SKRIPSI
Disusun oleh :
Gema Pertiwi Syafrianti Putri
1110025000063
Kata kunci : Pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, manajemen arsip inaktif
i
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan
dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta
dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan
baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih
berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat
diatasi.
Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini
tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi
dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-
pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu :
1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar
membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam
penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan
ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada mahasiswa-
mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.
ii
6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS”
yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini.
7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap
untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu
besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa,
dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela
peyelesaian skripsi ini.
9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti,
dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan
semangatnya satu sama lain.
10. Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang
senantiasa ada untuk memberikan dukungan, melantunkan doa,
meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait
penyelesaian skripsi ini.
11. Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia,
Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan,
Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah
memberikan supportnya!
12. Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel,
Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak
bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis.
13. Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan
kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi
ini.
14. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah
memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan
skripsi ini.
iii
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran
sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat
penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan
Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah
diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK…………………………………………………………………….…...... i
KATA PENGANTAR……………………………………………………………... ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………….….. v
DAFTAR TABEL………………………………………………………………..... ix
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….... x
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..... xi
BAB I PENDAHULUAN
D. Metode Penelitian…………....……………………….………….. 8
E. Definisi Istilah............................................................................... 12
F. Sistematika Penulisan……………......………………...……...… 13
A. Pengertian Arsip……………………………………….………... 15
v
C. Manajemen Arsip………....………………………………….….. 19
2.1 Pemindahan.................................................................... 22
2.3 Pelayanan........................................................................ 25
2.4 Pemeliharaan................................................................... 27
2.5 Pemusnahan.................................................................... 30
1. Sentralisasi............................................................................... 37
2. Desentralisasi........................................................................... 40
E. Pusat Arsip……………………………………………….……... 43
F. Organisasi Kearsipan…………………..………………………... 45
G. Penelitian Terdahulu...................................................................... 47
A. Profil Organisasi…………..………………….……………..… 49
B. Organisasi Kearsipan........……………………….……………. 50
E. Struktur Organisasi…..……………….……………………….. 54
vi
F. Deskripsi Kerja Sub Persuratan dan Arsip PPPTMGB
“LEMIGAS................................................................................. 55
A. Prosedur Penelitian................................................................... 59
B. Profil Informan......................................................................... 60
PPPTMGB “LEMIGAS”.................................................. 62
1.1 Pemindahan................................................................. 63
3. Kendala.............................................................................. 69
BAB V PENUTUP
a. Kesimpulan…………………..………………………………... 87
vii
b. Saran……………………………...……………………………. 88
DAFTAR PUSTAKA………………....……………....………………..……….... 90
LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap
yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan
1
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record
keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8
2
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.5
1
2
perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan
tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri
kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai
yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang
3
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.3
3
itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang
Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang
salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian
pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk
5
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)
4
terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan
berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit
unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit
keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta
arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum
PPPTMGB “LEMIGAS”.
6
PPPTMGB “LEMIGAS”, 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005 (Jakarta: PPPTMGB
“LEMIGAS”, 2005) h.20
5
“LEMIGAS””
1. Pembatasan Masalah
dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur
itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana
semestinya.
2. Perumusan Masalah
upaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh
“LEMIGAS”?
di lembaga tersebut.
inaktif tersebut.
1. Bagi instansi
2. Bagi keilmuan
3. Bagi penulis
D. Metode Penelitian
7
Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54.
8
Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga
Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22
9
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000),h.
5.
9
2. Sumber Data
c. Sampel
PPPTMGB “LEMIGAS”.
10
Sugiyono , Memahami Penelitian Kualitatif ( Bandung: ALFABETA, 2007), h. 50.
10
tersebut adalah :
PPPTMGB “LEMIGAS”.
tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan
lebih tepat.11
11
Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.
190.
12
Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta:
Rineka Cipta, 1992). h. 200.
13
S. Nasution, Metode Research (Jakarta: Bumi Aksara, 2002), h.24.
12
E. Definisi Istilah
administrasi.
telah menurun
masing.
