HURAIAN PENGURUSAN FAIL

1. FAIL AM
NO. FAIL : SKTKS.SPN/700-2/1/01

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN

FAIL

1.1 PENGURUSAN AM : 1. Sediakan Fail Kulit Keras.

SKTKS.SPN/700-2/1/01(01)
2. Gunakan “ Fancy Card”
1.1.1 Panduan Pengurusan Sistem Fail kuning sebagai pembahagi
1.1.2 Struktur Organisasi Unit B & K setiap item.
1.1.3 Carta Organisasi SK
1.1.4 Biodata Unit B & K 3. Nama dan Nomborkan fail
1.1.5 Senarai Nama Guru Dan Tugas mengikut item dalam fail.
1.1.6 Tugas-tugas Luar / Dalam Sekolah
1.1.7 Perhubungan Dengan Agensi Luar
Contoh: Jemputan Lawatan Kerjaya KDU.

1.2 SURAT PEKELILING :

SKTKS.SPN/700-2/1/01(02) -sda-

1.2.1 Pekeliling Kementerian

1.2.2 Pekeliling Jabatan Pend. Negeri
1.2.3 Pekeliling Sekolah
1.2.4 Pekeliling Agensi Swasta
1.2.5 Senarai Tugas
1.2.6 Bidang dan Tanggungjawab
1.2.7 Etika Guru B & K Sekolah
1.2.8 Akta Kaunselor (Akta 580) -sda-

1.3 KEWANGAN :
SKTKS.SPN/700-2/1/01(03)

1.3.1 Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan

1.3.2 Buku Stok ( Kew 314 )
1.3.3 Resit / Invois
-sda-
1.4 JADUAL WAKTU KELAS :
SKTKS.SPN/700-2/1/01(04)
-sda-
1.5 JADUAL TUGAS GURU B & K :
SKTKS.SPN/700-2/1/01(05)

1.6 PENGURUSAN BILIK KAUNSELING :

SKTKS.SPN/700-2/1/01(06)
-sda-
* 1.6.1 Pengurusan Sumber Maklumat
* 1.6.2 Pengurusan Keceriaan
* 1.6.3 Pengurusan Peralatan

*Semua label fail di bawah tajuk FAIL AM menggunakan kertas warna KUNING
 HURAIAN PENGURUSAN FAIL

2. FAIL BIDANG
NO. FAIL : SKTKS.SPN/700-2/1/02

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN

FAIL

2.1 AKADEMIK: 1. Sediakan Fail Kulit Keras.

SKTKS.SPN/700-2/1/02/(01)
2. Gunakan “ Fancy Card”
* 2.1.1 Program Tahunan kuning sebagai pembahagi
2.1.2 Kertas Kerja Aktiviti setiap item.
2.1.3 Laporan Aktiviti
2.1.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / 3. Nama dan Nomborkan fail
Konvensyen mengikut item dalam fail.
2.1.5 Nota berkaitan
2.1.6 Surat Berkaitan
2.1.7 IPTA
2.1.8 IPTS
2.1.9 Matrikulasi

2.2 KERJAYA:
SKTKS.SPN/700-2/1/02/(02)
-sda-
 2.2.1 Program Tahunan
2.2.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.2.3 Laporan Aktiviti
2.2.4 Edaran Hasil Bengkel/Seminar/Konvensyen
2.2.5 Nota Berkaitan
2.2.6 Surat Berkaitan

2.3 PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN

MENTAL:
SKTKS.SPN/700-2/1/02/(03)

*2.3.1 Program Tahunan

2.3.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.3.3 Laporan Aktiviti
2.3.4 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / -sda-
Konvensyen
2.3.5 Nota Berkaitan
2.3.6 Ujian Pesonaliti
2.3.7 Surat Berkaitan

2.4 KEIBUBAPAAN:
SKTKS.SPN/700-2/1/02/(04)

* 2.4.1Program Tahunan
2.4.2Kertas Kerja Aktiviti
2.4.3Laporan Aktiviti
2.4.4Edaran Hasil bengkel/ Seminar /
Konvensyen
2.4.5 Nota berkaitan -sda-
 2.4.6 Surat Berkaitan

2.5. PEMBANGUNAN DIRI PELAJAR:

SKTKS.SPN/700-2/1/02/(05)

* 2.5.1 Program Tahunan

2.5.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.5.3 Laporan Aktiviti -sda-
2.5.4 Kelab B & K perlembagaan, keahlian,
carta organisasi , aktiviti

2.5.5 PRS
2.5.6 Edaran Hasil bengkel/ Seminar / Konvensyen
2.5.7 Nota berkaitan
2.5.8 Surat Berkaitan

2.6 PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH/ HIV /

AIDS
SKTKS.SPN/700-2/1/02/(06)

* 2.6.1Program Tahunan
2.6.2Kertas Kerja Aktiviti
2.6.3Laporan Aktiviti -sda-
2.6.4Edaran Hasil bengkel/ Seminar /
Konvensyen
2.6.5 Nota Berkaitan
2.6.6 Surat Berkaitan

* Semua label fail di bawah tajuk FAIL BIDANG menggunakan kerta warna PINK
* Rujuk lampiran FAIL BIDANG berkaitan.
 HURAIAN PENGURUSAN FAIL

3. FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN & KAUNSELING

NO. FAIL : SKTKS.SPN/700-2/1/03

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL

3.1 PRASEKOLAH :
SKTKS.SPN/700-2/1/03(01) 1. Sediakan Fail Kulit Keras.
* 3.1.1 Senarai nama murid Prasekolah dan
butirannya.
* 3.1.2 Borang Laporan Rekod Sesi Bimbingan / 2. Dapatkan senarai nama murid
Kaunseling. bagi setiap kelas dari Guru
kelas / Jadual Kedatangan.
3.2 TAHUN SATU :
SKTKS.SPN/700-2/1/03(02) 3. Masukkan senarai nama
tersebut mengikut kelas ke
* 3.2.1 Senarai nama murid Tahun 1 dan Fail Kulit Keras.
butirannya.
* 3.2.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / 4. Gunakan “Fancy card” sebagai
Kaunseling pembahagi setiap kelas.

3.3 TAHUN DUA : 5. Susunkan senarai nama

SKTKS.SPN/700-2/1/03(03) tersebut mengikut urutan kelas.
Contoh: T1A1, T1A2,
* 3.3.1 Senarai nama murid Tahun 2 dan T1A3……..dan seterusnya
butirannya.
* 3.3.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / 6. Masukkan laporan sesi bagi
Kaunseling setiap murid / klien mengikut
kelasnya.
3.4 TAHUN TIGA : Contoh: Ali bin Abu – THN.
SKTKS.SPN/700-2/1/03(04) 3 A 3 ke dalam Fail
Tingkatan 3A3
* 3.4.1 Senarai nama murid Tahun 3 dan
butirannya. 7. Susun Laporan sesi bagi setiap
* 3.4.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan / murid / klien
Kaunseling mengikut ABJAD.

3.5 TAHUN EMPAT :

SKTKS.SPN/700-2/1/03(05)

* 3.5.1 Senarai nama murid Tahun 4 dan

butirannya.
* 3.5.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan /
Kaunseling.

3.6 TAHUN LIMA :

SKTKS.SPN/700-2/1/03(06)

* 3.6.1 Senarai nama murid Tahun 5 dan

butirannya.
* 3.6.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan /
Kaunseling
3.7 TAHUN ENAM :
SKTKS.SPN/700-2/1/03(07)

* 3.7.1 Senarai nama murid Tahun 6 dan

butirannya.
* 3.7.2 Borang Rekod Sesi Bimbingan /
Kaunseling

3.8 STAFF :
SKTKS.SPN/700-2/1/03(08)

* 3.8.1 Borang Rekod Sesi Bimbingan /

Kaunseling

3.9 IBU BAPA :

SKTKS.SPN/700-2/1/03(09)

*3.9.1 Borang Rekod Sesi Bimbingan /

Kaunseling

 Semua label fail di bawah tajuk FAIL BIMBINGAN & KAUNSELING menggunakan
kertas warna HIJAU
 HURAIAN PENGURUSAN DOKUMEN

4. DOKUMENTASI
N0. FAIL : SKTKS.SPN/700-2/1/04

ITEM DALAM FAIL PROSEDUR DOKUMENTASI

4.1 PERANCANGAN TAHUNAN : 1. Sediakan fail utama (fail kulit keras)

SKTKS.SPN/700-2/1/04(01) dan “brown file” bagi setiap item
dalam fail.
* 4.1.1 Carta gantt 2. Nama dan nomborkan setiap brown
* 4.1.2 Rancangan tahunan mengikut item dalam fail.
Contoh:
4.2 LAPORAN AKTIVITI TAHUNAN : 4.1 PERANCANGAN TAHUNAN
SKTKS.SPN/700-2/1/04(02) SKTKS.SPN/700-2/1/04(01)
4.1.1 CARTA GANTT
* 4.2.1 Laporan Aktiviti Bidang
( 6 Bidang) 3. Gunakan “Fancy Card ”sebagai
* 4.2.2 Rumusan Aktiviti bulanan pembahagi item dalam fail.
B & K
4. Masukkan salinan laporan /
4.3 DOKUMEN-DOKUMEN rumusan aktiviti ke dalam “brown file”
PERKHIDMATAN B & K : mengikut item dalam fail.
SKTKS.SPN/700-2/1/04(03)

* 4.3.1 Borang Rujukan Khidmat

B&K

* 4.3.2. Borang Kebenaran : Guru kemukakan nama murid untuk

Meninggalkan Kelas perkhidmatan B&K.

* 4.3.3 Borang Tempahan Janjitemu : Kebenaran murid ke bilik B&K.

* 4.3.4 Biodata klien (Individu &

Kelompok) : Murid yang perlukan perkhidmatan B&K

* 4.3.5 Borang Rekod Sesi : Rekod Butiran Peribadi klien

( Individu & Kelompok )

* 4.3.6. Borang Rumusan Bulanan Sesi : Rekod sesi kaunseling

Individu & Kelompok
* 4.3.7 Laporan Aktiviti B & K
: Rekod rumusan bulanan klien yang
4. 4 BUKU REKOD PERKHIDMATAN menerima perkhidmatan B& K
BIMBINGAN & KAUNSELING

* 4.4.1 Panduan menulis Buku

Rekod

* Semua label FAIL DOKUMENTASI menggunakan kertas BIRU.

 Rujuk Lampiran.