MAKALAH

MANAJEMEN LOGISTIK

“PENGORGANISASIAN MUTU LOGISTIK”

DOSEN PENGAMPUH:

DEWI ASTUTI, SKM., M.Kes

Disusun Oleh:

KELOMPOK III

DHEMELSI LUKAS (B1B119059)

ANISHA P. RAHMADANI (B1B119040)

ISMI ARMIANTI (B1B119041)

RAIHAN UMMU AFIFAH (B1B119051)

RESKY (B1B119036)

UNIVERSITAS MEGAREZKY

i
 FAKULTAS TEKNOLOGI KESEHATAN

PROGRAM STUDI S1 ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

2022

i
 KATA PENGANTAR

Syukur dan Puji kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang mana telah

melimpahkan kasih dan karunia serta anugrah-Nya kepada kelompok sehingga dapat

menyelesaikan makalah dengan judul “Pengorganisasian Mutu Logistik”ini tepat pada

waktunya. Tidak lupa kami mengucapkan rasa terima kasih atas bantuan dari pihak-pihak

yang berkonstribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun ide-ide yang luas

biasa kepada kelompok kami dalam menyusun makalah ini.

Semoga dengan adanya makalah sederhana yang telah di susun ini, dapat dipahami

dan dimengerti bagi yang membacanya dan dapat bermanfaat serta berguna bagi kelompok

kami pribadi maupun bagi pembaca.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan

makalah ini masih terdapat banyak kekurangan, baik dari segi susunan kalimat maupun tata

bahasanya, karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami. Oleh karena itu

dengan tangan terbuka kami dari Kelompok 3 mengharapkan saran dan masukan yang

membangun agar bisa memperbaiki makalah ini dengan lebih baik lagi.

Makassar,06 Januari 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................1
DAFTAR ISI............................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG...............................................................................1
B. RUMUSAN MASALAH..........................................................................3
C. MANFAAT...............................................................................................3
BAB II......................................................................................................................4
PEMBAHASAN......................................................................................................4
A. Pengorganisasian Dalam Manajemen Logistik.........................................4
B. Fungsi pengorganisasian pengelolaan logistik..........................................5
C. Pedoman Umum Pengorganisasian...........................................................5
D. Daftar Rincian Aktivitas dan Daftar Rincian Tugas.................................8
BAB III..................................................................................................................14
PENUTUP..............................................................................................................14
A. KESIMPULAN.......................................................................................14
B. SARAN...................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................15

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Logistik merupakan seni dan ilmu, barang, energi, informasi, dan sumber

daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar

dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal. Manufaktur dan marketing

akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi

informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.

Adanya logistik dalam sebuah instalasi atau Rumah Sakit maka perlu juga

diadakan pengorganisasian logistik itu sendiri demi tercapainya mutu logistik

Rumah Sakit yang di inginkan. Pengorganisasian logistik ini mencakup

bagaimana mengatur logistik-logistik yang ada. Secara umum, manajemen

logistik ini merupakan suatu penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam kegiatan

logistik dengan tujuan agar pergerakan personil dan barang dapat dilakukan secara

efektif dan efisien.

Manajemen logistik mempunyai beberapa fungsi yang terdiri dari fungsi

perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan

yang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasioanal, fungsi

prnyaluran untuk menyimpan perlengkapan dan menyalurkan pada instansi –

instansi pelaksanaan, fungsi pemeliharaan untuk mempertahankan kondisi teknis,

daya guna dan daya hasil barang inventaris, fungsi penghapusan yang berupa

1
kegiatan usaha untuk menghapus kekayaan assets karena kerusakan yang tidak

dapat diperbaiki lagi dan fungsi pengendalian yang meliputi usaha untuk

memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola keseluruhan pengelola

logistik.

Mutu pelayanan logistik diukur dari total biaya yang dikeluarkan dengan

prestasi yang dapat dicapai. Pengukuran prestasi adalah menyangkut tersedianya

barang, kemampuan dilihat dari waktu pengantaran dan konsistensi, dan mutu dari

usaha Aditama, 2007:119. Jadi kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah

mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan

dengan biaya yang dikeluarkan. Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan

kualitas yang baik adalah dengan melakukan secara terus menerus dalam berbagai

keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu

diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik sistem

monitoring berkala yang memadai. Koordinasi dan pengaturan waktu juga

merupakan tugas yang penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistik.

Selain itu ketersediaan bahan logistik selama 24 jam penuh sesuai kebutuhan

rumah sakit besar. Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu logistik dapat dinilai

dari usaha dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai prestasi yang baik adalah

melalui pelayanan yang baik yang dapat diperoleh dari tenaga yang terampil,

sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai,

serta koordinasi waktu yang baik.

