I.

DASAR-DASAR MANAJEMEN

A. PENGERTIAN

Definisi yang paling sederhana, tetapi paling klasik tentang manajemen mengatakan
bahwa manajemen adalah :
 Seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain;
 Seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain;
 Seni dalam tercapainya segala sesuatu pekerjaan melalui orang-orang;
 The art of getting things done through the people.

Definisi tersebut memberi petunjuk bahwa manajemen dapat disoroti dari 4 sudut
pandang:
1. Betapapun berhasilnya para ilmuwan mengembangkan teori tentang manajemen,
penerapan berbagai teori manajemen itu tetap berdasarkan pendekatan situasional.
Artinya penerapan berbagai teori tersebut harus disertai dengan “seni”
menggerakkan orang lain agar mau dan mampu berkarya demi kepentingan
organisasi.
2. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasional dimana terdapat
sekelompok orang yang menduduki berbagai jenjang tingkat kepemimpinan dan
sekelompok orang lain yang tanggung jawab utamanya menyelenggarakan berbagai
kegiatan operasional. Pandangan ini sangat mendasar karena keberhasilan
seseorang yang menduduki jabatan manajerial tidak lagi diukur dari keterampilannya
menyelenggarakan kegiatan operasional, melainkan dari kemahiran dan
kemampuan menggerakkan orang lain dalam organisasi.
3. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemampuan manajerial dan
keterampilan teknis para pelaku organisasi
4. Kedua kelompok utama dalam organisasi, yaitu kelompok manajerial dan kelompok
pelaksana, mempunyai bidang tanggung jawab masing-masing secara konseptual
dapat dipisahkan, tetapi secara operasional menyatu dalam berbagai tindakan nyata
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

B. MANUSIA SEBAGAI TITIK SENTRAL

Titik sentral dari penyelenggaraan seluruh fungsi menajerial, bagaimanapun klasifikasi

fungsi-fungsi tersebut dibuat,- ialah manusia. Artinya, filsafat manajemen, teknik, gaya
dan mekanisme penyelenggaraan berbagai fungsi manajerial tersebut harus bertolak
dari dan tiba pada pengakuan bahwa manusia merupakan unsur terpenting dalam
seluruh proses dan fungsi manajerial.

Administrasi

Manajemen
Kepemimpinan

Pengambilan keputusan
Human relations
Manusia

1
 Dari bagan tersebut menggambarkan bahwa manajemen adalah inti dari Administrasi.
 Ada pandangan bahwa administrasi lebih luas dari manajemen
 Ada pula yang berpendapat bahwa manajemen lebih luas dari administrasi, dimana
pandangan ini akan benar bila administrasi diartikan secara sempit dalam arti
kegiatan ketatausahaan seperti koresponden, surat menyurat, kearsipan dan
sejenisnya.
 Tidak sedikit pula yang berpendapat bhwa administrasi dan manajemen sama
luasnya, sehingga dapat digunakan tanpa mengurangi makna dan hakikat dari
keduanya.

Contoh: Penyelenggaraan administrasi negara Indonesia yang mengandung arti

keseluruhan penyelenggaraan kekuasaan pemerintah negara Indonesia dengan
memanfaatkan dan mendayagunakan segala kemampuan aparatur negara serta
segenap dana dan daya demi terciptanya tujuan nasional dan terlaksananya tugas
Republik Indonesia seperti ditetapkan dalam UUD1945.
Jadi pada hakikatnya administrasi (negara) merupakan suatu sistem. Sistem pada
hakikatnya adalah suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan segala
atributnya yang satu sama lain saling berkaitan, saling ketergantungan, saling
berinteraksi dan saling pengaruh mempengaruhi, sehingga keseluruhannya merupakan
suatu kebulatan yang utuh serta mempunyai peranan dan tujuan tertentu. (SANRI –LAN,
1991)

Bagan tersebut selanjutnya menggambarkan bahwa inti manajemen adalah

kepemimpinan.
Dalam hali ini diartikan dari definisi kepemimpinan sebagai kemampuan mempengaruhi
perilaku orang lain sehingga mereka mau dan ikhlas melakukan sesuatu yang semula
mungkin tidak disenanginya dan akan lebih jelas bila dikaitkan dengan definisi klasik dari
manajemen yang menggambarkan manifestasi yang paling nyata dari manajemen
adalah kepemimpinan.

Selanjutnya bagan tersebut menggambarkan bahwa inti kepemimpinan adalah

pengambilan keputusan.
Gambarannya bahwa keberhasilan seseorang yang menduduki jabatan manajerial
dalam berbagai jenis organisasi sangat tergantung pada kemampuan, kemahiran dan
kecekatannya mengambil keputusan yang obyektif, rasional dan pragmatik untuk mana
ia terikat secara psikologis. Obyektif dan rasional karena didasarkan pada teori
pengambilan keputusan yang sifatnya ilmiah, pragmatis karena disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan organisasi.
Suatu keputusan akan lebih dapat diterima dan lancar dalam penyelenggraannya
apabila para pelaksana sejak awal telah dilibatkan dalam proses pengambilan
keputusan tersebut. Hal ini menggambarkan bahwa gaya yang demokratik dalam proses
pengambilan keputusan akan lebih menjamin keberhasilan pelaksanaannya.
Pendekatan demokratik berarti melakukan pendekatan yang menempatkan manusia
pada posisi sentral, atau dengan perkataan lain menggunakan hubungan manusia atau
human relations. Menggunakan pendekatan hubungan manusia ini menggambarkan
bahwa orientasi utama yang digunakan dalam menjalankan roda organisasi adalah
orientasi yang berpusat pada manusia

