Pedoman Pengisian

Repository Artikel
Mahasiswa
Politeknik Negeri Bali

Perpustakaan Politeknik Negeri Bali

Agustus 2022
 Pedoman pengisian repository artikel ditujukan kepada mahasiswa D4 dan S2 Terapan.
Selanjutnya untuk mahasiswa D4 dan S2 Terapan yang SUDAH mengupload (submit)
artikel ke suatu jurnal, harap langsung membaca bagian C dan D.

A. Persiapan Upload Artikel Mahasiswa

Mahasiswa harus ke perpustakaan untuk meminta akun repositori. Sebelum
mahasiswa melakukan upload file dalam bentuk PDF-file, maka perlu dilakukan
persiapan konversi file word ke dalam bentuk PDF-file (Max 10 MB) yang
terdiri atas:
1. RAMA_KODE_NIM_artikel
2. RAMA_KODE_NIM_pernyataan

Pada Tabel 1 ditampilkan daftar pdf file artikel bagi mahasiswa D4 dan S2 Terapan
yang harus diunggah pada laman web repository.pnb.ac.id untuk mendapatkan Surat Bebas
Administrasi Perpustakaan (SBAP) dari Perpustakaan PNB. Untuk unggah data ini harap
mengikuti default file Repository Academic Mahasiswa (RAMA) yang dikelola oleh
Kemdikbud. Untuk template artikel dan format Surat Pernyataan Bebas Plagiarisme harap
hubungi perpustakaan. Daftar KODE dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 1. Daftar PDF-file Untuk Mendapatkan (SBAP).

No. NAMA FILE ISI FILE

1 RAMA_KODE_NIM_artikel Artikel

2 RAMA_KODE_NIM_ pernyataan Surat Pernyataan Bebas Plagiarisme

Tabel 2. Daftar KODE Program Studi Berdasarkan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

No. Kode Program Studi Jenjang

1 93103 Perencanaan Pariwisata S2
2 21301 Rekayasa Perancangan Mekanik D4
3 22302 Manajemen Proyek Konstruksi D4
4 22303 Teknologi Rekayasa Konstruksi Bangunan Gedung D4
 5 22305 Teknologi Rekayasa Konstruksi Bangunan Air D4
6 36304 Teknik Otomasi D4
7 58301 Teknologi Rekayasa Utilitas D4
8 58302 Teknologi Rekayasa Perangkat Lunak D4
9 61316 Bisnis Digital D4
10 62301 Akuntansi Manajerial D4
11 62303 Akuntansi Perpajakan D4
12 79302 Bahasa Inggris Untuk Komunikasi Bisnis dan Profesional D4
13 93303 Manajemen Bisnis Pariwisata D4
14 93308 Manajemen Bisnis Internasional D4
15 20403 Teknik Listrik D3
16 21401 Teknik Mesin D3
17 21405 Teknik Pendingin dan Tata Udara D3
18 22401 Teknik Sipil D3
19 57401 Manajemen Informatika D3
20 62401 Akuntansi D3
21 63411 Administrasi Bisnis D3
22 93401 Usaha Perjalanan Wisata D3
23 93402 Perhotelan D3
24 20505 Instalasi Dan Pemeliharaan Kabel Bertegangan Rendah D2
25 21501 Teknik Manufaktur Mesin D2
26 22502 Fondasi, Beton, Dan Pengaspalan Jalan D2
27 54533 Manajemen Operasi Bisnis Digital D2
29 56572 Administrasi Jaringan Komputer D2
30 61503 Administrasi Perpajakan D2

B. Langkah-langkah Upload PDF-file

Pertama kali akses laman web repository.pnb.ac.id seperti ditunjukkan pada
Gambar 1, setelah itu lakukan login dengan username dan password yang didapat dari
perpustakaan.
 Gambar 1. Laman Depan repository.pnb.ac.id

Setelah melakukan login, maka mahasiswa akan masuk ke dalam laman seperti
ditunjukkan pada Gambar 2. Kemudian klik “New Item” untuk memuat artikel.

Gambar 2. Interface untuk Memuat Artikel

Pada Gambar 3 ditunjukkan interface “Item Type”. Di sini pilih “Article” , kemudian
“Next” untuk masuk ke interface berikutnya.

4
 Gambar 3. Laman Pemilihan “Item Type”
Siapkan file artikel yang akan diunggah seperti pada Gambar 4.

Gambar 4. Penyiapan File

Pada Gambar 5 dan 6 ditunjukkan interface untuk upload kedua file di atas.
Klik “Browse” untuk mengupload file pertama (full text artikel). Lalu ulangi
langkah untuk mengupload file kedua berupa Surat Penyataan Bebas Plagiarisme.

