KOLEJ VOKASIONAL DATO’ LELA MAHARAJA

71300 REMBAU, NEGERI SEMBILAN

DIPLOMA PENGURUSAN PERNIAGAAN

DBF 4123 – PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

TUGASAN 1 INDIVIDU

Tajuk Tugasan : Penyediaan Dokumen Pengambilan dan

Pemilihan Pekerja

Nama Syarikat : Petrolium Nasional Berhad (Petronas)

Nama Pelajar Muhammad Fakhrul Islam Bin Zainal

No Kad Pengenalan 020610 – 14 – 0157
Nama Pensyarah En. Azzri Bin Kimun
Tarikh Hantar 26 Januari 2022
 SENARAI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

1.0 Pengenalan 2–4

1.1 Definisi dan kepentingan pengambilan dan pemilihan pekerja

1.2 Carta alir pengambilan dan pemilihan kerja

2.0 Maklumat Jawatan Kosong 5–6

2.1 Jawatan Kosong

2.2 Deskripsi kerja

2.3 Spesifikasi kerja

3.0 Dokumen Pengambilan dan Pemilihan Kerja 7 – 12

3.1 Borang Permohonan

3.2 Iklan Jawatan Kosong

3.3 Soalan Temuduga

3.4 Borang Permakahan Temuduga

3.5 Draf Surat Tawaran Kerja

4.0 Penutup 13 – 14

5.0 Rujukan 15

1|Page
1.0 PENGENALAN

1.1 DEFINISI DAN KEPENTINGAN PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN PEKERJA

Pengambilan dan pemilihan pekerja dalam sesebuah organisasi merupakan fungsi yang
amat penting untuk menjamin kejayaan pengurusan sumber manusia. Tanpa strategi
pengambilan dan pemilihan yang baik, organisasi akan mengalami beberapa kesan negatif.
tujuan umum pengambilan dan pemilihan pekerja adalah untuk mencari pekerja yang terbaik
bagi sesuatu jawatan yang bersesuaian (picking the right person for the right job). Di samping
itu pihak pengurusan atasan harus memastikan kuantiti dan kualiti sumber manusia dalam
organisasi dapat menyokong segala misi, matlamat dan strategi organisasi. Atas dasar inilah
pengambilan dan pemilihan pekerja dijalankan dengan teliti dan mengikut prosedur yang telah
ditetapkan.

Pengambilan adalah proses menarik minat seberapa ramai calon untuk memohon
pekerjaan dalam organisasi. Pengambilan pada hari ini semakin mencabar kerana terdapat
ramai calon yang berkelayakan memohon sesuatu kekosongan jawatan. Pada kebiasaannya
proses pengambilan bermula apabila seseorang pengurus mengisi borang khas untuk
memohon pekerja. Ia adalah satu dokumen lengkap yang mengandungi nama jawatan,
jabatan yang memohon, tarikh pekerja diperlukan dan pengesahan daripada pengurus besar
syarikat. Berdasarkan maklumat tersebut, seseorang pengurus sumber manusia akan
merujuk kepada diskripsi tugas untuk mengenal pasti kelayakan yang diperlukan bagi
memenuhi keperluan pengambilan organisasi.

Pemilihan pekerja pula adalah proses mengenal pasti dan memilih pekerja yang terbaik
untuk organisasi. Pemilihan pekerja amat berkait rapat dengan pengambilan kerana kedua-
duanya melibatkan proses menempatkan individu dalam organisasi. Pemilihan pekerja amat
dipengaruhi oleh strategi pengambilan yang digunakan. Ini bermakna strategi pengambilan
yang baik dapat menarik seberapa ramai calon untuk memohon jawatan tersebut dan
pemilihan pekerja dapat dilakukan dengan lebih berkesan. Perbelanjaan dan usaha yang
tinggi dalam pengambilan dapat menghasilkan calon terbaik untuk sesuatu jawatan.
Pemilihan dibuat berdasarkan kepada kumpulan pemohon yang memohon sesuatu jawatan
dan memilih mereka yang paling layak untuk jawatan tersebut.

