PENGELOLAAN

PERSEDIAAN FARMASI

Apt. Richa Yuswantina, S.Farm, M.Si

 PENGELOLAAN PERSEDIAAN

❖Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki

• Persediaan apotek ->investasi yang membutuhkan modal besar

• Mempengaruhi pelayanan pasien
• Mempunyai pengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek
 PENGELOLAAN PERSEDIAAN

❖Laba maksimal
Persediaan minimal ->pemesanan dalam jumlah kecil
Biaya pemesanan minimal -> melakukan pesanan besar dan jarang
❖Persediaan terlalu kecil ->risiko tidak bisa memenuhi permintaan kebutuhan
pasien ->laba berkurang
❖Persediaan terlalu besar
Meningkatkan dana investasi -> laba kecil -> meningkatkan risiko kerusakan dan
kadaluwarsa obat
Meningkatkan biaya pengelolaan persediaan -> laba kecil
 ALASAN APOTEK PERLU MEMILIKI PERSEDIAAN

❑Untuk memenuhi permintaan pasien yang tidak selalu tetap

❑Untuk mengatasi adanya lead time
❑Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan dengan penyimpanan
❑Untuk memanfaatkan adanya diskon dari PBF
❑Untuk menghadapi kenaikan harga di masa mendatang
PERMASALAHAN DASAR DALAM PERSEDIAAN

❑Seberapa banyak sediaan yang akan dipesan (volume decision)

❑Kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, pada level stok
berapa sediaan harus sudah dipesan kembali (timing decision)
❑Bagaimana mengendalikan sistem persediaan (prosedur, rutinitas apa
yang harus dikerjakan untuk memantaunya)
 PENGENDALIAN PERSEDIAAN

❑Berapa banyak suatu item obat akan dipesan pada satu kali pemesanan
kepada PBF
❑Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut
❑Mana dari item obat-obatan yang memerlukan dilakukan pengawasan
secara lebih ketat
 TUJUAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

❑Melindungi dari kerugian

❑Membuat sistem pengadaan/manufaktur
❑Meminimalkan waktu tunggu
❑Meningkatkan efisiensi transportasi
❑Mengantisipasi fluktuasi
 BIAYA YANG DITIMBULKAN PADA PERSEDIAAN

❑Biaya Penyimpanan (Holding Cost/Carrying Cost)

Biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya risiko kerusakan atau kecurian, biaya
keusangan, biaya asuransi, biaya pajak, biaya pengelolaan/administrasi penyimpanan

❑Biaya Pemesanan (Order Cost)

Biaya telepon, biaya pemeriksaan penerimaan, biaya pengiriman ke Gudang

❑Biaya Kehabisan/Kekurangan Bahan (Shortage Cost)

Kehilangan penjual; kehilangan langganan; adanya biaya karena pemesanan khusus;
biaya administrasi
 PERENCANAAN

A. Hal-hal yang perlu diperhatikan :

• Pola penyakit
• Kemampuan dan daya beli masyarakat sekitar
• Budaya masyarakat sekitar

B. Metode perencanaan obat:

1. Metode konsumsi, didasarkan pada data riil penggunaan obat periode sebelumnya
2. Metode morbiditas, didasarkan pada jumlah episode tiap pola penyakit dan kebutuhan obat
yang mudah diperkirakan ->perlu data epidemiologi, sulit dilakukan di apotek
 PENGENDALIAN PERSEDIAAN METODE KONSUMSI

❑METODE PARETO ATAU ABC

❑METODE VEN
❑METODE EOQ
❑METODE JIT
 METODE PARETO ATAU ABC

➢ Analisis ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan relatif tinggi atau mahal
➢ Berguna dalam pengelolaan obat -> menentukan frekuensi pemesanan dan prioritas pemesanan
berdasar harga obat dapat diterapkan jika ada data yg benar dari penggunaan obat pada periode
sebelumnya dan terdapat keajegan permintaan dan pengeluaran obat oleh apotek
➢ Metode ini membagi item obat berdasarkan persen penggunaan dana dg jumlah item obat yg tersedia:
kelompok A, B dan C
➢ Pengendalian terhadap 20% item obat, mampu mengendalikan 75% nilai pemakaian
➢ Golongan A jika obat masuk dalam 75% tertinggi dari nilai pemakaian
 METODE PARETO ATAU ABC

