LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

ANALISA PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT

PADA HR. DEPARTEMENT DI PT NIRWANA KHARISMA

Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan

Mata Kuliah Kerja Industri

Dibuat Oleh :

1. Dwi Puji Lestari - 190112020006

2. Fini Apriani - 190112020002
3. Mita Pratiwi - 190112020005
4. Putri Pricillia Mangempis - 190112020007
5. Rika Dewi Purnomo – 190112020015

JURUSAN ADMINISTRASI

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

2021
 POLITEKNIK LP3I JAKARTA
SK. Dikti No.158/D/O/2003

Direktorat : Gedung Sentra Kramat Blok A Jl. Kramat Raya No.

7-9, Jakarta, Phone: (021) 3190-5498, Fax (021) 3190-
5499
Website : www.plj.ac.id

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

Nama Mahasiswa : 1. Dwi Puji Lestari – 190112020006
2. Fini Apriani – 190112020002
3. Mita Pratiwi – 190112020005
4. Putri Picillia Mangempis – 190112020007
5. Rika Dewi Purnomo – 190112020015
Jurusan : Administrasi Bisnis
Program Studi : Sekretaris
Tema KKI : Analisa Prosedur Pengurusan Surat Menyurat pada HR.
Department di PT Nirwana Kharisma
Tempat KKI : PT Nirwana Kharisma
Telah memenuhi syarat melaksanakan kegiatan KKI dan menyusun laporan KKI.

Jakarta, 7 Januari 2022

Disetujui Oleh,

Pembimbing KKI Ketua Jurusan Administrasi

(Isti Nuraini, S.E) (Mujtabah Fatururrahman, M.M)

Mengetahui,
Wakil Direktur Akademik

( Dra. Euis Winarti, M.M )

i
 DAFTAR ISI

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI ........................................................................ i

DAFTAR ISI.................................................................................................................................................ii
Gambar 1.1................................................................................................................................................ v
Lembar Penilaian Dwi Puji ....................................................................................................................... v
Gambar 1.2............................................................................................................................................... vi
Lembar Penilaian Dwi Puji ...................................................................................................................... vi
Gambar 1.3..............................................................................................................................................vii
Lembar Penilaian Fini Apriani................................................................................................................vii
Gambar 1.4.............................................................................................................................................viii
Lembar Penilaian Mita Pratiwi ..............................................................................................................viii
Gambar 1.5............................................................................................................................................... ix
Lembar Penilaian Mita Pratiwi ................................................................................................................ ix
Gambar 1.6................................................................................................................................................ x
Lembar Penilaian Putri Pricillia ................................................................................................................ x
Gambar 1.7............................................................................................................................................... xi
Lembar Penilaian Putri Pricillia ............................................................................................................... xi
Gambar 1.8..............................................................................................................................................xii
Lembar Penilaian Rika Dewi ..................................................................................................................xii
Gambar 1.9.............................................................................................................................................xiii
Lembar Penilaian Rika Dewi .................................................................................................................xiii
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... xiv
Gambar 2.1.............................................................................................................................................. 20
Lembar Daily Activity Dwi Puji ............................................................................................................. 20
Gambar 2.2.............................................................................................................................................. 21
Lembar Daily Activity Dwi Puji ............................................................................................................. 21
Gambar 2.3.............................................................................................................................................. 22
Lembar Daily Activity Dwi Puj ............................................................................................................. 22
Gambar 2.4.............................................................................................................................................. 23
Lembar Daily Activity Dwi Puji ............................................................................................................. 23
Lembar Penilaian Fini Apriani................................................................................................................ 24
Lembar Penilaian Fini Apriani................................................................................................................ 25
Gambar 2.7.............................................................................................................................................. 26
Lembar Daily Activity Mita Pratiwi ....................................................................................................... 26
Gambar 2.8.............................................................................................................................................. 27

