STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN / PENERIMAAN TAMU

PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 6 KOTA DEPOK

BIDANG KEHUMASAN
SMA NEGERI 6 DEPOK

SMA NEGERI 6 DEPOK

CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH II
DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT
 LEMBAR PENGESAHAN

Setelah mendapat pertimbangan dan persetujuan dari Kepala Sekolah, maka Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan / Penerimaan Tamu SMA Negeri 6 Depok ini
mulai ditetapkan dan diberlakukan pada Tahun Pelajaran 2022/2023.

Ditetapkan di : Depok
Hari : Senin
Tanggal : 18 Juli 2022

Mengesahkan
Kepala SMA Negeri 6 Depok

Siti Faizah, M.Pd.

NIP. 196810031992012001

1
 KATA PENGANTAR

Dalam rangka mewujudkan Visi SMA Negeri 6 Depok yaitu “Terwujudnya

SMA Negeri 6 Depok sebagai sekolah unggul dalam prestasi yang berlandaskan

keimanan dan ketakwaan, berkarakter kebangsaan dan berwawasan lingkungan”

serta misi yang hendak dicapai dalam hal menumbuhkembangkan hubungan

kerjasama dalam manajemen sekolah, salah satu kebijakan strategis yang ditempuh

adalah dengan peningkatan kualitas layanan bagi masyarakat yang membutuhkan

informasi, berkontribusi, dan berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan di

SMA Negeri 6 Depok.

Program kehumasan guna meningkatkan kualitas layanan adalah melalui

penyelenggaraan pelayanan / penerimaan tamu dengan mengedepankan prinsip

objektif, transparan, dan kekeluargaan. Hal ini bertujuan agar masyarakat dapat

memperoleh maupun mengakses layanan informasi yang dibutuhkan untuk

kepentingan kemajuan dan peningkatan kualitas pendidikan di SMA Negeri 6 Depok.

Untuk kepentingan tersebut Bidang Kehumasan SMA Negeri 6 Depok

Menyusun suatu pedoman layanan bagi masyarakat yang tertuang dalam bentuk

Standar Operasional Prosedur Pelayanan / Penerimaan Tamu yang selanjutnya

dapat diimplementasikan dalam penyelenggaraan operasional layanan di SMA

Negeri 6 Depok

Depok, 18 Juli 2022

Bidang Kehumasan

2
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ……………………………………………………….. 1

Kata Pengantar ……………………………………………………………… 2

Daftar Isi ……………………………………………………………………... 3

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………. 4

A. Latar Belakang ………………………………………………………….. 4

B. Tujuan ……………………………………………………………………. 5

C. Sasaran ………………………………………………………………….. 5

BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN

PELAYANAN / PENERIMAAN TAMU ………………………… 6

A, Pelayanan / Penerimaan Tamu ………………………………………... 6

B. Sistem Pelayanan / Penerimaan Tamu ………………………………. 6

C. Persyaratan Pengunjung ………………………………………………. 7

D. Persyaratan Dokumen ………………………………………………….. 8

BAB III PETUGAS, JADWAL, DAN ALUR PELAYANAN / PENERIMAAN

TAMU DI SMA NEGERI 6 DEPOK
TAHUN PELAJARAN 2022 / 2023 …………………………………. 9
A. Petugas Pelayanan / Penerimaan Tamu ………………………………… 9
B. Jadwal Piket Tahun Pelajaran 2022 / 2023 ………………………….. 10
C. Alur Layanan / Penerimaan Tamu ……………………………………. 10

BAB IV PENUTUP ………………………………………………………… 11

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 12

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Layanan pendidikan yang baik, dimulai dari layanan informasi seputar

pendidikan, dapat terwujud jika terjalin kerjasama antara komponen pendidikan yang

satu dengan komponen lainnya termasuk orang tua peserta didik, dan masing-masing

bertanggung jawab terhadap keberlangsungan penyelenggaraan pendidikan

sebagaimana UU RI nomor 20 tahun 2003 bagian kedua pasal 7 yang menjelaskan

bahwa Hak dan Kewajiban Orang Tua adalah:

(1) Orang tua berhak berperan serta dalam memilih satuan pendidikan dan

memperoleh informasi tentang perkembangan pendidikan anaknya.