13
F. Sistematika Penulisan
BAB I. PENDAHULUAN
“LEMIGAS”
14
pusat arsip.
BAB V. PENUTUP
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip
mudah dan cepat diketahui. 12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam
suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
12
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8
13
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.1
15
16
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip
mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari
instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang
pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan
suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk
Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap
14
Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach
(USA: Western, 1992) h.14
17
Creation
(or receipt of record
from outside he
business)
Dispotition Distribution
Transfer Who gots the record?
Retain Internal users
OR External users
Destroy
Use
Maintenance Decision
Store/File Reference
Retrive Inquires
Protect Legal Requirements
15
Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)
18
permanen. 16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap
1. Rekod Aktif
kerja masing-masing.
2. Rekod Semi-aktif
Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun
central file.
16
T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36
17
Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth,
1991)h. 239
19
3. Rekod Inaktif
dimusnahkan.
C. Manajemen Arsip
salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen
18
Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002) h. 121
20
profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. 20
(decision making)
arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip
19
Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New
Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2
20
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78
21
Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra
Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6
22
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.7
21
disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang
kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan
tetap.
Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna
meliputi :24
23
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98
24
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.9
22
2.1 Pemindahan
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang
telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai
Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus
bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus
dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada
Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam
deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar
penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke
25
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304
26
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)
24
e. Penerimaan arsip
Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih
daftarnya.
a. Pemeriksaan
berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan
dimiliki organisasi.
27
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002) h.135
25
Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan
series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip
finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan kolom-
kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor
2.3 Pelayanan
a. Permintaan
28
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91
29
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.23
26
dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus
1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan
pada formulir.
b. Pencarian
ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip.
c. Pengambilan arsip
d. Pencatatan
Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau
30
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003)h.305
27
harus kembali. 31
e. Pengendalian
f. Penyimpanan kembali
2.4 Pemeliharaan
utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003) h.307
28
1) Pengaruh biologis
seperti :
a) Jamur
lembab.
b) Serangga
kurang penerangan.
2) Pengaruh kimiawi
arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia
32
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan
Kerasipan (Jakarta, 2006) h.166
29
Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis
4) Pengaruh debu
kotor.
5) Pengaruh air
Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan
luntur.
b. Penanggulangan
sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas
3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar
bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk
2.5 Pemusnahan
ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa
a. Penyeleksian
31
Sedarmayanti,33 adalah:
disusutkan.
b. Pelaksanaan pemusnahan
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya.34
33
Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar
Maju, 2003)h.107
34
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan.(Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.105
32
berikut:
a. Arsip Kacau
Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak
yaitu :
33
yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit
yang menciptakannya.
(2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko
bersangkutan.
informasi arsip.
teratur
(6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan
berlaku
b. Arsip Teratur
lancar
(3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan
yang berlaku.
35
(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi,
Penyimpanan Arsip.
kearsipan
sebagai berikut :
Negara
baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari
pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-
harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki. 35
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip
35
Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006)
36
Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada
Lembaga Penyiaran Publik (Medan:Universitas Sumatera Utara, 2010)h.8
37
proses pekerjaan.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
berikut :38
1. Sentralisasi
kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip
37
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104
38
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.50
38
diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu
1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit
yang bersangkutan.
berikut :41
39
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50
40
Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49
41
Ibid., h.50
39
kearsipan
analaisis kantor
pekerjaan
kecil
42
Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran. h. 51
40
3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama
seluruh organisasi
2. Desentralisasi
kerja masing-masing.43
adalah :44
masing-masing
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja
sendiri
dikenal baik.
43
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56
44
Ibid
42
merupakan pemborosan.
yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file)
sentralisasi.
baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan
dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih
E. Pusat Arsip
menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.14
44
arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan
diperlukan)
46
Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147
47
Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach
(USA:South-Western, 1992)h.147
48
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.9
45
F. Organisasi Kearsipan
1. Lembaga Kearsipan
kepada Presiden.
