JADWAL PENCACAHAN KOLEKSI UPT.
PERPUSTAKAAN UMMI
Oleh Nuryaman Pustakawan Universitas Muhammadiyah Sukabumi
nuryaman@ummi.ac.id/nuryaman13@student.upi.edu
selesai penulisan: 14 Agustus 2018
Kisaran waktu pelaksanaan: Minggu pertama Agustus 2018
No. Tanggal Kegiatan Sub-kegiatan
1 06-07 Persiapan Mengunduh/mencetak daftar koleksi buku
Agustus Pangkalan Data dan karya tulis ilmiah dari pangkalan data
SLiMS SLiMS.
Mengunduh/mencetak daftar koleksi yang
sedang dipinjam dari pangkalan data
SLiMS.
Mengecek koleksi yang sedang dipinjam,
koleksi preservasi dan diberi tanda pada
daftar buku.
Merapikan koleksi sesuai nomer klasifikasi
(shelving).
Melakukan pembagian tugas pemeriksaan
kepada masing-masing petugas beserta
daftar masing-masing koleksinya.
Keterangan
Kegiatan ini bertujuan untuk memperoleh daftar
keseluruhan koleksi buku maupun karya tulis
ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, maupun jurnal)
Kegiatan bertujuan untuk mengetahui jumlah
daftar koleksi yang sedang dipinjam, sehingga
memberikan keterangan lebih jelas ketika
pencacahan.
Proses ini merupakan pengecekan awal terhadap
koleksi yang dipinjam dan koleksi preservasi
untuk kemudian diberi tanda agar tidak masuk
hitungan.
Kegiatan ini bertujuan untuk mempermudah
petugas melakukan pencocokan berdasarkan
klasfikasi. Adapun koleksi karya tulis ilmiah
format menyesuaikan.
Pembagian ini bertujuan untuk melakukan
pembagian beban kerja sesuai kebutuhan
pencacahan. Misalnya satu mencatat, satu orang
No. Tanggal Kegiatan Sub-kegiatan Keterangan
lagi mengidentifikasi koleksi.
Kegiatan meliputi identifikasi dan pencatatan
Membandingkan semua daftar koleksi sesuai
keterangan pada masing-masing koleksi sesuai
koleksi yan tersedia di rak.
klasifikasi.
Memberikan keterangan utama pada
Petugas memberikan keterangan pada daftar
masing-masing koleksi yaitu: Hilang, Rusak,
08-09 Proses koleksi sesuai kolom yang tersedia. Adapun
2 Tidak terdaftar dan Tidak lengkap
Agustus Pencacahan koleksi karya tulis ilmiah format menyesuaikan.
(kelengkapan atribut koleksi).
Kegiatan ini merupakan tahap pengumpulan data
Melakukan rekapitulasi utama dari masing-
utama hasil pencacahan yaitu jumlah judul,
masing petugas berdasarkan judul maupun
jumlah eksemplar, jumlah koleksi rusak dan
eksemplar.
jumlah koleksi tidak terdaftar.
3 10 Agustus Evaluasi Hasil Melakukan pelaporan rekap data hasil
pencacahan berdasarkan:
Aktivitas ini merupakan penjabaran lebih spesifik
a. Jumlah keseluruhan koleksi
mengeni kondisi terkini koleksi hasil pencacahan.
b. Jumlah keseluruhan Judul koleksi
Dimana data utama disajikan beserta data
c. Jumlah koleksi yang dipinjam
tambahan seperti jumlah yang dipinjam, koleksi
d. Jumlah koleksi hilang
paling diminati, maupun tidak pernah digunakan
e. Jumlah koleksi yang memerlukan
sama sekali serta keterangan lainnya. Pada
perawatan
pelaksanaanya menggunakan sistem SLiMS guna
f. Jumlah koleksi tidak terdaftar
menjamin keakuratan data. Adapun koleksi
g. koleksi paling diminati pemustaka
karya tulis ilmiah format menyesuaikan.
h. koleksi yang tidak pernah digunakan
pemustaka
Melakukan diskusi mengenai tindak lanjut Diskusi ini bertujuan untuk melakukan tindak
dari masing-masing kondisi koleksi. lanjut maupun verifikasi ulang terhadap hasil
rekapitulasi koleksi dengan melibatkan seluruh
 No. Tanggal Kegiatan Sub-kegiatan Keterangan
SDM.
Pembuatan berita acara dilaksanakan sebagai
formalitas sekaligus berkahirnya proses
Membuat Berita Melakukan penandatangan berita Acara
4 pencacahan koleksi perpustakaan UMMI. Oleh
Acara secara bersama-sama.
karenanya, update sistem pada SLiMS untuk
diselesaikan.
Sumber bacaan:
UPT. Perpustakaan UMMI. (2015). Standar Operasional Prosedur (SOP) UPT. Perpustakaan. Sukabumi: UPT. Perpustakaan UMMI.
Wince, E. (2017). Kajian Pentingnya Stock Opname Dalam Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Perpustakaan STAIN Curup, 79-88.