ii
 Lembar Daily Activity Mita Pratiwi ....................................................................................................... 27
Gambar 2.9.............................................................................................................................................. 28
Lembar Daily Activity Putri Pricillia ...................................................................................................... 28
Lembar Daily Activity Putri Pricillia ...................................................................................................... 29
Gambar 2.11............................................................................................................................................ 30
Lembar Daily Activity Putri Pricillia ...................................................................................................... 30
Gambar 2.10............................................................................................................................................ 31
Lembar Daily Activity Rika Dewi .......................................................................................................... 31
Gambar 2.11............................................................................................................................................ 32
Lembar Daily Activity Rika Dewi .......................................................................................................... 32
BAB I .......................................................................................................................................................... 33
PENDAHULUAN ...................................................................................................................................... 33
1.1 Latar Belakang KKI .......................................................................................................................... 33
1.2 Tujuan dan Manfaat KKI .................................................................................................................. 34
1.2.1 Tujuan Penulisan ..................................................................................................................... 34
1.2.2 Manfaat Penulisan ................................................................................................................... 34
1.3 Rumusan Masalah ............................................................................................................................. 35
BAB II......................................................................................................................................................... 36
TINJAUAN UMUM ................................................................................................................................... 36
2.1 Sejarah Perusahaan/Organisasi ......................................................................................................... 36
2.1.1 Profil Perusahaan..................................................................................................................... 36
2.1.2 Identitas Perusahaan....................................................................................................................... 37
2.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .............................................................................................. 39
2.2.1 Daftar Susunan Pengurus Inti PT. Nirwana Kharisma Group ........................................... 39
2.2.2 Struktur Pengurus Inti PT. Nirwana Kharisma Group ....................................................... 40
Gambar 3.1.............................................................................................................................................. 40
Struktur PT Nirwana Kharisma .............................................................................................................. 40
Gambar 3.1.............................................................................................................................................. 41
Piagam Penghargaan ............................................................................................................................... 41
2.3 Ruang Lingkup Usaha....................................................................................................................... 42
2.3.1 Profile Proyek Puri Nirwana .................................................................................................. 42
Gambar 3.2.............................................................................................................................................. 43
Contoh Rumah ........................................................................................................................................ 43
Gambar 3.3.............................................................................................................................................. 44
Fasilitas Puti Nirwana ............................................................................................................................. 44
BAB III ....................................................................................................................................................... 45
PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 45

iii
 3.1 Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di HR. Departement pada PT. Nirwana Kharisma ............... 45
3.1.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk ....................................................................................... 45
3.1.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar ....................................................................................... 45
3.1.3 Adapun data yang harus tercatat dalam buku agenda tersebut adalah :........................... 46
3.2 Kendala yang ada pada Prosedur Surat Menyurat di PT Nirwana Kharisma : ........................... 46
3.3. Solusi atas kendala dalam prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di HR. Department
pada PT Nirwana Kharisma .................................................................................................................... 47
BAB IV ....................................................................................................................................................... 48
KESIMPULAN DAN SARAN................................................................................................................... 48
4.1 Kesimpulan ....................................................................................................................................... 48
4.1 Saran ................................................................................................................................................. 48
Gambar 4.1.............................................................................................................................................. 49
Lampiran Buku Agenda .......................................................................................................................... 49
Gambar 4.2.............................................................................................................................................. 50
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 50
Gambar 4.3.............................................................................................................................................. 51
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 51
Gambar 4.4.............................................................................................................................................. 52
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 52
Gambar 4.5.............................................................................................................................................. 53
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 53
Gambar 4.6.............................................................................................................................................. 54
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 54
Gambar 4.7.............................................................................................................................................. 55
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 55
Gambar 4.8.............................................................................................................................................. 56
Lampiran Surat........................................................................................................................................ 56

iv
 Gambar 1.1
Lembar Penilaian Dwi Puji

v
 Gambar 1.2
Lembar Penilaian Dwi Puji

vi
 Gambar 1.3
Lembar Penilaian Fini Apriani

vii
 Gambar 1.4
Lembar Penilaian Mita Pratiwi

viii
 Gambar 1.5
Lembar Penilaian Mita Pratiwi

ix
 Gambar 1.6
Lembar Penilaian Putri Pricillia

x
 Gambar 1.7
Lembar Penilaian Putri Pricillia

xi
 Gambar 1.8
Lembar Penilaian Rika Dewi

xii
 Gambar 1.9
Lembar Penilaian Rika Dewi

xiii
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah
Kerja Industri (KKI) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

mahasiswa tingkat akhir diharuskan enyusun dan memaparkan laporan
Kuliah Kerja Industri (KKI) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian
enyusun n Politeknik LP3I Jakarta Program Diploma III. Untuk itu
penulis melakukan Kuliah Kerja Industri (KKI) dari bulan Oktober-
Desember 2021 di PT Nirwana Kharisma

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Kuliah Kerja Industri (KKI), khususnya
kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.