(2) Orang tua dari anak usia wajib belajar, berkewajiban memberikan pendidikan

dasar kepada anaknya.

Demikian pula pada bagian ketiga pasal 8, masyarakat berhak berperan

serta dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi program

pendidikan, dan Pasal 9 menyatakan masyarakat berkewajiban memberikan

dukungan sumber daya dalam penyelenggaraan pendidikan.

Dengan berpedoman pada UU RI nomor 20 tahun 2003 tersebut, SMA

Negeri 6 Depok menyusun regulasi pelayanan khususnya penerimaan tamu dan

layanan informasi untuk dijadikan pedoman bagi pihak-pihak yang berkepentingan

dengan SMA Negeri 6 Depok, agar penyelenggaraan pendidikan dapat terlaksana

sebagaimana amanat Sistem Pendidikan Nasional.

Penyusunan regulasi pelayanan / penerimaan tamu tidak terlepas dari

regulasi nasional yang berlaku dan menjadi acuan utama serta kebijakan yang

4
 menjadi muatan lokal berdasarkan hasil analisis kondisi terkini yang terjadi di

lingkungan SMA Negeri 6 Depok sebelumnya, sehingga regulasi pelayanan /

penerimaan tamu dapat seiring dengan dinamika perubahan yang terjadi.

B. Tujuan

Tujuan diterbitkannya Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan /

Penerimaan Tamu adalah:

1. Sebagai acuan pelaksanaan pelayanan bagi guru dan tenaga kependidikan di

sekolah

2. Memberikan informasi kepada seluruh komponen di satuan pendidikan;

3. Memberikan arahan tentang pelayanan / penerimaan tamu kepada masyarakat

yang membutuhkan sesuai dengan keperluannya masing – masing

4. Memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan di bidang pendidikan

tentang pelayanan / penerimaan tamu di SMA Negeri 6 Depok

5. Memberikan informasi kepada masyarakat yang terkait dengan proses dan

tahapan penyelenggaraan pelayanan / penerimaan tamu di SMA Negeri 6 Depok

C. Sasaran

Sasaran Prosedur Operasional Standar (POS) Pelayanan / Penerimaan

Tamu ini adalah:

1. Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK) pada SMA Negeri 6 Depok;

2. Orang tua wali peserta didik;

3. Para pemangku kepentingan di bidang pendidikan;

4. Masyarakat pemerhati pendidikan/pengguna layanan satuan pendidikan

5. Lembaga / instansi mitra sekolah

6. Masyarakat Umum

5
 BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENYELENGGARAAN PELAYANAN / PENERIMAAN TAMU
PADA SMA NEGERI 6 DEPOK

A. Pelayanan / Penerimaan Tamu

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan sistematik yang dirancang untuk

mengatur penyelenggaraan pelayanan / penerimaan tamu mulai dari kedatangan,

pelaporan, pendaftaran dan penyerahan dokumen persyaratan, tujuan kedatangan /

kunjungan, jadwal, hingga tindak lanjut. Penyelenggaraan pelayanan / penerimaan

tamu dilaksanakan setiap hari pada jam efektif kerja. Waktu pelayanan / penerimaan

tamu dapat berubah jika terjadi kondisi yang mendesak dan dianggap perlu untuk

segera ditindaklanjuti

B. Sistem Pelayanan / Penerimaan Tamu

Pelayanan / penerimaan tamu dilaksanakan secara online (dalam jaringan),

offline (di luar jaringan), serta semi daring.

1. Dalam jaringan, artinya pelayanan dapat dilakukan dengan memanfaatkan

teknologi komunikasi dan media sosial (website, whatsapp, Instagram, dsb.)

2. Luar jaringan, artinya pelayanan dilakukan secara langsung, masyarakat datang

ke sekolah

3. Semi daring, artinya pelayanan / penerimaan dilaksanakan dengan menggunakan

gabungan sistem TIK dan layanan langsung. Sistem TIK dirancang untuk

melakukan proses penyampaian informasi, upload (mengunggah) dokumen

seperti surat edaran / undangan / dsb., konfirmasi dan tindak lanjut dilakukan

6
 secara langsung oleh guru atau tenaga kependidikan yang berwenang sesuai

dengan urusan masing – masing.

