PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN

RETRIEVING (PENCARIAN KEMBALI) DATA

No. Dokumen : 23/SOP/ADMEN/2023

No. Revisi : 02
SOP
Tanggal Terbit : 23 Januari 2023

Halaman : 1/2

PUSKESMAS dr. Marlia Refianti, M.Kes

KAMPUS Nip.197903092007012020

1. Pengertian Pengumpulan Data adalah kegiatan pengumpulan data dari sumber data
(petugas pelaksana kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung
jawab upaya ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk membuat
data yang dibutuhkan puskesmas).
Penyimpanan data adalah kegiatan menyimpan data yang sudah benar
baik dalan bentuk hardcopi dan softcopi.
Retrieving (pencarian kembali) adalah kegiatan dalam mencari data yang
sudah disimpan untuk suatu kebutuhan atau keperluan.

2.Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah langkah untuk pengumpulan data,

penyimpanan, dan retrieving (pencarian kembali) data
3.Kebijakan SK Kepala Puskesmas Kampus Nomor : 445/246/KAMPUS/2023 tentang
Pencatatan, Pengumpulan, Penyimpanan, Analisis Data Serta Pelaporan,
Distribusi Informasi, Penanggung Jawab Pengelola Data dan Informasi
4.Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 31 Tahun 2019 tentang Sistem
Informasi Kesehatan
5.Langkah-langkah 1. P.J Data dan Informasi mengidentifikasi kebutuhan data sesuai
dengan kebutuhan.
2. P.J Data dan Informasi menentukan sumber data
3. P.J Data dan Informasi mengingatkan kepada petugas pelaksana
kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung jawab upaya
ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk mengumpulkan data
tepat waktu setiap tanggal 1 bulan berikutnya untuk data yang
bersifat rutin
4. P.J Data dan Informasi menerima data dari petugas pelaksana
kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung jawab upaya
ataupun petugas lain
5. P.J Data dan Informasi melakukan pengecekan kelengkapan data
6. P.J Data dan Informasi mengembalikan data kepada petugas
pelaksana kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung
jawab upaya ataupun petugas lain untuk data yang belum lengkap
7. P.J Data dan Informasi mencatat data yang diterima kedalam
 register data untuk data yang telah lengkap
8. P.J Data dan Informasi memberikan nomor atau kode pada data
sesuai dengan nomor register
9. P.J Data dan Informasi menyimpan data ke dalam file sesuai jenis
dan urutannya
10. Apabila ada data yang dibutuhkan Kembali maka P.J Data dan
Informasi dapat mencari Kembali di almari penyimpanan

6.Unit Terkait Seluruh Unit Pelayanan

7. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi perubahan Tanggal yang diberlakukan

1. Kebijakan Sebelumnya :
1. SK Kepala Puskesmas
No.445/170/KAMPUS/202 16 Januari 2021
1 tentang Pengelola Data
dan Informasi Puskesmas
Kampus

Terkini :
1. SK Kepala Puskesmas
445/246/KAMPUS/2023
tentang Pencatatan,
16 Januari 2023
Pengumpulan,
Penyimpanan, Analisis
Data Serta Pelaporan,
Distribusi Informasi,
Penanggung Jawab
Pengelola Data dan
Informasi
 PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN RETRIEVING
(PENCARIAN KEMBALI) DATA 2

No. Dokumen : 23/DFT/ADMEN/2023

DAFTAR No. Revisi : 02
PUSKESMAS TILIK Tanggal Terbit : 23 Januari 2023
KAMPUS
Halaman : 1/1

No Langkah Kegiatan Ya Tidak

1. Apakah P.J Data dan Informasi mengidentifikasi kebutuhan data
sesuai dengan kebutuhan.

2. Apakah P.J Data dan Informasi menentukan sumber data

3. Apakah P.J Data dan Informasi mengingatkan kepada petugas
pelaksana kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung
jawab upaya ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk
mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 1 bulan
berikutnya untuk data yang bersifat rutin
4. Apakah P.J Data dan Informasi menerima data dari petugas
pelaksana kegiatan, petugas pelaksana program, penanggung
jawab upaya ataupun petugas lain
5. Apakah P.J Data dan Informasi melakukan pengecekan
kelengkapan data
6. Apakah P.J Data dan Informasi mengembalikan data kepada
petugas pelaksana kegiatan, petugas pelaksana program,
penanggung jawab upaya ataupun petugas lain untuk data yang
belum lengkap
7. Apakah P.J Data dan Informasi mencatat data yang diterima
kedalam register data untuk data yang telah lengkap
8. Apakah P.J Data dan Informasi memberikan nomor atau kode
pada data sesuai dengan nomor register
9. Apakah P.J Data dan Informasi menyimpan data ke dalam file
sesuai jenis dan urutannya
10. Apabila ada data yang dibutuhkan Kembali maka P.J Data dan
Informasi dapat mencari Kembali di almari penyimpanan

CR..................... % Palembang, .............................

Penilai/Auditor,

(..............................................)