C. FASE PERKEMBANGAN ILMU MANAJEMEN

Sebagaimana ilmu-ilmu pengetahuan lainnya, manajemen sebagai suatu disiplin ilmu
dalam perkembangannya telah melalui fase demi fase.
Manajemen sesunggunya telah dikenal sejak dahulu kala ketika manusia melakukan
pengaturan dan pembangunan berskala besar, kita lihat pada hasil pembangunan
seperti Candi Borobudur di Indonsia, Tembok Raksasa di Cina, Taj Mahal di India dan

2
 Piramid di Mesir, merupakan bukti nyata telah adanya konsep manajemen tersebut
sebab tanpa adanya manajemen yang baik tidak mungkin dapat mengerahkan manusia
dalam jumlah ratusan bahkan ribuan dan menggerakkannya secara terorganisir oleh
seorang atau sekelompok pemimpin.
Manajemen sebagi suatu disiplin ilmu yang utuh yang mampu mempelajari cara-cara
pengaturan manusia terhadap manusia lainnya dalam bentuk organisasi, pengaturan
manusia dalam hal pengelolaan tenaga kerja dengan faktor-faktor non manusia (bahan,
peralatan, teknologi dan sebagainya) memang merupakan hal yang baru yang
mengalami fase-fase perkembangannya.
1. Pada abad pertengahan ketika mulai dikenal asuransi, kredit dan pemasaran, yang
kemudian setelah timbulnya revolusi Industri, banyak perubahan dalam berbagai
bidang, maka manajemen pun mencakup cakrawala yang lebih luas, terutama dalam
bidang usaha (businees) Pada waktu itu kalangan manajer pemerintahan dan usaha
serta organisasi-organisasi lainnya masih berpendapat bahwa manajemen itu adalah
seni dan bukan ilmu.
2. Pada awal abad 20, tepatnya pada tahun 1911, muncul Frederick W. Taylor dengan
karyanya “The Principles Of Scientific Management”. Karya Taylor ini diilhami oleh
pengalamannya yang dimulai dari masinis sampai menjadi kepala teknik pada
Midvale Steel Company di Philadelphia – AS.
3. Jika F.W. Taylor dianggap sebagai pencetus manajemen ilmiah modern, maka para
ahli mengakui Henri Fayol sebagai bapak teori manajemen modern. Latar belakang
Henri Fayol adalah insinyur pertambangan lulusan Sekolah Pertambangan Nasional
di St. Etienne – Perancis. Salah satu karyanya yang terkenal sampai sekarang yaitu
‘General Management and Industry”, Fayol menekankan pada pentingnya apa yang
disebut “prevoyance” dari fungsi manajerial yang berarti “memandang ke depan”.
4. Dua sarjana Amerika Harold Koontz dan Cyril O’Donell dalam bukunya “Principles Of
Management” mengatakan bahwa karya Taylor dan Fayol pada hakekatnya saling
melengkapi. Bahwa Taylor mengutamakan karyanya pada tingkat operatif – secara
berjenjang dari bawah keatas, sedang Fayol mengkonsentrasikan pada direktur
pelaksana dan pekerja dari atas ke bawah, hanyalah merupakan refleksi dari karier
masing-masing yang berbeda itu, maka kedua ahli dari Amerika ini menyadari bahwa
masalah pegawai berserta manajemennya pada semua tingkat adalah kunci dari
keberhasilan industri.
Dalam pertumbuhan selanjutnya, manajemen sempat menyatakan sebagai disiplin ilmu
yang utuh dan memandangnya sebagai suatu ilmu yang bebas dan sejajar dengan
bidang-bidang kegiatan bersamaan dengan cabang-cabang ilmu pengetahuan yang
lainnya. Dan bersamaan dengan itu terjadi perkembangan ilmu-ilmu pengetahuan yang
lain sehingga terjalin kerjasama manajemen dengan ilmu-ilmu tersebut yang saling
mengkaitkan diri sehingga terjalinlah interelasi fungsional dan terjadilah pola-pola yang
khas, seperti dalam manajemen ekonomi, manajemen industri, manajemen bidang
pendidikan, manajemen kemeliteran dan sebagainya.

D. PENGERTIAN DAN BATASAN MANAJEMEN

Beberapa ahli yeng telah disebutkan diatas mengemukakan pengertian dan batasan
tentang manajemen secara berbeda-beda, walaupun demikian dari perbedaan tersebut
tersimpul maksud yang sama, bahwa dalam manajemen harus ada perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.
1. Michael H. Mescon, Michael Albert, Franklin Khedouri; Management, Industrial and
Organizational Effectiviveness)
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan
pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber
daya organisasi, untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan

3
 2. F.W. Taylor
Seni manajemen adalah mengetahui dengan tepat hal-hal yang harus dilakukan oleh
orang-orang lain menurut kehendak pimpinan, kemudian melihat apakah orang-
orang itu melaksanakan dengan baik dengan cara yang termurah. Manajemen yang
baik adalah suatu ilmu yang murni yang berdasarkan hukum-hukum, peraturan-
peraturan dan pronsip-prinsip yang tegas dan murah
3. Henry Fayol
Dalam hal ini Fayol menggunakan kata Administration untuk istilah manajemen, yang
mengemukakan bahwa kegiatan administrasi adalah peramalan, perencanaan,
pengorganisasian, komando, koordinasi dan pengawasan
4. Ralp Currier Davis
Manajemen adalah fungsi eksekutif leadership didalam hal apa saja. Manajemen
merupakan kegiatan mental yang bersangkutan dengan perencanaan,
pengorganisasian dan pengawasan kegiatan-kegiatan orang lain dalam usahanya
mencapai tujuan organisasi. Manajemen juga merupakan ilmu pengetahuan yang
terpakai (applied science)
5. Harold Koontz
Manajemen adalah fungsi untuk memperoleh hasil/barang-barang yang dengan
melalui kerja orang-orang (getting things done through people). Bilamana kerjasama
para individu untuk mencapai tujuan bersama diorganisir menjadi suatu kerjasama
formal, maka komponen yang fundamental dan sensial dalam manajemen, dan ini
berlaku untuk segala organisasi dalam berbagai tingkatannya.
Manajemen mempunyai beberapa kualitas dari seni dan menerapkan ilmu
pengetahuan secara sistimatis dalam mencapai tujuan organisasi tersebut, dengan
fungsi-fungsinya adalah perencanaan, pengorganisasian, penentuan pejabat serta
personalia, pengendalian dan pengawasan.
6. G.R. Terry
Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-
tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, yang
dilakukan untuk menentukan serata mencapai sasaran-sasaran yang telah
ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya
lainnya.
7. Feter F. Drucker
Manajemen adalah suatu organ ekonomi yang bersifat khusus di dalam masyarakat
industri dan manajemen adalah organ khusus dalam perusahaan. Manajemen bukan
merupakan ilmu yang eksak, manajemen lebih merupakan praktek dari ilmu
pengetahuan profesi walaupun managing tersebut mempunyai kedua elemen
tersebut.
Managing tidak harus bersifat pasif dan aditif, tetapi managing berarti melakukan
kegiatan untuk mencapai hasil-hasil yang telah direncanakan.
Tugas manejemen adalah mengurus perusahaan, para manajer dan para
pekerjanya termasuk pekerajaan-pekerjaannya. Manajemen harus didasarkan pada
tujuan atau sasaran (management by objectives)

E. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi-fungsi manajemen adalah pemanfaatan seluruh kegiatan dengan memperhatikan
komponen-komponen manusia dan bukan manusia untuk mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan efisien.
Kegiatan yang dimaksud menurut George R. Terry adalah (POAC):
 Perencanaan (Planning)
 Pengorganisasian (Organizing)
 Penggerakan (Actuating)
 Pengawasan (Controlling)

4
 Fungsi manajemen menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel adalah (POSDC) :
 Perencanaan (Planning)
 Pengisian jabatan (Staffing)
 Pengawasan (Controlling)
 Pengorganisasian (Oraganizing)
 Pengarahan (Directing)
Sedang menurut Henry Fayol, fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah (POCCC):
 Perencanaan (Planning)
 Pengorganisasian (Organizing)
 Pemberian Perintah (Commanding)
 Pengkoordinasian (Coordinating)
 Pengawasan (Controlling)

F. UNSUR MANAJEMEN
Komponen atau unsur manajemen yang mendukung tercapainya sasaran organisasi
(6M) yang dapat dibedakan dalam dua kelompok :
1. Komponen Manusia (Men) (Human Factor)
Komponen ini merupakan yang aktif dan menguasai manajemen, dan perlakuan
terhadap komponen ini berlainan dengan perlakuan terhadap komponen lainnya.
2. Komponen bukan Manusia (non Human Factor)
Pada komponen ini terdiri dari :
Bahan-bahan atau material (Materials)
Mesin-mesin (Machines)
Metoda (Methode)
Uang (Money)
Pasar (Markets)
Di dalam hal usaha ini atau penggunaan sarana-sarana di atas akan tergantung kepada
aktivitas darti komponen manusia, walaupun misalnya sekarang dalam era komputer
dan robot beberapa negara telah mengganti beberapa peran manusia dengan peralatan
modern tersebut, namun tetap saja alat-alat tersebut sangat tergantung kepada manusia
untuk pengadaan dan pengendaliannya.

G. MANAJEMEN DALAM ARTI KELOMPOK PIMPINAN

Dengan bertitik tolak dari definisi manajemen sebagi seni memperoleh hasil melalui
orang lain dalam rangka pencapaiam tujuan, manajemen dapat dilihat sebagai kelompok
orang yang menduduki berbagai jenjang dan jabatan kepemimpinan.
Sebagai kelompok pimpinan, tanggung jawab utamanya bukan melaksanakan sendiri
kegiatan operasional, melainkan menyelenggarakan fungsi-fungsi yang memungkinkan
para tenaga pelaksana melaksanakan tugas operasioanlnya secara efisien, efektif,
ekonomis dan produktif. Jadi pada hakikatnya para manajer dalam suatu organisasi
lebih dituntut “human skill” dari pada keterampilan teknis.

Keterampilan manajerial

H.S. M.P. = Manajemen Puncak

M.P. T.S. M.M. =Manajemen Menengah
M.R. = Manajemen Rendah
M.M. H.S. T.S. H.S. = Human Skills
T.S. = Technical Skills
M.R H.S T.S.
TENAGA PELAKSANA T.S.
5
Bagan diatas menunjukkan bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang dalam jenjang
kepemimpinan dalam sauatu organisasi, keterampilan teknis yang dikuasi semakin kurang
relevan dan sebaliknya human skill-nya semakin dominan.

Memahami peranan para manajer sebagai kelompok pimpinan dalam suatu organisasi,
maka bila disorot cara berpikir yang dituntut dari para manajer tersebut, adalah sbb.:

Cara berfikir para manajer

M.P. = Manajer Puncak
M.P. Holistik M.M. = Manajer Menengah
Atomik
M.R. = Manajer Rendah
M.M. Departemental/
Inkrimantal Atomik

Departe-
M.R mental
Atomik
TENAGA PELAKSANA Atomik

Peranan para manajer juga dapat dilihat dari tuntutan kemampuan membuat kerangka
konsptual yang digunakan dalam berfikir dan bertindak.