2
B. RUMUSAN MASALAH

C. MANFAAT

1. Untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Jaminan Mutu Kesehatan

2. Untuk mengetahui dan memahami apa yangdimaksud dengan pelayanan

kesehatan

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengorganisasian Dalam Manajemen Logistik

Pengorganisasian atau Organizing merupakan salah satu dari 4 fungsi

Manajemen. Umumnya, Fungsi pengorganisasian dilakukan setelah fungsi

Perencanaan (planning). Hal ini dapat dilihat dari urutan 4 fungsi manajemen

yang meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pemimpinan dan Pengendalian

yang dalam bahasa Inggris biasanya disebut dengan POLC (Planning,

Organizing, Leading and Controlling).

Untuk membahas lebih lanjut mengenai pengorganisasian, kita perlu

mengetahui apa yang dimaksud dnegan Organisasi yaitu kata dasar dari istilah

“Pengorganisasian” ini. Menurut Dian Wijayanto (2012:126), Organisasi adalah

kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama secara terstruktur untuk

mencapai tujuan. Tujuan organisasi merupakan hasil keputusan yang disusun pada

fase perencanaan. Jadi disini lebih jelas dikatakan bahwa pengorganisasian akan

dilaksanakan setelah adanya Perencanaan.

Sedangkan Pengorganisasian atau Organizing adalah suatu proses untuk

penentuan, pengelompokkan, pengaturan dan pembentukan pola hubungan kerja

dari orang-orang untuk mencapai tujuan organisasinya. Menurut Schermerhorn

(1996:218),Pengorganisasian adalah proses mengatur orang-orang  dan sumber

daya lainnya untuk bekerja ke arah tujuan bersama. Dalam pengorganisasian,

penyusunan struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting agar setiap
orang yang berada dalam organisasi tersebut mengetahui dengan jelas tugas atau

pekerjaan, tanggung jawab, hak dan wewenang mereka.

B. Fungsi pengorganisasian pengelolaan logistik

1. Memberikan kejelasan dan ketepatan dalam pembagian aktivitas pada

unit-unit kerja maupun kepada para pegawai dalam suatu organisasi untuk

melaksanakan pengelolaan logistik

2. Memberikan pedoman kerja bagi unit kerja maupun bagi personel di setiap

unit kerja dalam menjalankan pengelolaan logistik

3. Menyediakan piranti pengawasan maupun penilaian kinerja pegawai alam

melaksanakan kegiatan pengelolaan logistik

4. Menyediakan instrument pengendalian logistik

C. Pedoman Umum Pengorganisasian

Berdasarkan fungsi pengorganisasian maka, kegiatan pengorganisasian

secara operasional berkaitan langsung dengan kegiatan pembagian kerja, yang

dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan pejabat. Pembagian kerja

dapat diartikan dalam 2 macam yaitu :

a. Pembagian kerja merupakan perincian serta pengelompokkan aktivitas-

aktivitas yang semacam ( erat hubungannya satu sama lain) untuk

dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Contoh : Sekretariat, bagian

logistic, Subbagian Pembelian, Biro Logistik, Seksi Gudang memiliki

perincian aktivitas.

b. Pembagian kerja merupakan perincian serta pengelompokkan tugas-tugas

yang semacam (erat hubungannya satu sama lain) untuk dilakukan oleh
 seorang pejabat tertentu. Contoh : Kepala Sekretariat, Kepala bagian

logistic, Kepala subbagian pembelian, Petugas pembelian barang farmasi,

Petugas pembelian barang nonmedik, Kepala biro logistic, Petugas

gudang memiliki perincian tugas tertentu.

Beberapa pedoman yang harus diperhatikan setiap organisasi dalam

melakukan pembagian kerja :

1) Pembagian kerja hendaknya senantiasa mendukung efektivitas kerja dan

efIsiensi organisasi

2) Tiap – tiap satuan organisasi hendaknya memiliki perincian aktivitas yang

jelas dan tertulis yang dituangkan dalam Daftar Perincian Aktivitas

3) Tiap – tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang

berkedudukan paling rendah harus memiliki perincian tugas yang jelas dan

tertulis dalam Daftar Perincian Tugas

4) Jumlah tugas yang dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar

antara 4 – 12 macam

5) Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya sejenis (erat hubungannya

satu sama lain)

6) Beban aktivitas/tugas tiap organisasi/pejabat hendaknya merata

7) Penempatan pejabat yang sesuai / tepat yang berdasarkan kompetensi

teknis dan juga kualitas personal maupun factor – factor lain, seperti

umur, jenis kelamin, kekuatan fisik, kesehatan, ketelitian, kejujuran

 8) Penambahan atau pengurangan pegawai yang berdasarkan volume kerja

9) Pembagian kerja yang menyangkut pejabat dalam suatu organisasi jangan

sampai menimbulkan pengotakan pejabat

10) Pembagian kerja yang berdasarkan penggolongan tugas.