2|Page
 1.2 CARTA ALIR PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KERJA

Membuat keputusan untuk mengambil

Pekerja baru

Input Maklumat Pemohon

Senarai pendek pemohon yang Menghantar senarai pemohon yang

Layak untuk temuduga layak ke pihak atasan untuk rekod

Menjalankan temuduga

Memilih pemohon yang layak melalui komputer

Senarai pemohon yang Berjaya

Melaksanakan induksi sebaik

sahaja pekerja melaporkana tugas

3|Page
 1. Membuat keputusan untuk mengambil pekerja baru
i. Pihak atasan membuat keputusan bersama bahagian Sumber Manusia untuk
mengambil atau tidak pekerja baharu
ii. Bahagian Sumber Manusia akan menyemak semula sama ada syarikat
tersebut masih memerlukan pekerja atau tidak

2. Input maklumat pemohon

i. Pihak atasan dan sumber manusia akan mengambil dan mengumpul maklumat
pemohon berdasarkan status kelayakan pemohon
ii. Maklumat pemohon dikumpul untuk tujuan temuduga

3. Senarai pendek pemohon yang layak untuk temuduga

i. Bahagian Sumber Manusia akan mengumpulkan dan membentuk satu senarai
pemohon yang berjaya untuk temuduga
ii. Senarai pemohon yang layak untuk temuduga dibuat untuk memudahkan
pihak terlibat untuk penyimakkan pemohon

4. Menghantar senarai pemohon yang layak ke pihak atasan untuk direkod

i. Senarai pemohon yang layak akan direkod dan dihantar ke pihak atasan untuk
tujuan temuduga
ii. Sebelum temuduga dilakukan latak belakang pemohon akan diperiksa oleh
pihak atasan

5. Menjalankan temuduga
i. Pihak atasan yang terlibat dan bahagian Sumber Manusia aka membuat sesi
temuduga dengan pemohon
ii. Soalan – soalan akan ditujukan kepada pemohon untuk menguji pemohon
sama ada mereka layak atau tidak

6. Memilih pemohon yang layak melalui computer

i. Selepas temuduga sudah tamat, Pihak atasan akan memberi markah
kelayakan sama ada mereka layak atau tidak
ii. Bahagian sumber manusia akan memilih mereka berdasarkan markah yang
diberi semasa temuduga dijalankan
iii. Surat tawaran akan diberi kepada pemohon yang layak untuk mengisi borong
dan melaporkan diri

7. Senarai pemohon yang berjaya

i. Bahagian Sumber Manusia membuat senarai pemohon yang Berjaya dan
diedarkan kepada ihak atasan
ii. Dalam masa yang sama akan diedarkan kepada pemohon yang layak agar
mereka dimaklum dan mengisi borang “Offer Letter” untuk menerima posisi
jawatan tersebut

8. Melaksanakan induksi sebaik sahaja pekerja melaporkan tugas

i. Pemohon yang baru sahaja diterima akan dilatih sebaik mungkin untuk
melaksanakan tugas mengikut jawatan yang telah diberi

4|Page
2.0 MAKLUMAT JAWATAN KOSONG

2.1 JAWATAN KOSONG

i. Penolong pengurus
ii. Supervisor ( Penyelia )
iii. Sumber Manusia ( HR )

2.2 DESKRIPSI JAWATAN KERJA

i. Penolong Pengurus

- Mengurus, mengawasi, dan mengawal perjalanan aktiviti syarikat

- Menyelaras keseluruhan operasi memenuhi misi dan visi syarikat
- Megurus hal ehwal pekerja dan hal-hal kebajikan syarikat

ii. Supervisor ( Penyelia )

- Memberi maklumat kepada pihak pengurusan tentang keadaan pekerja

bawahan, atau bertindak sebagai perantara antara pekerja dan pengurusan
- Bertanggungjawab membuat hurian kerja untuk kakitangan bawahan
- Membuat perancangan jangka pendek untuk tugasan yang telah diberikan
oleh pihak atasannya.

iii. Sumber Manusia ( HR )

- Memberi bantuan kepada pekerja yang mempunyai masalah peribadi yang

boleh mempengaruhi prestasi kerja mereka
- Sebagai orang tengah di antara organisasi dan kesatuan sekerja
- Melakukan analisa pekerjaan bagi melakukan keperluan yang spesifik bagi
tugas-tugas individu dalam organisasi
- Orientasi dan melatih pekerja

2.3 SPESIFIKASI JAWATAN YANG DIPERLUKAN

i. Penolong pengurus

- Berkelayakan dengan Ijazah, Diploma, Sijil Tinggi Persekolahan (SPM,

STPM, “A” Level, Pre-U) atau Kelayakan Professional yang diiktiraf
- Warganegara Malaysia
- Berumur 20 tahun keatas
- Mempunyai ciri kepimpinan dan semangat bekerja yang tinggi
- Sihat dari segi fizikal dan mental

ii. Supervisor ( Penyelia )

- Kelayakan setidaknya SPM

- Mempunyai pengetahuan Am
- Kemahiran untuk bersosial yang bagus
- Berumur 19 tahun hingga 25 tahun

5|Page
 iii. Sumber Manusia ( HR )

- Bijak mengatasi pekerja yang bermasalah

- Berkelayakkan setidaknnya SPM, STPM atau mempunyai Sijil tinggi yang
diiktiraf
- Pengalaman bekerja sebagai Sumber Manusia 1 tahun keatas
- Berumur 20 tahun keatas

