Manajemen Mutu

Konsep Manajemen Proses

Perbaikan Proses dan
Biaya Kualitas
Mira Nurhikmat., SE.MM
 Definisi tentang Proses dan Manajemen Proses

Suatu proses dapat definisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang,

material, metode, dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna
menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan. Suatu proses
mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah
langkah sekuensial yang terorganisasi.

Manajemen proses adalah rangkaian aktivitas perencanaan dan

pengawasan kinerja suatu proses, terutama proses bisnis. Manajemen
proses mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilan, peralatan, teknik,
serta sistem untuk mendefinisikan, memvisualisasikan, mengukur,
mengontrol, melaporkan, dan memperbaiki proses dengan tujuan untuk
meningkatkan keuntungan atau laba.
Terdapat empat kelompok orang yang terlibat dalam operasi
dan perbaikan proses yaitu:

Terdapat empat kelompok orang yang terlibat dalam operasi dan perbaikan proses yaitu:

1. Pelanggan (custemer)  pelanggan adalah orang yang akan menggunakan output secara langsung atau orang yang akan
menggunakan output itu sebagi input dalam peoses kerja mereka.

2. Kelompok Kerja (work group) kelompok kerja adalah orang-orng yang bekerja dalam proses untuk menghasilkan dan
menyerahkan output yang diinginkan itu.

3. Pemasok (supplier)  pemasok adalah orang yang memberikan input ke dalam proses kerja. Orang-orang yang bekerja
dalam proses pada kenyataannya merupakan pelanggan dan pemasok.

4. Pemilik (ouner)  pemilik adalah orang yang bertanggung jawab untuk operasi dari proses dan untuk perbaikan proses
itu. Seperti diketahui, pelanggan adalah orang yang mendefinisiskan output yang diinginkan dari peroses. Hal ini
diperoleh melalui dua kategori informasi yang mengalir dari pelanggan kekelompok kerja. Kategori pertama dari
informasi adalah kebutuhan pelanggan  yang merupakan suatu deskripsi dari apa yang diinginkan, dibutuhkan, atau
dibutuhkan oleh pelanggan. Kebutuhan pelanggan ini akan mendikte apa yang harus dihasilkan dan diserahkan oleh
proses.
 Konsep dengan manajemen proses berkaitan dengan perbaikan kualitas. Gabriel Pall (1967)
mengidentifikasikan enam proses yang peling penting untuk manjemen proses yaitu:

a. Kepemilikan  menugaskan tanggung jawab untuk desain, oprasi dan perbaikan proses.

b. Perencanaan  mendekatkan suatu pendekatan terstruktur dan terdisplin untuk mengerti,

mendefinisiskan, dan mendokumentasikan semua komponen utama dalam proses dan hubungan
antar-komponen utama itu.

c. Pengendalian  menjamin efektivitas, dimana semua output dapat diperkirakan dan konsisten
dengan ekspektasi pelanggan.

d. Pengukuran  memetakan performansi atribut terhadap kebutuhan pelanggan dan menetapkan

kriteria untuk akurasi, presisi dan frekuensi perolehan data.

e. Pembaharuan atau Peningkatan  meningkatkan efektivitas dari proses melalui perbaikan-

perbaikan yang diidentifikasi secara tetap.

f. Optimisasi  meningkatkan efisiensi dan produktifitas melalui perbaikan-perbaikan yang

diidentifikasi secara tetap.
 Keenam komponen diatas merupakan landasan untuk keberhasilan manajemen dari suatu keberhasilan proses apa saja.
Komponen-komponen itu dibutuhkan untuk proses kerja yang menghasilkan dan menyerahkan produk kepelanggan untuk
proses yang menspesifikasikan kebutuhan dan kepuasan sepanjang rantai pelanggan-pemasok, dan untuk proses yang
mendukung pekerja dalam pekerjaan mereka. Setiap organisasi dapat mengidentifikasi proses kunci yang mempengaruhi
keberhasilannya. Kita dapat menggunkaan enam pertanyaan berikut untuk membantu dalam mengidentifikasi proses kunci
yang memiliki damapak terbesar pada pelanggan, yaitu:

1. Produk apa yang terpenting bagi pelanggan?

2. Proses apa yang menghasilkan produk ini?

3. Komponen atau faktor kunci apa yang merangsang tindakan dalam organisasi, dan proses apa yang mengkonversi atau
mengubah rangsangan ini menjadi output.