Adapun Penggolongan Tugas Menurut Para Ahli :

1. Penggolongan tugas menurut Harold Zelko Berdasarkan penting dan

urgensinya: tugas yang harus segera dikerjakan seketika, segera dan

berjangka panjang

2. Berdasarkan sulitnya dan pemakaian waktu : tugas yang mudah dikerjakan

maka dapat dikerjakan dengan cepat, tugas yang lebih sukar dikerjakan

maka memerlukan waktu yang lebih banyak.

3. Berdasarkan pelaksananya : tugas yang dikerjakan sendiri, bersama

dengan bantuan orang lain, atau tugas yang dilimpahkan kepada orang lain

4. Penggolongan tugas menurut Charley Broaded :

a) Pekerjaan rutin yang hendaknya dilimpahkan sebanyak mungkin

b) Pekerjaan khusus yang perlu secepatnya untuk diselesaikan hendaknya

disediakan waktu untuk menyelesaikannya

c) Pekerjaan kreatif hendaknya diberi jatah waktu sebagian dalam tiap

minggunya

Dalam pembagian kerja hendaknya memperhatikan dasar

pembagian kerja. Macam dasar pembagian kerja :

 a) Berdasarkan fungsi yaitu perincian serta pengelompokkan tugas

untuk dilaksanakan oleh suatu organisasi atau seorang pejabat

tertentu yang berdasarkan kelompok aktivitas menurut sifat dan

pelaksanaannya

b) Berdasarkan produksi yaitu perincian serta pengelompokkan tugas

untuk dilaksanakan oleh suatu organisasi atau seorang pejabat

tertentu yang masing –masing menghasilkan jenis barang tertentu

c) Berdasarkan rangkaian kerja yaitu perincian serta pengelompokkan

tugas untuk dilakukan setiap unit kerja atau pejabat tertentu yang

masing – masing secara berurutan harus dilalui agar pekerjaan

selesai dengan sempurna.

D. Daftar Rincian Aktivitas dan Daftar Rincian Tugas

Salah satu pedoman pengorganisasian pengelolaan logistic adalah harus

ada kejelasan aktivitas bagi setiap unit kerja maupun kejelasan tugas bagi

setiap pegawai / petugas pengelola logistic. Sehingga penting disusun suatu

Rincian Aktivitas bagi tiap unit kerja maupun Daftar Rincian Tugas bagi

setiap petugas pengelola logistik

1. DAFTAR RINCIAN AKTIVITAS BAGIAN PEMBELIAN

1) Menerima Surat Pesanan dari Unit Logistik

2) Melakukan pengawasan dan pengendalian setiap pemesanan dan

pembelian barang

3) Membuat perencanaan pembelian barang

4) Meneliti dan memilih supplier

5) Membuat Surat Pesanan Barang

6) Melakukan Pemesanan Barang setelah mendapat persetujuan dari

pimpinan

7) Melakukan pengawasan langsung atas pembelian bahan baker yang

dilakukan oleh unit kendaraan

8) Membuat Surat Perjanjian Pembelian Barang

9) Mengecek barang setelah barang tiba, dengan cara dicocokan dengan

Order Pembelian

10) Menerima barang setelah ada kesesuaian barang dengan Order

Pembelian, dengan cara menandatangani bukti penyerahan dan

penerimaan barang

11) Membuat dan mengisi Buku Pengecekan Pemesanan

12) Membuat dan mengeluarkan lembar kuitansi Intern sebagai pengantar

dan lampiran nota asli dari supplier guna pencairan dana/ kas ke

kassa/ bendahara oleh supplier

13) Mengisi blanko Transfer Bank dan Slip Transfer Bank untuk

melakukan pentransferan pembayaran pembelian barang via bank

dengan mentransfer ke rekening supplier, kemudian beserta nota asli

dikirimkan kepada bagian keuangan untuk memperoleh persetujuan

14) Melakukan pembelian langsung ke supplier ataupun ke pasar

15) Mengelola dan membuat laporan penggunaan kas kecil

16) Membuat dan mengisi Buku Pembelian Barang

 17) Membuat dan mengisi Buku Penyerahan Barang, dan apabila

bagialogistic (gudang) suah bias menerima barang, maka bagian

logistic harus membubuhkan tanda tangan sebagai bukti penerimaan

barang

18) Membuat Laporan Pembelian per vendor (supplier), per bulan, per

tiga bulan, dan per tahun

19) Membuat Laporan Penyerahan Barang per gudang per bulan, per tiga

bulan, dan per tahun

20) Melakukan aktivitas lain atas pengarahan pimpinan

2. DAFTAR RINCIAN TUGAS PETUGAS GUDANG ALAT TULIS

1) Memberi pelayanan permintaan barang (alat tulis) kepaa unit kerja.