Gambar 5. Laman Seleksi File Yang Akan Diunggah

5
 Gambar 6. Hasil Unggah Kedua File

Setelah selesai pemuatan file-file karya ilmiah secara keseluruhan, klik

“Show Option” pada masing-masing file. Tampilan interface dari “Show Option”
untuk file pertama (full text) ditunjukkan pada Gambar 7.

Gambar 7. Pengisian Data untuk File Artikel

6
Lakukan pengisian data sebagai berikut:

3. Pada bagian “Content” dipilih “Accepted Version”.

4. Pada bagian “Type” dipilih “Text”.

5. Pada bagian “Description” diketik “Artikel”.

6. Pada bagian “Visible to:” dipilih “Anyone”.

7. Pada bagian “License” dipilih “Creatice Commons: Attribution-

Noncommercial-Share Alike 4.0”.

8. Pada bagian “Embargo expiry date” tidak perlu diisi.

9. Pada bagian “Language” harap dipilih sesuai dengan bahasa file artikel.

Setelah itu di-klik “Update Metadata”. Kemudian pada interface lakukan klik “Show
Option” pada file kedua. Selanjutnya akan terlihat interface seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. Pengisian Data untuk File Kedua

Lakukan pengisian data sebagai berikut:

1. Pada bagian “Content” dipilih “Supplement Material”.

2. Pada bagian “type” dipilih “Text”.

7
 3. Pada bagian “Description” diketik “Surat Pernyataan Bebas Plagiarisme”.

4. Pada bagian “Visible to:” dipilih “Anyone”.

5. Pada bagian “License” dipilih “Creatice Commons: Attribution-

Noncommercial-Share Alike 4.0”.

6. Pada bagian “Embargo expiry date” tidak perlu diisi.

7. Pada bagian “Language” harap dipilih sesuai dengan bahasa file kedua.

Setelah itu di-klik “Update Metadata”. Selanjutnya diperoleh tampilan seperti pada
Gambar 9.

Gambar 9. Hasil Update Metadata untuk File Pertama dan Kedua

Selanjutnya klik “Next” dan akan tampilkan interface seperti pada Gambar 10 berikut.

8
9
Gambar 10. Interface Detail

10
Lakukan pengisian data sebagai berikut:

1. Pada bagian “Title” diketik judul artikel. Gunakan huruf kapital pada setiap kata.

2. Pada bagian “Abstract” diketik teks abstrak / ringkasan artikel.

3. Pada bagian “Creator” diketik sebagai berikut:

a. Pada baris pertama diisi kata terakhir dari nama penulis pada kolom “Family
Name” dan nama depan pada kolom “Given Name / Initials”. Kemudian
diketik “NIMXXXXXXXXXX” pada kolom “NIM/NIDN”.

b. Pada baris kedua dan seterusnya diisi kata terakhir dari nama penulis
berikutnya pada kolom “Family Name” dan nama depan pada kolom “Given
Name / Initials”. Kemudian diketik “NIDNXXXXXXXXXX” pada kolom
“NIM/NIDN”.

4. Pada bagian “Corporate Creator” dan “Contributors” dikosongkan.

5. Pada bagian “Division” dipilih Jurusan: Prodi: Skripsi dan Artikel (untuk D4)
atau Jurusan: Prodi: Tesis dan Artikel (untuk S2 Terapan).

Gambar 11. Contoh Pengisian Data Pada Bagian “Creators” dan Divisions”
11
 6. Pada bagian “Refereed” dipilih “Yes, this version has been refereed”.

7. Pada bagian “Status” dipilih “ Published”.

8. Pada bagian “Journal or Pulication Title:” diketik Repositori Politeknik Negeri

Bali.

9. Pada bagian “ISSN” harap dikosongkan.

10. Pada bagian “Publisher” diisi Politeknik Negeri Bali.

11. Pada bagian “Official URL” diisi https://repository.pnb.ac.id

12. Pada bagian “Volume”, “Number”, “Page Range” harap dikosongkan.

13. Pada bagian “Date” diisi dengan tahun, bulan dan tanggal upload artikel.

14. Pada bagian “Date Type” dipilih “Publication”.

15. Pada bagian “Identification Number”,“Related URLs”, “Funders” dan

“Projects” harap dikosongkan.

16. Pada bagian “Contact Email Address” diisi dengan e mail mahasiswa.

Setelah itu klik “Next” pada interface sesuai dengan Gambar 10. Selanjutnya akan
ditampilkan interface seperti pada Gambar 11. Di sini harap dipilih subject yang sesuai
dengan topik artikel. Contoh hasil pilihan ditampilkan pada Gambar 12, jika memilih tanda
“+” pada Ilmu Teknik, kemudian klik “+” pada Teknik Elektro Dan Informatika, dan “Add”
pada Teknik Elektro.