2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Dr. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur Bidang Non Akademik, Teddy Setiady, S.Sos., M.Kom.
4. Ketua Jurusan Administrasi, Mujtabah Fatururrahman, S.Pd., M.M.
5. Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Industri (KKI) Isti Nuraini, S.E yang bersedia
membimbing penulis dalam menyusun Kuliah Kerja Industri (KKI) di tengah
kesibukannya.
6. Bapak/Ibu Pembimbing Kuliah Kerja Industri (KKI) di PT Nirwana Kharisma
yang bersedia membimbing penulis dalam enyusun Kuliah Kerja Industri (KKI) di
tengah kesibukannya.
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Dedi Miswar, S.E.
8. Orang tua serta teman-teman yang telah memberikan dukungan secara moral
kepada penulis agar dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Industri (KKI)

xiv
15
16
17
18
19
 Gambar 2.1
Lembar Daily Activity Dwi Puji

20
 Gambar 2.2
Lembar Daily Activity Dwi Puji

21
 Gambar 2.3
Lembar Daily Activity Dwi Puji

22
 Gambar 2.4
Lembar Daily Activity Dwi Puji

23
 Gambar 2.5

Lembar Penilaian Fini Apriani

24
 Gambar 2.6

Lembar Penilaian Fini Apriani

25
 Gambar 2.7
Lembar Daily Activity Mita Pratiwi

26
 Gambar 2.8
Lembar Daily Activity Mita Pratiwi

27
 Gambar 2.9
Lembar Daily Activity Putri Pricillia

28
 Gambar 2.10

Lembar Daily Activity Putri Pricillia

29
 Gambar 2.11
Lembar Daily Activity Putri Pricillia

30
 Gambar 2.10
Lembar Daily Activity Rika Dewi

31
 Gambar 2.11
Lembar Daily Activity Rika Dewi

32
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang KKI

Surat adalah sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui
surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, atau laporan. Meskipun
teknologi komunikasi berkembang sangat pesat, peran surat belum dapat tergantikan.
Sedangkan surat menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang
meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan
pengiriman surat keluar. Berkirim dan membalas surat dapat dilakukan secara tertulis
melalui media cetak ataupun media elektronik sebagai aalah satu sarana untuk
menyampaikan informasi penting. Kegiatan surat menyurat ini juga dikenal dengan istilah
korespondensi.

Surat menjadi sarana penting bagi setiap instansi, termasuk HR Department Perusahaan.
Informasi-informasi penting atau rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung
didalamnya. Oleh karena itu setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan, baik surat
masuk atau surat keluar perlu diperhatikan, dan sebab itu manajemen surat keluar atau
surat masuk harus dilakukan dengan baik dan benar agar tidak terjadi kesalahan yang
fatal nantinya. Karena jika kita terbiasa untuk menangani surat dengan baik maka kita
akan terbiasa juga menangani segala hal dengan tertata.

Mengurus kegiatan surat menyurat sudah menjadi suatu kewajiban dan tanggung jawab
penuh bagi seorang sekretaris. Memang bagi orang awam kelihatannya mudah, namun
jika kita tidak menguasai betul mengenai tata cara mengurus penyuratan ini agaknya akan
sulit. Karena untuk bisa mengurus kegiatan surat menyurat kita perlu menguasai
bermacam-macam teknik dan metode penyuratan. Hal terpenting ialah kita harus bisa
memilah surat tersebut. Mana surat penting yang hanya boleh dibuka dan dilihat oleh
atasan dan mana surat umum yang bisa kita buka dan diketahui isinya.

Dari latar belakang di atas dapat diketahui mengenai analisa prosedur peranan surat
menyurat dalam Perusahaan dan cara pengelolaannya, maka penulis tertarik mengambil
judul “Analisa Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di HR Departement Pada PT
Nirwana Kharisma”.

