Nama : Lira Cahya Kamila Trisnawati

NIM : E3119076
Prodi : D4 Demografi dan Pencatatan Sipil

RESUME

Pada setiap semester kuliah praktik, mahasiswa D4 Demografi dan

Pencatatan Sipil melakukan perpindahan tempat praktik. Di semester 5 ini, tim
kuliah praktik penulis ditempatkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Surakarta. Dalam pembelajaran kuliah praktik di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta, mahasiswa menerima ilmu dan berbagai
pengalaman dalam melayani masyarakat Kota Surakarta baik di dalam dinas
maupun secara langsung di lapangan. Pembelajaran dilakukan secara offline
dengan pemberian teori dan juga praktik pelayanan pencatatan sipil. Selain itu,
mahasiswa juga diikutsertakan dalam pelayanan jemput bola akta kelahiran bagi
penduduk lansia di beberapa kelurahan yang ada di Kota Surakarta. Pembelajaran
dibagi dalam 3(tiga) bidang yaitu bidang PIAK, Pencatatan Sipil, dan bidang
Anggaran. Berikut beberapa materi pembelajaran dan prosedur yang telah
disampaikan dosen pengampu di dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta menurut bidang masing-masing :

I. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK)

a) Materi yang disampaikan
SIAK adalah sebuah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan data
kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu
kesatuan yang selanjutnya data-data penduduk dimasukkan ke dalam satu
pusat data (data center) di Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan
Sipil. Kemajuan teknologi informasi mendukung dalam berbagai kegiatan,
termasuk pelayanan administrasi kependudukan dimana merupakan suatu
tuntutan yang tidak bisa diabaikan. Berikut adalah sejarah sistem informasi
dan komunikasi dalam pelayanan administrasi kependudukan :
1) Sistem Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK)
Awalnya, pendataan pelayanan administrasi kependudukan
dan pencatatan sipil menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi yang bernama SIMDUK (Sistem Informasi
Manajemen Kependudukan). Namun dalam pelaksanaannya,
SIMDUK memiliki banyak kelemahan dan penggunaannya tidak
efektif lagi sejak lahirnya reformasi tahun 1999. Kelemahan
SIMDUK diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem tidak terhubung antar kabupaten/kota sehingga NIK
dapat berubah ketika penduduk berpindah domisili;
b. Rentan terhadap pemalsuan identitas;
c. Operating System berbasis DOS (Direct Operating System);
d. Pelaporan data penduduk tidak akurat.

2) Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Berdasarkan hasil evaluasi dan pengamatan dalam
penggunaan SIMDUK, maka Pemerintah Indonesia membuat
suatu inovasi dari SIMDUK ke Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK). Penerapan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan diatur dalam Keputusan Presiden
(Keppres) Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan
Administrasi Kependudukan yang merupakan rintisan awal
dalam pengelolaan data kependudukan dan pencatatan sipil.
Dalam penggunaannya, SIAK terus mengalami perkembangan
versi dari versi 1 hingga versi 7. Bahkan di beberapa
kabupaten/kota di Indonesia telah menerapkan penggunaan
SIAK Terpusat.
Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan atau yang biasa
disingkat dengan PIAK, merupakan sebuah instrumen pendukung/supporting
dalam pelayanan publik sebagai hasil dari pengumpulan, perekaman,
pengolahan, dan pemutakhiran data dari pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil. SIAK sendiri dalam pelayanan administrasi kependudukan
memiliki fungsi yaitu untuk mempercepat dan mempermudah dalam
penyampaian informasi kepada masyarakat atau instansi pengguna serta
mempermudah dan menghemat waktu dalam pembuatan dokumen
kependudukan.
Dalam pelayanan, data statistik dalam SIAK selalu berubah karena ada
proses penambahan berupa penerbitan akta pelayanan dari proses pencatatan
kelahiran dan kedatangan;dan pengurangan dari proses kematian dan pindah
keluar. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki
produk keluaran yaitu salah satunya adalah buku profil kependudukan yang
dibagikan kepada OPD lain sebagai hasil dari pemanfaatan penggunaan data
kependudukan dari bidang PIAK. Buku profil kependudukan berisi tentang
data pelayanan dan data konsolidasi bersih (DKB).
Pada zaman dahulu, penerbitan akta kelahiran dilandaskan pada asas
peristiwa yaitu dicatat pada tempat dimana anak tersebut lahir. Sedangkan
sekarang, akta kelahiran memiliki asas domisili dan data sudah terintegrasi
karena sudah memiliki database kependudukan yang digunakan secara
nasional yakni SIAK. Peran SIAK menjadi dasar utama dan yang pertama
dalam proses pencatatan peristiwa kependudukan dan pencatatan sipil. Selain
digunakan oleh petugas dinas, SIAK juga digunakan petugas di kelurahan
yang ada di Kota Surakarta untuk pelayanan kependudukan dan pencatatan
sipil di tingkat kelurahan. Dalam hal ini petugas kelurahan yang dimaksud
biasa dikenal dengan petugas registrasi.
Data kependudukan dibagi menjadi 2(dua) yaitu data perseorangan dan
data agregat berupa angka atas hasil proses pencatatan pendaftaran penduduk
dan pencatatan sipil yang terstruktur. Data perseorangan harus disimpan,
dirawat, dijaga kebenaran dan kerahasiaanya semata-mata juga untuk
perlindungan atas keamanan data diri penduduk dari segala kejahatan yang
memanfaatkan data penduduk agar tetap terjaga privasi seseorang tersebut.
Selain digunakan untuk pengolahan data, data kependudukan juga digunakan
untuk pemanfaatan data. Data kependudukan dimanfaatkan oleh instansi
pengguna untuk keperluan pelayanan publik by system melalui aplikasi web
portal. Instansi pengguna diantaranya seperti Kemensos untuk keperluan
bansos, BKN untuk keperluan terkait PNS, Kemendikbud untuk keperluan
dapodik, BPJS Kesehatan, Ditjen Pajak untuk keperluan NPWP, Kemenkes
untuk keperluan pendataan vaksin Covid-19, dan lain-lainnya.

b) Prosedur
Dalam pembelajaran kuliah praktik, mahasiswa memproses koreksi data
pada jenis akta kelahiran, akta perceraian, dan akta perkawinan sebagai output
bidang pencatatan sipil. Output yang dihasilkan dari bidang PIAK adalah
database kependudukan berbasis NIK yang nantinya sebagai komponen
penting dalam pengurusan dokumen kependudukan. Langkah koreksi data
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Login/masuk sebagai admin pada akun pelayanan dispendukcapil
Surakarta (https://pelayanan.dispendukcapil.surakarta.go.id/admin/);
2. Pilih menu koreksi data lalu klik “belum diverifikasi”;
3. Filter jenis data dan status data yang hendak diproses;
4. Pilih salah satu ajuan dengan klik ikon kaca pembesar;
5. Cek seluruh kelengkapan data dukung apakah cocok dengan yang
pemohon masukkan dalam menu ajuan. Hal ini mengacu pada nama,
nomor akta, dan tanggal akta yang harus sesuai dengan data dukung
yang telah pemohon upload agar tidak menimbulkan kesalahan
penginputan ke server SIAK;
6. Apabila ajuan pemohon ada yang salah dalam penulisan di menu
ajuan atau data dukung tidak sesuai/terdapat kekurangan maka pilih
status “ditolak” dengan menuliskan keterangan mengapa ajuan
tersebut ditolak pada kolom keterangan. Lalu klik simpan;
7. Apabila ajuan sudah sesuai dan benar maka status dapat diganti
dengan “disetujui” lalu klik “update ke SIAK” dan akan muncul
 pop-up sebagai konfirmasi apakah yakin untuk diupdate ke SIAK
lalu klik “Oke”;
8. Rekap data yang sesuai dengan apa yang sudah dikerjakan;
9. Selesai.