Kerangka konseptual Sifat pengetahuan yang diperlukan

M.P. Strategik Teknis Generalis

Spesialis

Generalis
M.M. Taktik
Teknis Spesialis

Generalis
M.R Teknis
Operasional Spesialis

TENAGA PELAKSANA Operasional TENAGA PELAKSANA Teknis

Semakin tinggi kedudukan manajerial seseorang dalam hirarki jabatan suatu organisasi,
kerangka konseptual yang dituntut menyangkut hal-hal yang strategik. Sedangkan dari sifat
pengetahuan yang dituntut adalah pengetahuan yang memungkinkan untuk dapat berpikir
sebagai seorang generalis.

6
 II. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A. PERENCANAAN (Planning)
1. Definisi
Perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah
diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan
dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Definisi tersebut mengandung empat pokok pikiran:
 Suatu rencana tidak akan timbul dengan sendirinya, melainkan lahir sebagai
hasil pemikiran yang bersumber pada hasil penelitian yang telah dilakukan
 Para manajer selaku perencana, mutlak memerlukan keberanian dalam
mengambil keputusan dengan segala risikonya.
 Orientasi suatu rencana ialah masa depan, dalam hal ini bukan usaha untuk
meramalkan suatu masa depan secara umum, melainkan menentukan bentuk
dan sifat masa depan yang diinginkan oleh organisasi
 Rencana harus mempunyai makna bahwa apabila rencana tersebut
dilaksanakan, maka akan mempermudah usaha yang akan dilakukan dalam
pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Dalam arti umum perencanaan atau planning adalah suatu proses kegiatan
pengolahan yang dinamis dalam rangka penentuan sasaran (objectives) yang
hendak dicapai, pengalokasian dana dan daya (means, man, money, materials) dan
pewadahannya (organization), penentuan cara dan jalan (methode & system) yang
paling tepat (efektiveness & efficiency) untuk mencapai sasaran, penentuan ruang
dan waktu (time & space), serta penilaian terhadap hasil-hasil usaha dan tindakan
(reporting, recording, evaluation) untuk penentuan langkah dan aktivitas selanjutnya
(review)

2. Penyusunan rencana
Perencanaan disusun dengan cara mencari dan menemukan jawaban terhadap
enam pertanyaan, yaitu (W5H):
 Apa (What)
 Dimana (Where)
 Bilamana (When)
 Bagaimana (How)
 Siapa (Who)
 Mengapa (Why)

a. Pertanyaan “Apa”
3) apa yang akan dikerjakan
4) sumber dana dan daya apa yang dibutuhkan
5) sarana dan prasarana apa yang diperlukan
b. Pertanyaan “Dimana”
Menyangkut penggunaan lokasi tempat berbagai kegiatan akan berlangsung.
Dalam penentuan lokasi ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan:
3) Efisiensi
4) Aksesabilitas
5) Kemudahan penyediaan sarana dan prasarana
6) Tersedia tenaga kerja yang memenuhi persyaratan
 bekerja efisien dan efketif serta produktivitas yang tinggi.

7
 c. Pertanyaan “Bilamana”
Salah satu ciri penting yang perlu dimiliki seorang manager adalah
kamampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan hal-hal
tertentu (sense of timing)
 Intinya terletak pada pandangan tidak boleh ada waktu yang terbuang,
pelaksanaan berbagai kegiatan harus tepat waktu
 Sense of timing berkaitan dengan kemampuan memanfaatkan peluang yang
mungkin timbul  informasi
d. Pertanyaan “Bagaimana”
 Untuk kepentingan operasional, perlu kejelasan tentang teknik-teknik
pelaksanaan tugas untuk dijadikan pegangan para pelaksana
 Untuk kegiatan koordinasi
Hubungan satu satuan kerja dengan satuan kerja lainnya harus bersifat
symbiosis mutualis, yang menggambarkan bahwa yang dikerjakan bersifat
mutually exclusive
e. Pertanyaan “Siapa”
Bentuk, sifat dan jenis jawaban terhadap pertanyaan “siapa” akan sangat
dominan perannya dalam merumuskan suatu rencana yang baik, yaitu apakah
rencana dapat dilaksanakan atau tidak, pada akhirnya sangat tergantung pada
siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut  manajemen sumber daya
manusia
Secara aksiomatik dapat dikatakan bahwa tanpa terjawabnya pertanyaan “siapa”
dengan baik, maka jawaban terhadap semua pertanyaan lain menjadi tidak ada
artinya.
f. Pertanyaan “Mengapa”
 Meyakinkan tentang jawaban terhadap lainnya dalam proses perencanaan
 Melihat dengan lebih teliti apakah dalam rencana yang disusun terdapat
kelemahan atau telah baik.

Selain dengan menggunakan metode menjawab pertanyaan dari W5H, penyusunan

rencana dapat pula menggunakan pendekatan SWOT, yaitu dengan memperhatikan
atau menganalisa faktor internal dan faktor eksternal.
Analisa faktor-faktor internal harus dapat menghasilkan adanya kekuatan (Strength) dan
dapat mengetahui kelemahan (Weakness) yang terdapat dalam organisasi. Sedangkan
analisa terhadap faktor-faktor eksternal harus dapat melihat kesempatan yang terbuka
(Oppurtunity), serta dapat mengetahui tekanan atau tantangan (Treath) yang
kemungkinan harus dihadapi oleh organisasi

