STANDARD OPERASIONAL PROCEDURE

No.
Invoice Opname atas Account
Judul Dokume 001/SOP-GBU/V/2021
Receivable
n
Tanggal Tanggal 1 – 3
28 Mei 2021 30 Mei 2021 Revisi 00 Halaman
Dibuat Berlaku Halaman

Dibuat Oleh Manager Finance Disetujui Oleh Direktur Operasional

1.0 TUJUAN

Untuk memberikan metode dan tanggung jawab dalam pelaksanaan pemeriksaan fisik
invoice (Invoice Opname) berupa dokumen fisik Invoice. Surat pengiriman barang, Credit Note, Debit
Note, Faktur Pajak atas piutang dan memastikan kesesuaian dan kebernaran semua dokumen
dengan pencatatan dan proses dijalankan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan proses pemeriksaan fisik Invoice (Invoice Opname) Piutang yang
berlaku bagi departemen accounting & Finance.

3.0 DEFINISI

i. Invoice merupakan dokumen yang berisi informasi transaksi penjualan kredit kepada
customer dengan detail informasi berupa tanggal dan no invoice, nama alamat
customer, Nama barang unit, kuantitas, harga barang per unit, total nominal
penjualan, potongan penjualan dan PPN serta tanda tangan yang berwenang pada
Invoice
ii. Surat Pengiriman Barang atau Surat Jalan (SJ) merupakan dokumen yang berisi
informasi pengiriman barang yang dijual secara kredit kepada customer dengan
detail informasi berupa tanggal dan no SJ, no sales order, nama alamat customer,
Nama Barang, unit, kuantitas, total kuantitas barang, nama pengirim, nama
penerima
iii. Credit Note (CN) merupakan nota kredit yang diterbitkan karena ada retur penjualan
dengan detail informasi sama dengan invoice
iv. Debit Note (DN) merupakan nota debit yang dikeluarkan oleh customer karena ada
pengiriman barang, yang menjadi dasar dalam pembuatan credit note perusahaan
 v. Faktur Pajak merupakan dokumen pajak yang diterbitkan oleh kantor pajak sebagai
pungutan pertambahan nilai sebagai mana perusahaan dikukuhkan sebagai
pengusaha kena pajak
vi. Daftar Penagihan Piutang (DPP) merupakan daftar yang berisi nama customer,
nomor invoice dan sejumlah piutang outstanding yang sudah jatuh tempo, yang
digunakan untuk menagihkan piutang yang belum dibayar atau dilunasi
vii. Tanda Terima Tagihan (TTT) merupakan tanda terima dari customer atas invoice asli
yang sudah diserahkan ke customer untuk dilakukan penjadwalan pembayaran pada
saat jatuh tempo

4.0 ACUAN

i. Peraturan perusahaan mengenai kebijakan dalam pencatatan dan pengelolaan

5.0 DOKUMEN

i. Lembar kertas kerja

ii. Berita Acara Invoice Opname
iii. Invoice, SJ, CN, TTT dan DPP dari bagian AR

6.0 RINCIAN PROSEDUR

No. Aktivitas Tanggung Jawab

6.1.1 Invoice Opname dilakukan minimal 1 bulan sekali
6.1.2 Pelaksana Opname dari bagian accounting yang
ditunjuk, didampingi oleh salah satu staff IT dan
bagian AR
6.1.3 Menyiapkan lembar kertas kerja, melakukan cut off.
Mencetak dokumen sebagai berikut: Pelaksana IO
 Daftar invoice berdasarkan urutan nomor
invoice
 Daftar invoice berdasar nama customer
 Detail Aging AR berdasarkan nama customer

6.1.4 Menyiapkan semua bukti transaksi dan bukti

pendukung serta dokumen yang terkait yang diminta Account Receivable
oleh pelaksana IO
6.1.5 Memeriksa dan memastikan invoice yang tercetak
berurutan dan tidak ada nomor invoice yang terlewat
 Apabila ada nomor invoice yang hilang atau
tidak berurutan, diminta klarifikasi ke Billing
Pelaksana IO
atau IT
 Apabila ada Invoice dibatalakan, dipastikan
ada credit note dan penjelasan dasar
pembatalan invoice dan persetujuannya
6.1.6 Melakukan pemeriksaan di bagian AR dengan Pelaksana IO
mencocokkan daftar invoice dengan
 Fisik Invoice outstanding lembar 1 & 2
 Fisik Surat Jalan (SJ) lembar 1 & 2
 Fisik Credit Note (CN) lembar ke 1 & 2 (bila
ada)
  Fisik Debit Note dari customer (bila ada)
 Fisik Tanda Terima Tagihan (TTT) asli (Apabila
Invoice lembar 1, SJ lembar 1 dan CN lembar
1 sudah diserahkan ke Customer & TTT harus
dilampiri lembar ke 2 semua dokumen
terkait)
6.1.7 Pemeriksaan dan pencocokan antara daftar dengan
invoice, SJ, CN dan TTT. Detail informasi dalam
dokumen harus sama dan sesuai berupa:
 Nama & Alamat Customer Pelaksana IO
 No SJ, No Invoice & No Faktur Pajak
 Nama Barang, jenis, unit, kuantiti, harga per
unit, total nominal barang dan pajak
6.1.8 Memeriksa rentang waktu tanggal invoice dengan
Pelaksana IO
tanggal TTT dan jadwal bayar customer
6.1.9 Memeriksa Aging AR dan pola bayar customer,
terutama pada piutang outstanding diatas 60 hari Pelaksana IO
dan nominal besar
6.1.10 Memeriksa data histori system terkait pembukuan
Pelaksana IO
blokir pengitiman barang dan persetujuannya
6.1.11 Mencatat semua temuan pelaksanaan Invoice
opname dalam Lembar kertas kerja dan foto copy Pelaksana IO
dokumen sebagai lampiran
6.1.12 Membuat berita acara rangkap 3 sesuai temuan
dalam lembar kertas kerja dan menanda tangani Pelaksana IO
Berita acara invoice opname
6.1.13 Menandatangani berita acara invoice opname
sebagai pernyataan bahwa temuan dalam berita Account Receivable
acara memang benar
6.1.14 Menyerahkan berita acara Invoice Opname yang
sudah ditanda tangani pelaksana IO dan AR
 Lembar ke 1 Berita acara invoice opname dan
lampiran dokumen terkait ke Manager
Pelaksana IO
Accounting Finance
 Lembar ke 2 Berita acara invoice opname dan
lampiran dokumen terkait ke bagian AR
 Lembar ke 3 arsip