II. Bidang Pencatatan Sipil

a) Materi yang disampaikan
Program Belasungkawa Kirim Akta Kematian atau yang biasa
dikenal dengan “BESUK KIAMAT” adalah program yang diterbitkan oleh
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk mempermudah
masyarakat di Kota Surakarta dalam mengurus akta kematian dengan
sistem penerbitan akta kematian dalam kurun waktu 1x24 jam. Data
dilaporkan melalui kelurahan setempat lalu akan dikirim secara sistem ke
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta untuk langsung
diproses, kemudian akta kematian dapat diterbitkan. Selain akta kematian,
keluarga yang ditinggalkan juga langsung mendapatkan KK dan KTP yang
baru karena terjadi perubahan status perkawinan. Dalam pengurusan akta
kematian, syarat-syarat yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. Formulir Surat Keterangan Kematian diketahui Lurah (F229) diisi
lengkap
b. Formulir Kematian (F228)
c. Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit/Puskesmas Asli atau
fotocopy yang dilegalisir
d. Apabila akta catatan sipil belum mencantumkan WNI maka
dilengkapi Bukti Pewarganegaraannya
e. Fotocopy KTP pelapor
f. Dokumen imigrasi bagi WNA
g. 2 Fotocopy KTP-el sebagai saksi
h. KK dan KTP yang meninggal
i. Penetapan pengadilan, untuk peristiwa kematian lebih dari 10 tahun
j. Surat kematian dari kelurahan
 k. Pengantar RT dan RW Untuk peristiwa kematian yang lebih dari 10
tahun diproses secara offline, jika berkas identitas masih ada maka
tidak perlu melalui proses pengadilan.
Kematian yang lebih dari 30 hari (1 bulan) maka digolongkan
dalam kematian terlambat. Prinsip dalam pembuatan akta kematian ada 3
yaitu :
a. KK Tunggal: outputnya hanya akta kematian;
b. KK yang meninggal kepala keluarga : outputnya berupa KK, Akta
kematian, dan KTP-el apabila meninggalkan istri;
c. KK yang meninggal anggota keluarga : outputnya berupa KK, Akta
kematian, dan KTP-el apabila meninggalkan suami/kepala keluarga.
Selain akta kematian, mahasiswa juga mempelajari proses
pembuatan akta kelahiran. Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Surakarta memiliki inovasi yang bernama SAPUKUWAT. Inovasi
ini mempermudah masyarakat Kota Surakarta dalam mengurus akta
kelahiran. Program SAPUKUWAT ini bekerjasama dengan berbagai
lembaga termasuk rumah sakit yang ada di Kota Surakarta. Pengurusan
akta kelahiran di Kota Surakarta dapat dilakukan di kelurahan dan juga
rumah sakit/fasyankes yang telah melakukan kerjasama dengan
Disdukcapil Kota Surakarta. Pemohon program SAPUKUWAT untuk bayi
baru lahir akan mendapatkan paket dokumen kependudukan berupa KK,
Akta Kelahiran, KIA, E-Id BPJS peserta JKN PBI, Buku Bolo Kuncoro.

b) Prosedur
Dalam kuliah praktik, mahasiswa memproses akta kematian
melalui ajuan dari kelurahan. Berikut langkah memproses akta kematian
melalui SIAK :
a. Login akun SIAK lalu membuat 4 jendela baru;
b. Tab Pertama
Pada tab pertama digunakan untuk memproses penarikan
pelaporan yang sudah diupload/dikirim oleh kelurahan. Caranya
 dengan memilih menu “Pendaftaran Penduduk” > “Kartu Keluarga”
> “Daftar Proses Kematian” > “pilih nama yang akan diproses” >
“Proses” > “Simpan”.
c. Tab kedua
Pada tab kedua digunakan untuk memproses permintaan akta
kematian. Caranya dengan memilih menu “Pencatatan Sipil” >
“Kematian” > “Daftar Permintaan Akta Kematian” > “Input
Tanggal” > “pilih nama yang akan diproses” > “Proses” > Isi
Tempat Kematian sesuai dengan Visum > Pilih Kewarganegaraan
di data ibu dengan ini apabila warga Indonesia maka pilih WNI >
Pilih Lokasi Penyimpanan yaitu Scan Kelurahan 2021 > “Simpan”.
d. Tab ketiga
Tab ketiga digunakan untuk keperluan pengisian email dan
pengajuan sertifikasi elektronik/TTE. Dalam hal ini email yang diisi
adalah email resmi capil digital kelurahan. Caranya dengan memilih
menu “Pencatatan Sipil” > “Kematian” > “Pengajuan Sertifikasi
Elektronik/TTE” > “input tanggal” > “pilih nama yang akan
diproses” > “Ubah” > isikan email > “Simpan” lalu “Kembali” >
“Centang pada kolom” > “Ajukan”.
e. Tab keempat
Tab keempat digunakan untuk mencetak register akta kematian
dan kutipan akta kematian. Caranya dengan memilih “Pencatatan
Sipil” > “Kematian” >“Daftar Cetak Sertifikasi Elektronik” >“input
nomor akta” >“Cetak”.

Berikut adalah langkah untuk rekap penyusunan register kematian

baru tahun 2021 :
a. Mengurutkan berkas menurut nomor register akta kelahiran yang
terkecil ke nomor terbesar sejumlah 50 berkas;
b. Memisahkan register akta kelahiran dengan kelengkapan berkas lain;
c. Menyusun sesuai nomor urut register akta kematian;
d. Berkas register akta kematian dimasukkan dalam map dengan cover
“REGISTER AKTA KEMATIAN - KEMATIAN BARU - NOMOR
URUT REGISTER AKTA KEMATIAN”;
e. Sedangkan berkas lainnya dimasukkan dalam map lain dengan
menuliskan Nomor Urut Register Akta Kematian - Tahun 2021 pada
cover map;
f. Map register akta kematian dimasukkan dalam map berkas dijadikan
satu menggunakan karet dan pada pojok kanan diberi tanda centang.

Sedangkan berikut adalah langkah-langkah untuk memproses entri

data akta kelahiran melalui SIAK seperti yang biasanya mahasiswa
lakukan dalam pembelajaran kuliah praktik :
a. Login/masuk ke akun SIAK;
b. Membuka 2(dua) tab jendela SIAK
a) Tab pertama
Tab pertama digunakan untuk mengecek nomor akta
apabila dalam entri data dijumpai pop up bahwa seseorang
telah memiliki akta kelahiran. Langkahnya adalah
membuka menu “Pendaftaran Penduduk”, lalu pilih “WNI”,
“Kartu Keluarga”, “Daftar/Cetak Biodata WNI”, Masukkan
NIK dan cek nomor akta. Apabila dijumpai nomor akta
tidak seperti biasanya(hanya tercantum angka;contoh
15/1964), maka nomor akta dalam SIAK dihapus lalu
mengganti kepemilikan akta menjadi “Belum Tercatat” dan
mengisi nomor hp lalu simpan dan bisa mengentri data.
Apabila nomor akta selayaknya kebanyakan penduduk
maka nomor akta ditulis pada berkas pengajuan dan
dipisahkan dari berkas yang lain.
b) Tab kedua
Tab kedua digunakan untuk input data kelahiran.
Langkahnya adalah membuka menu “Pencatatan Sipil”,
 “Kelahiran”, “Input Kelahiran WNI”, Masukkan data
pemohon dalam SIAK sesuai dengan berkas ajuan dan
mencentang kelengkapan data dukung, lalu mengisi nama
petugas register, nomor SK Kepala Dinas apabila terlambat
pelaporan, tanggal pelaporan, dan email capil digital
kelurahan lalu klik “Simpan”. Apabila ingin mengajukan
permohonan lagi tinggal klik “Entri Baru” dan mengulangi
proses seperti di atas.