C. Persyaratan Pengunjung

Merupakan kriteria yang harus dipenuhi pengunjung, meliputi:

1. Setiap tamu yang datang harus melapor ke satpam (petugas keamanan)

sekolah

2. Setiap tamu wajib mengisi buku tamu yang disediakan, kemudian akan diberikan

tanda pengenal pengunjung (visitor)

3. Setiap tamu harus berpakaian rapi, sopan, dan tidak bersandal jepit

4. Setiap tamu harus masuk dan mengkonfirmasi kunjungan kepada petugas piket di

lobby

5. Tamu yang mengurus legalisasi dan administrasi, setelah mengisi buku tamu

dapat langsung ke Kantor Tata Usaha

6. Tamu yang mengurus kepentingan kerja  sama, penelitian, atau sejenisnya

harus minta ijin ke Wakil Kepala Sekolah Urusan Humas terlebih dahulu

7. Tamu ( khusus alumnni ) yang berkunjung ke sekolah disediakan waktu

sesuai kebijakan dan tata tertib sekolah, dengan meminta ijin ke Wakil Kepala

Sekolah Urusan Humas terlebih dahulu, dan harus bersedia mematuhi aturan

sekolah

8. Tamu yang berkunjung sebelum membuat janji pertemuan dengan pihak

tertentu, terlebih dahulu menunggu di meja piket (lobby) sampai petugas

keamanan atau petugas piket mengkonfirmasi apakah pihak yang akan

ditemui bersedia menerima tamu atau menjadwalkan di waktu lain

7
 9. Setiap tamu yang berkunjung wajib mematuhi tata tertib sekolah dan

menjunjung tinggi norma – norma sopan santun dan etika bermasyarakat

meliputi perkataan dan tindakan

10. Pihak sekolah berhak menolak kunjungan tamu atas pertimbangan –

pertimbangan tertentu yang berkaitan dengan menjaga situasi kondusif,

keselamatan, keamanan, dan kenyamanan bagi warga sekolah

D. Persyaratan Dokumen

Merupakan berbagai dokumen yang harus dipenuhi pengunjung (tamu)

meliputi

1. Dokumen persyaratan umum:

a. Kartu Pengenal / Kartu Identitas (KTP / SIM / Paspor / dan sebagainya)

