9.

3 Tantangan Memperkenalkan BPMS

Terlepas dari banyak keuntungan, ada beberapa hambatan penting dalam pengenalan BPMS
dalam suatu organisasi. Kami membedakan antara tantangan teknis dan organisasi.

9.3.1 Tantangan Teknis

Apa yang seharusnya menjadi salah satu kekuatan BPMS juga merupakan salah satu
kelemahannya. Sebuah BPMS mampu mengintegrasikan berbagai jenis sistem informasi
untuk mendukung proses bisnis. Tantangannya adalah banyak aplikasi yang belum
dikembangkan dengan mempertimbangkan penggunaan terkoordinasi ini. Aplikasi
mainframe yang masih dapat ditemukan di bank dan perusahaan asuransi saat ini terkenal
buruk dalam hal ini. Dalam kasus yang paling menguntungkan, sistem seperti itu
didokumentasikan secara teknis tetapi sering terjadi bahwa tidak ada lagi tim pengembangan
asli yang tahu persis bagaimana ini terstruktur. Dalam kasus seperti itu, sangat sulit untuk
menentukan bagaimana BPMS dapat memicu sistem tersebut untuk membuatnya mendukung
pelaksanaan item pekerjaan tertentu, untuk bertukar informasi antara BPMS dan sistem
tersebut (misalnya, data kasus), dan bagaimana menentukan ketika seorang karyawan telah
menggunakan sistem seperti itu untuk menyelesaikan item pekerjaan tertentu.
Sebuah teknik yang telah digunakan untuk membuat interaksi dengan sistem warisan
seperti itu adalah screen scraping. Interaksi antara BPMS dan aplikasi mainframe kemudian
terjadi pada tingkat antarmuka pengguna: Penekanan kunci yang harus dilakukan oleh
pengguna akhir ditiru oleh BPMS dan sinyal yang dikirim ke tampilan dilacak untuk
menetapkan kemajuan pelaksanaan. sebuah kegiatan. Tidak mengherankan bahwa solusi
integrasi tingkat rendah seperti itu membawa banyak kekakuan pada solusi keseluruhan dan,
pada kenyataannya, akan merusak keunggulan fleksibilitas yang biasanya dikaitkan dengan
penggunaan BPMS. Sistem terbaru yang menyediakan apa yang disebut Robotic Process
Automation menjanjikan integrasi yang lebih fleksibel. Kotak berikut menjelaskan cara
kerjanya.
Masalah khusus yang terjadi sehubungan dengan integrasi aplikasi yang ada dengan
BPMS adalah kurangnya kesadaran proses dari sistem tradisional. Dalam sistem yang sadar
proses, kasus terpisah akan ditangani secara terpisah. Dengan kata lain, sistem seperti itu
bekerja berdasarkan kasus per kasus. Dalam banyak sistem tradisional, bagaimanapun,
pemrosesan batch adalah paradigma yang dominan. Ini berarti bahwa tugas tertentu
dijalankan untuk sejumlah besar kasus, yang tidak selalu sejalan dengan filosofi BPMS.
Perhatikan bagaimana heuristik “Pekerjaan berbasis kasus” yang disebutkan dalam Bab 8
secara eksplisit menargetkan situasi ini.
Untungnya, di bidang integrasi sistem banyak kemajuan telah dibuat dalam dekade
terakhir. Banyak sistem lama sedang dihapus dan baru, sistem terbuka dengan antarmuka
yang jelas mengambil tempat mereka. Teknologi yang disebut sebagai alat Middleware dan
Integrasi Aplikasi Perusahaan sekarang tersedia yang sangat memfasilitasi komunikasi dan
pengelolaan data dalam aplikasi terdistribusi. BizTalk Server26 Microsoft dan
WebSphereIBM27 adalah rangkaian perangkat lunak terkenal yang dapat digunakan dalam
hal ini. Ada juga teknologi open source yang tersedia. Keberhasilan layanan Web adalah
pendorong lain di balik peningkatan, penggunaan terkoordinasi dari berbagai jenis sistem
informasi, termasuk BPMS. Layanan Web adalah bagian dari fungsionalitas, misalnya
identifikasi kemungkinan harga terbaik untuk barang tertentu dalam berbagai penyedia, yang
dapat dipanggil melalui Internet. Sebagian besar BPMS memberikan dukungan yang baik
untuk mengintegrasikan layanan Web tertentu dalam proses bisnis yang dapat dijalankan.
Pengaturan semacam ini akan sesuai dengan paradigma arsitektur perangkat lunak populer
yang biasa disebut sebagai Arsitektur Berorientasi Layanan.
Sehubungan dengan kemampuan integrasi teknis, wajar untuk mengatakan bahwa
perkembangan terakhir menguntungkan untuk penggunaan BPMS dan bahwa tantangan
teknis, setidaknya sehubungan dengan aspek ini, kemungkinan akan semakin berkurang di
tahun-tahun mendatang.

