STANDARD OPERATING PROSEDUR

Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

DASAR PEMIKIRAN

1. Undang – undang ketenagakerjaan Indonesia mengatur setiap hak dan kewajiban

perusahaan dan karyawan di dalamnya. Undang – undang tersebut dimaksudkan untuk
menjebatani pihak – pihak yang bersangkutan sehingga semua terasa adil termasuk jam
kerja karyawan.
2. Jam Kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan atau
malam hari. Undang – undang ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003, khususnya pasal 77
sampai dengan pasal 85 di dalamnya, mengatur hal jam kerja ini bagi para pekerja di sector
swasta

TUJUAN

1. Memberikan aturan-aturan yang jelas mengenai tata cara pelaksanaan absensi karyawan PT.
GUNA BAKTI USAHA
2. Mempermudah proses control absensi karyawan PT. GUNA BAKTI USAHA
3. MEmberikan informasi yang jelas mengenai total jam kerja karyawan PT .GUNA BAKTI
USAHA

DEFINISI

1. Jam kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan atau
malam hari, di dalam dan atau di luar lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA. Jam berakhirnya
pekerjaan tidak baku untuk semua pekerja sesuai dengan tanggung jawab masing-masing
bagian.
a. Bekerja di dalam lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA adalah kegiatan untuk melakukan
pekerjaan yang dilaksanakan di dalam area atau lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA
b. Bekerja di luar lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA adalah kegiatan untuk melakukan
pekerjaan yang dilaksanakan di luar area atau lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA, contoh
di rumah dengan informasi dan prosedur yang berlaku di PT. GUNA BAKTI USAHA
2. Waktu istirahat adalah waktu yang digunakan untuk beristirahat baik di dalam maupun di
luar lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA, dimulai sejak waktu istirahat dimulai hingga selesai
dilaksanakan. Kegiatan ini tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.
a. Beristirahat di dalam lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA adalah kegiatan di dalam lokasi
PT. GUNA BAKTI USAHA untuk beristirahat dari bekerja dan atau tidak dapat
dilakukan bersamaan dengan bekerja. Contoh: Bermain game , billyard, ping-pong,
makan, menonton dan hal – hal lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal

 STANDARD OPERATING PROSEDUR
Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

b. Berisitirahat di luar lokasi PT GUNA BAKTI USAHA adalah kegiatan istirahat dari
bekerja yang dilakukan di luar area/ lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA
c. Cakupan waktu mulai istirahat pada pendataan absensi tertulis adalah istirahat pada
pukul:
i. Shift 1 : 08.30 – 09.30
: 11.30 – 13.00
ii. Shift 2 : 18.00 – 19.00
: 23.00 – 04.00

Jika karyawan mengambil waktu istirahat di luar dari cakupan waktu tersebut, maka
diwajibkan menggunakan proses ijin pribadi.

3. Dinas luar adalah kegiatan yang dilakukan untuk bekerja di luar lokasi sesuai prosedur yang
berlaku di PT. GUNA BAKTI USAHA
4. Ijin pribadi adalah permintaan ijin di saat bekerja untuk keperluan pribadi. Ijin pribadi tidak
diperhitungkan dalam total kerja. Tata cara pelaksanaan sesuai prosedur yang berlaku di
PT. GUNA BAKTI USAHA, dengan harus seiizin dari Kepala Divisi dan atau HRD. Contoh: sakit
tanpa surat dokter, menjemput / mengantar anggota keluarga, menjenguk teman.
5. Total jam kerja adalah:
a. Total jam kerja per hari adalah waktu yang diunakan untuk bekerja di mulai dari jam
masuk hingga pulang bekerja dikurangi dengan waktu yang digunakan untuk
beristirahat dan waktu yang digunakan untuk izin pribadi
b. Total jam kerja per minggu adalah total jam kerja per hari di kalikan jumlah masuk
pada satu minggu berjalan (senin – minggu).
c. Total jam kerja per bulan adalah total jam kerja yang dilakukan dalam bulan yang
sama
6. Jadwal Kerja
a. Sistem kerja 6 Hari Pekerja Harian Lepas
Shift 1
06.30 – 08.30 : Waktu Kerja
08.30 – 09.30 : Istirahat Pertama
09.30 – 11.30 :Waktu Kerja
11.30 – 13.00 : Istirahat
13.00 – 16.00 : Waktu Kerja/selesai
Shift 2
16.00 – 18.00 : Waktu Kerja
18.00 – 19.00 : Istirahat Pertama

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal

 STANDARD OPERATING PROSEDUR
Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

19.00 – 23.00 : Waktu Kerja

23.00 – 04.00 : Istirahat Kedua
04.00 – 06.00 : Waktu Kerja/selesai
Shift 3
23.00 – 00.00 : Waktu Kerja
00.00 – 01.00 : Istirahat
01.00 – 06.00 : Waktu Kerja/selesai
b. Jadwal kerja di atas tidak berlaku untuk Engineering / R&D team, Kepala Difisi, Staff
dan Karyawan yang mendapatkan performance unit dikarenakan tugas dan tanggung
jawab yang tidak bisa dibatasi oleh waktu, maka pendataan mengacu pada
kesepakatan total jam kerja minimal 8 Jam perhari atau 48 Jam perminggu yang
perhitungannya berasal dari total jam kerja pada pendataan absensi tertulis.
c. Di luar ketentuan waktu kerja yang telah ditentukan pada point a, setiap bagian
dapat mengatur jadwal kerja disesuaikan dengan kebutuhan, selama tidak
menyimpang dari Undang – undang ketenagakerjaan yang berlaku dan dengan total
jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan memberitahukan kepada
HRD, untuk dapat dicatat supaya tidak melakukan izin setiap hari. Tanpa
pemberitahuan, HRD akan mengacu kepada jam regular a dengan prosedur yang
berlaku
7. TATA CARA ABSENSI
a. Perhitungan total jam kerja berdasarkan dari data yang tertulis pada absensi
b. Pendataan absensi adalah setiap hari (harian) dengan melakukan kegiatan absensi
minimal 4 kali yaitu (masuk/mulai bekerja, mulai istirahat, selesai istirahat,
pulang/selesai istirahat
i. Memulai untuk mengambil waktu istirahat
ii. Selesai dan istirahat dan siap untuk bekerja Kembali. Absensi selesai dari
istirahat minimal adalah 30 menit sejak absensi istirahat dimulai. Bagi
karyawan yang beristirahat kurang dari 30 menit diwajibkan mengirimkan
email pemberitahuan ke atasan dan HRD pada saat selesai dari istirahat
tersebut dan siap Kembali untuk bekerja.
iii. Pulang/Selesai dari bekerja
b. Pelaksanaan kegiatan absensi
i. Di dalam lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA
a) Pendataan absensi dilakukan dengan menggunakan finger print
b) Mengisi daftar absensi secara tertulis sesuai dengan waktu
kedatangan dan diawasi oleh divisi terkait

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal

 STANDARD OPERATING PROSEDUR
Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