III. Bidang Anggaran

a) Materi yang disampaikan
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dibuat oleh Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) atau suatu dinas instansi. Dalam SKPD memuat Pejabat
Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) yang dijalankan pejabat struktural.
Besaran dana pada RKA disesuaikan atau ditentukan oleh APBD. Proses
penganggaran meliputi tahapan berupa perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi. Penjelasan dari masing-masing tahapan adalah sebagai berikut :
 Perencanaan : dirancangkan rencana strategis kota (renstra) yang
berisi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama 5(lima) tahun.
Renstra sendiri terbagi dalam 2(dua) bagian yakni renstra kota dan
renstra Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Setelah anggaran
dijabarkan dalam rencana penganggaran, maka akan terbit draft yang
setelah itu diajukan ke Tim Anggaran Pembangunan Daerah (TAPD)
yang diketuai oleh Sekretaris Daerah. TAPD membahas besaran
jumlah anggaran yang akan ditetapkan dan digunakan oleh OPD.
Setelah itu, TAPD mengajukan ke Dewan (DPRD) dan membahas
bersama OPD tentang besaran calon anggaran yang dimana bisa
bertambah ataupun berkurang. Lalu apabila sudah sepakat muncul
perda OPD dan selanjutnya terbit Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA) dan RKA untuk dinas. Besaran angka dalam harga satuan
tidak harus dihabiskan.
 Pelaksanaan : dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA) berisi tentang kumpulan RKA-RKA dan dibagi tiap bidang.
Tahap pelaksanaan akan diterbitkan SK oleh Kepala Dinas untuk
Pejabat Pelaksana Pengendali Teknis Kegiatan (PPPTK). Semua
kegiatan yang direncanakan hanya tinggal dijalankan berpedoman
pada RKA. Ada pula SPJ pembelian barang yang harus melampirkan
bukti pendukung yang sah dan meyakinkan. Berikut beberapa contoh
laporan pertanggungjawaban :
1) Bukti untuk Pembelian MMT : Nota Pembelian, Foto
Barang;
2) Bukti untuk Honorarium : Tanda Serah Terima,
SK sebagai Pejabat Pembuat Komitmen;
3) Bukti untuk Rapat : Surat Undangan,
Daftar Hadir, Notulen Rapat yang ditandatangani Notulis,
Nota/Kwitansi Pembelian Jamuan Makan dan Minum.
Kwitansi pembelian di atas 2(dua) juta memakai materai
Rp.10.000,-. Cara kerja rencana kas adalah membagi jumlah
anggaran dalam 4 triwulan. Hal ini untuk menjamin ketersediaan
uang di kas pemerintahan daerah agar kegiatan tersedia biayanya.
Apabila dalam pelaksanaan ada hal yang harus diubah, maka
mengajukan perubahan APBD di bulan September yang nantinya
akan terbit Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perubahan (DPAP).
Tiap 3(tiga) bulan sekali diadakan rakorpop. Berikut adalah cara
menentukan persentase capaian anggaran :
jumlaℎrealisasi anggaran
× 100
jumlaℎ pagu anggaran

 Evaluasi : evaluasi dilakukan berdasar pada target

realisasi yang dilakukan. Capaian anggaran bisa tidak tercapai karena
beberapa faktor yaitu karena lemah di perencanaan, tidak bisa
menyusun rencana kegiatan yang akan dilakukan, dan jeleknya
 perhitungan volume. Evaluator dibagi dalam 2(dua) yaitu evaluator
internal dan eksternal. Evaluator internal adalah Inspektorat/APIP
dengan pemeriksaan minimal setahun sekali dan obyek pemeriksaan
langsung OPD. Sedangkan evaluator eksternal adalah BPK RI dan
obyek pemeriksaan adalah pemerintah kota dengan OPD sebagai
sampling.

b) Prosedur
Output yang dihasilkan pada perencanaan anggaran adalah
sekumpulan rencana anggaran atau disebut dengan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) Satuan Kerja Perangkat Daerah. Dalam pembelajaran
perencanaan anggaran, mahasiswa memproses pemindahan RKA ke excel.
Langkah-langkah penyusunan data pada file cetak Formulir RKA - Rincian
Belanja SKPD ke excel adalah sebagai berikut :
a. Melakukan koreksi pada data yang sebelumnya telah ditulis
mahasiswa lain;
b. Memasukkan apa saja yang kurang dan merapikannya sesuai pada
file cetak Formulir RKA - RINCIAN BELANJA SKPD;
c. Simpan file pada excel.
Dalam perancanaaan anggaran juga melewati beberapa tahap diantaranya
perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.