FAKTOR FAKTOR
INTERNAL EXTERNAL

ANALISA
SWOT

SASARAN/RENCANA
STRATEGIS

TARGET

RENCANA
OPERASIONAL

8
3. Tahapan perencanaan
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data atau data collecting merupakan suatu aktivitas yang harus
dilakukan dalam proses perencanaan disamping aktivitas penetapan rencana
(plan formulation), antara lain :
 Ketentuan-ketentuan yang telah dipakai sebagai petunjuk umum (guidance)
 Kebijaksanaa dan keputusan-keputusan yang diperlukan,
 Hasil berbagai kegiatan survey dan feasibility study
 Data, bahan-bahan, dan informasi lainnya yang diperlukan

b. Plan formulation
 Penyaringan, klasifikasi, analisa dan pengolahan data, bahan , informasi dan
ketentuan-ketentuan yang telah tersedia
 Penegasan sasaran (tujuan, sasaran pokok, sasaran antara)
 Penentuan sarana, pengorganisasian, pengelompokan dan pengaturannya
 Cara dan jalan yang akan ditempuh
 Ruang dan waktu yang diperlukan
 Tindakan-tindakan pengamanan yang perlu diambil

4. Ciri-ciri rencana yang baik

a. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi
b. Perencana sungguh-sungguh memehami hakikat tujuan yang ingin dicapai
c. Pemenuhan persyaratan keahlian teknis
d. Rencana harus diserti dengan suatu rincian yang cermat
e. Keterkaitan yang jelas antara rencana dengan pelaksanaan
f. Kesederhanaan
g. Fleksibilitas
h. Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko
i. Rencana yang pragmatik
j. Rencana sebagai instrumen peramalan masa depan

5. Perencanaan sebagai pengambilan keputusan

Sesungguhnya merencanakan berarti melakukan usaha tertentu secara sadar dan
sistematik untuk mengatasi suatu keadaan yang apabila tidak diatasi akan dapat
menimbulkan masalah bagi organisasi. Meningkatkan kemahiran menyusun rencana
dapat diidentikkan dengan meningkatkan kemampuan mengambil keputusan

M.P. K.S. K.O M.P. = Manajer Puncak

M.M. = Manajer Menengah
M.R. = Manajer Rendah
M.M. K.T. K.O K.S. = Keputusan Strategik
K.T. = Keputusan Teknis
K.O. = Keputusan Operasional

M.R. K.T. K.O

9
 6. Perencanaan produksi
 Penentuan jumlah produk yang dibutuhkan pada jangka waktu tertentu
 Penekanan pada kondisi pembiayaan (costing, financing, budgetting)
 Pemenuhan persyaratan kualitas dan kuantitas
 Harus berorientasi kepada pasar/konsumen
 Harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain :
 kapasitas produksi
 keahlian dan keterampilan tenaga kerja
 stabilitas kapasitas produksi, kaitan tingkat keterampilan tenaga kerja dan
juga ketersediaan mesin produksi

7. Programming
Dalam banyak hal rencana tersebut telah terbagi dalam beberapa program yang
mempunyai ruang lingkup lebih sempit, sasarannya lebih dekat karena proporsinya
lebih kecil.
 Ruang lingkupnya merupakan bagian dari ruang lingkup perencanaan
 Sasarannya lebih dekat, karena bukan merupakan sasaran umum sebagai yang
telah ditetapkan dalam rencana,
Misalnya dalam hal pembuatan mobil, dalam salah satau program hanya
disebutkan untuk membuat baut-baut saja

B. PENGORGANISASIAN (Organizing)
1. Pengertian organisasi
Definisi sederhana pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan
orang-orang, alat-alat, tugas-tugas serta wewenag dan tanggung jawab sedemikian
rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagi suatu
kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Istilah organizing (pengorganisasian) berasal dari kata organism yang berarti
menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian
rupa sehingga hubungan bagian-bagian itu satu dengan yang lainnya dipersatukan
oleh hubungan mereka dengan keseluruhan bagian.

2. Karakteristik organisasi
a. Adanya kesatuan komando/pimpinan (unity of command) dan keserasian kerja
dengan bawahannya
b. Dalam keadaan seimbang, dalam arti bahwa tiap bagian atau komponen
organisasi berusaha sepenuhnya bagi peningkatan/pengembangan dirinya untuk
mencapai tujuan organisasi, dengan tetap berada pada batas ruang lingkup
bidang kerjanya
c. Stabil, dalam arti bahwa penempatan petugas terarah pada kepentingan
organisasi dan tujuan organisasi, tidak pada perorangan semata.
d. Fleksibel, dalam arti mampu menghadapi dan mengatasi perubahan keadaan
dengan cepat dan tepat.

3. Structuring
Pada hakekatnya struktur organisasi itu adalah desain dari penuangan pembagian
fungsi-fungsi pelimpahan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja
antara yang satu dengan yang lainnya.

10
 a. Division
The work atau pekerjaan atau kegiatan-kegiatan ditetapkan berdasar
perencanaan yang telah ditetapkan.
Pekerjaan ini harus diurai dan dapat diserahkan kepada kelompok/ bagian
organisasi dan akhirnya kepada individu dengan memperhatikan keterampilan,
pengalaman dan kemampuan tenaka kerja
b. Combination
Meliputi pengelompokan kembali dari aktivitas yang telah diurai atau dibagi-bagi
tadi agar dapat dilaksanakan secara efektif ditinjau dari ketersediaan tenaga
kerja.
c. Tempat kerja
Merupakan faktor fisik yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas
tersebut dan harus dimasukan dan dirinci bagi masing-masing bagian, kelompok
kerja maupun individu, meliputi lokal tempat kerja, material, peralatan,
penerangan, alat tulis kantor
d. Wewenang atau authority
Hubungan antara unit yang satu dengan unit lainnya dan hubungan organisatoris
antara petugas yang satu dengan petugas lainnya biasanya dinyatakan dalam
“wewenang atau authority” yang merupakan masalah pokok dalam organisasi