a. Menerima Lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Gudang

dari unit – unit kerja

b. Mengecek, mengawasi, dan mengendalikan permintaan barang

dari setiap unit kerja

c. Mempersiapkan dan mengecek pemenuhan permintaan barang

dari unit kerja sesuai dengan spesifikasi, jumlah dan kondisi

barang di ruang cek barang keluar

2) Mendistribusikan barang ke unit – unit kerja sesuai dengan jadwal

yang telah ditetapkan dan sesuai dengan permintaan unit kerja, dengan

menyertakan Lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Gudang atau

Lembar Penyerahan Barang sebagai bukti penyerahan barang yang

 harus ditandatangani oleh kepala bagian gudang, petugas yang

menyerahkan, dan penerima barang. Harga satuan maupun harga total

dari setiap nama dan spesifikasi barang yang tertuang dalam lembar

Daftar Permintaan Barang / Bon Guang atau Lembar Penyerahan

Barang sebagai bukti penyerahan barang harus diisi atau harus

menyertakan printout harga satuan maupun harga total setiap nama dan

spesifikasi barang yang diminta /diserahkan kepada unit kerja

3) Melaksanakan pencatatan, filling, dan pelaporan

4) Membuat dan mengisi Buku Penerimaan Gudang

5) Membuan dan mengisi Buku Pengeluaran Gudang

6) Membuat dan mengisi Buku Persediaan Gudang

7) Mengarsip Bon Gudang

8) Melakukan pencatatan dengan segera pada setiap terjadi mutasi barang

(alat tulis)

9) Membuat Laporan Distribusi Barang per unit kerja,per bulan, per tiga

bulan, per tahun yang diserahkan kepada Kepala Bagian Logistik

10) Melaksanakan permintaan, penerimaan, dan penyimpanan barang

11) Mengajukan permintaan pengadaan/ pembelian barang kepada bagian

pembelian dengan mengajukan dan mengisi Lembar Surat Pesanan

sesuai kebutuhan barang

12) Bersama – sama dengan bagian pembelian mengecek pesanan barang

setelah barang dikirim oleh supplier atas spesifikasi barang, jumlah

barang, dan kondisi barang

13) Mengecek barang yang diserahkan oleh bagian pembelian dengan cara

mencocokkan catatan yang tertuang dalam Surat Penyerahan Barang /

Buku Penyerahan Barang dengan spesifikasi, jumlah, dan kondisi

barang secara fisik dari bagian pembelian dalam ruang cek barang

masuk

14) Memasukkan barang – barang yang sudah diterima kedalam gudang.

15) Mengatur barang – barang sedemikian rupa dengan tidak menimbulkan

kerusakan barang yang lain

16) Memberi label kode barang pada rak barang untuk setiap nama barang

sehingga mempermudah penemuan barang

17) Mengatur penyimpanan barang dengan menempatkan barang yang

sejenis dikelompokkan dalam tempat yang berekatan sehingga akan

mempermudah penemuan maupun pengecekan barang

18) Melakukan pengecekan persediaan logistic minimal seminggu sekali

19) Melaksanakan pemeliharaan gudang

20) Menjaga kebersihan dan kerapian gudang

21) Menjaga keamanan dan keselamatan barang

22) Melaksanakan tugas lain atas perintah atasan

 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Pengorganisasian atau Organizing merupakan salah satu dari 4

fungsi Manajemen. Umumnya, Fungsi pengorganisasian dilakukan setelah
fungsi Perencanaan (planning). Hal ini dapat dilihat dari urutan 4 fungsi
manajemen yang meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pemimpinan
dan Pengendalian yang dalam bahasa Inggris biasanya disebut dengan
POLC (Planning, Organizing, Leading and Controlling).

Selain itu ketersediaan bahan logistik selama 24 jam penuh sesuai

kebutuhan rumah sakit besar. Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu
logistik dapat dinilai dari usaha dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai
prestasi yang baik adalah melalui pelayanan yang baik yang dapat
diperoleh dari tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta
sistem monitoring berkala yang memadai, serta koordinasi waktu yang
baik.

B. SARAN

Besar harapan kami dengan adanya makalah ini dapat bermanfaat

bagi kita semua dan apabila masih banyak kekurangan dari isi makalah

yang telah kelompok kami susun ini mohon saran dan kritik yang

membangun, agar kami bisa memperbaiki makalah ini dengan makalah

yang lebih baik lagi terima kasih.

 DAFTAR PUSTAKA

Koh, Budi. 2018. Pengertian Pengorganisasian (Organizing) dan Prinsip

Pengorganisasian. Dikutip ilmumanajemenindustri.com dari

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengorganisasian-organizing-

prinsip-pengorganisasian/ (Diakses 28 April 2018)