BAB I

AKTIVITAS PERUSAHAAN

PT. KOKOH INTI AREBAMA

PT. Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan
yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil
mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14 kota
di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan
bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal
terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan ICSA
Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama berencana
menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti dan target menjadi 20
cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan jumlah cabang diharapkan
perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun
2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut
untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal
dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house).
Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal
ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan
dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industry
 BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT

Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang
hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke
perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah
Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft).
Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft.
Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih
mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi
informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk
menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat
fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan
informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa
mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan
mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa unggul
dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari Microsoft.
Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai
dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, distribution,
project accounting, customer relationship management, human resources management, sampai
business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform Microsoft, solusi ini amat mudah 
diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-
lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis
lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah
biasa dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas
lebih efisien buat perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent,
maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat
yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang
bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya
perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan
satu atau dua buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu
untuk komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih
keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.
Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi yang
sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung perkembangan
perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu
mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda.
Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada
Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik Kokoh dengan
sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta mengintegrasikan cabang-cabang.
Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang
mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi.
Sejak awal implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat
migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan
dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi
kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi
informasi dengan melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
 BAB III

PERMASALAHAN YANG DIHADAPI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang
seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi
disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini
menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di
server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para user
yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan
dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor pemakaian
sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi apa pun –
seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui sistem
secara real time.
PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS).
Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan
lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh
informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi)
dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya
lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO yang
belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO
yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan
ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah
dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi
tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat
dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.
Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari
tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil
mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :
1.      Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan
lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih
cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor
cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi
 baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang
ada.
2.      Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru,  manajemen lebih
mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan.
Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera
mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3.      Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan
kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA
dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT
KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan
dan meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan
kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT
KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di
Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan
untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu,
SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan.
Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang
maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan
juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan
oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih
mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi
semakin lancar.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1.      Apakah manfaat bisnis dari menggunakan teknologi informasi untuk membangun hubungan
pelanggan strategis bagi PT. Kokoh Inti Arebama ? Apa manfaat bisnis untuk pelanggan
mereka?
2.      Penggunaan strategis mana dari teknologi informasi yang dibahas dalam bab ini dan
dirangkum dalam Gambar 2.3 dan 2.5 yang menurut anda diterapkan dalam kasus ini? Jelaskan
alasan pilihan anda.
3.      Bagaimana perusahaan lain memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun
hubungan pelanggan strategis?
 BAB IV
PENYELESAIAN MASALAH

PENYELESAIAN
1.      PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang
memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA
menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem
TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis
sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
         Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen.
         PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari
Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan
terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi
kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk
menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real –
time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah,
cepat dan akurat.
2.      INOVATIF
         Menciptakan produk dan layanan baru yang menyertakan komponen TI
         Mengembangkan pasar baru yang berbeda atau ceruk pasar baru dengan bantuan TI
         Membuat perubahan radikal bagi proses bisnis dengan TI yang secara dramatis memotong
biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan (customer service) atau
memperpendek waktu ke pasar.
Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga
peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup
tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :
1.      Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan
lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih
cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor
 cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi
baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang
ada.
2.      Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru,  manajemen lebih
mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan.
Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera
mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3.      Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan
kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA
dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT
KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan
dan meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan
kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT
KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di
Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan
untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu,
SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan.
Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang
maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan
juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan
oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih
mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi
semakin lancar.
3.      Teknologi Informasi sudah umum dan sistematis. setiap bisnis tunggal dapat memperoleh
manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan strategis terhadap pelanggan.
Pelanggan adalah aset yang paling penting untuk setiap organisasi bisnis sehingga mereka perlu
mempersiapkan diri dengan pemeliharaan yang tinggi dan fasilitas pelayanan untuk menjaga
pelanggan mereka. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dalam manajemen hubungan
pelanggan yang strategis mereka dapat memastikan efisiensi dan efektivitas sesuai
dengan harapan pelanggan mereka, menghemat biaya dan waktu pelanggan mereka serta
meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Membuat pelanggan senang dan
puas, Sehingga organisasi dapat menggunakan TI untuk menyediakan fasilitas layanan yang
nyaman kepada pelanggan bersama dengan informasi yang akurat dan fakta tentang produk dan
layanan organisasi.
-          Peningkatan kualitas informasi yang diberikan dan penurunan biaya manajemen informasi.
Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan organisasi
 memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih tinggi karena
manajemen informasi yang efisien.
-          Waktu dan peningkatan produktivitas.
Organisasi dapat menghemat waktu untuk menemukan sesuatu yang keluar dari kekacauan dan
pelanggan dapat menikmati fasilitas lokasi cepat dan solusi dari masalah mereka.
-          Pengembangan paket layanan produktif dan user-friendly. Ini bermanfaat bagi pelanggan dan
organisasi dalam hal profitabilitas dan produktivitas.
https://mutiarahombing.blogspot.com/2015/03/tugas-sistem-informasi-manajemen-studi.html

http://pt-kokoh.com/index.php

https://www.idnfinancials.com/id/KOIN/PT-Kokoh-Inti-Arebama-Tbk
http://martinhaendranata.blogspot.com/2008/01/pengembanganpenerapan-sistem-informasi.html
http://74.125.153.132/search?q=cache:4oZBOt_wf_oJ:repository.binus.ac.id/content/MG662/
MG66247942.ppt+contoh+penerapan+sistem+informasi+manajemen+perusahaan&cd=2&hl=id&ct=clnk&
gl=id
http://www.detikinet.com/read/2005/10/27/084535/468563/349/pt-kia-perkokoh-bisnis-pakai-microsoft-
axapta
http://202.59.162.82/sekunder/kolom/swadigital/manajementi/details.php?cid=2&id=256&pageNum=1
http://oktadymalik.multiply.com/journal/item/43
http://74.125.153.132/search?q=cache:W98wF3_KbogJ:pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/
KT_SIM.pdf+sistem+informasi+manajemen&cd=3&hl=id&ct=clnk&gl=id

http://www.metrodata.co.id/news/shownews.asp?id=389&cat=8
http://blog.unila.ac.id/nia090190/2009/03/13/microsoft-dynamics-ax-2/
http://lizarezekidosinta.blogspot.com/2008/05/tugas-sit.html
http://beranimasak.wordpress.com/2008/08/30/penerapan-erp-di-edg-in-progress/