2. Unit Pengolah
Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat
3. Unit Kearsipan
49
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
50
Ibid
46
kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang
suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2)
lingkungannya.
47
organisasi
guna
harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang
ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan
kembali.
G. Penelitian Terdahulu
studi kasus.
(BPS)
GAMBARAN UMUM
0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643
pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam
berbasis kinerja.
dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana
49
50
teknologi.
kepegawaian pusat.
Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang
terdiri dari :
51
1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada
pengolah meliputi :
arsip aktif.
kearsipan II.
kearsipan I.
arsip inaktif.
52
usaha, dan dipimpin oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip. Tugas pokok
menyeluruh.
d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah
Visi :
Misi :
E. Struktur Organisasi
sebagai berikut :
“LEMIGAS”
“LEMIGAS”
55
“LEMIGAS”
Tugas :
Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat
Tugas :
Tugas :
Tugas :
5. Caraka Extern
Tugas :
6. Caraka Intern
Tugas :
Tugas :
Tugas :
Tugas :
Tugas :
Tugas :
2. D3 : 1 Orang
3. SLTA : 6 Orang
adalah 10 orang.
Tabel 3.1
Rincian SDM
Manajemen Kearsipan
-SLTA, pelatihan
Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang hasil observasi dan
pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, serta pengolahan
teknik wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait subyek pokok studi, yang
A. Prosedur Penelitian
59
60
B. Profil Informan
dinamis inaktif.
informan. Profil informan dicantumkan dalam bab ini dimaksudkan agar dapat
untuk wawancara sebagai salah satu sumber data primer. Berikut ini biodata
Pendidikan : S1 Manajemen
3. Nama : Wiji, S. Ap
Informan ini penulis pilih karena salah satu staf fungsional umum yang
Teknik yang penulis gunakan dalam pengolahan data dalam penelitian ini yaitu
ESDM tersebut.
aktifitasnya merupakan salah satu tugas dan fungsi bagian tata usaha.
1.1 Pemindahan
pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Kegiatan awal
menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja.
arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip (JRA) yang
“Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi
mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan
berdasarkan tahun dan masalah/subyeknya. Setelah itu dibuat Daftar
Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk
disusun di rak penyimpanan.” (Ibu Juariah)
Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi
inaktif.
masalah.
aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan
series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam
boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip
arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan
diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip
yaitu :
di gedung tempat penyimpanan arsip. Bagi arsip yang masih aktif berada di
kelembabannya tidak lebih dari 60%.52 Alat pemadam api juga terlihat
peralatan yang tersedia, yaitu lemari arsip listrik, dan rak arsip sebagai
rapi.
52
Ibid, h.45
68
yaitu:
arsip yaitu istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan
ringkas biasanya diisi dengan nomor surat dan perihal, lokasi simpan dan
keterangan. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang
“LEMIGAS”
bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar
orang.
70
adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala
juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di
pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat
“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang
ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat
kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang
pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap
pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas
dalam hal mengelola arsipnya…” (Ibu Juariah)
kearsipan
diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang
“Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau
kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan
seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan
saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat
kewalahan...” (BapakWarlam)
secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang
sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi
“kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan
langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”(Bapak Wiji)
dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara
pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang
harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang
dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang
53
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan
(Jakarta, 2006) h.12
74
Kode 0 Manajemen
Kode 4 Geologi
Kode 7 Kepegawaian
Kode 8 Keuangan
Kode 9 Perlengkapan
masalah :
dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun
oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu
Negara, yaitu :
yang dimusnahkan.