ii. Di luar Lokasi PT. GUNA BAKTI USAHA

a) Karyawan yang bersangkutan diberikan akses atas dasar usulan /
approval dari Atasan untuk keperluan bekerja.
b) Karyawan wajib mengisi formular dan memberikan informasi atas
kegiatan tersebut selambat – lambatnya satu hari setelah kegiatan
dilaksanakan
c) Informasi kegiatan akan secara otomatis terkirim kepada karyawan
yang bersangkutan, atasan dan HRD
d) Jam kerja luar akan menambah total jam kerja dalam satu minggu
berjalan
c. Hal – hal terkait
i. Pengecekan absensi individu:
a) Karyawan dapat mengecek pendataan absensi individu pada hari
berikutnya melalui Sistem Informasi
b) Sistem informasi akan melaporkan apabila ada kesalahan dalam
total jam harian (untuk hari sebelumnya), system informasi akan
memberikan data mingguan untuk perhitungan total jam kerja per
minggu. Laporan kesalahan input data harian dan total jam kerja
mingguan akan terkirim kepada karyawan, sekretaris divisi dan
atasan
c) Kesalahan total jam kerja harian dapat diperbaiki dengan
memberikan informasi waktu yang seharusnya melalui sekretaris
divisi dan diserahkan ke HRD melalui email/print out setiap hari
Senini pukul 13.00 WIB pada minggu berikutnya dengan disertai
approval dari atasan yang bersangkutan dan atasan yang dapat
dipertanggungjawabkan. Batasan perbaikan kesalahan data adalah
pada periode pertama yaitu pertengahan bulan + 2 hari dan pada
periode kedua yaitu + 2 hari pada bulan berikutnya. Di luar
ketentuan diatas, maka kesalahan data tidak dapat diubah dan total
jam kerja harian menjadi (0), dan akan dipotongkan dari cuti pribadi
ii. Apabila total jam kerja per minggu kurang dari waktu yang ditentukan
amaka akan dipotongkan dari cuti pribadi dengan menghitung sesuai dengan
kurangnya jam kerja dalam minggu berjalan tersebut
iii. Pembahasan / rapat untuk masalah dan acara serta kegiatan
Entertainment , tidak termasuk dalam jam kerja. Contoh: Rapat komite,

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal

 STANDARD OPERATING PROSEDUR
Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

pembahasan dan pembuatan acara lomba atau kegiatan lain di luar

pekerjaan
iv. Karyawan diwajibkan melakukan kegiatan absensi sesuai dengan kondisi dan
kenyataan yang ada. Apabila dikemudian hari diketahui adanya
penyimpangan atau ketidakbenaran dalam melakukan kegiatan absesnis,
maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan
v. ID CARD adalah tandan pengenal karyawan selama bekerja di PT. GUNA
BAKTI USAHA dan wajib digunakan selama berada di lokasi Perusahaan,
Batasan wilayah adalah sejak masuk melalui pintu gerbang / pagar. Bentuk
ID CARD disertai foto karyawan, nama, divisi dan ID karyawan
8. TATA CARA PERMOHONAN IJIN DI LUAR ABSENSI
a. Ijin Pribadi
i. Karyawan wajib mengisi formulir dan melengkapi dengan Izin atasan
selambat – lambatnya sebelum kegiatan dilaksanakan. Form dapat
didapatkan dari bagian administrasi
ii. Karyawan wajib memastikan approval dari atasan dan HRD, tanpa approval
maka karyawan dianggap mangkir dan dapat dikenakan sanksi sesuai yang
tertera pada peraturan perusahaan
iii. Izin pribadi akan secara otomatis mengurangi total jam kerja dalam satu
minggu berjalan
b. Dinas Luar
i. Karyawan wajib mengisi formular dan melengkapi dengan izin atasan
selambat – lambatnya 1 jam sebelum kegiatan dilaksanakan. Form dapat
didapatkan pada bagian administrasi.
ii. Karawyawan wajib memastikan approval dari atasan dan HRD
iii. Di luar ketentuan pada point i dan ii maka:
1. HRD tidak dapat membantu proses yang berkaitan apabila ada hal –
hal yang tidak diinginkan terjadi
2. Karyawan dianggap mangkir dan dapat dikenakan sanksi sesuai yang
tertera pada peraturan perusahaan
iv. HRD akan memasukkan jadwal kerja regular selama kegiatan dinas luar
dilaksanakan
v. Selambat – lembatnya 1 minggu sejak perjalanan dinas luar dilakukan,
karyawan terkait dapat melakukan pencocokan jam kerja yang sebenarnya
pada kegiatan dinas luar, dengan disertai bukti maka HRD dapat merubah
jam kerja Karyawan.

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal

 STANDARD OPERATING PROSEDUR
Doc. No :
Prosedur Penerimaan Absensi
Revision :
Effective Date:

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Tanggal: Tanggal Tanggal