4. Staffing (pembagian kerja, penempatan pekerja)

Dalam suatu organisasi perusahaan, akan dijumpai berapa pembidangan pekerjaan
yang berkaitan baik dengan produksi maupun dengan administrasi organisasi
dengan tujuan untuk membantu pimpinan perusahaan (manajer) menjalankan roda
organisasi
a. Pembagian pekerjaan dan penyaringan tenaga kerja yang tepat
Pembagian pekerjaan sesuai dengan program perusahaan harus rasional
Menempatkan seseorang berdasarkan seleksi yang tepat dan teliti, sesuai
dengan skill dan pengalamannya
b. Penyesuaian ruang kerja
Pemberian tempat kerja harus mempertimbangkan faktor fisik dan lingkungan
(K3)

2. Bentuk organisasi
Sebenarnya tidak terdapat satu tipe/bentuk organisasi yang sangat cocok untuk
mewadahi semua jenis kegiatan yang harus dilakukan.
Setiap type/bentuk organisasi memunyai kelebihan dan kekurangan tertentu.
Bentuk/tipe organisasi :
a. Organisasi lini
b. Organisasi lini dan staf
c. Organisasi fungsional
d. Organisasi matriks
e. Organisasi panitia

11
 ORGANISASI LINI
DIREKTUR
UTAMA

MANAJER MANAJER
PEMASARAN PRODUKSI

SALESMAN SALESMAN AHLI TUKANG

SALESMAN PERAKIT
MESIN LAS

ORGANISASI LINI DAN STAF DIREKTUR

UTAMA

STAF MANAJER MANAJER

AHLI PERSONALIA KEUANGAN

STAF STAF

MANAJER MANAJER
PEMASARAN PRODUKSI

SALESMAN SALESMAN SALESMAN AHLI TUKANG PERAKIT

MESIN LAS

ORGANISASI FUNGSIONAL
DIREKTUR
UTAMA

DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR

PRODUKSI LITBANG PEMASARAN PENJUALAN ADMINISTRASI

12
 Gambar 1: Bentuk Organisasi

C. PENGGERAKAN (ACTUATING)
1. Pengertian
Penggerakan (actuating) dapat didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara,
teknik dan metoda untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas
bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien,
efektif dan ekonomis
Fungsi penggerakan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting tetapi
sekali gus yang paling sulit karena secara langsung berkaitan dengan manusia
dengan segala jenis kepentingan dan kebutuhannya (manusia sebagai titik sentral
dalam organisasi)

2. Beberapa pendapat mengenai penggerakan (actuating)

a. Henri Fayol, dalam karyanya yang monumental “General and Industrial
Administration” menggunakan istilah “commanding”. Dalam hal ini Fayol
nampaknya berpendapat bahwa cara terbaik untuk menggerakkan para anggota
organisasi adalah dengan cara pemberian komando, dan tanggung jawab utama
para bawahan terletak pada pelaksana perintah yang diberikan.
b. Luther Gullick, dalam karyana “Papers on Science of Administration”
menggunakan istilah “directing”, yang mengandung arti pemberian petunjuk dan
penentuan arah yang harus ditempuh oleh para pelaksana kegiatan operasional.
c. Harold Knotz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya “Principles of Management”
juga menggunakan istilah yang sama untuk fungsi penggerakan ini.
d. George R. Terry, dalam bukunya “Principles of Management” menggunakan
istilah “actuating”, yang menunjukkan persepsi yang lebih lunak bila
dibandingkan dengan istilah “commanding” dan “directing”
e. John F. Mee, menggunakan istilah “motivating” utntuk menggambarkan cara
penggerakan bawahan yang dipandangnya paling tepat

3. Human Relations
Timbulnya gerakan manajemen ilmiah oleh F.W. Taylor terutama dengan apa yang
disebut “time and motion study” yang diterapkan pada proses produksi. Dan inti
ajaran ini ialah bahwa demi efisiensi kerja, waktu tidak boleh dibuang-buang dan
agar waktu tidak terbuang, gerak-gerik pekerja harus sedemikian rupa sehingga
tidak ada waktu yang tidak dimanfaatkan secara maksimal. Orientasi efisiensi ini
akan menjadi salah kalau berakibat pada pengabaian unsur manusia, dan sikap ini
tidak dapat dipertanggungjawabkan baik secara ilmiah maupun secara moral
Perkembangan teori manajemen selanjutnya menunjukkan bahwa agar para
bawahan dapat digerakkan secara efektif, kondisi kerja yang bersifat teknis fisik,
meskipun tetap harus diperhatikan dan dibarengi dengan pertimbangan-
pertimbangan lain terutama menonjolkan pentingnya pengakuan atas harkat
martabat manusia dalam organisasi.