Arsip yang telah memasuki masa inaktif, telah melewati tahap proses
analisis yaitu diawali dengan analisis terhadap jenis, masalah, nilai guna,
dan tahun. Termasuk dalam proses analisis ini adalah penentuan jangka
1.1 Pemindahan
kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan terkait
dilakukan oleh unit kerja, yang bertugas menilai dan memindahkan arsip
karena pada saat arsip berada pada posisi inaktif maka arsip akan melewati
atau dimusnahkan. Karena itu saat kondisi arsip berada pada masa inaktif
maka arsip perlu mendapatkan perhatian lebih dari unit yang bersangkutan
digunakan pada sentralisasi arsip karena arsip yang berasal dari semua
disuatu tempat.54
Hal ini menjadi masalah bagi unit kearsipan karena peran unit kerja
yang memiliki tugas menilai dan memindahkan arsip sesuai dengan JRA
54
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2005) h.216
78
arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, arsip tersebut harus diperiksa
inaktif tidak disertai oleh berita acara pemindahan, hanya ada daftar arsip
apa saja yang dipindahkan. Hal ini dapat dilihat melalui pernyataan dari
Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.55 Berita Acara
Pemindahan dapat menjadi bukti otentik atas kebenaran arsip-arsip apa saja
55
Ibid, h.216
56
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.123
79
Penataan arsip diperlukan agar arsip dapat dicari dan ditemukan dengan
sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya
Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan
57
International Standar Organization ISO (15489-2). Information and Documentation, Record
Management. (2001) h. 18
80
tersebut disusun berdasarkan satuan kerja dari unit pencipta arsip, dan
dengan cepat bila diperlukan, untuk itu perlu adanya pola klasifikasi dan
arsip inaktif di unit kearsipan adalah filling cabinet dan roll o’pack.
58
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.54
81
arsip yang masih aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing pengolah,
dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip
yang diatur pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang
59
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2003) h. 18
60
Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
82
musnah;
usul musnah;
Negara.
arsip;
melakukan penilaian;
dimusnahkan;
arsip;
sehingga dapat dibuat jarak antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang
61
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.43
62
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Gramedia,2003) h.186
85
dengan baik, utuh, dan aman, agar terhindar dari segala kemungkinan dan
setiap tahun sekali, selain itu juga pada boks-boks arsip diberikan kapur
barus untuk menghindari jamur dan serangga yang dapat merusak fisik
arsip, dan membersihkan debu-debu yang menempel pada boks arsip juga
sering dilakukan oleh para petugas kebersihan yang ada di unit kearsipan.
Arsip dapat dikatakan berguna manakala dapat dengan cepat dan tepat
63
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan
(Jakarta, 2006) h.166
64
International Standar Organization ISO (15489-1).Information and Documentation, Record
Management. (2001)
86
akses berarti kemampuan dan hak pengguna untuk temu kembali arsip
arsip dapat dilakukan melalui Daftar Arsip yang disimpan di unit kearsipan
tersebut, namun masih ada beberapa arsip yang belum tercantum di daftar
arsip. Dalam observasi, peneliti melihat bahwa Daftar Arsip tersebut hanya
disimpan oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip, jadi jika pimpinan
tersebut sedang tidak hadir atau keluar ruangan, para staf sulit mencari
deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, retensi dan keterangan. 66
65
Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management : a guide to corporate record
keeping (Australia : Longman, 1998) h.201
66
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.23
BAB V
PENUTUP
“LEMIGAS”.
A. Kesimpulan
sebagai berikut :
87
88
B. Saran
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
90
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA, 2007.
91
STRUKTUR ORGANISASI PPPTMGB “LEMIGAS”
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Unit Kerja :……………………
Jakarta, …………………………….
Pihak I Pihak II
(………………………...) (…………………………)
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini …………… tanggal ………….. bulan …………….... tahun …………...
kami yang bertanda tangan dibawah ini :
1. Nama :………………………………………………..
Jabatan :………………………………………………..
Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. (instansi yang
menyerahkan) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
2. Nama :…………………………………………………
Jabatan :…………………………………………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya
disebut sebagai Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip
seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip untuk disimpad di Arsip
Nasional Republik Indonesia.
(…………………………….) (……………………………..)
Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan
Jakarta, …………………………….
Pihak I Pihak II
(………………………...) (…………………………)
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
pendidikan dasar di SDN 013 Pagi Jakarta Selatan (tahun 2004). Kemudian
2007) dan SMA Makarya 1 Jakarta (tahun 2010). Pada tahun 2010 melanjutkan
pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas