KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah swt, atas rahmat dan hidayah-Nya
Alhamdulillah buku Standar Operasional Prosedur Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia
dapat diterbitkan. Shalawat beserta salam tidak lupa kami haturkan kepada junjungan
alam panutan seluruh umat manusia dan merupakan penutup para nabi, Rasulullah
Muhammad SAW.
Pengembangan kehidupan kemahasiswaan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dalam system pendidikan nasional pada umumnya dan kehidupan kampus
pada khususnya. Kehidupan kampus itu sendiri tidak terlepas dari berbagai jenis
kegiatan atau aktivitas yang sekaligus menjadi sarana pengembangan diri mahasiswa
kearah perluasan wawasan, profesi, integritas kepribadian, sikap ilmiah, dan rasa
persatuan dan kesatuan.
Penerbitan buku Standar Operasional Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan ini
diharapkan dapat memudahkan Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia untuk menyusun
proposal kegiatan sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Penghargaan dan terimakasih kepada tim penyusun buku ini dan mengharapkan
kegiatan kemahasiswaan yang mandiri, kreatif, dan bermutu dapat terwujud.
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
LEMBAGA KEMAHASISWAAN
A. Latar Belakang
Mahasiswa merupakan peserta didik sebagai generasi penerus perjuangan
bangsa perlu dibekali dengan kemampuan yang memadai agar asset bangsa yang sangat
potensial tersebut mampu bersaing dalam era global. Para mahasiswa diharapkan tidak
hanya menguasai bidang ilmu yang ditekuni di kampus, tetapi juga mengusai bidang
lain yang dapat menunjang keberhasilan mereka di masa depan.
Mahasiswa Teknik Kimia UPN “Veteran” Jawa Timur, yang tergabung dalam
organisasi kemahasiswaan memiliki peran sentral dalam menyiapkan pemimpin bangsa
yang potensial. Keberhasilan sebuah organisasi, tidak terlepas dari keberhasilan
manajemen organisasi, kredibilitas kepengurusan dan kreativitas yang dimiliki.
Dalam upaya mendukung dan mengarahkan kegiatan mahasiswa, maka
Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia berusaha mendukung dan memfasilitasi semua
kegiatan tersebut. Namun demikian perlu adanya pengontrolan dari semua sifitas
akedemik, karena kebijakan pembinaan kemahasiswaan merupakan bagian integral dari
kebijakan akademik. Oleh karena itu dipandang perlu menyama-kan persepsi dan
motivasi semua sifitas akademis yang berkenaan dengan organisasi kemahasiswaan dan
kegiatannya.
B. Beberapa Pengertian
1. Mahasiswa
Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu Program
Studi/Jurusan di lingkungan UPN “Veteran” Jawa Timur.
2. Kegiatan Kemahasiswaan
Kegiatan Kemahasiswaan terbagi atas 2 macam, yakni:
a. Kegiatan Kurikuler
Kegiatan kurikuler adalah kegiatan akademik yang berupa proses belajar-
mengajar, baik di dalam maupun di luar kampus.
b. Kegiatan Ekstra Kurikuler
Kegiatan ekstra kurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan
akademik yang dapat dilakukan di dalam maupun di luar kampus. Kegiatan
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
3. Organisasi Kemahasiswaan
Organisasi kemahasiswaan UPN “Veteran” Jawa Timur merupakan lembaga
kemahasiswaan yang didirikan dan diselenggarakan oleh mahasiswa yang telah
disetujui oleh Wakil Rektor III (Warek III) UPN “Veteran” Jawa Timur. Organisasi
kemahasiswaan UPN “Veteran” Jawa Timur merupakan wahana dan sarana
pengembangan diri, kreativitas, dan kemandirian mahasiswa. Organisasi
kemahasiswaan diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan
pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan, serta
pengabdian pada masyarakat.
8. Fasilitas Mahasiswa
Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana UPN “Veteran” Jawa Timur
yang dapat dipergunakan untuk pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan.