6|Page
3.0 DOKUMEN PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KERJA

7|Page
 BORANG PERMOHONAN

BORANG
LEKATKAN
GAMBAR PERMOHONAN
BERUKURAN JAWATAN SEBAGAI :
PASSPORT
__________________
(NYATAKAN JAWATAN YANG DIMOHON)

NAMA :___________________________________________
NO K/P :___________________________________________
ALAMAT RUMAH :___________________________________________
POSKOD :___________________________________________
BANGSA :___________________________________________
WARGANEGARA :___________________________________________
BANDAR/NEGERI :___________________________________________
NO TELEFON :___________________________________________
EMEL :___________________________________________
TARIKH LAHIR :___________________________________________
TEMPAT LAHIR :___________________________________________
TARAF PERKAHWINAN :___________________________________________
JANTINA :___________________________________________
KELAYAKAN AKADEMIK :___________________________________________
TAHUN TAMAT PENGAJIAN :___________________________________________

Saya mengaku bahawa maklumat yang diisi adalah benar,

Tandatangan : Tarikh :

_______________ ______________

Tarikh Tutup Permohonan : 28 MARCH 2022

Semua maklumat didalam borang mestilah dilengkapi. Permohonan yang tidak lengkap
atau lewat diterima tidak akan dipertimbangkan. Hanya pemohon yang Berjaya sahaja
akan dihubungi melalui telefon. Jika telefon tidak diangkat, temuduga akan terbatal.

8|Page
 IKLAN JAWATAN KOSONG

9|Page
 SOALAN TEMUDUGA

PENOLONG PENGURUS
1. Pernah bekerja sebagai penolong pengurus? Jika pernah, nyataka pengalaman anda
semasa memegang jawatan tersebut dan berapa lama tempoh pegang jawatan tersebut?
2. Apa yang kamu tahu tentang skop tugas untuk jawatan ini? Terangkan lebih mendalam.
3. Apa yang kamu faham tentang perniagaan Petrolium Nasional Berhad ini?
4. Mengapa kamu inginkan pekerjaan ini dan adakah kami patut untuk mengambil kamu
sebagai pemegang jawatan ini? Nyatakan alasan kukuh.
5. Apakah percapaian profesional terbaik yang anda pernah capai?

SUPERVISOR
1. Adakah kamu mempunyai perwatakkan yang tegas dan mahir dalam berinteraksi dengan
orang bawahan kamu?
2. Apa kelebihan kamu dalam menyadang jawatan perkerjaan ini?
3. Jika ada seorang perkerja yang membuat salah, apakah yang akan kamu lakukan?
4. Beritahu saya tentang masalah yang anda pernah hadapi di tempat kerja. Macam mana
anda selesaikan masalah itu?
5. Apakah pekerjaan yang anda impikan?

HUMAN RESOURCES
1. Apakah kamu mahir dalam pengunaan Microsoft Office? Nyatakan aplikasi MS yang kamu
mahir?
2. Bagaimanakah cara kamu untuk menarik pekerja untuk bekerja di syarikat ini?
3. Adakah kamu mahir dalam pembuatan surat rasmi dan sebagainya?
4. Bagaimana kau tangani tekanan atau situasi dalam keadaan tertekan?

10 | P a g e
 BORANG PENILAIAN TEMUDUGA
PETROLIUM NASIONAL BERHAD

JAWATAN :
NAMA :
UMUR :
TARIKH DITEMUDUGA :

MARKAH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JUMLAH
PENUH MARKAH
Penampilan 10
Kelayakan/Pengalaman 20
Pengetahuan Am 10
Sikap/Perwatakkan 20
Kecerdasan/Kepetahan 20
Minat dalam kerjaya ini 20

Tandatangan Panel :

Nama :
Jawatan :

11 | P a g e
PRIVATE & CONFIDENTAL
PRESENT

Date: 30 March 2022

AMAR HAKIMI BIN MD SOLIMAN WAHIDIR

BLOK B-16-09 SUASANA LUMAYAN CONDOMINIUM,
SRI PERMAISURI,
CHERAS 56000, KL.
014-3573541

Dear Sir/Madam,

HUMAN RESOURCES OFFER LETTER

In reference to the interview conducted, we are pleased to offer you a human resources
position as follows:

Position : Human Resources

Basic salary : RM 9.00 per hour
Start work date : 1st April 2022
Working Location : Petronas Sri Permaisuru, Cheras, Kl

You shall receive the Human Resources Employment Contract with full Terms and Conditions
from a week from the date you start work.

You are required to be vaccinated within three (3) months from the date of joining. If you have
been vaccinated prior to joining or will be completing your vaccination, you are required to
provide a copy of Covid- 19 vaccination digital certificate to the company.

