1.

Tujuan
Rekruitmen / Permintaan Tenaga Kerja merupakan suatu proses pencarian kandidat dan
penempatan karyawan untuk berbagai jabatan/pekerjaan yang terapat dalam sebuah
perusahaan. Standard Operator Procedure (SOP) bertujuan untuk memberikan panduan
sehingga memastikan ketepatan, kecepatan dan objektivitas dalam proses rekrutmen calon
karyawan.

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur Rekrutmen / Permintaan Tenaga Kerja adalah serangkaian aktivitas
yang dilaksanakan secara berurutan baik untuk karyawan staff maupun untuk karyawan non
staff yang terdiri dari:
a. Sourcing
b. Selection
c. Hiring

3. Ketentuan

Man Power Request

- Setiap User yang meminta karyawan baru, termasuk karyawan kontrak,

harus mengisi Form Permintaan Tenaga Kerja (FPTK) di Organizational
Development (OD).
- FPTK harus diisi lengkap dan ditandatangani oleh User yang meminta,
disetujui oleh DIreksi dan Manager Human Capital (HC)
- Permintaan Tenaga Kerja harus mengacu pada Man Power Planning (MPP)
sesuai perkembangan perusahaan (Struktur, system, kebijakan)
- Pemenuhan kebutuhan tenaga kerja untuk level Manager Up berdasarkan
dengan permintaan General Manager (GM) atau Direksi Langsung.

Proses Sourcing

- Rekrutmen membuka lowongan job posting bedasarkan Man Power

Planning (MPP) dari Organization Developent (OD)
- Job posting dapat dilakukan melalui:
o Media lowongan kerja
o Media Online
o Head Hunter
o Job Fair
o Humas Organisasi / Perusahaan
- Job Posting
o Logo PT Guna Bakti Usaha
o Judul dan tulisan “Dibutuhkan”/”Urgently Required”
o Nama Jabatan
o Persyaratan
o Deskripsi Pekerjaan
 o Lampiran Administratif (Surat lamaran, CV, KTP, Foto Ijazah, refrensi
dan lain-lain)
o Alamat Kantor Pusat
o Batas waktu pengiriman
o Mencantumkan kode jabatan
- Template postingan di media lowongan kerja, materi disusun dan
disesuaikan dengan trend perkembangan iklan lowongan kerja
- Rekrutmen melakukan proses short list kandidat berdasarkan ketentuan
kualifikasi yang berlaku
- Rekrutmen wajib membuat nalasisa efektivitas setiap postingan dan dibuat
laporan tentang jumlah lamaran yang masuk dan yang diproses (dibuat per
postingan). Laporan Analisa efektivitas postingan wajib dikirim ke Manager
HC setiap bulan. Standar template postingan diperbaharui minimal setiap 3
(tiga) bulan berdasarkan hasil nalisa efektivitas. Format laporan berisi:
o Jumlah lamaran masuk per jabatan (dari media lowongan kerja
maupun berkas lamaran yang dikirm ke Head Office)
o Jumlah lamaran shortlist dan non shortlist
o File lamaran shortlist uang diproses dan tidak? Alasan tidak proses?
o File lamaran shortlist diproses yang diterima? Tuliskan nama
kandidat
 Note: Semua File lamaran shortlist yang potensial harus
diproses dan masuk sebagai bank data potensial (direkap)
- Kandidat yang qualified diundang untuk mengikuti proses psikotes, FGD dan
interview.

File Lamaran Kerja

- File lamaran non shortlist dari media lowongan kerja tetap dijadikan
database dan berkas lamaran yang dikirim ke Head Office tetap di simpan
dengan rapi di locker Rekrutmen minimal 6 bulan.
- File lamaran shortlist di simpan per posisi dan jabatan (rekrutmen harus
mempnyai bak data lamaran yang potensial)
- File lamaran kerja yang dikirim ke Head Office tidak diperkenankan disimpan
di lantai atau tercecer pada tempat yang tidak tepat (Rekrutmen
bertanggung jawab atas kerahasiaan data setiap pelamar dan wajib
memperlakukan setiap data pelamar dengan confidential)

Proses Selection

- Semua lamaran kerja yang masuk harus segera diseleksi dengan mengacu
pada ketentuan kualifikasi yang berlaku, jangan sampai terjadi overqualified
ataupun underqualified.