33
1.2 Tujuan dan Manfaat KKI
Adapun Tujuan dan Manfaat dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Industri adalah
sebagai berikut :

1.2.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk memenuhi tugas kelompok Kuliah Kerja Industri sebagai salah satu syarat
untuk melanjutkan tugas akhir nantinya.
2. Untuk menambah wawasan mengenai prosedur sistem surat menyurat pada
perusahaan
3. Untuk menambah ilmu dalam menghadapi dan menangani permasalahan yang
terjadi pada prosedur sistem surat menyurat

1.2.2 Manfaat Penulisan

1. Bagi Penulis
a. Dapat menerapkan ilmu mengenai prosedur sistem surat menyurat yang didapat
semasa perkuliahan serta meningkatkan wawasan dan pengetahuan akan
pentingnya prosedur sistem surat menyurat
b. Belajar untuk mengamati dan memahami permasalahan yang terjadi padadi
dalam perusahaan mengenai prosedur sistem surat menyurat

2. Bagi Pembaca
a. Sebagai sumber informasi kepada pembaca tentang prosedur sistem surat
menyurat
b. Menambah wawasan serta pengetahuan pembaca tentang hal-hal yang berkaitan
dengan prosedur sistem surat menyurat

3. Bagi Lembaga Pendidikan

Penulisan laporan ini diharapkan dapat menambah wawasan dan menjadi salah satu
referensi serta acuan yang baik untuk penulis laporan kuliah kerja industri
selanjutnya.

4. Bagi Perusahaan
Laporan ini diharapkan dapat menjadi saran dan masukan yang dapat
dikembangkan dan bermanfaat untuk perusahaan dalam proses meningkatkan
kinerja perusahaan mengenai prosedur sistem kegiatan surat menyurat.
34
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah dan judul, maka permasalahan yang akan dibahas
antara lain :
1. Bagaimana prosedur pengurusan surat menyurat HR. Departement pada PT. Nirwana
Kharisma?
2. Apa saja kendala yang ada pada prosedur surat menyurat pada PT. Nirwana
Kharisma?
3. Bagaimana solusi atas kendala dalam prosedur pengurusan surat masuk dan surat
keluar di HR. Department pada PT. Nirwana Kharisma ?

35
 BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah Perusahaan/Organisasi

2.1.1 Profil Perusahaan
PT. Nirwana Kharisma Group bergerak di bidang Real estate, Marketing, Waterpark
& Land Development sejak tahun 1987, atau lebih dari 34 tahun, diawali dengan
pembangunan proyek perumahan Bangun Reksa, Rungkut Surabaya, kemudian
persero juga mengembangkan proyek-proyek perumahan khusus karyawan
Pertamina di Balikpapan, Kalimantan. Setelah Surabaya dan Kalimantan, proyek-
proyek dari perumahan PT Nirwana Kharisma pada saat ini lebih memfokuskan diri
untuk mengembangkan perumahan di Jawa Barat.

1. Yang sudah dikembangkan, sebagai berikut :

1) Perumahan Buana Permai, Cipondoh Tangerang.
2) Perumahan Taman Pinang Indah, Tangerang.
3) Perumahan Puri Nirwana 1, 2, 3, Cibinong
4) Perumahan Nirwana Estate, Cibinong.
5) Perumahan Bumi Jaya Indah, Purwakarta.

2. Yang sedang dikembangkan, sebagai berikut :

1) Puri Nirwana Residences, Cikarang Kota.
2) Puri Mutiara Indah II, Cikarang Kota
3) Nirwana Golden Park, Cibinong.
4) Puri Mas I & II, Cibinong
5) Puri Persada Indah, Cibarusah

36
2.1.2 Identitas Perusahaan
Nama : PT. Nirwana Kharisma Group
Alamat : Jl.Tanah Abang Ii No.110 Jakarta 10150
Telp : (021) 384 5772 (Hunting)
Fax : (021) 345 7342
Akte Pendirian Perusahaan : No.92,Tanggal 24 Agustus 1987 Pengesahan Dep.Kehakiman
Dan Ham No.C2-2008.Ht.01.01.1988
Siup No. : S13/24.1pb.7/31.71/1.824.27/E/2017
Tdp No : 09.05.1.46.08459
Domisili No : 340/27.1bu/31.71.01.1002/071.562/E/2016
Kelurahan Cideng
Kecamatan Gambir
Jakarta 10150
Tanggal 31 Juli 2007
Npwp No. : 01.331.677.3.028.000
Anggota Rei : 01.01075