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
B. Sumber Pendanaan
Pendanaan kegiatan kemahasiswaan bersumber dari :
a. Dana jurusan : dana yang berasal dari jurusan teknik kimia
b. Dana himpunan : dana yang didapat dari iuran pengurus tiap bulan dan juga
dana yang didapat dari departemen danus
C. Proposal Kegiatan
1. Format proposal kegiatan
a. Halaman sampul (contoh terlampir) dan dilapisi mika bening transparan
b. Halaman isi
Sesuai dengan ketentuan berikut:
i. Ukuran kertas A4
ii. Menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran huruf 12
dan jarak antar baris 1,5 spasi
iii. Margin atas 4 cm, kiri 4 cm, kanan 3 cm, dan bawah 3 cm.
c. Jilid proposal
Proposal dijilid dengan mika bening
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
Pelaksanaan
Pada bagian ini berisi lamanya waktu kegiatan akan berlangsung.
Sebaiknya usahakan dalam penetapan waktu tidak bentrok dengan
kegiatan lain
Susunan acara
Pada bagian ini berisi penyusunan jadwal acara mencakup urutan
kegiatan acara dan pra acara secara terperinci.
Susunan kepanitiaan
Pada bagian ini berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung
jawab terhadap keberhasilan kegiatan dan nomor induk mahasiswa
Anggaran dana
Pada bagian ini berisi susunan anggaran, didasarkan pada rincian
kegiatan yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan
anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana juga harus dijelaskan
agar mudah diketahui besar pengalokasian biaya.
Penutup
c. Halaman pengesahan
d. Proposal yang diajukan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum hari
pelaksanaan kegiatan. Jika kegiatan yang sifatnya urgensi dapat langsung
berhubungan dengan Warek III untuk mendapat persetujuan pelaksanaan
kegiatan dan besaran dana yang akan dicairkan.
e. Proposal kegiatan yang diajukan harus melampirkan surat permohonan izin
kegiatan kepada Warek III. Surat diketik menggunakan Kop Surat
organisasi kemahasiswaan yang bersangkutan dengan Logo Himpunan
Mahasiswa Teknik Kimia di sebelah kiri atas dan logo universitas di sebelah
kanan sejajar.
4. Sponsor Kegiatan
Sponsor yang mendanai atau mendukung kegiatan harus sesuai dengan ketentuan
berikut:
a. Bukan produk illegal atau barang terlarang
b. Bukan produk minuman keras, rokok, dan berkonotasi seks
c. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan diatas, akan diatur kemudian
6. Surat – surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun
berdasarkan klasifikasi dan penomorannya dan mengikuti sistematika berikut:
a. Nomor surat untuk kegiatan HIMATEKK
Nomor / Kode Surat – Perihal Surat / Kegiatan (Disingkat) / Pelaksana / Bulan /
Tahun
b. Nomor surat untuk internal departemen / komisi
Nomor / Kode Surat – Perihal Surat / Kegiatan (Disingkat) / Pelaksana / Bulan /
Tahun
Keterangan:
Nomor
Nomor surat diisi setelah menghubungi sekertaris
Kode surat
Kode surat tergantung tujuan surat dan ditulis dengan huruf kapital, dimana
i. A : untuk lingkup jurusan atau fakultas
ii. B : untuk lingkup universitas
iii. C : untuk lingkup luar universitas
Perihal surat
Perihal surat menunjukkan jenis surat yang dibuat dan ditulis dengan huruf
kapital. Terdapat beberapa perihal surat:
i. SIK : Surat Izin Kegiatan
ii. SPF : Surat Peminjaman Fasilitas (kelas, peralatan)
iii. SPD : Surat Permohonan Dana
iv. SR : Surat Rekomendasi
v. SK : Surat Keputusan
vi. SIMK : Surat Izin Mengikuti Kegiatan
vii. SP : Surat Pemanggilan & Peringatan