b. Bukti tangkapan layer berisi percakapan kesepakatan pertemuan atau

undangan dan yang sejenisnya

2. Dokumen persyaratan khusus:

a. Surat Tugas, berlaku bagi tamu atau pengunjung yang mewakili suatu

lembaga atau instansi yang relevan

b. Surat Undangan, berlaku bagi tamu atau pengunjung yang memenuhi

undangan dari pihak sekolah

c. Surat Izin Penelitian, berlaku bagi mahasiswa yang melakukan penelitian di

SMA Negeri 6 Depok

d. Dokumen Legalisasi, berlaku bagi alumni atau yang mewakilinya dalam hal

akan melakukan proses legalisasi dokumen

8
 BAB III
PETUGAS, JADWAL, DAN ALUR PELAYANAN / PENERIMAAN TAMU
DI SMA NEGERI 6 DEPOK
TAHUN PELAJARAN 2022 / 2023

A. Petugas Pelayanan / Penerimaan Tamu

No. Nama Jabatan Uraian Tugas

1. Siti Faizah, M.Pd. Kepala Sekolah Penanggungjawab

2. Syahri Ramadhan, M.Pd. Koordinator

Wkl. Bidang Humas
Pelaksana
3. Panti Nur Abadi, M.Pd.
Guru Petugas Piket
4. Luthpi Barsan, S.Pd.
Guru Petugas Piket
5. Firqih Eka Iswara, S.Pd.
Guru Petugas Piket
6. Setya Budi Santosa, S.Pd.
Guru Petugas Piket
7. Fajar Rizqa Mafadhil, S.Sos
Guru Petugas Piket
8. Shavira Duanti, S.Pd.
Guru Petugas Piket
9. Muh. Sholihul Hadi, M.Pd.
Guru Petugas Piket
10. Siti lailatul Fadhillah, S.Pd.
Guru Petugas Piket
11. Dandi Noviandi Effendi, S.Pd.
Guru Petugas Piket
12. Muh. Arwan Fathimy, S.Si.
Guru Petugas Piket
13. Randa Prakarsa, S.Pd.
Guru Petugas Piket
14. Iqbal Ikhsan, S.Pd.
Guru Petugas Piket
15. Elsa Widyanti, S.Pd.
Guru Petugas Piket
16. Syahri Setiawan, M.Pd. I
Guru Petugas Piket
17. Hairul Umam, S.Pd.
Guru Petugas Piket
18. Majan
Satpam Petugas Keamanan
19. Edy Sofyan
Satpam Petugas Keamanan
20. Nurdin
Satpam Petugas Keamanan
21. Suryadi
Satpam Petugas Keamanan
22. Darmaji
Satpam Petugas Keamanan

9
B. Jadwal Piket Tahun Pelajaran 2022 / 2023

HARI NAMA PETUGAS

Panti Nur Abadi, M.Pd.

SENIN Luthpi Barsan, S.Pd.

Firqih Eka Iswara, S.Pd.

Setya Budi Santosa, S.Pd.

SELASA Fajar Rizqa Mafadhil, S.Sos

Shavira Duanti, S.Pd.

Muh. Sholihul Hadi, M.Pd.

RABU Siti lailatul Fadhillah, S.Pd.

Dandi Noviandi Effendi, S.Pd.

Muh. Arwan Fathimy, S.Si.

KAMIS Randa Prakarsa, S.Pd.

Iqbal Ikhsan, S.Pd.

Elsa Widyanti, S.Pd.

JUMAT Syahri Setiawan, M.Pd. I

Hairul Umam, S.Pd.

C. Alur Layanan / Penerimaan Tamu

TAMU MELAPOR
Tamu diberi
DI SATPAM
tanda pengenal
pengunjung
Tamu menunggu
Tamu mengisi buku konfirmasi
Ruang yang
tamu di petugas
piket Urusan ditetapkan
legalisasi/administrasi
langsung ke TU

Tamu memperoleh
SELESAI
layanan

10
 BAB IV

PENUTUP

Demikian Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan /

Penerimaan Tamu di SMA Negei 6 Depok ini Kami buat agar dapat menjadi

pedoman bagi penyelenggaraan pelayanan yang memadai bagi masyarakat

yang berkepentingan dan memiliki urusan yang relevan dengan stake holders

di SMA Negeri 6 Depok.

Semoga SMA Negeri 6 Depok dapat secara optimal meningkatkan

kualitas layanan bagi masyarakat pada umumnya dan bagi seluruh warga

sekolah khususnya.

Apabila di kemudian hari atas pertimbangan – pertimbangan yang

menyesuaikan dengan kondisi, situasi, dan keperluan lainnya maka SOP ini

dapat diubah sesuai dengan kebutuhan yang di[andang perlu untuk melakukan

suatu perubahan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Coulson, Thomas Collin. 2002. Public Relations: Pedoman Praktis Untuk Humas.
Jakarta: Bumi Aksara.

Danandjaja. 2011. Peranan Humas dalam Perusahaan. Cetakan pertama.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Fariani, S.R dan Aryanto, W. 2009. Panduan Praktisi PR. Jakarta: Alex Media
Komputindo.

Fransiska, M. 2015. Peran Humas dalam Rangka Membangun Citra Sekolah

Menengah Kejuruan Bopkri 1 Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta FE UNY.

Irianta, Y dan Surachman, Y. 2006. Public Relation Writing Pendekatan Teoritis dan
Praktis. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.

Iriyanti, D.R. 2014. Peran Humas dalam Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan
Di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtamarta Yogyakarta. Skripsi.
Yogyakarta FE UNY.

Jefkins, F. 2004. Public Relations edisi kelima terj. Haris Munandar. Jakarta:
Erlangga.

Kusumastuti, F. 2002. Dasar-dasar Hubungan Masyarakat. Jakarta: Ghalia

Indonesia.

Linggar Anggoro, M. 2005. Teori dan Profesi Kehumasan. Jakarta: Bumi Aksara.

12