Panggilan Psikotes, FGD dan Interview

- Panggilan Psikotes, FGD dan Interview melalui:

o Telepon paling lambat 1 hari sebelum tanggal psikotes, FGD &
Interview
o E-Mail minimal seminggu sebelum tanggal psikotes, FGD &
Interview
Note: Pemanggilan lewat email dilakukan apabila kandidat tidak bisa dihubungi
melalui telepon

- Jika calon peserta di luar kota dapat diberikan reschedule

- Menanyakan calon kandidat apakah sudah mengenal PT Guna Bakti Usaha
dan main business Perusahaan
- Menjelaskan sumber file lamaran kerja diperoleh dari iklan (media
Online/lowongan kerja dan tanggal)
- Tempat dan waktu (hari, tanggal, jam) serta PIC yang harus ditemui
- Menginformasikan untuk mengisi Form aplikasi lamaran yang dikirimkan
beserta undangan email dan dibawa dengan kelengkapan berkas lainnya
- Menginformasikan nomor telepon kantor yang dapat dihubungi calon
candidat apabila mereka berhalangan hadir, dan menegaskan kepada calon
kandidat apabila mereka berhalangan hadir harap konfirmasi dengan
membalas undangan email

Note:

- Hindari panggilan psikotes, FGD dan interview dengan menitip informasi

kepada keluarga ataupun kerabat calon kandidat
- Tuliskan daftar hadir pemanggilan psikotes, FGD dan interview calon
kandidat
- Pada saat psikotes, FGD dan Interview calon kandidat diminta membawa
fotocopy ijazah dan transkrip nilai dengan cap basah dan dokumen –
dokumen yang belum lengkap seperti: KTP, foto, CV (yang belum
lengkap) dan surat referensi laun yang diperlukan dll
- Pada saat pemanggilan, pasikan calon kandidat hadir pada schedule
yang sudah disepakati dan tidak datang terlambat
- Bila calon kandidat yang dipanggil tidak hadir, rekrutmen wajib
menghubungi Kembali untuk menanyakan alasa nketidakhadiran
- Pada saat pemanggilan kedua, tanyakan kepada calon kandidat apakah
masih berminat atau tidak. Apabila tidak berminat, beri keterangan pada
file lamaran sehingga tidak dipanggil Kembali untuk waktu yang akan
datang

Pelaksanaan Tes

- Kandidat datang tepat waktu (apabila terlambat lebi dari 30 menit dari
waktu yang telah disepakati tidak akan diproses/harus diberik keterangan di
file kandidat alasan keterlambatan)
- Kandidat mengisi Daftar Hadir Peserta Tes
- Kandidat mengumpulkan kelengkapan berkas yang harus dibawa dan
diperilahkan memasuki ruangan tes
- Rekrutmen yang berperan sebagai tester memperkenalkan diri dan
memberikan arahan yang jelas mengenai aturan – aturan dalam
pelaksanaan psikotes, sampai dengan mempersilahkan peserta tes ber do’a
terlebih dahulu sebelum memulai psikotes
- Psikotes dibagi dalam 2 (dua) tahapan: tahapan eliminasi (TIKI, AV, Pauli)
dan tahapan kedua tes inventory (DISC, Papi Kostik, Tes Grafis, Wartegg,
DAP, Baum)
 - Setelah kandidat selesai mengerjaka npsikotes tahapan eliminasi lembar
kerja kandidat langsung diperiksa, dan hasil tes kandidat langsung
diumumkan. Kandidat yang lolos eliminasi lanjut ketahapan tes
selanjutnyasedangkan kandidat yang tidak lolos dipersilahkan meninggalkan
ruangan tes
- Setelah Psikotes ada orses FGD, diikuti kandidat yang lolos tahapan psikotes,
FGD dilakukan untuk melihat bagaimana para kandidat dalam menghadapi
sebuah permasalahan. Ada beberapa aspek yang dinilai dari proses FGD,
serta berkorealsi significant dengan corporate value, antara lain aspek focus
solusi, aspek komunikasi, aspek peduli dan disiplin, bagaimana
memprioritaskan masalah, aspe teamwork serta problem solving
- Pelaksanaan FGD dengan cara memebetuk kandidat menjadi sebuah atau
beberapa kelompok (tergantung total kandidat yang lolos) yang diberikan
sebuah masalah untuk mereka diskusikan Bersama. Rekrutmen menilai
performance semua kandidat yang ikut dalam proses FGD apada Form
Penilaian FGD
- Kandidat yang dinyatakan lolos tahapan psikotes dan FGD akan diundang
Kembali untuk mengikuti proses interview HC