Prinsip pokok human relations:

a. Sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu para anggota
organisasi yang bersangkutan
b. Suasana kerja yang menyenangkan
c. Hubungan kerja yang serasi
d. Tidak memperlakukan bawahan sebagai mesin
e. Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal
f. Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan
g. Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi

13
 h. Tersedianya sarana dan prasarana kerja yang memadai
i. Penempatan tenaga kerja yang tepat
j. Imbalan yang setimpal dengan jasa yang diberikan
4. Motivasi
Bertitik tolak dari teori Maslow ini, para manajer dalam organisasi – terutama
manajer puncak – harus selalu berusaha untuk memuaskan berbagai jenis
kebutuhan bawahannya, sehingga dapat meyakinkan bawahannya bahwa dengan
tercapainya tujuan organisasi, maka tujuan pribadi dari para bawahannya itupun
akan ikut tercapai juga. Dengan demikian dalam diri para pelaksana terdapat
keyakinan bahwa ada sinkronisasi antara tujuan pribadinya dengan tujuan organisasi
sebagai keseluruhan.
Kegagalan memberi keyakinan  bertindak/berperilaku negatif, melakukan sesuatu
hanya untuk kepentingan pribadi, labor turn over.
Penjabarannya menggunakan tiga variabel, yaitu :
 Daya tarik, yaitu pandangan seseorang tentang kemungkinan memperoleh hasil
atau imbalan apabila yang bersangkutan telah melakukan tugasnya dengan baik.
 Kaitan antara prestasi kerja dengan imbalan, yaitu menyangkut pandangan
tentang sejauh mana prestasi kerja tertentu berakibat pada meningkatnya
imbalan yang akan diterima.
 Kaitan antara usaha dan prestasi kerja, ialah anggapan bahwa semakin besar
upaya yang dikerahkan oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya, akan
semakin tinggi prestasi yang dicapainya.

5. Teori Maslow:
Menurut Abraham H. Maslow yang melahirkan teori motivasi yang kemudian
dituangkan dalam bukunya berjudul “Motivation and Personality”, bahwa kebutuhan
manusia itu mengandung unsur beringkat, atau memiliki hirarki dari kebutuhan yang
terendah sampai yang prioritas tinggi. Hirarki kebutuhan tersebut sangat dipengaruhi
oleh status yang telah dipunyai seseorang;
Aktualisasi Diri

Penghargaan

Sosial

Rasa Aman

Fisiologik Hirarki kebutuhan manusia menurut Maslow

a. Kebutuhan fisik (fisiologis) adalah kebutuhan pokok manusia, seperti kebutuhan

yang berhubungan dengan biologis, seperti pangan (makanan, minuman),
sandang (pakaian) dan papan (rumah, tempat tinggal/berteduh). Kebutuhan ini
dipandang sebagai kebutuhan yang paling mendasar dan berkaitan dengan
pemuasan kebutuhan manusia sebagai insan ekonomi. Meningkatnya
kemampuan atau status seseorang cenderung untuk berusaha meningkatkan
pemuasan kebutuhannya dengan pergeseran pendekatan dari kuantitatif ke
kualitatif.
b. Rasa aman, adalah kebutuhan yang harus dilihat dalam arti yang luas, tidak
hanya dalam arti keamanan fisik, tetapi juga keamanan psikologis dan perlakuan
adil dalam pekerjaan atau jabatan seseorang.

14
 c. Kebutuhan sosial, berupa kebutuhan untuk berinteraksi atau bergaul dalam
masyarakat yang berupa memberi dan menerima rasa cinta kasih, rasa diterima
dalam kelompok, rasa saling membutuhkan dan dibutuhkan, rasa berteman atau
bekerja sama.
d. Kebutuhan penghargaan (harga diri), berupa pengakuan atas keberadaan dan
statusnya oleh orang lain, pemilikan kebebasan, prestasi serta kekuatan/
kewenangan.
e. Aktualisasi diri, yaitu kebutuhan untuk menunjukkan kepribadian seseorang yang
memiliki kepribadian khusus, dengan mengembangkan seluruh potensi yang
dimilikinya. Keinginan seseorang untuk menghasilkan sesuatu yang dapat diakui
oleh umum.

Bertitik tolak dari teori Maslow ini, maka para manajer – terutama manajer puncak –
harus selalu berusaha memuaskan berbagai jenis kebutuhan bawahannya, sehingga
dapat lebih meyakinkan para bawahannya bahwa dengan tercapainya tujuan
organisasi, tujuan-tujuan pribadi para pegawai itupun akan ikut tercapai pula.

D. PENGAWASAN (CONTROLING)
1. Definisi
Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna
lebih menjamin terlaksananya semua pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya

2. Proses dasar pengawasan

a. Penentuan standar hasil kerja
Penentuan standar hasil pekerjaan merupakan hal yang amat penting, karena
terhadap standar itulah hasil pekrjaan dihadapkan dan diuji. Tanpa adanya
standar yang ditetapkan secara rasional dan obyektif, maka manajer dan para
pelaksana tidak akan mempunyai kriteria pembanding hasil pekerjaan, apakah
telah memenuhi tuntutan rencana atau tidak.
Standar hasil kerja tersebut bisa bersifat fisik atau kadang-kadang bersifat
psikologis meskipun hal yang terakhir ini sulit menentukan standarnya
b. Pengukuran hasil pekerjaan
Pengawasan ditujukan kepada seluruh kegiatan yang sedang berlangsung,
sehingga sering tidak mudah melakukan pengukuran hasil kerja para anggota
organisasi secara final atau tuntas. Namun pengukuran yang bersifat teknis dan
hasilnya juga dapat dilihat /konkret akan mudah diselesaikan, misalnya dalam
rencana ditetapkan bahwa untuk menyelesaikan produk tertentu diperlukan
sekian orang, dengan biaya tertentu dan diselesaikan dalam waktu sekian lama
dengan jumlah produk yang telah ditentukan.
c. Koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi
Tindakan korektif terhadap gejala penyimpangan, penyelewengan dan
pemborosan harus segera diambil, meskipun ada yang bersifat sementara.
Misalnya, apabila menurut pengamatan selesainya suatu prose produksi tertentu
akan lebih lama dibandingkan dengan standar waktu yang telah ditetapkan,
manajer penanggung jawab kegiatan harus dapat mengambil tindakan segera,
antara lain dengan menambah jumlah tenaga, memperbaiki mekanisme kerja,
dan sebagainya.