Thank you.

I hereby acknowledge receipt of the above Human Resources Offer Letter. I understand that
I shall need 7 days' notice period of resignation or pay a sum of equivalent should I resign
without notice.

Signature :
Name :
NRIC No :
Date :
Start work date :

12 | P a g e
4.0 PENUTUP
Secara kesimpulannya, setiap organisasi perlu membentuk suatu sistem pengurusan
sumber manusia yang bersesuaian bagi membolehkan organisasi bersaing dalam
persekitaran perniagaan yang amat mencabar pada masa kini. Organisasi-organisasi yang
berjaya berupaya memahami kepentingan membentuk suatu sistem pengurusan sumber
manusia yang efektif. Pada masa kini, organisasi-organisasi di seluruh dunia mula menggaji
pakar-pakar sumber manusia untuk membantu mereka membentuk dan melaksanakan polisi
serta prosedur bagi tujuan mengrekrut, membangun dan mengekalkan para pekerja. Salah
satu daripada fungsi pengurusan sumber manusia adalah memilih dan mengambil pekerja
yang sesuai untuk bekerja di dalam organisasi.

Penyelian yang baik adalah satu keperluan asas untuk kejayaan sesebuah organisasi. Ia
hendaklah ditumpukan kepada pembinaan dan pembangunan sumber manusia. Setiap
penyelia dan pengurus mempunyai tanggungjawab dalam pembinaan itu. Jika ia diabaikan
maka penyelian yang berkesan tidak akan wujud. Di dalam usaha membina dan
membangunkan sumber manusia, penilaian prestasi di sesebuah organisasi adalah menjadi
sesuatu alat keperluan yang asasi. Melalui sistem penilaian prestasi, sesebuah organisasi itu
akan memperolehi maklumat mengenai prestasi seseorang individu dalam pekerjaanya di
samping potensinya untuk menjawat jawatan yang mempunyai tanggungjawab yang lebih
tinggi di masa hadapan. Pertumbuhan dan perkembangan sesebuah organisasi bergantung
kapada pasukan pekerja yang terlatih dan bermotivasi.

Dari ini adalah jelas bahawa terlalu banyak cabaran dan tanggungjawab yang terpaksa
ditanggung oleh Pengurus Sumber Manusia (PSM) dalam melaksanakan tugas sehariannya.
Pelbagai aspek dan faktor yang perlu diteliti dan diambilkira dalam memastikan kesemua
aspek dan faktor tersebut akan menyumbang kepada pencapaian matlamat dan objektif
organisasi. Banyak aspek yang perlu difikirkan dan seterusnya diambil tindakan agar dapat
disesuaikan dengan norma perlaksanaan yang biasa dan mengikut landasan yang betul
dalam membawa syarikat kepada matlamat yang diingini seterusnya menjadikan syarikat
yang mantap, berdaya saing, kreatif dan bertanggungjawab terhadap pesaing, kakitangan dan
persekitaran.

Usaha dan sokongan yang berterusan oleh Pengurus Sumber Manusia haruslah jelas dan
dilihat oleh pekerja dalam aktiviti-aktiviti pembangunan kerjaya yang merangkumi usaha
mengkomunikasikan maklumat perancangan sumber manusia, latihan dan pembangunan,
penilaian prestasi, perekrutan dan peletakan serta pampasan dan faedah. Keberkesanan
pembangunan kerjaya membolehkan pekerja menambah peluang bagi mencapai matlamat
dan aspirasi peribadi dan organisasi. Malah, ia boleh diselarikan dengan minat, kepakaran

13 | P a g e
dan nilai individu yang dipegang. Dengan ini, pembangunan kerjaya hendaklah dilihat sebagai
satu usaha kerjasama yang berterusan antara individu dan organisasi dalam memantapkan
sumber tenaga agar menjadi lebih kompeten dan mampu membawa organisasi ke satu tahap
yang lebih cemerlang pada masa akan datang.

14 | P a g e
5.0 RUJUKAN

i. Mathis, R.L; Jackson, J.H (2003). Human Resource Management. Thomson.

ii. Kaufman, Bruce E. (2008). Managing the Human Factor: The Early Years of
Human Resource Management in American Industry. Ithaca, New York:
Cornell University Press. p. 312n28

iii. Radhakrishna, A., and R. Satya Raju. "A Study On The Effect Of Human
Resource Development On Employment Relations." IUP Journal of
Management Research 14.3 (2015): 28-42. Business Source Complete. Web.
25 Sept. 2015.

iv. E McGaughey, "A Human is not a Resource" (2018) Centre for Business
Research, University of Cambridge Working Paper 497

v. Kaufman, Bruce E. (2001). "Human resources and industrial relations:

Commonalities and differences"

15 | P a g e