Standar Tes Per Kategori

No. Jenis Tes Non Clerk Staff Senior Staff SPV Manage G Director Promotion
Staff r M
1 Form Aplikasi v v v v v v v V
Lamaran
2 TIKI v v v v v
3 AV v v v v v
4 Pauli v v v v v v
5 DISC v v v v v v v
6 Papi Kostik v v v v v v v
7 Tes Grafis v v v v v v
8 FGD v v v v v v

Keterangan:

- Waktu Pengerjaan Tes Psikologi:

o TIKI
 Berhitung angka : 7 menit
 Menggabungkan angka : 7 menit
 Mencari persamaan : 5 menit
 Abstrak non verbal : 12 menit
o Analogi Verbal (AV) : 10 menit
o Pauli : 60 menit
o DISC : +/- 10 menit
o Papi Kostik : +/- 15 menit
o Tes Grafis
 Wartegg : +/- 10 menit
 DAP : +/- 10 menit
 Baum : +/- 10 menit
o FGD : +/- 30 Menit

Pemeriksa Hasil Psikotes

 - Hasil tes diperiksa setelah semua kandidat menyelasikan semua psikotes tahapan
pertama (TIKI, AV, Pauli)
- Interpretasi hasil psikotes tahapan eliminasi berdasarkan kunci jawaban / standar
yang sudah ada. Standar psikotest tahapan pertama (eliminasi):

No Jenis Tes Non Staff Cler Staff Senior Staff SPV Promotion
k
1 TIKI (IQ) 90 90 90 100 110 ≥ 110
2 AV 10 10 10 10 ≥ 10 ≥ 10
3 Pauli 2000 1500 2000 2500 3000 ≥ 3000
- Intertpretasi hasil tes inventory DISC dan Papi Kostik menggunakan software, dan
interprestasi tes grafis berdasarkan buku panduan interpretasi tes grafis. Semua
hasil interpretasi tes inventory berbentuk dalam sebuah laporan
- Summary hasil psikotes sudah harus dilampirkan pada saat interview dengan
kandidat dan direkap sebagai arsip rekrutmen

Interview

Interview merupakan rangkaian dari prose rekrutmen yang berfungsi untuk mengetahui hal – hal
yang tidak dapat diungkapkan melalui tes psikologis.

Menggali data kandidat dengan mempelajari hal – hal yang:

 Latar belakang keluarga

 Motivasi ingin bergabung
 Pengalaman bekerja sebelumnya
 Anggota organisasi (ormas) tertentu
- Menyangkut pekerjaan yang akan diisi antara lain technical skill dan syarat – syarat dalam
job description.
- Menyangkut dimensi atau kemampuan yang perlu dimiliki oleh kandidat antara lain
knowledge, skill dan attitude kandidat berdasarkan corperate value perusahaan

Note: interview kandidat dari Perusahaan Kompetitor:

- Interview diarahkan untuk melakukan Benchmarking

- Bentuk compensation dan benefit
- Program – program pengembangan / inisiatif
- Bentuk struktur organisasi
- Ketentuan dan peraturan perusahaan dll

Persiapan Interview