37
 LEGALITAS DATA PT. NIRWANA KHARISMA
Akta Pendirian dan Perubahan, yaitu :

1. Akta Pendirian, Nomor : 92, tanggal : 24 Agustus 1987

Pengesahan dari Kehakiman, Nomor : C2-2008.HT.01.01.Th'88, tanggal : 10 Maret 1988.
2. Akta Perubahan Risalah Rapat, Nomor : 188, tanggal : 21 September 1994
Pengesahan dari Kehakiman, Nomor : C2-18.845.HT.01.04.TH.94, tanggal:23 Desember
1994.
3. Akta Perubahan Risalah Rapat, Nomor : 37, tanggal : 4 Maret 1998
Pengesahan dari Kehakiman, Nomor : C-05792 HT.01.04.TH.2001, tanggal : 14 Agustus
2001.
4. Akta Perubahan Pernyataan Keputusan Rapat, Nomor : 07, tanggal : 13 November 2007.
Pengesahan dari Kehakiman, No. : C-04863 HT.01.01-TH.2007, tanggal : 29 November
2007.
5. Akta Perubahan Pernyataan Keputusan Rapat, Nomor : 02, tanggal : 4 Agustus 2009.
6. Akta Perubahan Berita Acara, Nomor : 29, tanggal : 17 Desember 2009
Pengesahan dari Kehakiman, No.: AHU-62354.AH.01.02.Tahun 2009, tanggal : 22
Desember 2009.
7. Surat Izin Usaha Perdagangan ( SIUP ), Nomor : 513/24.1PB.7/31.71/1.824.27/e/2017,
tanggal 10 November 2017.
8. Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ), Nomor : 09.05.1.46.08459, tanggal 10 November 2017.
9. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ), Nomor : 01.331.677.3.082.000, tanggal 19
Desember 2005.
10. Surat Keputusan DPP REI No. 001/Kep-REI/PWK/VI/2012, Tanggal 5 Juni 2012
Nomor Anggota REI : 01.01075.
11. Surat Keterangan Domisili Perusahaan Nomor : 340/27.1BU/31.71.01.1002/071.
562/e/2016, tanggal 21 Desember 2016.
12. Akta pernyataan keputusan pemegang saham No.20 tanggal 5 Juli 2019 Keputusan
menteri hukum dan hak asasi manusia Republik Indonesia, Nomor : AHU-
0035517.AH.01.02.TAHUN 2019, Tanggal 8 Juli 2019.
13. Daftar Perseroan Nomor : AHU-0105937.AH.01.11.TAHUN 2019, Tanggal 8 Juli 2019.

38
2.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
2.2.1 Daftar Susunan Pengurus Inti PT. Nirwana Kharisma Group

Presiden Komisaris : Bambang Sugiharto

Komisaris : Leny Tjandra Sugiharto, MM
Presiden Direktur : Suyono Wijaya Tjandra, ST
Direktur : Pony Tjandra

Marketing Departemen
General Manager : Gunawan, SE
Manager Administrasi : Pipit
Manager Perizinan : Yusup Case, SE

Accounting Departemen
Manager Finance : Thio Jerry Martanu, SE
Manager Accounting : Henny Setiawan, SE
Kasir : Linawaty, SE
Hrd Manager : Zahra Zabayyinah

Engineering Departemen
General Manager : Ir. Eko Wahyu
Supervisor It : Nugroho Agustianto. Skom

39
2.2.2 Struktur Pengurus Inti PT. Nirwana Kharisma Group

Gambar 3.1
Struktur PT Nirwana Kharisma

40
2.2.3 Piagam Penghargaan

Gambar 3.1
Piagam Penghargaan

41
2.3 Ruang Lingkup Usaha
2.3.1 Profile Proyek Puri Nirwana
PT. NIRWANA KHARISMA GROUP sedang mengembangkan beberapa proyek
besar yang berada di wilayah Jawa Barat, yang berlokasi di Jalan Tugu / Ki Hajar
Dewantara desa Sukaraya, Kecamatan Karang Bahagia Kabupaten Cikarang
Bekasi, Propinsi Jawa Barat di atas lahan seluas 160 Hektar dengan total rumah
sebanyak 16.000 unit. Terdiri dari 6 Cluster Exclusive, yaitu: MAHONI I,
MAHONI II, CENDANA, AKASIA, EBONY, dan BINTARO.