9.3.2 Tantangan Organisasi

Pengenalan BPMS operasional berdampak pada sebagian besar organisasi. Ini menyiratkan
bahwa pengenalan BPMS dapat menjadi tantangan dari perspektif organisasi. Kepentingan
pemangku kepentingan yang berbeda harus seimbang, karena mereka biasanya memiliki
tujuan kinerja yang berbeda dan bersaing untuk sumber daya yang sama. Mendapatkan
wawasan tentang bagaimana proses yang ada terungkap merupakan tantangan besar dalam
dirinya sendiri, terkadang membutuhkan waktu berbulan-bulan. Di sini, tidak hanya motif
politik yang dapat berperan—tidak semua orang akan dengan senang hati mengungkapkan
bagaimana pekerjaan dilakukan, terutama jika tidak banyak pekerjaan yang dilakukan sama
sekali—tetapi juga psikologis: Orang cenderung berfokus untuk menggambarkan
kemungkinan pengecualian terburuk ketika diminta untuk menggambarkan apa peran mereka
dalam suatu proses. Seorang sarjana menyebut kecenderungan ini sebagai alasan "mengapa
pemodel merusak inovasi alur kerja".
 Faktor yang menambah kompleksitas ini adalah bahwa organisasi adalah entitas yang
dinamis. Cukup biasa bahwa selama pengenalan BPMS, yang mungkin berlangsung beberapa
bulan, aturan organisasi berubah, departemen dihapus atau digabungkan, peserta
mendapatkan tanggung jawab lain, dan produk baru diperkenalkan atau dikeluarkan dari
pasar. Ini semua adalah contoh peristiwa yang mungkin penting untuk dipertimbangkan
ketika tujuannya adalah membuat BPMS berfungsi dengan baik dalam pengaturan organisasi.
Dalam praktiknya, ini menjelaskan wawasan bahwa pengenalan BPMS secara bertahap
biasanya lebih berhasil daripada strategi “big bang”, di mana BPMS dari hari ke hari
diharapkan menggantikan cara pengelolaan operasi.
Perspektif pengguna tentang pengenalan BPMS harus dipertimbangkan dengan hati-
hati. Sebagian besar peserta proses pertama-tama perlu mengalami langsung apa itu
menggunakan BPMS sebelum mereka benar-benar dapat menghargai apa artinya itu bagi
pekerjaan mereka. Mungkin juga ada kekhawatiran dan ketakutan. Pertama, mungkin ada
sentimen "Kakak mengawasimu". Memang, BPMS akan merekam semua peristiwa yang
terlibat dalam pelaksanaan suatu proses, termasuk siapa yang melakukan pekerjaan apa dan
pada jam berapa. Tidak ada gunanya—dan dari perspektif manajemen perubahan, sebenarnya
bisa merugikan diri sendiri—mengabaikan kekhawatiran ini. Melainkan terserah pada
organisasi untuk mengklarifikasi bagaimana informasi ini akan digunakan dan bahwa ada
efek positif yang dapat diharapkan dari penggunaan informasi ini juga.
Ketakutan lain yang umum dengan pengguna akhir BPMS adalah bahwa pekerjaan
mereka akan mengambil sifat mekanistik, hampir seolah-olah mereka bekerja sebagai geng
rantai. Ketakutan ini sebagian asli. Memang benar bahwa BPMS akan mengurus alokasi dan
perutean pekerjaan. Apa yang dapat diperdebatkan, bagaimanapun, adalah bahwa ini bukan
bagian paling menarik atau berharga dari pekerjaan yang perlu dilakukan (yang justru
menjadi alasan mengapa mereka dapat diotomatisasi sejak awal). Jika Anda
mempertimbangkan situasi di mana karyawan perlu menghabiskan sebagian besar waktu
mereka untuk menemukan informasi yang tepat untuk melakukan pekerjaan dengan benar,
BPMS dapat menjadi mekanisme yang menarik untuk mengembalikan waktu tersebut kepada
karyawan. Alasan lain adalah sangat tergantung pada konfigurasi BPMS apakah efek
mekanisasi akan benar-benar terjadi. Bandingkan, misalnya, situasi di mana BPMS
mendorong satu item pekerjaan pada satu waktu kepada seorang karyawan untuk dilakukan
versus berbagai item pekerjaan sehingga seseorang dapat memilih sesuai dengan
preferensinya sendiri. Opsi ini, yang dihasilkan dari keputusan konfigurasi, dapat membuat
perbedaan besar dalam persepsi nilai BPMS.
 Singkatnya, pengenalan BPMS sangat kompleks, justru karena mendukung seluruh
proses bisnis. Untuk alasan yang baik bahwa penelitian ke dalam proyek TI mengidentifikasi
"komitmen manajemen yang kuat" sebagai faktor utama yang menjelaskan keberhasilan
implementasi. Pengenalan BPMS, mungkin bahkan lebih daripada jenis teknologi lainnya,
bukan untuk orang yang lemah hati. Kotak pada “Manajemen Perubahan” menunjukkan
prinsip-prinsip yang harus dipertimbangkan oleh setiap proyek untuk memperkenalkan
BPMS.

Latihan 9.7 Pertimbangkan isu-isu berikut yang muncul ketika memperkenalkan BPMS di
rumah sakit untuk mendukung perawatan pra operasi, yaitu persiapan dan manajemen pasien
sebelum operasi. Klasifikasikan mereka sebagai masalah teknis atau organisasi.
1. Mendengar tentang rencana untuk memperkenalkan BPMS, para ahli bedah dengan tegas
menolak untuk bekerja sama dalam upaya ini. Klaim mereka adalah bahwa setiap pasien
adalah individu yang tidak dapat dipercaya untuk perawatan sistem satu ukuran untuk semua.
2. Ahli anestesi di rumah sakit menggunakan sistem pendukung keputusan yang memonitor
dosis anestesi yang tepat untuk pasien. Sistem dikembangkan sebagai sistem yang berdiri
sendiri yang sulit untuk disinkronkan dengan BPMS, yang harus memberi makan sistem
pendukung keputusan dengan data pasien.
3. Perawat dilengkapi dengan perangkat seluler, yang dapat mereka gunakan untuk
mengakses daftar kerja penangan mereka. Namun, mereka merasa sulit untuk
menindaklanjuti pemberitahuan otomatis, yang diisyaratkan kepada mereka sebagai getaran
lembut perangkat.