Perbandingan Jumlah Item Obat Vs Nilai Pemakaian Dalam Metode Pareto

Kelompok Jumlah Item Jumlah nilai pemakaian

A 20 75
B 30 20
C 50 5
 METODE PARETO ATAU ABC

Kelompok A: kelompok obat yang paling banyak jumlah penjualannya (fast moving) atau
dapat berupa obat mahalmaka perlu mencari penurunan harga yang besar, penyimpanan
harus diperhatikan, kontrol ketat oleh staf, order besar harus dicatat ketat
Kelompok B: penjualannya agak lambat, harganya cukup murahpengendalian dengan
kartu stok
Kelompok C: obat slow moving atau dapat berupa obat paling murahtidak perlu
dimonitor ketat
 CARA MELAKUKAN ANALISIS ABC

➢ Buat daftar semua obat yang ada beserta harga satuannya

➢ Masukkan jumlah kebutuhan atau penjualannya dalam periode tertentu, misal 1 tahun
➢ Kalikan antara harga dan jumlah kebutuhan sehingga didapat nilai pemakaian

➢ Hitung presentase nilai pemakaian dari masing-masing item obat terhadap nilai pemakaian semua
obat, didapat persentase nilai pemakaian
➢ Urutkan obat berdasarkan persentase nilai pemakaiannya, obat dengan nilai pemakaian tertinggi
ada di urutan paling atas dst
➢ Hitung persentase kumulatif nilai pemakaian dari masing-masing item obat

➢ Tentukan klasifikasinya A, B atau C

 METODE VEN
Dikelompokkan berdasarkan derajat kepentingan obat:
Vital (V)
Esensial (E)
Non esensial (N)

V: obat yang harus ada

E: obat yang penting diadakan
N: golongan yang kurang penting
agak sulit diterapkan di apotek
 METODE EOQ

Menerapkan jumlah order dengan mempertimbangkan biaya order dan biaya

penyimpanan shg dapat menentukan kuantitas order agar biaya minimum

Metode ini mempertimbangkan 2 macam biaya:

▪ Biaya penyimpanan
▪ Biaya pemesanan
 METODE JIT/JUST IN TIME
❖Perwujudan kemitraan usaha antara perusahaan dengan para pemasok
❖Order dilakukan apabila persediaan hamper atau sudah habis

❖Syarat JIT:
Pengurangan lead time
Penurunan persediaan ke tingkat minimum
Keandalan equipment
Arus produksi berimbang
Kinerja keseluruhan sistem terprediksi
 PEMBELIAN

Kriteria yang menjadi pertimbangan apotek atas barang yang akan dipesan:
❑Jenis dan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi keuangan dan kategori arus
barang
❑Mencari sumber resmi dan kondisi yang paling menguntungkan
❑Pemilihan PBF
 KRITERIA PBF YANG BAIK

❑Legal
❑Menyediakan obat dg kualitas baik, dalam jumlah sesuai yang dipesan, memiliki ED
panjang
❑Pelayanan memuaskan: frekuensi kunjungan tinggi, lead time singkat, mudah retur, ada
insentif khusus
❑Harga bersaing, ada diskon dan bonus
❑Jangka waktu pembayaran longgar, baik pembayaran cash maupun kredit
 CARA PEMBAYARAN

❑Cash keras/tunai/cash on delivery(cod), yaitu pembayaran yang dilakukan secara

langsung pada saat barang datang, misalnya saat pembelian narkotika
❑Cash lunak yaitu pembayaran dilakukan dalam jangka waktu 1 hari sampai 2 minggu
sesudah barang dating
❑Kredit, jangka waktu pembayaran bervariasi tergantung pada perjanjian, biasanya diatas
2 minggu
❑Untuk apotek baru, pembayaran dilakukan secara tunai. Setelah dilakukan pembelian 2
atau 3 kali, selanjutnya dapat secara kredit
 TAHAP PENGADAAN

❖Persiapan Pemesanan
Selama pelayanan dapat diketahui barang yang habis. Diambilkan di gudang jika
masih ada. Bila barang di gudang habis, barang dicatat di buku defecta

❖Pemesanan
Dilakukan berdasarkan kebutuhan apotek dari buku defecta ( buku yang memuat
daftar obat yg sudah habis dan menipis, berisi nama barang dan jumlah persediaan yang
ada shg keluar-masuknya barang dapat dikendalikan dengan baik)
 PEMESANAN