Gambar 11. Interface “Subjects”

12
 Gambar 12. Hasil Pilihan “Subjects”

Selanjutnya klik “Next” untuk ke interface “Deposit” seperti pada Gambar 13.

Gambar 13. Interface “Deposit”

Klik “Deposit Item Now” jika data sebelumnya telah lengkap dan benar. Selanjutnya akan
terlihat interface sesuai dengan Gambar 14.

13
 Gambar 14. Interface “Deposit”

Proses upload ke repository telah selesai. Selajutnya tinggal menunggu para editor untuk
memvalidasi data yang telah diupload. Jika status telah “Live Archive” atau lolos validasi,
maka mahasiswa dapat menghubungi Perpustakaan PNB untuk memperoleh SBAP.

14
C. Persiapan Pencatatan Artikel Mahasiswa Yang Sudah Upload Ke Jurnal

Mahasiswa harus ke perpustakaan untuk meminta akun repositori. Sebelum mahasiswa

melakukan upload file dalam bentuk PDF-file, maka perlu dilakukan persiapan
konversi file word ke dalam bentuk PDF-file (Max 10 MB) dengan nama
RAMA_KODE_NIM_similarity_check atau RAMA_KODE_NIM_pernyataan. File
similarity_check merupakan file yang berisi tentang pemeriksaan tingkat kemiripan artikel
yang telah diupload ke suatu jurnal. Jika file similarity_check belum diperoleh, mahasiswa
dapat menyampaikan file pernyataan berupa Surat Pernyataan Bebas Plagiarisme dengan
format yang diperoleh pada perpustakaan. Adapun pada bagian KODE diisi dengan kode
prodi sesuai dengan Tabel 2.

D. Langkah-langkah Upload PDF-file

Pertama kali akses laman web repository.pnb.ac.id seperti ditunjukkan pada
Gambar 15, setelah itu lakukan login dengan username dan password yang didapat dari
perpustakaan.

Gambar 15. Laman Depan repository.pnb.ac.id

Setelah melakukan login, maka user akan masuk ke dalam laman seperti ditunjukkan pada
Gambar 16. Kemudian pilih menu Import from “DOI via CrossRef” untuk memulai
memuat artikel. Setelah itu klik “Import”.

15
 Gambar 16. Interface untuk Memuat Artikel

Selanjutnya buka website jurnal tempat publikasi artikel. Temukan DOI pada wesbsite
jurnal seperti pada Gambar 17. Copy DOI tersebut dan selanjutnya ditempel (paste) pada
interface repository seperti pada Gambar 18. Lalu klik “Import Items”.

Gambar 17. Pencarian DOI Pada Website Jurnal

Gambar 18. Import Data Artikel dari DOI Pada Website Jurnal

16
Selanjutnya ditampilkan interface “Item Type”. Di sini pilih “Article” lalu klik “Next”
seperti ditunjukkan pada Gambar 19.

Gambar 19. Interface “Item Type”

Siapkan file Similarity Check atau file Surat Pernyataan Bebas Plagiarisme yang akan
diunggah seperti pada Gambar 20.

Gambar 20. Persiapan File Similarity Check atau File Surat Penyataan Bebas Plagiarisme

Klik “Browse” untuk mengupload file Similarity Check atau file Surat Pernyataan Bebas
Plagiarisme seperti ditunjukkan pada Gambar 21. Lalu akan diperoleh tampilan seperti pada
Gambar 22.

17
 Gambar 21. Upload File Similarity Check atau File Surat Penyataan Bebas Plagiarisme

Gambar 22. Hasil Upload File Similarity Check atau File Surat Penyataan

Setelah tampil Hasil Upload File Similarity Check atau File Surat Penyataan seperti pada
Gambar 22, klik “Show Option” untuk mengisi data sesuai dengan Gambar 23.

18
 Gambar 23. Pengisian data File Similarity Check atau Surat Penyataan

Lakukan pengisian data sebagai berikut:

1. Pada bagian “Content” dipilih “Supplement Material”.

2. Pada bagian “type” dipilih “Text”.

3. Pada bagian “Description” diketik “Similarity Check” atau “Surat Pernyataan

Bebas Plagiarisme”.

4. Pada bagian “Visible to:” dipilih “Anyone”.

5. Pada bagian “License” dipilih “Creatice Commons: Attribution-

Noncommercial-Share Alike 4.0”.