3. Sasaran dan instrumen pengawasan

15
a. Pengawasan harus bersifat komprehensif dalam arti bahwa tidak ada satupun
segi pelaksanaan kegiatan operasional yang boleh luput dari sasaran dan
cakupan pengawasan
b. Instrumen pengawasan diperlukan untuk terselenggaranya pengawasan dengan
efektif, yaitu terdiri dari :
1) standar hasil,
Instrumen ini sangat fundamental, karena terhadap standar itulah
penyelenggaraan berbagai kegiatan dibandingkan. Kondisi ideal apabila
manajer dapat langsung mengamati segala sesuatu yang terjadi dalam
organisasi dan dapat segera mengambil tindakan korektif bila terjadi
penyimpangan atau kesalahan. Namun untuk organisasi besar hal ini tidak
mungkin, karena dilihat dari rentang kendali saja hal ini jelas tidak mungkin
dilakukan.
Hanya disini seorang manajer harus dapat menentukan titik-titik strategis
mana yang paerlu diawasi secara langsung sedangkan lainnya dapat
diserahkan kepada manajer lain dibawahnya.
2) anggaran,
Anggaran adalah suatu rencana kerja yang dinyatakan dalam uang, yaitu
dengan mengecek apakah anggaran yang telah disediakan digunakan
sebagaimana mestinya. Dan untuk itu seorang manajer perlu mengetahui
jenis-jenis angaran yang digunakan dalam organisasi yang dipimpinnya, baik
yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran maupun yang dimaksudkan
untuk kepentingan lain seperti untuk investasi, anggaran tunai dan
sebagainya.
3) data statistik,
Analisa statistik dari berbagai segi operasional suatu organisasi marupakan
alat pengawasan yang sangat penting bagi manajemen. Dalam hubungan ibi
perlu ditekankan bahwa data statistik tersebut harus terolah sedemikain rupa
sehingga merupakan informasi yang mempunyai arti bagi para manajer.
4) laporan,
Jika seorang manajer menggunakan laporan sebagai instrumen
pengawasan, manajer tersebut melakakukan pengawasan jarak jauh dalam
arti membaca laporan tertulis atau menerima laporan lisan.
Agar dapat berfungsi sebagai instrumen laporan hendaknya memenuhi
beberapa persyaratan diantaranya :
Laporan dibuat dalam format tertentu
Laporan disusun secara lengkap.
Laporan disusun dalam bahasa yang sesuai dengan tingkat pendidikan,
daya kognitif dan daya nalar penerima laporan
Laporan disampaikan tepat waktu
Laporan harus bersifat faktual
5) auditing,
Salah satu instrumen pengawasan yang banyak digunakan dewasa ini
adalah audit, yang merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditujukan
pada berbagai segi operasional dari organisasi. Auditing dapat ditujukan
kepada bidang kepegawaian, bidang logistik dan bidang finansial dan yang
paling dikenal umum adalah di bidang finansial.
6) observasi langsung.
Disamping instrumen diatas yang digunakan seorang manajer yang juga
selaku pengawas dalam melakukan pengawasan, masih diperlukan obsevasi
langsung yang memiliki beberapa segi positif diantaranya :

16
 Para manajer dapat melihat langsung palaksanaan kegiatan operasional
yang diselenggarakan oleh para bawahannya.
Dari sisi psikologis para bawahannya merasa diperhatikan, dengan
demikian para manajer menempatkan manusia sebagai titik sentral dalam
seluruh proses pengawasan yang manfaatnya akan jauh lebih besar dari
teknik dan instrumen pengawasan lainnya.
4. Review
 Kesalahan yang sangat fundamental adalah apabila terbukti rencana yang salah,
dan atas kesalahan ini mungkin review masih dapat dilaksanakan dengan
melakukan langkah-langkah perbaikan rencana, atau tidak memungkinkan sama
sekali sehingga dapat mengakibatkan keharusan untuk menghentikan pekerjaan
sama sekali sampai dapat ditemukan pemecahan baru (overallreview)
 Kesalahan mungkin terdapat pada program, dan dalam hal ini mungkin masih
ada yang dapat diperbaiki (review)
 Kesalahan terletak pada kesalahan atau kekeliruan operasional, dan dalam hal
ini letak kesalahan atau kekeliruan perlu ditinjau masalah demi masalah (case by
case)

5. Rentang Kendali
Merupakan hal yang sangat sukar dan bahkan tidak mungkin untuk menentukan
secara aksiomatik jumlah orang yang dapat diawasi oleh seorang manajer secara
efektif dalam melakasanakan semua jenis kegiatan di semua jenis organisasi, dan
yang jelas kemampuan seorang manajer dalam melakukan pengawasan selalu
terbatas.
Rentang kendali (span of control) juga sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor kondisi
dan situasi pekerjaan (sifat “rutinitas”, kualitas pekerjaan), kondisi karyawan
bawahan (tingkat pendidikan dan pelatihan) dan kondisi manajer (keterampilan
manajerial).
Macam-macam hubungan rentang kendali:
a. Hubungan tunggal, yaitu hubungan yang terjadi antara manajer dengan
karyawan secara individual;
b. Hubungan kelompok, yaitu hubungan yang terjadi antara seorang manajer
dengan setiap kemungkinan kombinasi kelompok para karyawan bawahan;
c. Hubungan silang, adalah hubungan antara sesama pejabat bawahan satu sama
lain;
d. Hubungan total, yaitu jumlah hubungan yang terjadi antar seorang manajer
dengan karyawan bawahan, baik secara hubungan tunggal, hubungan kelompok,
dan hubungan silang;

17
18