❑Dilakukan menggunakan surat pesanan (SP) yang ditandatangani apoteker melalui PBF
❑Pada hari yang disepakati, salesman datang dengan membawa barang pesanan dan faktur
rangkap 3 (1 lembar untuk PBF, 1 lembar untuk penagihan, 1 lembar untuk apotek)
❑Apotek mendapat faktur tembusan, faktur asli diserahkan saat pelunasan
❑Faktur berisi: jumlah barang/obat, bonus/potongan harga, waktu ED dan tanggal jatuh tempo
❑Setelah dicocokkan, apoteker/TTK menandatangani faktur dan memberi cap apotek sbg bukti
penerimaan barang
❑Jika tidak cocok, barang dikembalikan
 PENGELOLAAN PREKURSOR DAN OBAT YANG
SERING DISALAHGUNAKAN
❑Prekursor: zat/bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan
baku/penolong untuk keperluan proses produksi narkotika atau produk antara, produk
rumahan dan produk jadi yang mengandung efedrin, pseudoefedrin,
norefedrin/fenilpropanolamin, ergotamin, ergometrin atau potassium permanganate
❑SP prekursor harus dibuat terpisah ditandatangani apoteker
❑obat mengandung prekursor harus disimpan di tempat aman
❑Pengelolaan obat yang sering disalahgunakan diatur dalam perka BPOM no 7 tahun
2016
❑Meliputi tramadol, triheksifenidil, klorpromazin, amitriptilin dan haloperidol
❑Secara prinsip: pengadaan, penyimpanan, penyerahan dan pemusnahan obat yang
sering disalahgunakan sama dengan pengelolaan precursor
❑Tidak ada SP khusus, hanya jika apotek nempil ke apotek lain harus disertai dg fotokopi
resep obat yang akan dilayani
❑Verifikasi: keabsahan resep, kewajaran jumlah, frekuensi resep untuk pasien yang sama
 PENGELOLAAN DAN PEMUSNAHAN OBAT-
OBAT RUSAK DAN KADALUARSA
PENCATATAN
Dilakukan tiap proses pengelolaan sediaan farmasi meliputi proses pengadaan (DP, faktur),
penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota/struk penjualan) dan pencatatan lainpenting untuk
dokumentasi

PELAPORAN
Pelaporan internal: keperluan manajemen apotek yaitu laporan keuangan, jumlah sediaan/stock
opnamepelaporan eksternal: pelaporan narkotikadan psikotropika lewat online SIPNAP,
prekursor, statistika resep, penggunaan obat generik, pajak, laporan nakes
 PENGELOLAAN UNTUK MENGHINDARI OBAT
RUSAK ATAU ED
❑Setiap penerimaan obat dari PBF harus dilakukan pengecekan: obat atu ED nyobat dg ED
pendek dibuat daftar agar mudah dimonitor
❑Obat disimpan dengan tepatobat mendekati ED segera ditukar ke PBF
❑Penerapan sistem FEFO
❑Manajemen apotek harus selalu ingat, obat rusak dan kadaluarsa merugikan
apotek
 PEMUSNAHAN OBAT

❑Harus ada saksi, pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika, saksi cukup dari
apotek
❑Untuk pemusnahan psikotropika-narkotika, harus ada APA, petugas apotek, dan wakil
dari dinkes kabupaten/kotaberita acara pemusnahan narkotika memuat nama(jenis, sifat
dan jumlah), keterangan(tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan) serta
cara pemusnahan
❑Dibuat rangkap 3 dan harus dikirim kepada balai BPOM dan dinkes provinsi
 PENGELOLAAN RESEP RESEP YANG DILAYANI
OLEH APOTEK HARUS DISIMPAN
❑Resep yang baru dilayani sebagian harus dibuatkan salinan resep
❑Resep untuk narkotika-psikotropika harus dipisah
❑Resep biasanya dibendel setiap bulan, diurutkan
❑Resep memuat informasi rahasia mengenai kesehatan pasien. Maka harus dirahasiakan dan
hanya diperbolehkan dilihat orang-orang tertentu
❑Resep yang telah disimpan 5 tahun dapat dimusnahkan. Dilakukan oleh apoteker disaksikan
petugas lain dengan cara dibakar atau yang lain yang dibuktikan dengan berita acara
pemusnahan resep (dari tanggal berapa sampai berapa), berita acara rangkap 4