. Absensi Petugas Farmasi

NO TGL NAMA KETERANGAN PARAF KEPALA

PETUGAS INSTALASI

ALPA SAKIT IZIN TELAT CUTI LEMBUR

1 10/ Lanie 3 hr Elly

3 (10-13/3)
emi 9/3 Elly
3 jam
Merry Nenek
meninggal

19
PENCATATAN
12. Resep yang tidak terlayani

TANGGAL NO NAMA DOKTER NAMA OBAT JUMLAH ALASAN / KETERANGAN TINDAK LANJUT NAMA DAN PARAF
PETUGAS

3/3 1 Dr. S Rantin inj 3 Kosong Ganti dg Dwi

ampul distributor acran inj
Dr. S, Diovan 80 30 tab Kosong Farmasi Beli keluar Atu
SpPD

20
PENCATATAN
13. Pengkajian Resep

TGL NO NAMA RI / NO. NAMA DOKTER TEMUAN PENYELESAIAN NAMA DAN

PASIEN RJ RESEP MASALAH PARAF
PETUGAS
5/3 1 An. G RJ AF003 Dr. A, Dosis Konfirmasi Ros
SpA tidak tepat dokter ganti
Syrup menjadi
pemakaia pemakaian
n nya sirup
tetes

21
 PENCATATAN
14. KONSELING
TGL DATA TERAPI YANG DIBERIKAN MATERI NAMA DAN NAMA
KUNJUNGAN DOKTER KONSELING PARAF DAN
APOTEKER PARAF
PASIEN
NAMA SP TGL R/ DIAGNOSA NAMA ATURAN DOSIS CARA EFEK PERHATIAN PEMAHAMAN
OBAT PAKAI PENGGUNAAN SAMPING PASIEN /
PERANTARA
PASIEN

22
 PENCATATAN
15. DISPENSING PRODUKSI STERIL

N TGL NAMA NO CM/ R. RAWAT NAMA VOL. OBAT PEMAKAIAN ALAT JMLH PETUGAS DICEK OLEH KET
O PASIEN DPJP OBAT PEMBUAT
.
1 9 Ny. H c. 4- KCl 510 cc Spuit 1 Ira Fathur
maret 456699 utama NaCl Wippy
DN

23
PENCATATAN
16. PELAYANAN INFORMASI OBAT
A. INFORMASI OBAT
TGL NAMA PENANYA PERTANYAAN JAWABAN SUMBER INFORMASI NAMA DAN PARAF PETUGAS
FARMASI

5/3 Ibu A Penyimpanan Setelah Brosur Obat Sami

AB Abbotic dicampur
syrup dimana? dengan air
di suhu
kamar
Ny. SD Obat lantus Sebelum Brosur Obat Elly
kenapa tidak digunakan
disimpan di suhu 2-
dikulkas 8, setelah
setelah dibuka di
dipakai? suhu
kamar

24
PENCATATAN
16. PELAYANAN INFORMASI OBAT
B. PEMBUATAN LEAFLET

EDISI TERBIT MATERI LEAFLET SUMBER

PUSTAKA
Maret 2013 Penyimpanan Obat Di Rumah
April 2013 Interaksi Obat MIMS, Buku
Interaksi Obat

25
PENCATATAN
16. PELAYANAN INFORMASI OBAT
C. KEGIATAN DIKLAT
TANGGAL PELAKSANAAN MATERI JAM PESERTA BAGIAN /
DIKLAT DIKLAT INSTALASI
4/3 ORKA 08.00 Rina Apt
Fahma AA
5/3 BHD 14.00 Sam, Merry, Nada, Apt dan
Dwi, Nana AA

26
No documentation,
you do Nothing!
Thanks.
27
Putri Febri
Tlp : 0895635774297