A. Type Rumah yang di bangun yaitu :

1. Type Bougenville : (LB :27 m2, LT :60 m2)
2. Type Jasmine : (LB :36 m2, LT :72 m2)
3. Type Cempaka : (LB :45 m2, LT :90 m2)
4. Type Ruko 2 lantai 4 x 14 : (LB:104 m2, LT :56 m2)
5. Type Rumah Usaha : (LB :30 m2, LT :60 m2)

B. Perumahan Puri Nirwana Residences memiliki 14 kelebihan :

1. Lokasi sangat strategis dan bernilai investasi tinggi, Luas lahan 160 HA.
2. Sudah beroperasi kereta Commuter Line JABODETABEK dari stasiun
Jakarta Kota / Manggarai sampai stasiun Cikarang.
3. Hanya 10 menit ke Lotte Hypermart , Sentra Grosir Cikarang, Terminal Bus
antar kota dan Stasiun CommuterLine Cikarang.
4. Jalan Lingkungan di Cor Beton dengan lebar mulai dari Row 6 – Row 12.
5. Air bersih menggunakan Water Treatment, Kualitas air standart PDAM.
6. Tersedia Sarana : Ibadah, Sekolah, Taman.
7. Waterpark Komplek dan Area Perniagaan.
8. ATM Center ( Bank BRI, BCA, BNI, Mandiri, Niaga, BTN ).
9. Klinik Kesehatan, Gigi dan Apotik ( 24 jam ) BPJS.
10. Rumah dan Lingkungan dibangun dengan sistem cluster berkualitas.

42
TYPE RUMAH 49/50

Spesifikasi :

1. Rangka Atap Baja Ringan

2. Genteng Beton Flat
3. Kusen Kayu Meranti/sekelas
4. Plafond Harflex / Sejenis
5. Ring Balok Beton Bertulang
6. Sloof Beton Bertulang
7. Dinding Bata Merah, Diplester Dan Dicat
8. Luar Dalam
9. Pintu Utama Panel
10. Lantai Keramik
11. Pondasi di Cor Beton dengan Wermesh

Gambar 3.2
Contoh Rumah

43
FASILITAS DI PURI NIRWANA RECIDENCES:

1. Wahana di puri Nirwana Water Park

Gambar 3.3
Fasilitas Puti Nirwana

44
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di HR. Departement pada PT. Nirwana
Kharisma
3.1.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Ketika ada surat masuk, pertama kali akan diterima oleh bagian receptionist.
Selanjutnya surat akan diteruskan kepada bagian Sekretaris. Setelah diterima oleh
bagian Sekretaris maka sekretaris akan memasukkan surat-surat tersebut kedalam
buku agenda surat masuk secara digital melalui Microsoft Excel. Seluruh kegiatan
surat masuk dipastikan tercatat dengan baik didalam buku agenda digital tersebut.
Kemudian, sekretaris akan menyortir surat-surat masuk tersebut kepada bagian yang
dituju, seperti :
1. Direktur utama
2. Presiden komisaris
3. Komisaris
4. Finance
5. Sekretaris, dan
6. General manager

Setelah surat disortir surat diberikan kepada alamat yang dituju. Setelah surat
diterima, sekretaris meminta yang bersangkutan untuk menandai dengan paraf surat
tersebut guna mengetahui bahwa surat tersebut sudah dibuka dan dibaca.
Selanjutnya, para penerima surat akan mengarsipkan secara mandiri surat-surat yang
mereka terima. Sehingga mereka mempunyai bukti dan buku agenda tersendiri
mengenai surat-surat masuk tersebut.

3.1.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Biasanya surat keluar dibuat oleh sekretaris sesuai dengan kebutuhan, dan berikut
ialah beberapa contoh-contoh surat yang dibuat oleh sekretaris, antara lain:
1. Surat Perintah Tugas
2. Surat Permohonan Pendebitan
3. Surat Permohonan Pasang Listrik Baru

Setelah membuat surat, sekretaris memberi nomor surat menggunakan buku agenda,
memberi cap dan stempel kemudian sekretaris menindak lanjuti konsep surat
tersebut kepada pimpinan untuk meminimalisir kesalahan didalam surat tersebut.