viii. SPK : Surat Permohonan Kerjasama
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
PROPOSAL
(NAMA KEGIATAN)
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(NAMA KEGIATAN)
LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL
(NAMA KEGIATAN)
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
(TAHUN KEGIATAN)
Hormat Kami,
Ketua
BEJ-HIMATEKK Ketua Pelaksana
UPN “Veteran” Jawa Timur (Nama Kegiatan)
Mengetahui,
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(NAMA KEGIATAN)
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
(TAHUN KEGIATAN)
Hormat Kami,
Ketua
BEJ-HIMATEKK Ketua Pelaksana
UPN “Veteran” Jawa Timur (Nama Kegiatan)
Mengetahui
Contoh surat
Surabaya, (Tanggal Pembuatan surat)
Nomor : XXX/C-SIK/(Kegiatan)/BEJ-HIMATEKK/(Bulan)/(Tahun)
Sifat : Penting/Biasa*
Lampiran :-
Perihal : Surat Izin Kegiatan
Kepada :
Yth. Wakil Rektor III
UPN “Veteran” Jawa Timur
Di
Tempat
Dengan Hormat,
1. Sehubungan dengan adanya Program kerja kegiatan (Nama Kegiatan) yang
diadakan BEJ-HIMATEKK, yang dilaksanakan :
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
2. Terkait dengan butir 1 (satu) di atas, maka kami bermaksud mengajukan Surat Izin
Kegiatan, demi tercapai dan suksesnya kegiatan tersebut.
3. Demikian surat izin kegiatan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Ketua Pelaksana Kegiatan,
BEJ-HIMATEKK (Nama Kegiatan)
UPN “Veteran” JawaTimur
Mardiyono, ST, MM
NIP. 19670629 199103 1 001
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Sekertariat: Gedung Giri Reka II Fakultas Teknik UPN “Veteran” Jawa Timur
Jl. Raya Rungkut Madya Gununganyar, Surabaya, Jawa Timur - 60294
E-mail : himatekk.upnjatim@gmail.com
Di
Tempat
Dengan Hormat,
1. Sehubungan dengan adanya Program kerja kegiatan (Nama Kegiatan) yang
diadakan BEJ-HIMATEKK sebagaimana surat izin kegiatan Nomor: - , yang
dilaksanakan :
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat :
2. Terkait dengan butir 1 (satu) di atas, maka kami bermaksud mengajukan Surat Izin
Mengikuti Kegiatan, demi tercapainya kesuksesan kegiatan tersebut.
3. Demikian surat izin mengikuti kegiatan kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mengetahui,
Wakil Dekan III Koordinator
Fakultas Tekik Program Studi Teknik Kimia
UPN “Veteran” Jawa Timur UPN “Veteran” Jawa Timur
3. Demikian surat permohonan dana kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mengetahui,
Wakil Dekan III Koordinator
Fakultas Tekik Program Studi Teknik Kimia
UPN “Veteran” Jawa Timur UPN “Veteran” Jawa Timur
3. Demikian surat peminjaman fasilitas kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mengetahui,
Wakil Dekan III Koordinator
Fakultas Tekik Program Studi Teknik Kimia
UPN “Veteran” Jawa Timur UPN “Veteran” Jawa Timur
3. Demikian surat permohonan kerjasama kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mengetahui,
Wakil Dekan III Koordinator
Fakultas Tekik Program Studi Teknik Kimia
UPN “Veteran” Jawa Timur UPN “Veteran” Jawa Timur
3. Demikian surat permohonan publikasi kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Ketua Pelaksana Kegiatan,
BEJ-HIMATEKK (Nama Kegiatan)
UPN “Veteran” JawaTimur
2. Terkait dengan butir 1 (satu) di atas, maka kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu
dalam kegiatan tersebut sebagai
3. Demikian undangan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Ketua Pelaksana Kegiatan,
BEJ-HIMATEKK (Nama Kegiatan)
UPN “Veteran” JawaTimur