4. Proses mana yang memiliki visibilitay tertinggi dengan pelanggan?

5. Proses mana yang memiliki dampak terbesar terhadap standar performansi yang dikendalikan oleh pelanggan?

6. Berdasarkan data performansi, proses maan yang memiliki potensi terbesar untuk perbaikan?
 Langkah – langkah perbaikan proses

Langkah-Langkah Perbaikan Proses Tenner dan DeToro (1992) mengemukakan suatu model perbaikan
proses yang terdiri dari empat langkah , sebagai berikut:

1 Mendifinisikan Masalah dalam Konteks Proses Model perbaikan proses dimulai dari penetapan atau
spesifikasi sistem mana yang terlibat, agar usaha-usaha dapat berfokus pada proses, bukan pada output.

2 Identifikasi dan Dokumentasi Proses Diagram alit merupakan alat yang umum digunakan untuk
mendeskripsikan proses.

3 Mengukur Performansi Pengukuran performansi dimaksudkan untuk dapat mengkuantifikasikan

bagaimana baik atau jelek suatu sistem sedang berjalan atau beroprasi.

4 Memahami Mengapa Suatu Masalah dalam Konteks Porses Terjadi Ketiadaan data menimbulkan kesulitan
untuk memahami mengapa suatu sistem berjalan seperti itu, sehingga performansinya tidak sesuai
dengan yang diharapkan
 Model Perbaikan Kualitas Berorientasi Proses

Dr. Dougles Montgomey pada tahun 1990 mengemukakan suatu model yang
disebut sebagai Model Perbaikan Kualitas Prosees Bisnis (Business Proccess Quality
Improvement = BPQI)
 Dari gambar di atas tampak bahwa model perbaaikan proses bisnis mengkaji
keseluruhan rantai pemasok-pelanggan, dimana suatu kebutuhan dari pelanggan
merupakan mmasukan bagi idurtri untuk diteruskan kepada pemasok. Pengeluaran
dilakukan pada keseluruhan sistem, dimana apabila ditemukan ada kecacatan atau
kegagalan, kegagalan atau kecacatan itu harus diidentifikasi, untuk seterusnya dianalisis
akibat kecacatan atau kegagalan yang terjadi dalam proses secara keseluruhan. Hasil
temuan berupa akar penyebab kegagalan atau kecacatan itu selanjutnnya harus
dihilangkan melalui pengembangan tindakan korektif. Pada akhirnya tindakan pengujian
dan evaluasi harus dilakukan untuk menguji dan mengevaluasi apakah tindakan korektif
yang dilakukan ini telah efektif menghilangkan penyebab kegagalan.
 Definisi dan Jenis Biaya
Biaya merupakan pengorbanan atau pengeluaran yang dilakukan oleh suatu
perusahaan atau peorangan yang bertujuan untuk memperoleh manfaat lebih dari aktivitas
yang dilakukan tersebut (Raharjaputra, 2009). Dalam istilah biaya, kadang kala cukup
merepotkan dalam membedakan antara costs dan expenses. Untuk membedakannya
dijelaskan sebagai berikut.