6. Pada bagian “Embargo expiry date” tidak perlu diisi.

19
 7. Pada bagian “Language” harap dipilih sesuai dengan bahasa file yang diupload.

Setelah itu di-klik “Update Metadata” kemudian klik “Next”. Selanjutnya diperoleh
tampilan seperti pada Gambar 24 berikut.

20
21
 Gambar 24. Interface “Detail”

Lakukan pengisian data sebagai berikut:

1. Pada bagian “Title” diketik judul artikel. Gunakan huruf kapital pada setiap kata.

2. Pada bagian “Abstract” disalin teks abstrak.

3. Pada bagian “Creator” diketik sebagai berikut:

c. Pada baris pertama diisi kata terakhir dari nama penulis pada kolom “Family
Name” dan nama depan pada kolom “Given Name / Initials”. Kemudian
diketik “NIMXXXXXXXXXX” pada kolom “NIM/NIDN”.

d. Pada baris kedua dan seterusnya diisi kata terakhir dari nama penulis
berikutnya pada kolom “Family Name” dan nama depan pada kolom “Given
Name / Initials”. Kemudian diketik “NIDNXXXXXXXXXX” pada kolom
“NIM/NIDN”.

4. Pada bagian “Corporate Creator” dan “Contributors” dikosongkan.

5. Pada bagian “Division” dipilih Jurusan: Prodi: Skripsi dan Artikel (untuk D4)
atau Jurusan: Prodi: Tesis dan Artikel (untuk S2 Terapan).

22
Gambar 25. Contoh Pengisian Data Pada Bagian “Title”, “Abstract” dan “Creators”

6. Pada bagian “Refereed” dipilih “Yes, this version has been refereed”.

7. Pada bagian “Status” dipilih “ Published”.

8. Pada bagian “Journal or Pulication Title:” diketik nama jurnal.

9. Pada bagian “ISSN” harap dikosongkan.

10. Pada bagian “Publisher” diisi penerbit jurnal.

11. Pada bagian “Official URL” diisi alamat website artikel pada jurnal atau alamat
lengkap DOI.

12. Pada bagian “Volume”, “Number”, “Page Range” harap diisi sesuai dengan
artikel yang telah dipublikasikan.

13. Pada bagian “Date” diisi dengan tahun, bulan dan tanggal terbit artikel pada
23
 jurnal.

14. Pada bagian “Date Type” dipilih “Publication”.

15. Pada bagian “Identification Number” diisi dengan DOI artikel.

16. Pada bagian “Related URLs” diisi dengan alamat website jurnal. Untuk URL
type dipilih “Publisher”.

17. Pada bagian “Funders” dan “Projects” harap dikosongkan.

18. Pada bagian “Contact Email Address” diisi dengan e mail responden.

Gambar 26. Contoh Pengisian Data Pada Bagian “Divisions”, dan “Publication Details”

24
Lalu klik “Next” untuk menuju interface berikutnya, yakni interface “Subjects” seperti
ditunjukkan pada Gambar 27.

Gambar 27. Interface “Subjects”

Di sini harap dipilih “Subject” yang sesuai dengan topik artikel. Contoh hasil pilihan
ditampilkan pada Gambar 28, jika memilih tanda “+” pada Ilmu Teknik, kemudian klik “+”
pada Teknik Elektro Dan Informatika, dan “Add” pada Teknik Elektro.

Gambar 28. Hasil Pilihan “Subjects”

25
Selanjutnya klik “Next” untuk menuju ke interface “Deposit” seperti pada Gambar 29.
Dari interface di bawah ini harap klik pada “Deposit Item Now”. Selanjutnya akan terlihat
interface sesuai dengan Gambar 30.

Gambar 29. Interface “Deposit”

Gambar 30. Interface “Deposit”

26
Proses upload ke repository telah selesai. Selajutnya tinggal menunggu para editor untuk
memvalidasi data yang telah diupload. Jika status telah “Live Archive” atau lolos validasi,
maka mahasiswa dapat menghubungi Perpustakaan PNB untuk memperoleh SBAP.

27
Tim Penyusun
• Anak Agung Istri Raka Wahyuni, SE.

• Dr. Anak Agung Ngurah Gde Sapteka.

• I Nyoman Budiarta, A.Ma., S.Sos.

• Dr. I Ketut Sutapa, SST, MT.

• Dr. Muhammad Yusuf, S.Si, M.Erg.

• Dr. Ir. I Gede Made Karma, MT.

• I Wayan Suasnawa, ST, M.Kom.

• Ni Made Kariati, S.Kom, M.Cs.

• Elvira Septevany, SS., M.Li.

28