45
 Setelah pimpinan mengkonfirmasi bahwa surat tersebut sudah tepat, kemudian
direktur menandatangani nya.

Ketika semua tahapan sudah selesai selanjutnya sekretaris memasukkan surat

tersebut kedalam amplop yang sudah tertera alamat dan tujuan surat didalamnya.
Kemudian surat tersebut diberikan kepada jasa pengiriman yang biasa digunakan
perusahaan untuk mengirimkan surat.

3.1.3 Adapun data yang harus tercatat dalam buku agenda tersebut adalah :
1. Nomor Urut Surat
2. Tanggal Terima Surat
3. Keterangan Surat Masuk atau Surat Keluar
4. Nomor Surat
5. Tanggal Surat
6. Dari
7. Kepada
8. Perihal
9. Keterangan

3.2 Kendala yang ada pada Prosedur Surat Menyurat di PT Nirwana Kharisma :
1. Receptionist terlambat memberikan surat kepada sekretaris dikarenakan selalu
menumpuk surat-surat yang diterima sehingga terjadinya keterlambatan penerimaan
surat tersebut.
2. Dikarenakan kesibukan pimpinan yang padat maka sekretaris jarang bertemu,
sehingga surat terlambat untuk diberikan kepada pimpinan.
3. Karena jadwal pimpinan yang padat tersebut membuat sekretaris selalu menunggu
pimpinan datang ke kantor untuk memberikan surat.

46
3.3. Solusi atas kendala dalam prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di
HR. Department pada PT Nirwana Kharisma
1. Sekretaris memberi teguran kepada receptionist untuk tepat waktu dalam memberikan
surat.
2. Karena jadwal pimpinan yang padat menyebabkan pimpinan jarang datang ke kantor
sehingga sekretaris harus aktif bertanya melalui Whatsapp dan Email
3. Receptionist lebih teliti, disiplin dan bertanggung jawab atas pekerjaannya dengan
cara rutin memberikan surat-surat tersebut kepada sekretaris.
4. Jika surat tersebut dirasa sangat penting dan mendesak, sekretaris boleh meminta izin
kepada pimpinan untuk membuka surat tersebut dan mengirimkan isinya melalui
email dengan cara meng-scan surat tersebut. Sehingga, tidak terjadi lagi
keterlambatan pemberian surat kepada pimpinan.

47
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada PT Nirwana Kharisma, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur surat masuk dimulai dari Recepsionist menerima surat tersebut kemudian
menandatangani tanda terima surat. Setelah itu recepsionist menuliskan pada buku
agenda. Untuk selanjutnya di tindaklanjuti kepada sekretaris.
2. Kendala yang terjadi adalah Receptionist terlambat memberikan surat kepada
sekretaris dikarenakan selalu menumpuk surat-surat yang diterima sehingga
terjadinya keterlambatan penerimaan surat tersebut.
3. Solusi yang telah dilakukan Sekretaris memberi teguran kepada recepsionist untuk
tepat waktu dalam memberikan surat. Karena jadwal pimpinan yang padat,
menyebabkan pimpinan jarang datang ke kantor sehingga sekretaris harus aktif
bertanya melalui WhatsApp dan Email.

4.1 Saran
1. HRD perlu memberikan teguran karena sudah sering terjadi mengenai receptionist
lalai terhadap tugasnya, dan jika diperlukan diberikan pelatihan kepada resepsionist
untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekretaris harus lebih inisiatif dalam mengkonfirmasi kehadiran pimpinan dengan cara
membuatkan sistem atau menggunakan media digital untuk menyortir surat yang
masuk dan keluar. Surat-surat tersebut di scan kemudian dikirimkan kepada atasan
melalui Email. Sehingga dimana pun atasan berada dapat tetap mengetahui adanya
surat masuk tersebut tanpa harus datang ke kantor.
3. Receptionist harus lebih teliti, disiplin dan bertanggung jawab dalam memberikan
surat kepada sekretaris agar tidak terjadi lagi penumpukan pada surat-surat yang ada
dibagian receptionist.

48
 Gambar 4.1
Lampiran Buku Agenda

49
 Gambar 4.2
Lampiran Surat

50
 Gambar 4.3
Lampiran Surat

51
 Gambar 4.4
Lampiran Surat

52
 Gambar 4.5
Lampiran Surat

53
 Gambar 4.6
Lampiran Surat

54
\

Gambar 4.7
Lampiran Surat

55
 Gambar 4.8
Lampiran Surat

56