Costs adalah biaya dalam arti pengorbanana/pengeluaran yang dilakukan oleh suatu
perusahaan atau individu yang berhubungan langsung dengan output/produk yang
dihasilkan oleh perusahaan/perorangan tersebut. Misalnya: bahan baku dan pembantu,
biaya tenaga kerja langsung, dan biaya umum pabrik (mandor/supervisor pabrik, GM
pabrik, BBM, suplai pabrik, listrik pabrik, dan lain-lain). Dalam struktur laporan Rugi/Laba
perusahaan biasanya disebut Harga Pokok Produksi.
 Biaya Kualitas dan Jenis Biaya Kualitas

Menurut Blocher (2007:220), “Biaya Kualitas adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan
pencegahan, pengidentifikasian, perbaikan dan pembetulan produk yang berkualitas rendah dan
dengan opportunity cost dari hilangnya waktu produksi dan penjualan sebagai akibat rendahnya
kualitas”. Berdasarkan definisi diatas di atas dapat disimpulkan bahwa biaya kualitas adalah biaya
yang dikeluarkan oleh perusahaan karena adanya barang cacat, dengan kata lain biaya tersebut
dikeluarkan untuk meningkatkan kualitas produk atau mencapai standar yang telah ditetapkan.
Feigenbaum (1961) dalam bukunya yang berjudul “Total Quality Control” menyebutkan bahwa
Biaya Kualitas terdiri dari 3 kategori utama, yaitu :
Biaya Pencegahan (Preventive Cost),
Biaya Penilaian (Appraisal Cost)
Biaya Kegagalan (Failure Cost).
Biaya Kegagalan kemudian dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu :
Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost) dan
Biaya Kegagalan Eksternal (External Failure Cost).
 Biaya akibat Kualitas Buruk / Cost of Poor Quality (COPQ)

Cost of Poor Quality (COPQ) adalah Biaya yang timbul akibat Kualitas Buruk atau kegagalan produk
yang tidak memenuhi standar pelanggan (Customer). Perusahaan yang mampu memperbaiki kualitasnya
dan meng-eliminasi terjadi biaya COPQ ini akan dapat meningkatkan Laba Perusahaan sehingga memiliki
keunggulan dalam bersaing dengan kompetitornya. Biaya-biaya yang timbul akibat buruknya Kualitas
bukan hanya 3 Kategori utama yang disebutkan diatas, tetapi terdapat juga kerugian-kerugian ataupun
biaya-biaya tersembunyi lainnya (Hidden cost) seperti Kerugian akibat kehilangan Proyek / Bisnis, Biaya
Manajemen, Kehilangan kepercayaan pelanggan, biaya kehilangan asset dan lain sebagainya.

Salah satu Strategi yang dipergunakan oleh Manajemen Perusahaan untuk meng-eliminasi COPQ
(Cost of Poor Quality) adalah dengan menerapkan Metodologi Six Sigma. Dengan Six Sigma Manajemen
Perusahaan dapat meng-identifikasikan penyebab-penyebab terjadinya kegagalan dan melakukan
perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan Kualitas secara keseluruhan.
 Prilaku Biaya Kualitas
Kualitas dapat diukur antara lain berdasarkan biayanya, perusahaan menginginkan agar
biaya kualitas turun, namun dapat mencapai kualitas yang lebih tinggi, setidak-tidaknya
sampai dengan titik tertentu. Bila standar kerusakan nol dapat dicapai, maka perusahaan
masih harus menanggung biaya pencegahan dan penilaian.

Menurut Nasution (2010:132) bahwa: “Suatu perusahaan dengan program pengelolaan

kualitas yang berjalan dengan baik, biaya kualitasnya tidak lebih besar dari 2,5% dari
penjualan”. Setiap perusahaan dapat menyusun anggaran untuk menentukan besarnya
standar biaya kualitas setiap kelompok atau elemen secara individual sehingga biaya
kualitas total yang dianggarkan tidak lebih dari 2,5 % dari penjualan. Agar standar tersebut
dapat tercapai, maka perusahaan harus dapat mengidentifikasikan perilaku setiap elemen
biaya kualitas secara individual.
TERIMA KASIH